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篇(1)

【關(guān)鍵詞】權(quán)變管理理論 檔案管理 應(yīng)用

一、權(quán)變管理理論簡(jiǎn)介

權(quán)變管理理論的形成始于上世紀(jì)七十年代，由美國(guó)一些管理學(xué)家共同提出。權(quán)變管理理論的核心是由內(nèi)部子系統(tǒng)相互之間嘗試互動(dòng)聯(lián)系的關(guān)系組成，它必須涉及這些關(guān)系組成與所能影響管理效果的環(huán)境因素。權(quán)變管理理論強(qiáng)調(diào)在管理中要依據(jù)內(nèi)部組織和外部環(huán)境之間不斷變化和適應(yīng)的情況和實(shí)施管理工作所處的不同現(xiàn)實(shí)條件因地制宜采取最為合理有效的管理方法。美國(guó)尼布拉加斯大學(xué)教授盧桑斯則認(rèn)為權(quán)變管理理論的主要特征在于不管是何種工作條件都需要將管理理論與工作實(shí)踐活動(dòng)相互結(jié)合。實(shí)際上，權(quán)變管理理論也是一套十分有效的管理理念，權(quán)變管理理論在針對(duì)檔案管理理論主要體現(xiàn)兩方面內(nèi)容，即對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和分析兩個(gè)過(guò)程。而我國(guó)在檔案管理工作中的文件檔案管理分為“八個(gè)要素”和“兩個(gè)方面”，這是一個(gè)直接的信息交流與外面的和開(kāi)放的系統(tǒng)關(guān)系?！鞍藗€(gè)要素”本質(zhì)上是一個(gè)內(nèi)容文件的管理，“兩個(gè)方面”即指企業(yè)在對(duì)“單位管理”和“信息內(nèi)容”兩方面的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，實(shí)際也是一種具有實(shí)體管理效果的手段。同時(shí)，也可以解釋為“二元化”的現(xiàn)象，即基本的文件管理方法，與實(shí)體管理和內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)利用進(jìn)行了不同理論性質(zhì)的兩種基本方式：前者由歷史上的第一次，后者則是以各種各樣的方法在同一時(shí)間應(yīng)用用邏輯的方法。

另外，針對(duì)檔案管理基本理論，其管理內(nèi)容則主要是為了討論檔案管理性質(zhì)和基本操作方法，基本操作方法是一種具有歷史主義色彩的過(guò)程，自始至終都作為檔案管理工作的靈魂所在。也就是說(shuō)，檔案的形成是對(duì)社會(huì)組織和企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的原始記錄，它以保存文件的形式形成記錄并保存歷史本色。因此，本文所講的檔案管理所要求的記錄文本應(yīng)該具有格式多樣性和需求多樣化，一切都應(yīng)該以邏輯主義方法為主，同時(shí)輔以歷史主義。

二、權(quán)變管理理論在檔案管理中的應(yīng)用及意義

（一）實(shí)踐應(yīng)用

1.權(quán)變管理理論的合理應(yīng)用。

不同歷史時(shí)期的檔案資料應(yīng)分類保存于不同的檔案科室，而我們?cè)谛枰崛⌒枰臋n案資料時(shí)就必然會(huì)將以往的存檔資料進(jìn)行重組和檢索，如果其中的某些文件資料丟失或者是損壞，再無(wú)法保證檔案資料的完整性。實(shí)際上，就目前我國(guó)檔案管理工作的體制顯然已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)工作的需求程度，長(zhǎng)期不做改善將于這些檔案資料信息的開(kāi)發(fā)和利用極為不利。只有對(duì)檔案管理系統(tǒng)所管理的各種文件檔案進(jìn)行專項(xiàng)的應(yīng)急處理，才能確保檔案資料的完整性。根據(jù)應(yīng)急管理系統(tǒng)的概念，檔案室作為職能部門可以從企業(yè)的綜合檔案管理部門中獨(dú)立出來(lái)，配置專業(yè)管理人員進(jìn)行更為系統(tǒng)的管理工作，以便提高企業(yè)對(duì)檔案管理工作的水平。

2.權(quán)變管理理論在外部環(huán)境中的動(dòng)態(tài)應(yīng)用。

檔案管理呈現(xiàn)電子化、信息網(wǎng)絡(luò)化將成為未來(lái)工作的主要方式。國(guó)家檔案館早年就了一系列有關(guān)檔案管理信息的實(shí)施方案，特別指出了在對(duì)檔案管理工作一定要適應(yīng)國(guó)家對(duì)于大中企業(yè)所提出的檔案信息化管理要求。首先，應(yīng)該將信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)逐層深入到國(guó)家建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)的大布局內(nèi)，以檔案管理網(wǎng)絡(luò)化作為基礎(chǔ)，以檔案信息化作為建設(shè)核心，以此拓展信息化檔案的科學(xué)利用和合理開(kāi)發(fā)成為了首要目標(biāo)，最終從檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化、電子化兩個(gè)方面提升管理水平，為促進(jìn)檔案管理工作健康持續(xù)發(fā)展提供保障。我們應(yīng)該知道，實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)必然需要有關(guān)檔案管理人員廣泛應(yīng)用權(quán)變管理理論來(lái)拓寬工作思路，并即時(shí)相應(yīng)外部因素，然后融合權(quán)變理論到具體的檔案管理工作當(dāng)中，以滿足對(duì)檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行當(dāng)中的實(shí)際需求。

