序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理的優(yōu)勢范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性

電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優(yōu)化，即使電子檔案管理的技術水平、管理質量以及管理方式都明顯高于傳統(tǒng)檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離，傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實性，對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實，此時，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實性的重要保證；三是電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大，建立在信息技術上的電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性，同時，如果想要查看實體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調出，進而實現(xiàn)直接獲取。

（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異

1.管理方式不同

電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現(xiàn)檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應的主題進行標注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。

2.保管方式不同

電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現(xiàn)代技術與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網絡風險。

3.歸檔方式不同

電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據(jù)相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)點

1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展

電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。

2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率

檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。

（二）電子檔案管理的弊端

1.電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機

如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。

2.企事業(yè)單位在進行電子檔案管理

由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。

3.電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險

例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。

4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高

國家也出臺了相應的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。

三、結束語

篇(2)

關鍵詞:農村中小學檔案管理 電子檔案

中圖分類號:G420 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2011)09(a)-0241-01

如何實現(xiàn)農村中小學校電子檔案管理?筆者根據(jù)農村中小學檔案管理的現(xiàn)狀,結合自身的學習和工作體會,就實現(xiàn)電子檔案管理提出幾點粗淺看法。

1農村中小學校檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

目前農村中小學檔案管理的現(xiàn)狀卻不容樂觀,普遍存在著注重硬件實施建設,輕視電子檔案管理建設的現(xiàn)象,存在著教育主管部門、學校領導和教職工的普遍不夠重視、學校專職檔案管理人員缺乏、檔案資料單一、檔案存放條件較差、檔案材料收集不完整等問題,特別是多數(shù)學校的檔案管理還處于人工管理模式,與教育發(fā)展很不適應。因為傳統(tǒng)的人工檔案管理方式,特別是案卷多為紙質檔案,卷內紙質好壞混雜、頁面大小不一、手寫打印墨跡有濃有淡,且信息量大,數(shù)據(jù)繁雜,安全性差,不僅給檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保密等帶來了諸多不便,而且由于人工檔案管理檢索手段落后,查閱利用不便,給檔案存放保管、更新達標、日常維護帶來了很大困難,直接影響著檔案管理效率的提高,影響著檔案利用價值的提高。

2農村中小學校電子檔案管理的優(yōu)勢

針對農村中小學傳統(tǒng)檔案管理方式的現(xiàn)狀和存在問題,建立現(xiàn)代化的農村中小學電子檔案管理體系刻不容緩。根據(jù)農村中小學檔案管理的現(xiàn)狀和自己的工作實踐,筆者認為:農村中小學電子檔案管理系統(tǒng)至少具有以下優(yōu)勢。

(1)農村中小學電子檔案管理系統(tǒng)是廣泛應用電子計算機處理圖文聲像等原始檔案資料,并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質貯存,具有處理迅速、存儲量大、查閱方便、保存期限長等紙質檔案所無可比擬的優(yōu)勢,這種電子檔案管理系統(tǒng)真正實現(xiàn)了文檔一體化,文字紙質檔案和電子文件并存,可以為查閱者方便地提供查詢、閱讀、交流、使用等多項服務。

(2)農村中小學電子檔案管理系統(tǒng)的建立和不斷完善,為各學校培養(yǎng)和造就了高素質的專職工作人員。從筆者所處的地區(qū)來看,盡管農村中小學校檔案專職管理人員缺乏,且普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不盡合理等現(xiàn)象,但也有不少經過專業(yè)學習和業(yè)余自學在電子檔案管理工作中獨當一面,各顯才能,為信息化建設做出了較大貢獻。我們相信,在建立電子檔案管理系統(tǒng)的過程中,只要領導重視,上下合力,電子檔案管理發(fā)展過程中一定會解決好管理人員數(shù)量不足、素質不高等發(fā)展中的問題。

(3)農村中小學電子檔案管理系統(tǒng),具有以地區(qū)或學校建立網站、網頁、局域網或電子文件數(shù)據(jù)管理中心的優(yōu)勢。如一個學校或地區(qū)建立自己的檔案網站、網頁,就可以方便地為政府、教育主管部門、社會各界提供網上利用服務,在學校自己的網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務,實現(xiàn)各學校優(yōu)質教育資源共享。同時,通過電子檔案管理建設,可以促進學校各項工作管理的公開化,可以通過網絡征集各界人士對學校發(fā)展的意見或建議,更便于廣大群眾對學校各項工作的監(jiān)督,以利不斷改進工作。

