序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子檔案管理方法范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

計算機應(yīng)用技術(shù)的不斷推廣加速了信息化時代的到來，而信息化技術(shù)在電子檔案管理工作中的應(yīng)用也是檔案管理部門提高工作效率和質(zhì)量的重要途徑，但是在應(yīng)用存在的問題也使得信息化技術(shù)無法發(fā)揮真正的作用。檔案是信息的重要來源，其重要性不可言喻，為了保證檔案信息的準(zhǔn)確性、科學(xué)性和有效性，加強對電子檔案的管理是檔案管理部門的重要工作，也是需要借助信息化技術(shù)來完成的。【1】

一、電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景

信息化技術(shù)的發(fā)展不僅有利于檔案管理工作的有效進行，在另一方面也對檔案管理工作的準(zhǔn)確性和有效性提出了更高的要求。現(xiàn)階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產(chǎn)生或者已經(jīng)產(chǎn)生的各種形式的檔案，如紙質(zhì)形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運用計算機進行事物處理時所產(chǎn)生的電子檔案。由于計算機應(yīng)用技術(shù)的廣泛性，第一種傳統(tǒng)的檔案類型已經(jīng)逐漸向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，而現(xiàn)在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節(jié)奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)是急需解決的問題，也是促進電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。而現(xiàn)如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統(tǒng)研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計和實現(xiàn)的必要性。

二、現(xiàn)階段電子檔案管理軟件中存在的問題

對于電子檔案管理軟件的研發(fā)工作一直在持續(xù)進行著，但是由于傳統(tǒng)檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發(fā)出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準(zhǔn)確性和有效性，在傳統(tǒng)管理方法向新電子檔案管理上的轉(zhuǎn)變還需繼續(xù)進行。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：

現(xiàn)存的軟件大多還是應(yīng)用于對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，和計算機技術(shù)應(yīng)用進行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的差異性，沒有創(chuàng)新檔案管理方法，而電子檔案管理系統(tǒng)在工作流程和使用功能上都應(yīng)該有一定的變化。【2】

很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進行歸檔時，忽略了與之相關(guān)的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。

諸多軟件在設(shè)計過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設(shè)置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發(fā)技術(shù)比較落后，無法順應(yīng)電子檔案內(nèi)容和類型不斷更新的新形勢。

電子檔案的使用的有效性是軟件在設(shè)計過程中應(yīng)該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現(xiàn)行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)

電子文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求

檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經(jīng)說明電子檔案的兩種形式，自動化產(chǎn)生而成和由紙質(zhì)檔案發(fā)展而成，自動化產(chǎn)生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點也是難點，與紙質(zhì)檔案的管理也有一定的區(qū)別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內(nèi)容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產(chǎn)生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標(biāo)就是保證檔案的準(zhǔn)確性，在進行整理時，盡量按照檔案的原件進行整理。而另外一個要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質(zhì)量，可以在整理時附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護，由于電子檔案載體的不同，在保護的時候也要謹防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理上的差異性也說明了傳統(tǒng)檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統(tǒng)設(shè)計上也需要根據(jù)電子化檔案的特點，進行合理的設(shè)計。【3】

電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計

收集模塊。電子文件檔案管理系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產(chǎn)生的文件按照各部門的要求進行歸檔，各部門的工作人員運用系統(tǒng)中的收集器開展收集工作。

鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對相關(guān)檔案的管理期等內(nèi)容進行修改，并且發(fā)表鑒定意見，同時對已滿管理期限的電子檔案歸入銷毀清冊中。對于電子檔案的鑒定主要工作流程是：首先是對已歸檔電子檔案的瀏覽對其使用價值進行判斷，其次對符合要求的電子檔案進行屬性判斷，最后則是形成預(yù)立卷電子檔案。

篇(2)