（二）實(shí)踐意義

1.為檔案管理工作提供了更為靈活多變的應(yīng)用及操作平臺(tái)。

文檔資料管理是現(xiàn)代檔案管理工作的一項(xiàng)重要組成，它可以記載每一項(xiàng)人為活動(dòng)或重大事件的演變過(guò)程和處理結(jié)果，并且人為地可從不同角度主觀或客觀地反映出不同時(shí)期的歷史過(guò)程及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。同時(shí)，不同環(huán)境下，每一項(xiàng)管理工作中合理使用文件的寶貴財(cái)富。信息資源的有效、系統(tǒng)的管理，可以大大提高領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策水平和現(xiàn)代化管理水平的建設(shè)。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)檔案室的檔案文件應(yīng)用主要管理人員記錄、會(huì)計(jì)記錄和其他資料。根據(jù)檔案管理的基本理論，檔案管理是一種直接的信息交流與外部系統(tǒng)的關(guān)系，不斷和該系統(tǒng)的外部環(huán)境形成交流聯(lián)系。

2.解決檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題需采用權(quán)變管理思想。

如何改善管理技術(shù)水平和管理環(huán)境是關(guān)鍵點(diǎn)，文件檔案的管理工作往往容易被忽略，近些年來(lái)由于企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中逐漸認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，依此檔案管理工作也成為了整個(gè)企業(yè)管理的重要組成部分，但是仍然存在不小的差距，尤其是在管理的方法和執(zhí)行措施兩個(gè)方面。本文就這兩方面內(nèi)容在此不作累述。

在對(duì)文件檔案進(jìn)行分類管理和開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，文件分散性較大，檔案管理缺乏系統(tǒng)性。各級(jí)別單位的管理制度和管理人員自身的實(shí)際能力都有所不同，可謂良莠不齊導(dǎo)致檔案管理工作體系的不完善。如申請(qǐng)材料分散于各個(gè)部門或個(gè)人手中，無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一歸納，借閱制度不健全導(dǎo)致檔案管理制度缺乏必要的考核和監(jiān)督秩序，一定程度上也阻礙了企業(yè)檔案管理工作的執(zhí)行力度。再有檔案管理所囊括的資料載體魚龍混雜，相關(guān)的業(yè)務(wù)部門限于職權(quán)范圍無(wú)法統(tǒng)一管理也是一方面問(wèn)題。

3.優(yōu)秀文化的培育需要實(shí)現(xiàn)檔案管理。文化既是一種精神，也是經(jīng)營(yíng)企業(yè)的一個(gè)重要目標(biāo)表現(xiàn)。文化是由企業(yè)幾代人在不同實(shí)踐中逐步總結(jié)形成的。一代又一代人的精神文化在檔案管理中應(yīng)該有真實(shí)的歷史記錄，對(duì)于企業(yè)精神文化的傳承和積淀起著極為重要的作用。在繼承這種精神文化的過(guò)程中，只有通過(guò)對(duì)真實(shí)和完整的檔案記錄，才能夠代代相傳和積累沉淀，從而形成一個(gè)豐富多彩的文化體系。在積累的過(guò)程中，需要檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理和歸納，不斷擴(kuò)大檔案的種類和外延，為培育企業(yè)優(yōu)秀文化提供豐富的素材。

三、結(jié)束語(yǔ)

權(quán)變管理理論在檔案管理中的應(yīng)用具有諸多貢獻(xiàn)。首先，可認(rèn)真總結(jié)和繼承的遺產(chǎn)管理理論，對(duì)他們的思想統(tǒng)一管理理論的新途徑；其次提出的“萬(wàn)能”的挑戰(zhàn)，強(qiáng)調(diào)動(dòng)態(tài)管理，即不同的具體情況，采取不同的管理方法；第三，企業(yè)管理的出發(fā)點(diǎn)并不是一件簡(jiǎn)單的事情，但社會(huì)系統(tǒng)作為一個(gè)整體；第四，加強(qiáng)管理理論指導(dǎo)管理實(shí)踐的有效性，管理理論與管理實(shí)踐之間的橋梁。而我們也應(yīng)該正視權(quán)變理論自身存在的局限性。第一，只有兩維模型來(lái)描述多而復(fù)雜的管理實(shí)踐，解決管理問(wèn)題，尤其是被忽視的決定性因素，而不是人的動(dòng)態(tài)變量的權(quán)變理論的基礎(chǔ)，從而制約和管理理論的創(chuàng)新發(fā)展；第二，在反對(duì)和一般情況，具體的和一般的反對(duì)。強(qiáng)調(diào)特殊性，否認(rèn)普遍性；只強(qiáng)調(diào)個(gè)性，否定共同。它是滑入實(shí)證立場(chǎng)必然；第三排除分析與科學(xué)方法論的概念，缺乏統(tǒng)一的概念，缺乏有機(jī)聯(lián)系，以便和管理科學(xué)的實(shí)踐和缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)理論。在實(shí)際應(yīng)用權(quán)變理論中，應(yīng)該對(duì)這兩方面的內(nèi)容多加注意。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王健群；試探“權(quán)變管理理論”在師專圖書館管理中的應(yīng)用[J]；情報(bào)雜志；1998，（11）.