3農村中小學校電子檔案管理的意義

農村中小學檔案管理必須主動適應信息時代的發(fā)展,加快電子檔案管理建設步伐。

(1)教育發(fā)展表明,農村中小學電子檔案管理對于促進教育現(xiàn)代化、學校管理規(guī)范化、提高教育資源利用率、實現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補越來越發(fā)揮著紙質檔案無可替代的重要作用。

(2)農村中小學電子檔案管理是學校其它各項工作的規(guī)范化、標準化是基礎。因此,農村中小學電子檔案管理系統(tǒng)的建設和完善必將有力地促進農村中小學校各項工作的改進和提高,促進教育管理水平和辦學水平的提高。

(3)農村中小學電子檔案管理系統(tǒng)是重要的教育資源,它不僅能夠方便快捷地實現(xiàn)對學校所有師生員工檔案的日常管理,積累管理經驗,而且可以逐步實現(xiàn)與名校名師建立合作聯(lián)系,發(fā)現(xiàn)、改進、創(chuàng)新自身工作,不斷提高管理工作效率和學校管理水平。

4農村中小學校電子檔案管理的途徑

實現(xiàn)農村中小學校電子檔案管理應主要做好以下幾方面工作。

(1)確定電子檔案管理的標準。目前,雖然檔案管理部門還沒有明確規(guī)定電子檔案管理、規(guī)范化的標準,但教育主管部門、各學校至少要以超前的戰(zhàn)略眼光,制定本地區(qū)、本部門、本學校電子檔案管理系統(tǒng)的所必須具備的基本條件和基本標準,并隨著信息技術的發(fā)展而更新提高。當務之急是配置相應的信息設備,配齊必要的專職管理人員,創(chuàng)設良好的條件。同時嚴格要求學校各職能組室要以信息化建設的標準形成正在形成的檔案資料,檔案管理人員則要明確建檔標準,及時予以立卷歸檔,逐步形成領導重視,部門協(xié)作,互相促進,共同提高的農村中小學電子檔案管理建設新局面。

(2)建立農村中小學校檔案管理數(shù)據(jù)庫。目前農村中小學電子檔案管理系統(tǒng)建設仍處于起步階段,其檔案正在由原來的筆寫文字或打印件向信息管理系統(tǒng)的過渡。教育主管部門或學校應抓住這一有利時機,加快農村中小學數(shù)據(jù)庫建設。只有數(shù)據(jù)庫建設好了,才能運用先進的信息技術對檔案資料進行科學的管理。

篇(3)

關鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；現(xiàn)代檔案管理；利與弊

一、檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義

做好檔案管理基礎工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。

1.幫助建立更加標準和規(guī)范的檔案管理機制。規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標。高效率的檔案管理基礎工作使查（借）閱者能及時且高效率、精準地進行檔案查找，這其中增加的時效性與精確性意味著檔案價值的整體提升。

2.確保檔案搜索的準確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎工作，加強這些工作的細節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。

3.提高檔案利用價值。提升檔案管理基礎工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進行分類整理、錄入、歸檔等基礎工作時要注意區(qū)分檔案內容的程度級別。檔案分類按照來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強檔案的使用頻率，提高檔案的利用價值，達到檔案使用價值的最大化。

二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對比研究

傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲存的主要是紙質資料；電子檔案管理的儲存介質為計算機光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計算機中進行儲存，還能通過計算機網絡實現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會的飛速發(fā)展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當前的需求，一方面，計算機網絡與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢，有必要加強對電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。

（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析

1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。

（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；

（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實性的重要保證；

（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大：電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性。

2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。

（1）管理方式不同：電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現(xiàn)檔案一級管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個具有唯一性的檔案號，并對檔案類型進行標注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。

（2）保管方式不同：電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔病毒或網絡風險。

（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據(jù)相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。

（二）電子檔案管理的利與弊

1.電子檔案管理的優(yōu)點。

（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。

（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。

2.電子檔案管理的弊端。

（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機，如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。

（2）企事業(yè)單位在進行電子檔案管理時，由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。

（3）電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。

（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。

三、結語

相比傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來的一段時間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會相互協(xié)調著存在，因為電子檔案管理暫時還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應該充分利用二者的優(yōu)勢，來提高檔案管理質量。