[關(guān)鍵詞]企業(yè)文書；檔案

中圖分類號：G275.2 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）45-0206-01

在企業(yè)信息系統(tǒng)中，文書檔案管理是非常重要的組成部分，在企業(yè)信息建設(shè)方面也是非常重要的。現(xiàn)在，企業(yè)在發(fā)展過程中應(yīng)用了先進的科技技術(shù)，這樣就使得現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中，自動化和智能化在不斷的發(fā)展。企業(yè)在發(fā)展過程中，文件的形式已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，電子文件逐漸取代了紙質(zhì)文件，這樣也使得檔案管理中出現(xiàn)了很大的變化。現(xiàn)代的檔案管理要利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成信息收集和整理，這樣就慢慢形成了檔案，對提高檔案管理的效率是非常好的。為了更好的進行檔案管理，要建立起來一體化的計算機管理系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)中要將文件處理和檔案管理結(jié)合在一起，這樣在進行工作的時候能夠取得更好的效果。雖然，企業(yè)在文書檔案管理中已經(jīng)取得了一定的發(fā)展，但是在管理上還是存在著一定問題的，因此，要更好的規(guī)范管理工作。

1 企業(yè)檔案管理存在的問題。企業(yè)為了更好的發(fā)展在體制和結(jié)構(gòu)方面的不斷改革，因此企業(yè)檔案工作者在工作的時候要積極開展工作，這樣才能取得更好的成績，與此同時，對檔案管理中出現(xiàn)的問題要進行更好的解決。一些企業(yè)在發(fā)展過程中，存在著檔案意識單薄的情況，在檔案管理方面存在著開發(fā)力度不夠的情況，而且，企業(yè)中很多人對電力檔案管理工作的認識也是存在著一定的偏差的，因此，就使得檔案管理人員隊伍經(jīng)常存在著不穩(wěn)定的情況，企業(yè)檔案管理人員在進行管理的時候經(jīng)常會出現(xiàn)無法顧及到所有工作的情況，因此會導(dǎo)致檔案編研中出現(xiàn)一些問題，使得檔案在企業(yè)發(fā)展中無法得到充分的利用。檔案管理人員在自身素質(zhì)方面也是存在著一定的問題的，一些檔案管理人員通常都是企業(yè)中其他崗位工作人員兼職的，這樣就使得很多的人員在工作中無法對檔案知識進行更好的學(xué)習(xí)，使得企業(yè)檔案管理工作無法更好的適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)在進行檔案管理的時候一定要改變原有的工作思路，要采用心得方法和技術(shù)進行檔案管理。

2 企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的運用。檔案管理利用現(xiàn)代的科學(xué)方面和手段對企業(yè)發(fā)展過程中形成的檔案進行有效的管理，這樣能夠更好的保證企業(yè)在發(fā)展過程中提高工作效率和經(jīng)濟效益。檔案管理的目的就是為了更好地在以后利用檔案進行企業(yè)發(fā)展，在最大程度上保護檔案，延長檔案的壽命，這樣更好的為企業(yè)提供服務(wù)。企業(yè)檔案在發(fā)展過程中不僅是為了更好的滿足社會發(fā)展的需要，同時也是企業(yè)檔案自身發(fā)展的選擇。

2.1建立和健全各項檔案管理制度。建立和健全檔案管理制度，能夠更好的將檔案編制成冊，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理科學(xué)性，為企業(yè)日后的發(fā)展提供可靠的保證。在進行檔案管理的時候，工作人員要按照相關(guān)的要求來進行管理，這樣才能更好的發(fā)揮管理職能作用。

2.2依法建檔。在進行檔案管理的時候，按照相關(guān)的規(guī)范來進行工作，這樣能夠更好的強化檔案法制教育，這樣能夠更好的提高檔案工作人員的法制觀念，在進行檔案管理的時候要自覺依法進行檔案的建立，檔案管理人員在工作中按照相關(guān)的法規(guī)來對自己的工作行為進行約束，同時也要接受相關(guān)部門的監(jiān)督。

2.3提高現(xiàn)代化管理水平。要運用現(xiàn)代化管理方法，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、高效化和系統(tǒng)化。為領(lǐng)導(dǎo)決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學(xué)研究提供準(zhǔn)確、有效的服務(wù)。計算機的使用是實現(xiàn)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必由之路。由于檔案管理人員的計算機操作水平不一，其不規(guī)范的操作將給檢索、查詢帶來極大的困難。所以，應(yīng)該加大企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的投入，包括購置先進的計算機，同時要加強崗位培訓(xùn)，給檔案管理人員提供學(xué)習(xí)深造的機會，鼓勵他們利用業(yè)余時間邊工作、邊學(xué)習(xí)計算機知識。