[3]馮惠玲，張輯哲；檔案學(xué)概論[M]；中國(guó)人民大學(xué)出版社；2005.

篇(2)

1 文件生命周期理論概述

1.1 文件生命周期理論的基本內(nèi)容

二十世紀(jì)，美國(guó)檔案學(xué)者菲利普?布魯克斯最早提出了“文件生命周期”理?。文件生命周期理論是研究文件從最初的形成到最終的銷毀或者永久保存的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程、研究文件的屬性和管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論。文件生命周期理論是對(duì)“文件――檔案”運(yùn)動(dòng)過(guò)程以及運(yùn)動(dòng)規(guī)律和客觀描述，是實(shí)現(xiàn)文件管理的高效化，指導(dǎo)檔案工作全過(guò)程的基本理論。文件生命周期理論的基本內(nèi)容主要可以概括為以下三點(diǎn)：一是文件從形成到銷毀或永久保存，是一個(gè)完整的系統(tǒng)運(yùn)動(dòng)過(guò)程；二是根據(jù)文件價(jià)值形態(tài)的變化，文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程可以具體劃分為不同階段；三是文件運(yùn)動(dòng)的每個(gè)階段都以其特殊的價(jià)值形態(tài)，與文件的服務(wù)對(duì)象、保管場(chǎng)地和文件管理形式之間存在內(nèi)在的密切聯(lián)系。

1.2 文件生命周期理論的重要意義

文件生命周期理論是在文件數(shù)量急劇增長(zhǎng)的專業(yè)背景下產(chǎn)生的，文件生命周期理論的形成標(biāo)志著現(xiàn)代檔案學(xué)的發(fā)展成熟。當(dāng)達(dá)國(guó)家的檔案學(xué)者十分重視文件生命周期理論的研究，并將其作為現(xiàn)代檔案學(xué)的基本理論之一，檔案人員在進(jìn)行現(xiàn)行文件管理的具體工作當(dāng)中以文件生命周期理論作為重要依據(jù)，其重要意義主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是準(zhǔn)確、完整的解釋了文件運(yùn)動(dòng)的整體性和內(nèi)在的關(guān)聯(lián)性；二是體現(xiàn)了文件運(yùn)動(dòng)的階段性變化；三是揭示了文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程不同階段之間的相互作用和相互影響。

1.3 文件生命周期理論在電子文件時(shí)代的指導(dǎo)價(jià)值

文件生命周期理論可作為電子文件管理全過(guò)程的理論基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)電子文件進(jìn)行前段控制。文件生命周期理論在電子文件時(shí)代的指導(dǎo)價(jià)值在于：可以保證電子文件的真是可靠，可以實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔完整，可以滿足電子文件安全利用的需要。

2 電子文件對(duì)檔案工作的影響

2.1 對(duì)檔案歸檔工作的影響

電子文件是由擬稿者直接在磁盤上進(jìn)行編寫和修改的，保存之后便可實(shí)現(xiàn)共享，消除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件與檔案之間的明顯界限。由于電子文件的全過(guò)程是在計(jì)算機(jī)上完成的，因此歸檔工作也必須以磁盤或者光盤的形式進(jìn)行操作，歸檔的范圍不僅僅局限于文件本身，還包括該文件的讀取軟件乃至于整個(gè)的操作系統(tǒng)。

2.2 對(duì)檔案分類的影響

電子文件中的文件信息和文件載體是可以分離的，因此對(duì)檔案的分類也不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的實(shí)體分類，實(shí)體分類中的單線排列方式顯然不適用于電子文件的概念式分類整理需要。在文件生命周期理論的指導(dǎo)下，新時(shí)期電子文件在形式、特征和內(nèi)容上都發(fā)生了巨大的變化，電子文件通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行快速、高效的分類排序，并可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。

2.3 對(duì)檔案價(jià)值鑒定的影響

根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的檔案價(jià)值在于文件的自身價(jià)值和文件的可讀性，原有的價(jià)值鑒定方法和鑒定內(nèi)容、鑒定標(biāo)準(zhǔn)均發(fā)生了變化，分析范圍也擴(kuò)大到了電子文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)。由于用戶需求的不斷增加，電子文件中的信息和數(shù)據(jù)也必須不斷進(jìn)行修改、完善和補(bǔ)充，因此確定電子文件的固定保管期限是十分困難的，且我國(guó)在電子文件價(jià)值方面尚無(wú)相關(guān)法律法規(guī)，因此電子文件檔案價(jià)值的鑒定也無(wú)定論。

2.4 對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響

檔案學(xué)的研究對(duì)象決定了檔案學(xué)理論的研究?jī)?nèi)容，以往的檔案學(xué)理論研究對(duì)象為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，電子文件逐漸取代紙質(zhì)文件，檔案學(xué)理論的研究對(duì)象發(fā)生了變化，以往的檔案學(xué)理論和研究模式也將隨之發(fā)生變化，原有的檔案管理思想和檔案管理原則也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，以文件生命周期理論作為依據(jù)，不斷進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充和完善。