參考文獻：

篇(4)

[關鍵詞]中小學檔案管理 信息化

如何實現(xiàn)中小學校檔案管理信息化?筆者根據(jù)中小學檔案管理的現(xiàn)狀,結合自身的學習和工作體會,就實現(xiàn)檔案管理信息化提出幾點粗淺看法。

一、中小學校檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

目前中小學檔案管理的現(xiàn)狀卻不容樂觀,普遍存在著注重硬件實施建設,輕視檔案管理信息化建設的現(xiàn)象,存在著教育主管部門、學校領導和教職工的普遍不夠重視、學校專職檔案管理人員缺乏、檔案資料單一、檔案存放條件較差、檔案材料收集不完整等問題,特別是多數(shù)學校的檔案管理還處于人工管理模式,與教育發(fā)展很不適應。因為傳統(tǒng)的人工檔案管理方式,特別是案卷多為紙質檔案,卷內紙質好壞混雜、頁面大小不一、手寫打印墨跡有濃有淡,且信息量大,數(shù)據(jù)繁雜,安全性差,不僅給檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保密等帶來了諸多不便,而且由于人工檔案管理檢索手段落后,查閱利用不便,給檔案存放保管、更新達標、日常維護帶來了很大困難,直接影響著檔案管理效率的提高,影響著檔案利用價值的提高。

二、中小學校檔案管理信息化的優(yōu)勢

針對中小學傳統(tǒng)檔案管理方式的現(xiàn)狀和存在問題,建立現(xiàn)代化的中小學檔案管理信息化體系刻不容緩。根據(jù)中小學檔案管理的現(xiàn)狀和自己的工作實踐,筆者認為:中小學檔案管理信息化系統(tǒng)至少具有以下優(yōu)勢:

1.中小學檔案管理信息化系統(tǒng)是廣泛應用電子計算機處理圖文聲像等原始檔案資料,并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質貯存,具有處理迅速、存儲量大、查閱方便、保存期限長等紙質檔案所無可比擬的優(yōu)勢,這種檔案管理信息化系統(tǒng)真正實現(xiàn)了文檔一體化,文字紙質檔案和電子文件并存,可以為查閱者方便地提供查詢、閱讀、交流、使用等多項服務。

2.中小學檔案管理信息化系統(tǒng)的建立和不斷完善,為各學校培養(yǎng)和造就了高素質的專職工作人員。從筆者所處的地區(qū)來看,盡管中小學校檔案專職管理人員缺乏,且普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不盡合理等現(xiàn)象,但也有不少經過專業(yè)學習和業(yè)余自學在檔案管理信息化工作中獨當一面,各顯才能,為信息化建設做出了較大貢獻。我們相信,在建立檔案管理信息化系統(tǒng)的過程中,只要領導重視,上下合力,檔案管理信息化發(fā)展過程中一定會解決好管理人員數(shù)量不足、素質不高等發(fā)展中的問題。

3.中小學檔案管理信息化系統(tǒng),具有以地區(qū)或學校建立網站、網頁、局域網或電子文件數(shù)據(jù)管理中心的優(yōu)勢。如一個學校或地區(qū)建立自己的檔案網站、網頁,就可以方便地為政府、教育主管部門、社會各界提供網上利用服務,在學校自己的網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務,實現(xiàn)各學校優(yōu)質教育資源共享。同時,通過檔案管理信息化建設,可以促進學校各項工作管理的公開化,可以通過網絡征集各界人士對學校發(fā)展的意見或建議,更便于廣大群眾對學校各項工作的監(jiān)督,以利不斷改進工作。

三、中小學校檔案管理信息化的意義

中小學檔案管理必須主動適應信息時代的發(fā)展,加快檔案管理信息化建設步伐。

1.教育發(fā)展表明,中小學檔案管理信息化對于促進教育現(xiàn)代化、學校管理規(guī)范化、提高教育資源利用率、實現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補越來越發(fā)揮著紙質檔案無可替代的重要作用。

2.中小學檔案管理信息化是學校其它各項工作的規(guī)范化、標準化是基礎。因此,中小學檔案管理信息化系統(tǒng)的建設和完善必將有力地促進中小學校各項工作的改進和提高,促進教育管理水平和辦學水平的提高。