2.4提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在檔案管理現(xiàn)代化的進程中。檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻的優(yōu)良品質(zhì)，還要具備做好現(xiàn)有工作所需的知識結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力，必須掌握處理電子文件、電子檔案的技術(shù)，才能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要。作為檔案管理工作者，不僅要學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)知識，還要掌握計算機應(yīng)用等各項技能，要重視專業(yè)知識的學(xué)習(xí)與更新，把學(xué)習(xí)作為生活的第一需要，通過學(xué)習(xí)，不斷拓寬視野，了解工作所涉及領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學(xué)的新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，努力實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

2.5電子文書檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的有機結(jié)合。在現(xiàn)行條件下，電子文書檔案還不具備法律效力，電子文檔仍然代替不了紙質(zhì)文檔，必須保證電子文書檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的有機結(jié)合，保證法律效力的同時，通過電子文書檔案管理，實現(xiàn)管理的電子化和自動化，方便查詢和借閱。紙質(zhì)文檔仍然需要精心保管，妥善維護紙質(zhì)檔案的管理方法應(yīng)該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現(xiàn)，電子檔案的管理方法應(yīng)該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統(tǒng)管理主要目的是保證文書檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、正常運行，減輕系統(tǒng)維護人員的工作負擔(dān)，提高工作效率；實時掌握各級節(jié)點系統(tǒng)資源的利用情況。

篇(3)

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè)；電子文書檔案；管理；系統(tǒng)；架構(gòu)

電力企業(yè)是我國重要的能源企業(yè)，電力企業(yè)的穩(wěn)定運行可以保證當(dāng)?shù)鼐用竦恼Ｓ秒姟Ｎ臅鴻n案管理系統(tǒng)是電力企業(yè)管理系統(tǒng)的重要組成，隨著科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)文書檔案實現(xiàn)了電子化的管理方式，電子文件逐漸成為了電力企業(yè)文件的主導(dǎo)形式，為了提高電子文書檔案的管理水平，一定要合理應(yīng)用計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要重視文書檔案收集、整理、保管這項工作，這也有助于提高電力企業(yè)的服務(wù)水平。在優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)時，需要確定檔案管理的架構(gòu)，這樣才能提高管理的效率。

1.電子文書檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的關(guān)系

電子文書檔案是一種新型的檔案管理形式，由于電子文書檔案應(yīng)用的時間不長，相關(guān)制度還不夠完善，而且還不具備法律效力，所以，在應(yīng)用這一管理措施時，需要與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式結(jié)合，這樣才能保證文書檔案的法律效力，還可以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，有利于檔案的查找、目錄的檢索以及文件的借閱。電子文書檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著緊密的關(guān)系，只有將二者緊密的結(jié)合在一起，才能保證文書檔案管理的有效性。

2.電力企業(yè)電子文書檔案規(guī)范化管理的作用

2.1有利于檔案目錄信息的管理

文書檔案管理系統(tǒng)與文件處理系統(tǒng)連接后，檔案目錄信息可以自動生成，實現(xiàn)對電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以減輕工作人員的工作量，還可以提高檔案目錄管理的水平。

2.2可以實現(xiàn)文書檔案的全文儲存以及檢索

電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以實現(xiàn)對文書檔案的全文儲存，可以實現(xiàn)全文目錄檢索，這有利于提高檔案文件的利用率，在對全文進行存儲后，可以實現(xiàn)遠距離檔案信息傳輸，實現(xiàn)了資源的共享。

2.3有利于實現(xiàn)多媒體檔案的統(tǒng)一管理

在現(xiàn)代化的電力企業(yè)中，文書檔案的種類越來越豐富，規(guī)范化管理可以實現(xiàn)對多樣化信息的集中管理，利用計算機技術(shù)，可以提高檔案檢索的效率，其不但可以對文字圖像進行歸類管理，還可以對動態(tài)影像、聲音媒介等檔案信息進行集中管理。

2.4可以實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計算機輔助管理

檔案業(yè)務(wù)的種類越來越繁多，檔案管理可分為多項環(huán)節(jié)，在進入信息時代后，利用計算機輔助技術(shù)，可以實現(xiàn)對檔案的收集、整理以及存儲，規(guī)范化管理可以實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計算機輔助管理，可以及時掌握檔案信息的動態(tài)變化情況，這有利于提高檔案管理的預(yù)測能力，可以促進電力企業(yè)電子文書檔案管理工作效率不斷的提高。借助計算機技術(shù)，可以了解文書檔案的借閱情況，可以掌握檔案機構(gòu)以及檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)，還可以了解檔案動態(tài)變化情況，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計算機輔助管理，提高電力企業(yè)電子文書檔案管理的水平。