3 文件生命周期理論指導(dǎo)下檔案工作應(yīng)采取的對(duì)策

3.1 做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作

電子文件的迅速發(fā)展為歸檔的技術(shù)處理工作帶來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，其特殊性要求檔案工作者必須熟悉電子文件的工作領(lǐng)域，以文件生命周期理論作為指導(dǎo)，正確操作電子文件的接收、處理、存儲(chǔ)等工作環(huán)節(jié)。檔案工作者要通過(guò)技術(shù)處理，將歸檔后的電子文件修改成為“只讀”文件，以此作為電子文件檔案的識(shí)別和保護(hù)手段，維持電子文件的原始結(jié)構(gòu)，確保電子文件檔案的真實(shí)可靠。

3.2 解決好電子文件的保存問(wèn)題

由于電子文件以磁帶、磁盤和光盤等作為載體，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的容易磨損，因此從理論上講是可以長(zhǎng)期保存的。但是電子文件的儲(chǔ)存介質(zhì)如果保存不當(dāng)也可能受到外界磁場(chǎng)的影響，或直接受到灰塵、水份的侵害。因此，對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的電子文件必須將其載體密封在塑料保護(hù)層當(dāng)中，并進(jìn)行定期復(fù)制，以防發(fā)生信息損毀。

3.3 實(shí)行檔案管理立體化發(fā)展戰(zhàn)略

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中呈現(xiàn)直線狀態(tài)，即將檔案的全部信息展示在一個(gè)平面上。隨著電子文件數(shù)量的不斷增長(zhǎng)，在原有的檔案管理平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又新增了檔案信息載體的內(nèi)容，形成了三維式管理結(jié)構(gòu)，這種立體化的發(fā)展戰(zhàn)略更適合新時(shí)期文件生命周期理論下對(duì)于電子文件檔案的管理要求。

3.4 提高檔案工作人員能力素質(zhì)

檔案工作人員作為檔案管理工作的直接執(zhí)行者，其能力和素質(zhì)直接影響到檔案工作的質(zhì)量和效率。因此，檔案工作者必須要適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和新時(shí)期檔案事業(yè)的變化趨勢(shì)，增強(qiáng)自身的知識(shí)儲(chǔ)備，主動(dòng)學(xué)習(xí)發(fā)達(dá)國(guó)家和發(fā)達(dá)地區(qū)在檔案工作方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)及優(yōu)秀做法。

篇(3)

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；檔案信息化

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是以檔案的本體管理為基礎(chǔ)，兼顧數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)和應(yīng)用發(fā)展的需要，將包括檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)集合。在長(zhǎng)期實(shí)踐中，數(shù)據(jù)庫(kù)以其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在稻萑哂嘍?、管理新省?shù)據(jù)完整性控制等方面都有良好的表現(xiàn)。事實(shí)上，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是各類檔案信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎(chǔ)工作之一。

在建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、格式規(guī)范、便于共享的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，僅僅依靠數(shù)據(jù)庫(kù)理論是不能勝任的，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（DBMS）本質(zhì)上就是管理所用的工具和平臺(tái)，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、內(nèi)容范圍等關(guān)鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營(yíng)養(yǎng)來(lái)進(jìn)行保障，也是我們平常所說(shuō)的業(yè)務(wù)支撐。

一、檔案分類理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)起著導(dǎo)向作用

從管理學(xué)上講，任何管理活動(dòng)，拋開(kāi)其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對(duì)象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實(shí)體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對(duì)檔案總體進(jìn)行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對(duì)這些不同的部分、門類、類別等實(shí)施分別管理。” “這實(shí)質(zhì)上也是人類社會(huì)所有管理活動(dòng)乃至認(rèn)識(shí)活動(dòng)的基本方法?！闭?yàn)槿绱耍罢f(shuō)得籠統(tǒng)一點(diǎn)，檔案管理理論上的所有能稱得上‘重大’的分歧和爭(zhēng)論，大都圍繞著分類方法展開(kāi)?！?/p>

由是，筆者將檔案分類作為影響檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)理論，該理論直接影響著檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的方向。在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認(rèn)可。邏輯主義的分類思路是根據(jù)檔案的一般特征作為分類標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，根據(jù)嚴(yán)格的形式邏輯進(jìn)行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級(jí)等進(jìn)行劃分。歷史主義的分類思路是按照事物的現(xiàn)實(shí)存在狀態(tài)與界線對(duì)事物進(jìn)行區(qū)分的，強(qiáng)調(diào)根據(jù)事物的現(xiàn)狀進(jìn)行把握，盡可能接近事物的真實(shí)狀態(tài)，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實(shí)體管理領(lǐng)域的具體體現(xiàn)就是全宗原則，在分類時(shí)首先按照檔案所屬的全宗進(jìn)行歸類。邏輯主義分類思想有助于從某一具體特征進(jìn)行劃分，便于對(duì)檔案進(jìn)行多角度的靈活定位；歷史主義則強(qiáng)調(diào)了檔案來(lái)源屬性這個(gè)根本特征，有助于完整理解檔案內(nèi)容，這也是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)區(qū)別于其他文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)鍵要素。事實(shí)上，在檔案管理的過(guò)程中這兩種分類思想都是需要的，彼此是不可取代的。