3.中小學檔案管理信息化系統(tǒng)是重要的教育資源,它不僅能夠方便快捷地實現(xiàn)對學校所有師生員工檔案的日常管理,積累管理經驗,而且可以逐步實現(xiàn)與名校名師建立合作聯(lián)系,發(fā)現(xiàn)、改進、創(chuàng)新自身工作,不斷提高管理工作效率和學校管理水平。

四、中小學校檔案管理信息化的途徑

實現(xiàn)中小學校檔案管理信息化應主要做好以下幾方面工作:

1.確定檔案管理信息化的標準。目前,雖然檔案管理部門還沒有明確規(guī)定檔案管理信息化、規(guī)范化的標準,但教育主管部門、各學校至少要以超前的戰(zhàn)略眼光,制定本地區(qū)、本部門、本學校檔案管理信息化系統(tǒng)的所必須具備的基本條件和基本標準,并隨著信息技術的發(fā)展而更新提高。當務之急是配置相應的信息設備,配齊必要的專職管理人員,創(chuàng)設良好的條件。同時嚴格要求學校各職能處室要以信息化建設的標準形成正在形成的檔案資料,檔案管理人員則要明確建檔標準,及時予以立卷歸檔,逐步形成領導重視,部門協(xié)作,互相促進,共同提高的中小學檔案管理信息化建設新局面。

2.建立中小學校檔案管理數(shù)據(jù)庫。目前中小學檔案管理信息化系統(tǒng)建設仍處于起步階段,其檔案正在由原來的筆寫文字或打印件向信息管理系統(tǒng)的過渡。教育主管部門或學校應抓住這一有利時機,加快中小學數(shù)據(jù)庫建設。只有數(shù)據(jù)庫建設好了,才能運用先進的信息技術對檔案資料進行科學的管理。

3.穩(wěn)步推進辦公自動化建設,不斷提高檔案管理工作水平。教育主管部門和學校要結合農村遠程教育工程的實施,將檔案管理信息化系統(tǒng)建設納入學校發(fā)展規(guī)劃,有計劃地為學校配置計算機網絡系統(tǒng),不斷提高中小學教學、辦公信息化水平。

總之,中小學檔案管理信息化系統(tǒng)建設是一項長期復雜的系統(tǒng)工程,需要多方面的共同努力方可穩(wěn)步實現(xiàn)。

參考文獻:

[1]李瑩.試論電大科研檔案工作者應具備的基本能力[J].山西廣播電視大學學報,2009,(1).

篇(5)

[關鍵詞]檔案管理；現(xiàn)代化；知識經濟

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）21-0072-01

檔案管理現(xiàn)代化是針對于傳統(tǒng)手工檔案管理模式而論的，其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在信息載體管理對象和模式方面的不同。一方面，檔案管理現(xiàn)代化改變以往單單依靠紙質管理的不足，實現(xiàn)信息載體的數(shù)據(jù)化管理，整個檔案管理信息可以共享，具有靈活性強，易貯存的優(yōu)勢；另一方面，檔案管理現(xiàn)代化可以將整個檔案的收集，整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)通過現(xiàn)代化科技手段進行監(jiān)控，實現(xiàn)電子智能化的計算機管理，從而改檔案管理水平，有針對性克服以往“等、靠、要”的檔案管理模式。這樣形成了以數(shù)字化的信息技術管理模式，有利于發(fā)揮檔案的信息資源優(yōu)勢，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。從而更好的為社會提供更最優(yōu)質的服務。

一、檔案管理現(xiàn)代化的內容

關于檔案管理的現(xiàn)代化，對此問題的看法主要有三種觀點，其特點有：①強調檔案管理中的方法的現(xiàn)代化與手段的現(xiàn)代化。管理方法的現(xiàn)代化是指在檔案管理中，運用現(xiàn)代科學管理的原理與方對檔案工作進行正確的決策和科學高效率的管理；管理手段的現(xiàn)代化是指應用電子計算機、縮微技術等現(xiàn)代先進的生產技術與設備對檔案管理運行的各個環(huán)節(jié)進行有效的管理與控制。②強調檔案管理方法與組織的現(xiàn)代化，但也重視檔案管理技術與設備的現(xiàn)代化。這一觀點把檔案組織現(xiàn)代化放在極其重要的位置上，認為只有重視檔案組織與方法的現(xiàn)代化，進而以組織與方法的現(xiàn)代化來推動技術與設備的現(xiàn)代化，這樣能為檔案管理現(xiàn)代化打下一個堅實的基礎。③強調檔案管理與現(xiàn)代市場經濟的形勢相結合，強調檔案信息的服務社會化。在強調市場經濟的同時也重視組織管理的科學化、檔案館藏布局的與館藏結構的合理化、技術與設備的現(xiàn)代化等要素的現(xiàn)代化。

綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化可以表述為：適應社會主義市場經濟的對檔案工作的新要求，以檔案服務的社會化為指導，通過檔案管理的組織與方法的現(xiàn)代化，逐步采用現(xiàn)代先進到科學設備、管理技術，使檔案管理達到高質高效服務國家與社會的目的，并使其逐步達到當代世界的先進水平。

二、檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀

1.我國自引進檔案自動化管理技術以來取得的成效

（1）我國目前已經自主研究開發(fā)了檔案管理的計算機管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)涵蓋了大量數(shù)據(jù)，由搜索、統(tǒng)計等項目發(fā)展起來并逐漸完善，提高了搜索效率。

（2）檔案管理工作逐漸規(guī)范。將檔案進行優(yōu)化管理的前提是數(shù)據(jù)的準確性和完整性，這種嚴謹、規(guī)范的工作態(tài)度落實到每一位工作者身上。

（3）我國還培養(yǎng)了一批優(yōu)秀、專業(yè)的檔案管理工作者。檔案管理逐漸現(xiàn)代化要求工作者既熟悉的掌握計算機基本知識，又能擁有檔案管理的實用技能，這就對檔案管理工作者的知識層面和實踐層面提出雙重考驗，而我國目前正在培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)高素質人才。

2.檔案管理自動化亟待改進的地方

（1）管理人才數(shù)量少，素質不夠。由于此行業(yè)在我國剛起步，目前設立檔案管理這一專業(yè)的高校很少，這就決定了相關人才的數(shù)量少；高校中在深化體制化改革，對新興行業(yè)認知的不夠決定了學生素質不夠。

（2）發(fā)展不平衡。目前辦公自動化和信息自動化已經成為一大趨勢，如金融、會計、電信、事業(yè)單位等對其應用廣泛，然而其他行業(yè)對于計算機的應用比較少，仍人工管理，這就大大降低了辦公效率。應用地域也不平衡，如東部沿海地區(qū)對計算機的依賴遠遠大于中西部落后地區(qū)。

（3）認知程度低。目前有的單位的計算機利用率很低，甚至閑置，管理的現(xiàn)代化沒有真正落實，沒有認識到信息管理是一個循序漸進的過程，沒有將信息先正確、準確、分類的編錄到計算機中是不可能利用這些信息的。？

三、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的相關措施

1.培養(yǎng)現(xiàn)代化人才

在知識經濟迅猛發(fā)展的時代，檔案部門面臨著市場經濟、知識經濟以及高新技術應用的挑戰(zhàn)。因此，需要培養(yǎng)一批精通專業(yè)知識和信息技術的高層次檔案信息管理人才，在不斷接收新知識、新方法、新思想的同時，加強技能培訓和知識更新，鑄造一個熟悉網絡技術知識、現(xiàn)代管理知識以及數(shù)字化技術知識等新型化的高層次的檔案管理隊伍。

2.扎實做好對數(shù)據(jù)的編錄

高效率的運用好數(shù)據(jù)和信息的前提是在前期準確、完整的輸入數(shù)據(jù)。要實行文件和檔案的一體化，必須認識到前期工作的必要性和重要性，要明確工作目標，對整個工程做出統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排任務，并且將任務準確落實到現(xiàn)實中。將成體系的工作分成一個個小的項目，具體安排到小組中甚至明確每個人的責任，實時的把握工作進度，又宏觀的看到整個項目的系統(tǒng)性、綜合性和優(yōu)化性。將數(shù)據(jù)標準化的錄入計算機后，按照檔案數(shù)據(jù)化的規(guī)范編制索引和一系列細節(jié)，保障文檔的質量和數(shù)據(jù)的可靠、完整性。