總之，加強電力企業(yè)電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以有效提高檔案業(yè)務(wù)的管理質(zhì)量以及工作效率，可以減輕檔案工作人員的工作量以及勞動強度，降低檔案管理的成本，實現(xiàn)現(xiàn)代化、電子化、自動化化的檔案管理，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以隨時隨地的對檔案進行檢索、借閱，還能減少檔案丟失、泄密的危險。

3.電力企業(yè)電子文書檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的原則

（1）開放性。基于業(yè)界開放式標(biāo)準(zhǔn)，并為未來的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（2）規(guī)范性。系統(tǒng)要符合中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DAT/22-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》及集團公司制定的檔案管理辦法。

（3）靈活性與可擴展性。方便擴展設(shè)備容量和提升設(shè)備性能，具備支持業(yè)務(wù)處理的靈活配置、業(yè)務(wù)功能的重組與更新的靈活性。

（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術(shù)手段，制定嚴(yán)格的安全可靠性管理措施。

（5）先進性和前瞻性。采用先進成熟的設(shè)備和技術(shù)，確保系統(tǒng)的技術(shù)先進性，保證投資的有效性和延續(xù)性。

4.電子文書檔案管理系統(tǒng)的特點

4.1安全性

因為是網(wǎng)上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統(tǒng)必須確保只有經(jīng)過授權(quán)、認證的用戶才能使用本系統(tǒng)，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權(quán)限的檔案的內(nèi)容，超過用戶查閱權(quán)限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內(nèi)容，經(jīng)過授權(quán)流程后，方能查閱檔案內(nèi)容。絕密文件，系統(tǒng)不提供網(wǎng)上檢索、查閱功能，用戶可以在網(wǎng)上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點和時間由機要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統(tǒng)的主要使用者并不是計算機專業(yè)人員，因此，系統(tǒng)的用戶界面必須確保盡可能方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應(yīng)該提供統(tǒng)一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉(zhuǎn)換的次數(shù)，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統(tǒng)應(yīng)提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統(tǒng)還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學(xué)習(xí)時間。

4.4和紙質(zhì)文檔管理充分結(jié)合

在現(xiàn)行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)文檔仍然需要精心保管，妥善維護。紙制檔案的管理方法應(yīng)該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現(xiàn)，電子檔案的管理方法應(yīng)該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統(tǒng)管理主要目的是保證文書檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠運行；減輕系統(tǒng)維護人員的工作負擔(dān)，提高工作效率；實時掌握各級節(jié)點系統(tǒng)資源的利用情況，為升級擴容提供數(shù)據(jù)依據(jù)。系統(tǒng)管理主要包括：主機系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫管理、應(yīng)用系統(tǒng)管理、安全管理等。而且要支持集團公司的系統(tǒng)管理能夠與各省的系統(tǒng)管理實現(xiàn)互聯(lián)，即可實現(xiàn)部分垂直管理。

5.結(jié)束語

綜上所述，電子文書檔案已經(jīng)成為當(dāng)前社會電力企業(yè)文件管理的主要形式，隨著科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)的管理者一定要做好電子文書檔案管理系統(tǒng)的完善與優(yōu)化工作，建立文書、檔案一體化的管理系統(tǒng)，這樣可以提高目錄檢索的效率，可以節(jié)省檢索的時間，提高資源的利用率。電力企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，需要先確立電子文書檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)，這樣才能實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理，才能促進電力企業(yè)更加長遠、健康的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]胡艷.提高企業(yè)文書檔案管理工作水平的幾點思考[J].黑龍江檔案，2014（01）.