一般來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案的實(shí)體管理基本采用了歷史主義的分類方法，大體都按全宗進(jìn)行排架整理；而檔案內(nèi)容信息的管理則可以同時(shí)采用兩種方法，一般以邏輯主義分類方法為主。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，一般是在來(lái)源單位層次上建立實(shí)體數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)際上是將一個(gè)全宗（一般是檔案室層次）或全宗群（一般是檔案館層次）作為建庫(kù)范圍，同時(shí)利用視圖、索引等數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象對(duì)內(nèi)容實(shí)施邏輯管理，使檔案管理理論中的“二元主義”得以在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中融合。

二、全宗原則及其理論發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用

檔案管理基本理論認(rèn)為檔案的實(shí)體管理必須維護(hù)和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)具有重要的指導(dǎo)作用。

首先，全宗原則是檔案實(shí)體分類的基本方法，是人們經(jīng)過(guò)理論分析和實(shí)證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗(yàn)。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容反映的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的實(shí)體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個(gè)堅(jiān)實(shí)可靠的立足點(diǎn)，這是單純地依靠邏輯分類方法所達(dá)不到的。

其次，采用全宗原則指導(dǎo)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠最大限度地維護(hù)檔案的原始記錄性。因?yàn)槿谧鳛橐粋€(gè)獨(dú)立組織或個(gè)人形成檔案的全部，是一個(gè)不可分散、不可打亂混淆的有機(jī)整體，這樣能夠最大限度地維護(hù)和保持檔案的本質(zhì)特性――原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨(dú)樹(shù)一幟、不同于圖書、資料、情報(bào)等文獻(xiàn)的根本原因。

第三，依據(jù)全宗理論進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，有利于數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與維護(hù)工作。按照這種思路進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)在多數(shù)情況下能夠保證數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)者、管理者、擁有者、維護(hù)者是統(tǒng)一的，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)各方的利益是一致的，有助于保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的動(dòng)力、資金以及作用的發(fā)揮。

1、全宗內(nèi)部檔案的差異化管理需求要求建立相對(duì)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

雖然全宗原則強(qiáng)調(diào)一個(gè)來(lái)源單位的檔案應(yīng)當(dāng)集中保管，但也沒(méi)有忽視對(duì)同一來(lái)源檔案之間的差異化管理。隨著社會(huì)實(shí)踐的發(fā)展，同一全宗內(nèi)檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復(fù)雜化、專門化，這使得對(duì)全宗的集中統(tǒng)一保管難以實(shí)施。在檔案實(shí)體管理范疇，同一全宗內(nèi)就有可能出現(xiàn)紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當(dāng)一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個(gè)單獨(dú)的管理體系，設(shè)置專門機(jī)構(gòu)，提供專門的庫(kù)房和設(shè)備，雖然可以在編號(hào)系統(tǒng)中設(shè)置它們與全宗的關(guān)系，但在實(shí)體管理層面上已經(jīng)不具有嚴(yán)格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內(nèi)不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財(cái)務(wù)部門單獨(dú)保管的管理方式。

與此相對(duì)應(yīng)，基于全宗的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在建設(shè)時(shí)都會(huì)考慮到這些差異的存在，通過(guò)建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)存儲(chǔ)管理照片、錄音、錄像等專門載體檔案，通過(guò)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)這些業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的檔案實(shí)施專門化管理。

篇(4)

【關(guān)鍵詞】學(xué)生檔案；信息化管理；檔案信息化

檔案，作為個(gè)人經(jīng)歷的信息載體，在當(dāng)今社會(huì)已越來(lái)越受到人們的重視。而大學(xué)是個(gè)人檔案形成的最重要時(shí)期之一，高校學(xué)生檔案記載著大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、表現(xiàn)、能力等信息，是反映學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)狀況、日常表現(xiàn)、思想動(dòng)態(tài)等情況的最重要資料，是學(xué)生綜合素質(zhì)的體現(xiàn)，是大學(xué)生畢業(yè)之后用人單位審核的重要參考和組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)。因此，在新形勢(shì)下，提高高校學(xué)生檔案管理的水平，促進(jìn)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高效、便捷的管理模式，對(duì)于高校教育體制改革和就業(yè)制度改革來(lái)說(shuō)都有著十分重要的意義。

一、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)存在的問(wèn)題

目前我國(guó)高校學(xué)生檔案管理的基本現(xiàn)狀目前，我國(guó)大部分高校學(xué)生檔案管理基本上處在傳統(tǒng)、原始、手工操作且以紙質(zhì)檔案為主的管理模式中。 電子檔案歸檔及檔案數(shù)字化在一些高校還是空白，在有些高校也只是剛剛起步。具體表現(xiàn)為：

（一）學(xué)生檔案管理方式落后，電子化進(jìn)程緩慢。隨著我國(guó)高等教育向大眾化教育的轉(zhuǎn)型，高校擴(kuò)招導(dǎo)致學(xué)生人數(shù)驟增，給高校學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)了很大的難度。高校學(xué)生檔案具有歸檔內(nèi)容多、量大、存放周期短、流動(dòng)快的特點(diǎn)。目前很多高校還停留在原有落后的手工紙質(zhì)操作管理模式， 難以適應(yīng)現(xiàn)代化高等教育迅猛發(fā)展的需要， 要想解決這些問(wèn)題單靠簡(jiǎn)單地增加工作人員是不現(xiàn)實(shí)的，必須借助現(xiàn)代化的工具管理學(xué)生檔案，才能使學(xué)生檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。