3.提高認知程度

進入信息化時代，計算機技術融入到辦公體系中是時代潮流，必須認識到信息管理現(xiàn)代化的必要性和意義，提高新一代的青少年甚至整個社會對它的認知。可以去高校中開展知識講座或是檔案管理技能的相關比賽或是辯論賽逐漸增強社會對檔案管理這一行業(yè)的認知。

4.更新檔案管理觀念

當前計算機技術迅速發(fā)展，計算機在檔案管理的應用逐漸深化，依賴性逐漸提高，時代的潮流要求人們的觀念和行動逐漸進化。觀念指導人們的行為，因此，要不斷更新檔案管理的觀念，拋棄傳統(tǒng)的檔案管理理論，在新興的理念上不斷發(fā)展檔案管理。

隨著科學技術的迅猛發(fā)展，檔案管理工作現(xiàn)代化勢在必行，檔案信息存儲及處理的數(shù)字化、信息收集和傳遞的網絡化成為檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢，檔案管理部門應積極應用計算機技術來進行檔案管理，通過不斷探索與實踐，創(chuàng)造出迅速、準確、有效的檔案管理手段，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

參考文獻：

[1] 徐雁.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].開封教育學院學報.2009（03）

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隨著我國的計算機科學技術的不斷進步，計算機科技水平對房屋檔案的管理水平高低和房屋檔案管理的實際發(fā)揮等具有十分重要的意義。計算機技術可以結合房屋檔案管理的流程，從而形成多樣化的管理方式，不僅僅可以激發(fā)房屋檔案管理人員的業(yè)務服務意識，而且還提高了房屋檔案管理的實際效果及質量。當然這種人機交互式的房屋檔案管理方式對管理人員以及檔案保存環(huán)境也提出了更高的要求。本文介紹了房屋檔案管理的內涵，指出了當前計算機技術與房屋檔案管理的關系，分析了房屋檔案管理應用計算機技術的優(yōu)點并提出了加強二者結合的措施。

關鍵詞:

計算機技術;房屋檔案管理;應用

房屋檔案管理是實施房屋管理的主要場所，也是保證我國當前的房地產環(huán)境處于健康發(fā)展狀態(tài)的條件，也是政府調控的手段之一，房屋檔案管理其實就是政府的房屋行政管理部門收集、整理、鑒定一些相關的信息，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，需要進行歸檔的涉及房屋發(fā)證登記、房屋交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動等多個方面文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片等多方面內容的文件材料。所以，為了提高管理效率，房屋檔案管理更需要引進計算機科技方面，如何能夠保證合理的將計算機技術使用在房屋檔案管理中，這也是我國房屋檔案管理改革的要討論的問題。

1．計算機技術與房屋檔案管理的關系

隨著計算機產業(yè)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術已成為人類社會必不可少的一部分，其優(yōu)勢是海量資源、形式多樣以及人機互動。計算機技術已經屬于檔案管理中常用的工具，在有關于房屋檔案管理中，計算機利用一些軟硬件可以有持續(xù)計劃性的逐步執(zhí)行命令，可以大大的提高房屋檔案管理的工作效率。而我國的以前的一些檔案管理方式比較落后，計算機技術具有很多非常突出的優(yōu)勢，同時其展示方式也有多種多樣，這些計算機具備的優(yōu)勢能夠很好的幫助相關的存檔人員的業(yè)務內容，一方面，計算機可以保證房屋檔案不僅僅是單調的紙質文字資料，它的形式更加得豐富，存檔的內容具備多個形式，這些形式可以大大方便工作人員，同時也可以提供良好的計算機環(huán)境，而且計算機具備一定的互動性，能夠吸引到工作人員多使用計算機的興趣，可以幫助形成一種好學的氛圍。另一方面，計算機技術可以大大的吸引到普通的群眾參與，普通群眾可以時常關注到檔案的協(xié)作管理，同時這種計算機參與的方式還能起到為群眾普及科學知識的作用。

2．計算機技術融入房屋檔案管理結合

房屋檔案管理的目的是提高房屋文件材料的管理效率，這也是房屋管理的宗旨。而計算機技術應用其中的房屋檔案管理就是面向人民群眾，是從人民實際出發(fā)，注重開發(fā)檔案管理潛能，促進房屋檔案管理全面發(fā)展為基本目的。