篇(4)

一、數(shù)碼照片就是電子文件

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，將電子文件定義為“指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。”由此可知，數(shù)碼照片實質(zhì)就是電子文件，準(zhǔn)確地說是圖像文件。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的制定是基于各種類型的電子文件，單獨為某一種類型的電子文件制定具體的管理標(biāo)準(zhǔn)，顯然是不必要的。

二、數(shù)碼照片真實性、完整性、有效性的保證

相比感光材料照片，數(shù)碼照片最大的問題就是其真實性、完整性、有效性難以保證。事實上，不僅僅是數(shù)碼照片，任何電子文件都會遇到這樣的威脅。信息技術(shù)越發(fā)達，文件的安全就越難保證。那么，該如何保證電子文件真實性、完整性、有效性?何嘉蓀教授認為“電子文件必須強調(diào)檔案化管理”，“電子文件管理的基本原則是前端控制，即必須把一切能夠提前進行的檔案管理措施盡量提前到文件形成階段，甚至形成之前進行。”“如何進行‘前端控制’，或者說‘控制’點什么，在許多人心目中是比較模糊的……為此，我們認為有必要簡明扼要地提出，所謂全程管理和前端控制就是使電子文件檔案化，使整個電子文件形成、積累和管理機制檔案化并且在管理的前端就進行檔案化工作。”

筆者認為“檔案化”的具體內(nèi)容，在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中已經(jīng)闡明了，如第五章就闡述了保證電子文件的真實性、完整性和有效性的具體控制措施，其余章節(jié)則對電子文件的收集積累、歸檔整理、移交、接收與保管等環(huán)節(jié)進行了規(guī)范。

三、數(shù)碼照片管理方法可以多樣化

國家標(biāo)準(zhǔn)與單位內(nèi)部的管理制度不同，內(nèi)部管理制度是將標(biāo)準(zhǔn)要求細化成具體的操作步驟，以保證標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行到位，因此各單位可以根據(jù)實際情況來制定內(nèi)部的管理制度，管理方法可以多樣化。關(guān)于數(shù)碼照片的管理有些地區(qū)早已制定了相關(guān)制度，如《紹興市數(shù)碼照片檔案管理暫行辦法》，筆者所在單位也有數(shù)碼照片的管理制度，但管理方法不盡相同。比如，對照片的文字說明，我所在單位就不采用Excel電子表格形式，而是直接利用國際通用的圖像瀏覽軟件ACDSee。該軟件直接提供文件屬性的編寫，包括文字說明、拍攝者等，還可以直接將原數(shù)據(jù)信息，如什么相機拍攝的、拍攝時間、照片大小、像素、更改信息等顯示并打印出來。筆者認為直接采用圖像軟件進行著錄，不僅提高了工作效率，而且保證了著錄信息的準(zhǔn)確性，值得推薦。另外，為保證數(shù)碼照片的收集齊全，筆者認為可以利用OA(辦公自動化軟件)內(nèi)部發(fā)文的模塊，讓照片的歸檔，直接走內(nèi)部發(fā)文流程，這樣做既保存了數(shù)碼照片形成的背景信息，而且也使相關(guān)部門不得不對歸檔照片的質(zhì)量和真實性負責(zé)。

四、數(shù)碼照片的保管

數(shù)碼照片是否應(yīng)該像傳統(tǒng)的感光照片那樣沖印出來保存，這個問題類似于有了電子文件，是否還要將電子文件打印出來保存的穩(wěn)定性、安全性還不太讓人放心，所以筆者所在的能源系統(tǒng)，對電子文件實行雙軌制，即歸檔的文件仍需打印成紙質(zhì)件保存，浙江省檔案局要求用激光打印機打印，以提高字跡的耐久性。由此推斷，歸檔的數(shù)碼照片在現(xiàn)階段仍需沖印出來保存，才較為可靠。

篇(5)

（一）電子檔案管理能夠有效的節(jié)省人力和物力與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，傳統(tǒng)的檔案保存工作中，由于某些重要的檔案資料，不但需要專門的人員進行管理，還需要投入大量的管理經(jīng)費，但是還是不能確保檔案的絕對安全性。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，給檔案的歸檔提供了更加方便和快捷的手段，并且還為檔案的提取和利用都提供了快捷的途徑，此外還為檔案的歸檔與檢索等當(dāng)面提供了相當(dāng)?shù)谋憷Ｒ簿驼f說電子檔案不但加快了檔案歸檔的速度與質(zhì)量，還節(jié)約了大量的人力與物力。