（二）專業(yè)人員匱乏，檔案的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)有待提高。面對(duì)校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和信息社會(huì)的飛速發(fā)展，高校學(xué)生檔案隊(duì)伍中還需要一批現(xiàn)代化信息管理技術(shù)方面的人才。但目前高校學(xué)生檔案管理人員的素質(zhì)能達(dá)到上述要求的還為數(shù)不多，學(xué)生檔案管理人員多為兼職，兼職學(xué)生檔案管理人員由于接受專門的學(xué)生檔案管理的培訓(xùn)較少，他們一般缺乏檔案管理的基本理論與技能、現(xiàn)代化管理的技術(shù)與方法、檔案管理的政策法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范等全面的檔案管理知識(shí)，進(jìn)而難以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的科學(xué)化管理。檔案管理只是滿足于裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，只停留在你查我調(diào)的單一階段。這種傳統(tǒng)的工作方式耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大、工作效率低下、管理成本極高，不適應(yīng)學(xué)生檔案管理便捷的要求。隨著高校學(xué)生數(shù)量的增長(zhǎng)，這就要求學(xué)生檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。但目前電子化的進(jìn)程只是在一些重點(diǎn)高校啟動(dòng)使用，大部分高校電子化進(jìn)程進(jìn)展還很緩慢。

二、學(xué)生檔案信息化管理的對(duì)策

針對(duì)目前高校在學(xué)生檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，我們可以一一的對(duì)其進(jìn)行解決，以滿足學(xué)生檔案信息化時(shí)代的管理需要。

（一）從思想根源著手，提高高校學(xué)生檔案管理者的認(rèn)識(shí)。人的認(rèn)識(shí)的提高，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的前提條件。檔案信息化管理，從某種意義上說(shuō)，是一種先進(jìn)理念對(duì)傳統(tǒng)理念的代替。要提高學(xué)生檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)技術(shù)能力，改變與學(xué)生檔案信息自動(dòng)化處理和管理不相適應(yīng)的傳統(tǒng)工作手段與方法，要提高學(xué)生檔案管理部門和學(xué)生檔案管理人員（尤其是檔案部門領(lǐng)導(dǎo)）在新形勢(shì)下對(duì)學(xué)生檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，盡量對(duì)學(xué)生檔案管理信息化進(jìn)行足夠的資金投入。實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理信息化，要解決思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。一方面要正確認(rèn)識(shí)學(xué)生檔案工作在當(dāng)今高校檔案管理工作中的地位和作用，明確其服務(wù)方向；另一方面，要正確認(rèn)識(shí)采用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的重要性與艱巨性。務(wù)必使檔案管理人員對(duì)學(xué)生檔案管理產(chǎn)生科學(xué)性的認(rèn)識(shí)。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和普及，從理論上提高個(gè)人水平，理論升華運(yùn)用到實(shí)踐當(dāng)中去。

（二）不斷提高檔案管理人員的技術(shù)水平，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)。僅僅依靠傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代下的學(xué)生檔案的管理工作顯然是不合時(shí)宜的。因此，學(xué)生檔案管理部門一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)人才，另一方面要加快在學(xué)生檔案管理人員中的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，盡快使計(jì)算機(jī)文化成為每個(gè)檔案管理工作者必須具備的基本職業(yè)技能。不僅要提高檔案管理人員的技術(shù)水平，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)人才的引進(jìn)。還要逐步在管理人員的專業(yè)水平不斷提高的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)交互性。真正實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的共享。應(yīng)該充分利用校園網(wǎng)，使學(xué)生工作管理的各個(gè)部門之間形成一個(gè)有機(jī)整體，不再通過(guò)傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案交流，這樣可以使學(xué)生檔案的收集、存儲(chǔ)、檢索、傳輸、變得更加快捷、完整，而且還可以提高學(xué)生工作管理部門對(duì)學(xué)生檔案管理工作的效率。

（三）完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化步伐。完善學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，形成全宗目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而建立學(xué)生檔案專門目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)；學(xué)生檔案的數(shù)字化工作必須要建設(shè)全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行整合，同時(shí)應(yīng)根據(jù)各高校學(xué)生檔案管理的特色與實(shí)際情況，使學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)資源不斷完善。逐步提高其服務(wù)能力。另外，所有的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用都是從應(yīng)用程序內(nèi)部產(chǎn)生的。相應(yīng)地，幾乎所有的用戶與數(shù)據(jù)庫(kù)之間的交互都是通過(guò)應(yīng)用程序間接發(fā)生的。因此，必須完善學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，只有這樣才能使學(xué)生檔案管理應(yīng)用程序有完善的數(shù)據(jù)依據(jù)。

高校學(xué)生檔案管理信息化對(duì)高校學(xué)生檔案今后的發(fā)展起到了積極的作用。因此，應(yīng)把高校學(xué)生檔案信息化發(fā)展作為高校信息化發(fā)展的重要組成部分，高校學(xué)生檔案信息化成為高校各學(xué)生管理行政部門收集、存儲(chǔ)、檢索、、傳輸檔案信息最全、最好的載體。