2．1反映了科學的管理方法

計算機技術基本上綜合了房屋檔案管理進程中的所有方向，能一定程度反映其本身具備的科學價值，保證其管理的內容不僅恰好就是檔案管理的基本要求，而且也恰恰對應工作人員的偏好。例如計算機技術可以借助多核CPU的方式來提高檔案的讀寫速度;計算機技術也可以科學地使用統(tǒng)計學，調用多個方程進行分析，保證統(tǒng)計工作人員平日里能夠做到心中有數(shù);計算機技術還可以幫助人們認識到借助新型技術的現(xiàn)實好處，大大推動房屋檔案管理的改革進程;另外工作人員可以運用計算機技術來進行各種數(shù)據(jù)的計算與統(tǒng)計，省時又省力。

2．2方便檔案管理的有效開展

房屋檔案管理中的關鍵就是怎樣讓工作人員明確房屋檔案的分類與數(shù)據(jù)統(tǒng)計，使其掌握管理的要領，一般說來工作人員對具有清晰檔案圖像的記憶清楚，根據(jù)這一特點，我們可以借助多媒體將不同的分類形式、類型難點重點以及常見的工作失誤等制作成動畫，給工作人員播放，使工作人員積極參與其中。計算機技術的最大特點就是其自身具有的人機對話的界面，計算機的管理吸引工作人員，提高工作的積極性，工作人員從這其中能夠學習到一種服務人民的意識，把通過自己的工作來突出群眾的主體地位當成自己業(yè)務的出發(fā)點。形成一種創(chuàng)新性的房屋檔案管理體系，這就需要工作人員提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，讓群眾通過計算機管理方式來進行日常的監(jiān)督。群眾的主人翁角色就是指讓群眾參與檔案的管理，及時關注檔案的建立與保存，能夠主動參與、積極學習各種房屋檔案知識，能巧妙的運用互聯(lián)網進行信息的查詢以及反饋，促進工作人員與群眾的互動。

3、計算機技術在房屋檔案管理中的應用

計算機技術體現(xiàn)了應用科學手段的精神，它將隨著有關的硬件設備和網絡設備的不斷完善而逐漸走向成熟。在廣闊的管理領域，突破房屋檔案管理的禁錮，依據(jù)檔案的特點從而將計算機技術更好的融入其中，分析預測計算機技術在未來房屋檔案管理領域中的發(fā)展趨勢具有極其重要的現(xiàn)實意義。

3．1建設計算機技術的應用環(huán)境

加強建設計算機技術環(huán)境，必須要有一系列良好性能的硬件設施，而涉及到的房屋檔案管理機構，恰好可以借助這個機會好好規(guī)劃，且制定一個計算機技術發(fā)展目標，在此基礎上劃分成為一個個的小目標，通過各種途徑來籌備資金，購買形成計算機管理所需的硬件設備;當然這其中可以通過與電腦公司聯(lián)系，借助拉贊助的方式來降低硬件設施的費用。計算機技術的環(huán)境建設不僅要根據(jù)計算機硬件的具體數(shù)量，還需要積極配套計算機軟件，計算機的軟硬件的比例要協(xié)調，尤其是數(shù)字化數(shù)據(jù)庫方面，將一些精品管理資源用計算機技術構建起來，方便于工作人員的日常使用。

3．2提高工作人員的計算機技術

計算機技術要面向群眾。但是如何提高房屋檔案管理人員的計算機技能也是重中之重。包括人員對計算機技術基本概念的掌握，對計算機技術一些常用的軟件的使用，而且還要持續(xù)性的不斷更新計算機業(yè)務技能。

4．結語

隨著計算機技術的快速發(fā)展，房屋檔案管理已經成為最直接、最自然影響房屋檔案管理效率的因素之一，它的效果也是最顯著的，房屋檔案管理已經成為推進社會發(fā)展的主要內容之一。這要求在房屋檔案管理中，房屋檔案管理人員不僅要能夠廣泛熟練的應用現(xiàn)代技術來提高房屋檔案管理的有效性和效率，還要能夠通過科學的管理形式來突出群眾的主體地位，充分適應日益發(fā)展的社會要求。

作者：裴亞艷 單位：吉林省公主嶺市房屋產權管理中心

參考文獻:

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【關鍵詞】人事檔案；電子信息化；檔案管理

檔案資源的管理是每一個機關事業(yè)單位不可缺少的，重視人事檔案電子信息化管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數(shù)字化的產生，檔案管理打破傳統(tǒng)的人工管理，開始向電子信息化的管理模式上轉變，但是目前階段，人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)不同的問題，這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進而提升了人事檔案資源的利用率。