（二）強化電子檔案管理，能夠有效的提高檔案服務(wù)的質(zhì)量檔案的電子化，其目的就是為人們提供簡單快捷的檔案管理服務(wù)。電子檔案的特點就是信息化程度高，所有的原始檔案都通過數(shù)字化的信息形式儲存在計算機中，并且經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)的傳播，方便世界各地網(wǎng)絡(luò)在線的用戶查閱和篩選自己需要的信息。所以，強化對電子檔案的管理，不斷的利用新技術(shù)，完善電子檔案的管理模式和途徑。隨著時代的發(fā)展，許多的檔案使用者對電子檔案的要求越來越高，他們不但要求電子檔案提供原始的文字檔案，甚至有的還需要查看原始檔案的圖像以及相關(guān)的視頻資料等，由于傳統(tǒng)檔案的種種限制，導(dǎo)致是在電子檔案迅速發(fā)展的今天，已經(jīng)遠遠的不能滿足人類的需求。電子檔案因為其自身的特殊性，能夠為人們提供更全面的信息服務(wù)，隨著檔案需求的多樣性與社會科學(xué)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的服務(wù)對象以及檔案的管理方法都在不斷的變化中。但是電子檔案因為其動態(tài)、全面的服務(wù)特點，在很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求。

二、加強電子檔案管理的方法

（一）利用風(fēng)險管理方法，提升電子檔案管理的水平

電子檔案管理由于利用的計算計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，致使其在存儲的過程中具有很大的危險，所以采用風(fēng)險管理的方法，對電子檔案的存儲中可能遇到的危險進行分別、估計、防護并且采取相應(yīng)的措施進行應(yīng)對，通過這些手段的應(yīng)用，將電子檔案的管理風(fēng)險降低到用戶可接受的范圍內(nèi)，進一步的達到電子檔案管理的安全系數(shù)。

（二）規(guī)范電子檔案管理的操作流程

傳統(tǒng)的檔案管理在歸檔前與歸檔后的管理部門的分工是不同的，這就在一定程度上對文檔保存的連續(xù)性造成了破壞。電子檔案是建立在計算機網(wǎng)絡(luò)上的虛擬信息，通過網(wǎng)絡(luò)這一特殊途徑，將文檔通過一定的管理流暢，順暢的將電子文檔進行歸檔和存儲，文件的生成和保存是在一個完整的環(huán)節(jié)中實現(xiàn)的。電子檔案的生成到永久性的保存以及銷毀是一個不可分割的過程，因此對電子檔案生成的流程應(yīng)該按照不同的管理要求和流程，建立專門的管理部門進行控制，將電子檔案的操作流程系統(tǒng)而安全的管理起來。

（三）強化工作人員的管理，建立完善的管理體制

電子檔案作為一種新興的事物，其發(fā)展是比較晚的，因此一套完整的管理體制對電子檔案的管理工作是相當(dāng)重要的。在建立完善的管理機制的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該通過績效考核歸納到電子檔案的管理內(nèi)容中，以此來激勵管理人員的工作積極性。同時還應(yīng)該投入一定的資金，在硬件設(shè)備上提供一定的支持，保證管理機制高速、有效的運行。

三、結(jié)語

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【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子檔案；有效管理；高效利用

電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，在檔案管理日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著計算機互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理和利用入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的幾點措施。

一、電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1、提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。

3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。

二、加強電子檔案管理的重要意義

1、加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力

在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險。然而，計算機及其網(wǎng)絡(luò)的普及和利用，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

2、加強電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。

3、加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

三、做好電子檔案管理和利用的幾點措施

1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源

要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回損失

電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟運用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現(xiàn)對重要信息的完整保存。

4、加強工作人員管理，提高檔案保護意識

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摘 要 隨著我國科技的進步，檔案管理領(lǐng)域取得了一定經(jīng)驗，但社會的進步需要檔案管理模式共同進步，同時檔案客戶對檔案管理方式也有不同的要求，所以，現(xiàn)代檔案管理逐漸向公共管理方向發(fā)展，這樣在公共管理基礎(chǔ)上的檔案管理需要引起檔案管理者的重視。本文就公共管理視閾下的檔案管理方法、理念以及管理范式進行了深入的研究和探討。