參考文獻(xiàn)：

[1]龍軍.高校學(xué)生管理信息化建設(shè)初探[J].新聞天地（論文版）. 2009（Z1）

篇(5)

1 用科學(xué)發(fā)展觀處理城建檔案信息化建設(shè)和發(fā)展中的問(wèn)題

新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過(guò)的新問(wèn)題。如城建檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問(wèn)題、電子檔案的鑒定問(wèn)題、電子文件數(shù)據(jù)管理問(wèn)題、數(shù)字城建檔案館（室）建設(shè)問(wèn)題等。對(duì)這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問(wèn)題，城建檔案管理者都必須作出理性與科學(xué)的分析。

伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，城建檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)作出相應(yīng)調(diào)整，城建檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異。因此，在城建檔案信息化建設(shè)中，必須認(rèn)識(shí)長(zhǎng)遠(yuǎn)并立足當(dāng)前，用科學(xué)發(fā)展觀認(rèn)真解決城建檔案信息化建設(shè)中當(dāng)前和今后都會(huì)遇到的各個(gè)方面的問(wèn)題。

2 加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)中的安全保障

在城建檔案信息化建設(shè)中，安全保障應(yīng)包括兩方面：一方面，是檔案信息存儲(chǔ)安全，另一方面，是檔案信息利用安全。在信息存儲(chǔ)安全方面，要增強(qiáng)城建檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，做好身份認(rèn)證和密鑰管理。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，存儲(chǔ)檔案信息的設(shè)備要加裝有效的防毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離，各種數(shù)據(jù)庫(kù)要及時(shí)進(jìn)行備份，保存到符合保管要求的脫機(jī)載體上，確保城建檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。在利用安全上，既不能只強(qiáng)調(diào)利用而忽視保密，將不該上網(wǎng)公開(kāi)的內(nèi)容公開(kāi)或未設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，又不能只強(qiáng)調(diào)保密而限制利用，使可利用的城建檔案信息過(guò)少，應(yīng)堅(jiān)持利用和保密并重原則。

3 有效推進(jìn)城建檔案信息化順利實(shí)施的必要條件

3.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化的基礎(chǔ)。

城建檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是一項(xiàng)十分重要的工作，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗?；A(chǔ)設(shè)施主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、服務(wù)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，要注意平衡好硬件建設(shè)和軟件建設(shè)的關(guān)系，應(yīng)用軟件的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)，務(wù)必精益求精，追求完美。只有做好基礎(chǔ)建設(shè)，才能穩(wěn)步、健康、高效地推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)。

3.2 經(jīng)費(fèi)投入是實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化的保障。經(jīng)費(fèi)不足是影響城建檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入，取決于建設(shè)主管部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化城建檔案館地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。事實(shí)證明，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為城市建設(shè)信息服務(wù)中心的城建檔案館，其地位和作用更加突出。城建檔案館自身也要通過(guò)多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強(qiáng)造血功能。

篇(6)

關(guān)鍵詞：高等院校；人事檔案；管理

檔案管理是高校管理中一項(xiàng)非常重要的工作，而人事檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分。人才管理工作的好壞直接影響著學(xué)校的人才選拔和任用，影響著學(xué)校教學(xué)和科研水平的提升。因此，在各個(gè)高校實(shí)施人才強(qiáng)校的大環(huán)境下，如何加強(qiáng)高校人事檔案管理工作，是研究高校檔案工作科學(xué)管理的重要課題。

一、高校人事檔案管理的重要性

（1）教師信息的記錄和保存。人事檔案是學(xué)校人才基本信息的載體，記錄和保存教職員工的年齡、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)、職稱、身體健康等情況，還反映了工資、獎(jiǎng)懲情況、科研成果、職務(wù)變動(dòng)情況，這些信息為教職員工職稱評(píng)聘和行政職務(wù)的任命提供了基本信息，學(xué)校的人事部門、組織部門、教務(wù)科研部門都需要查閱人事檔案，了解和掌握全體教職工的情況，為學(xué)校在人才政策制定和人才引進(jìn)培養(yǎng)方面提供重要依據(jù)。（2）教職工身份和素質(zhì)的證明。高校招聘教師，尤其是一些高精尖的人才，當(dāng)人員尚未到崗，無(wú)法確定專業(yè)素養(yǎng)時(shí)，可以通過(guò)檔案來(lái)進(jìn)行分析和評(píng)估，因?yàn)橐粋€(gè)人才是否具備所需的專業(yè)素養(yǎng)，是否有很強(qiáng)的事業(yè)心，僅僅通過(guò)面試和考試是很難完全確定的，但是我們就可以從他的人事檔案中的考核情況、獎(jiǎng)懲情況、任職情況、科研成果記錄，甚至從他填寫相關(guān)材料的字跡認(rèn)真程度，就可以看的出他的敬業(yè)精神和責(zé)任感程度，所以說(shuō)人事檔案資料在高校人才招聘、職稱評(píng)聘、職務(wù)任職等方面發(fā)現(xiàn)和選拔人才都具有重要的作用。（3）人事信息的核實(shí)和糾正。在高校管理中，高校在開(kāi)展關(guān)乎教職工切身利益的事務(wù)時(shí)，有些人對(duì)自己的有些信息記憶不準(zhǔn)確，再加上檔案的保密性，使得不少高校出現(xiàn)了年齡、職稱、學(xué)歷、工齡、科研成果等信息和實(shí)際不相符，甚至出現(xiàn)了一些虛假的信息，這些虛假的信息給學(xué)校的管理帶來(lái)了不少困難，但我們可以通過(guò)人事檔案工作，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行核查、比較、鑒別等，為學(xué)校相關(guān)部門提供準(zhǔn)確的信息。