一、人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)代化辦公設備欠缺。現(xiàn)階段，大多數(shù)的機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理欠缺相應的硬件設備，這就導致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機關人事單位檔案室存在堆積物的現(xiàn)象，也沒有對應的防潮、防盜等管理對策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴重的脫節(jié)。由于檔案的調閱和查訪沒有很好的信息化手段的使用，從而影響了人事檔案電子信息化管理的完整和安全。此外，辦公設備的欠缺沒有讓人事檔案電子信息資源進行有效的利用，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源進行有效的利用。

（二）檔案檢索效率低。現(xiàn)在的人事檔案電子信息化管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有完全實現(xiàn)計算機的檢索，這在一定程度上影響了人事檔案信息檢索的準確率與速度，增加了檔案查閱的工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關人事單位的檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。

（三）檔案管理人員綜合素質問題。人事檔案電子信息化管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識和技能，這樣可以有效地利用數(shù)字化檔案管理設備。但目前階段的老員工，對網絡化信息接觸比較少，對信息化的知識學習起來比較困難，即使機關事業(yè)單位擁有了自己的信息化數(shù)字檔案管理設備，由于工作人員的技能問題，從而對信息化檔案管理無法順利進行。因此，機關人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識體系，提升自己的工作效率，達到電子信息化的檔案管理水準。

二、人事檔案電子信息化管理的對策

（一）創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。網絡信息技術的發(fā)展，給電子信息化的檔案管理提供了便利，方便了人們的日常工作，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。對于人事檔案電子信息化的管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內容比較多，因此，就需要人事單位建立一個高校的電子信息化管理系統(tǒng)。我們可以根據(jù)人事單位的實際情況，結合自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理，把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進行相關的處理，嚴格控制檔案信息儲存質量與安全，避免相關的硬件隱患，為人事檔案電子信息化管理創(chuàng)建一個有利的環(huán)境，這有利于人事單位工作的順利進展。

（二）提高電子信息化的管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網絡控制的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而提高人事單位電子信息化檔案管理的質量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對信息信息化的檔案管理進行系統(tǒng)性上的提升，還可以通過增加系統(tǒng)內部的儲存量，從而為人事資源的信息補充創(chuàng)造空間。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產品的結構和硬件的組成要依據(jù)嚴格的標準，這對電子信息化的人事檔案管理的系統(tǒng)的功能奠定了更新的基礎。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于人事檔案電子信息化管理，而系統(tǒng)功能得到了保障，使人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有了一定的安全性。3.檔案管理使用性能提升。人事檔案電子信息化管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產品，這對系統(tǒng)的維護性能具有相當?shù)膬?yōu)勢，對人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的重視，實現(xiàn)其在線升級的功能，可以使系統(tǒng)網絡具有開放性，保證了相關人員對檔案資源的調取和查閱，這樣人事檔案電子信息化的管理系統(tǒng)有了更強大的發(fā)揮空間，這有利于人事資源的高效利用。

（三）提升人事檔案管理人員的素質。檔案管理人員是人事檔案電子信息化管理的執(zhí)行者和操作者，這對檔案管理工作的質量具有一定的影響，這就需要人事檔案管理單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質。例如，對老員工進行現(xiàn)代化設備的學習，針對電子信息化的檔案管理進行相關的培訓工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現(xiàn)代化設備知識的學習和操作水平，進而了解其工作現(xiàn)狀。此外，還可以建立相關的激勵機制，鼓勵檔案管理人員對自身素質進行提升，以保證工作的開展需求，從而實現(xiàn)人事檔案電子信息化管理從管理型向服務型邁進。

三、結束語

綜上所述，信息技術的發(fā)展，對人事單位電子信息化的檔案管理提供了技術支持，這使人事檔案的管理打破了傳統(tǒng)的手工管理，讓檔案管理向信息化的趨勢發(fā)展，這種管理方式順應了時代的趨勢，有利于提高人事單位檔案管理的效率和質量，我們要不斷優(yōu)化與創(chuàng)新電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務于我們。

【參考文獻】

[1]趙玉榮.淺談人事檔案信息化管理的幾個問題[J].城市建設理論研究(電子版),2013(15).