關(guān)鍵詞 公共管理 視閾 檔案管理范式

在市場經(jīng)濟發(fā)展中，檔案管理工作起到重要的作用，良好的檔案管理工作可以更好的充實和豐富檔案資源。因此，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)需要考慮改善檔案管理方式，創(chuàng)新出更適合我國國情的檔案管理體制[1]。現(xiàn)代檔案管理應(yīng)逐漸向公共管理靠攏，在公共管理基礎(chǔ)上研究檔案管理體制對社會發(fā)展非常有益，這需要檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員共同對此方法進行研究，進而創(chuàng)新出更優(yōu)質(zhì)的檔案管理方法，使我國檔案管理體制到達新的高度，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理。

一、基于公共管理視閾的檔案管理方法

所謂公共管理，顧名思義，是以公眾為主體的管理模式，這個管理模式可以為公眾提供高效的服務(wù)。然而公共管理視閾下的檔案管理，是以公共管理為基準(zhǔn)和方向，使檔案管理方式更為專業(yè)，進而為公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案管理應(yīng)該注重服務(wù)好檔案用戶，以檔案用戶為主體，關(guān)注用戶的體驗和感受，進而使得檔案管理能夠不斷進步[2]。

二、基于公共管理視閾的檔案管理基本理念

（一）承擔(dān)社會責(zé)任

檔案管理需要對社會以及公眾負責(zé)，社會責(zé)任是推動檔案管理的動力和基礎(chǔ)，要想實現(xiàn)合理有效的檔案管理就需要檔案管理承擔(dān)社會責(zé)任。陳舊的檔案管理主要責(zé)任是為政治工作人員負責(zé)，而公共管理視閾下得檔案管理需要承擔(dān)的是社會責(zé)任，不僅對社會發(fā)展負責(zé)，而且對廣大群眾負責(zé)。

（三）統(tǒng)一管理理念

檔案管理想要向公共管理方向前進，就要做到對待公共人群實行統(tǒng)一的管理體系。檔案管理人員對于社會各個階層的公眾都要一視同仁，嚴(yán)格按照檔案管理制度開展工作，可以面向社會開放的檔案要向廣大公眾開放并提供統(tǒng)一服務(wù)，在服務(wù)過程中不能出于自身原因?qū)δ骋浑A層人群排斥或歧視，檔案管理人員要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不得為特殊職位人員“開后門”，使其享有特殊化服務(wù)，工作人員對檔案用戶的要求和相應(yīng)的工作流程應(yīng)該是統(tǒng)一一致的。

三、基于公共管理視閾的檔案管理方式

（一）采集群眾意見的方式

檔案管理向公共管理靠攏的具體管理方式有許多，其中采集群眾意見是最能體現(xiàn)出正確方向的表現(xiàn)之一。既然檔案管理面向的用戶是廣大的社會公眾，檔案管理工作開展過程中，群眾就可以對檔案管理工作提出意見，管理人員吸取公眾的意見，對未來向更多的用戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)實有裨益。檔案管理部門采集群眾的意見加以改進，這樣不但可以幫助檔案管理工作進步，還可以增加檔案管理工作的透明度[3]。

（二）檔案資源信息化

隨著電子化信息時代的到來，檔案管理也加入其中形成電子信息檔案，電子檔案信息化促進了社會的不斷發(fā)展，同時也需要檔案管理部門和領(lǐng)導(dǎo)者重視起信息資源的開發(fā)，這對檔案管理未來的發(fā)展十分有益。檔案管理向公共管理發(fā)展，同時也要向信息資源方面發(fā)展，形成檔案信息資源模式，從而更好的推進檔案管理的進程。檔案管理的基本流程詳見圖一

圖一 檔案管理流程圖示

結(jié)束語：

總而言之，檔案管理向公共管理方向發(fā)展對我國當(dāng)前的市場經(jīng)濟發(fā)展有關(guān)鍵作用，因此，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)該對這一發(fā)展方向深入探究并促進其發(fā)展。檔案管理的主體要變更為社會公眾，承擔(dān)的主要責(zé)任為社會責(zé)任。與此同時，檔案管理部門需要定期為檔案管理人員組織培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，同時管理人員自身也需要不斷提高基本素養(yǎng)。這樣才能實現(xiàn)公共管理視閾下的檔案管理長遠發(fā)展。

參考文獻：

[1] 曹玉.公共管理視閾下檔案管理的實踐范式研究[J].檔案與建設(shè)，2012（7）：15-17，63.