二、高校人事檔案存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施

（1）檔案管理不規(guī)范，歸檔材料不及時(shí)不完整。隨著近幾年來(lái)辦公自動(dòng)化在各個(gè)單位公司使用，生成大量的檔案材料是使用A4紙張，按照現(xiàn)行檔案整理規(guī)范，現(xiàn)在的干部檔案資料統(tǒng)一用A4紙張，如果不經(jīng)過(guò)處理，將紙張大小不同的檔案資料裝訂到一起，給整理和立卷的工作的人員帶來(lái)不便，增加工作量。人事部門事務(wù)繁雜，有些高校的沒(méi)有專職的人事檔案管理員，有些高校人事檔案管理人頻繁變動(dòng)，導(dǎo)致多年收集的檔案資料不能及時(shí)歸檔，所以我們應(yīng)加大人事檔案人力物力投入，加強(qiáng)人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力。（2）檔案管理方法待提高，信息資源難整合。目前，傳統(tǒng)的手工操作依然是很多高校的人事檔案管理的主要方式。大量的人事檔案還停留在紙質(zhì)檔案，沒(méi)有進(jìn)行人事檔案的全文掃描和錄入，沒(méi)有建立本單位的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢信息時(shí)還停留在人工翻閱原始檔案，這種落后的檔案管理方式容易的查閱檔案中出現(xiàn)差錯(cuò)，也容易在翻閱過(guò)程損傷原始檔案，檔案信息資源難以整合，重復(fù)查閱工作太多，影響工作效率。隨著信息化的不斷發(fā)展，各高校都在開(kāi)展數(shù)字化校園，人事檔案管理信息迫在眉睫。高校可以整合各個(gè)部門調(diào)整信息資源，進(jìn)行有效的整合，建立可集成的高校人事信息管理系統(tǒng)，利用校園網(wǎng)和校內(nèi)其他管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，最大限度的實(shí)現(xiàn)人事信息的收、管、用。（3）人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)落后，科學(xué)化管理程度較差。

篇(7)

論文摘要：檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是21世紀(jì)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、不斷創(chuàng)新的必然趨勢(shì)和歷史性任務(wù)。 

 

隨著信息化浪潮涌現(xiàn)，信息化從理論方式技術(shù)手段，都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程，不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化，準(zhǔn)確地反握新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢(shì)、新要求，以檔案資源信息化推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。 

近年來(lái)，雖然檔案工作得到較快的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進(jìn)水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢(shì)對(duì)檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。 

 

1 檔案工作現(xiàn)代化的必要性 

 

實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案工作的要求。在建設(shè)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的過(guò)程中，要從總體上提高現(xiàn)代化水平，必須摸清國(guó)際國(guó)內(nèi)的動(dòng)態(tài)，了解過(guò)去和現(xiàn)狀，以及今后的發(fā)展趨勢(shì)，才能確定今后努力的目標(biāo)和方向。而要做到這一點(diǎn)，就要求檔案部門能迅速、準(zhǔn)確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法則無(wú)法滿足這種需要，春有采用現(xiàn)代化手段，才能在較短時(shí)間內(nèi)，迅速查閱到利用者所需要的檔案材料，及時(shí)提供利用。所以，實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，是適應(yīng)我國(guó)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，趕超世界先進(jìn)水平的必然要求。 

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量急劇增長(zhǎng)，給保管和利用帶來(lái)一系列問(wèn)題。同時(shí)，利用者也對(duì)檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時(shí)地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無(wú)法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會(huì)影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。面科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是電子計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用，能為實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。 

 

2 檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容 

 

新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)相對(duì)的、運(yùn)態(tài)的、發(fā)展的概念范疇，在不同時(shí)期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。 

2．1檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化 

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來(lái)，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如：廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫(kù)房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作，并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，將會(huì)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。 

2．2檔案工作組織與管理現(xiàn)代化 

檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問(wèn)題，可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過(guò)借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。 

2．3 檔案干部知識(shí)化 

由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識(shí)，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。

2．4 檔案資源信息化 

在信息時(shí)代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo)，以信息化推動(dòng)現(xiàn)代化是今后國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程，通過(guò)信息和系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)開(kāi)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)；二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預(yù)見(jiàn)，在未來(lái)20年，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。 

2．5 檔案保護(hù)現(xiàn)代化 

傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫(kù)房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求，因此，以新型檔案載體為對(duì)象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，而且，它不僅研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。 

2．6 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化 

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的，檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等，都需要通過(guò)建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來(lái)實(shí)現(xiàn)，必須通過(guò)制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來(lái)確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。 

 

3 檔案工作現(xiàn)代化的作用 

 

利用計(jì)算機(jī)檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時(shí)間，提高服務(wù)質(zhì)量。 

利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞的時(shí)間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實(shí)的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心。 

縮微技術(shù)與計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用，將給檔案的保管帶來(lái)極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計(jì)算機(jī)輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。