序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理基礎范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。

那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷，數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范。沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范。有些標題不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。從科學與經(jīng)驗中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無參考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

2.重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3.結合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5.規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有請示報告等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫請示凡不要求批復的文件則寫報告等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質作用。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

1、分清輕重緩急，循序漸進

現(xiàn)代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應該本著有所用的目的展開，因此，現(xiàn)代檔案管理的準備工作必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎性工作，需要管理人員綜合社會的發(fā)展現(xiàn)狀，將所有的檔案進行重點和次重點的整體分類。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

4.用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率

主題詞雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關系。

篇(2)

檔案管理的基礎工作一般包括檔案資料的整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，工作內(nèi)容比較單一，但工作量非常大。檔案管理的基礎工作大多由人工完成，在進行檔案資料整理和分類等過程中會由于疏忽或其他因素的影響，造成檔案資料信息記錄不完整，甚至是檔案丟失，給檔案管理機構帶來不利的影響。因此，檔案管理機構和檔案管理工作人員必須重視檔案管理基礎工作，充分認識檔案管理基礎工作的重要性和作用。

1.促進檔案管理的規(guī)范化。

檔案管理基礎工作可以使檔案管理更加的規(guī)范化，檔案管理基礎工作主要是對檔案資料進行分類、整理、保管等一系列操作，認真、準確的完成檔案基礎工作可以簡化后續(xù)工作，加快提取有效的信息的速度和質量，提高工作效率，此外，還可以明確檔案資料的分類和編號，方便進行檔案資料查找，使檔案資料管理工作更加的規(guī)范。

2.提高檔案資料的準確性。

檔案管理基礎工作是后續(xù)檔案管理工作的基礎和依據(jù)，提高檔案管理基礎工作的準確性會對后續(xù)工作的進行有很好的幫助。特別是隨著計算機網(wǎng)絡技術的普及，檔案管理信息化建設已經(jīng)成為必然的趨勢，因此，檔案資料信息的編輯、匯總、分類等工作準確性就變的更加重要。

3.加快檔案管理的現(xiàn)代化進程。

當代社會，檔案管理工作現(xiàn)代化建設已經(jīng)成為必然。檔案管理基礎工作與可檔案管理現(xiàn)代化建設是相輔相成的關系，在計算機網(wǎng)絡強大的引擎和運算能力的幫助下，檔案資料的檢索和調取速度可以得到極大的提高。而檔案管理基礎工作的準確性和規(guī)范性，也減小了檔案管理現(xiàn)代化建設的工作量，保障了資料錄入的準確性。

二、檔案管理基礎工作中常見的問題

檔案資料的數(shù)量龐大，在進行整理和分類時，檔案管理工作人員的工作強度非常大，往往忽視了對檔案資料的檢查，在加上檔案管理機構對于檔案管理基礎工作不重視，就使檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)一些問題。

1.檔案管理基礎工作不受重視。

檔案管理基礎工作是對檔案資料進行整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，檔案管理的基礎工作往往工作強度很大，而且工作內(nèi)容單一，容易使檔案管理工作人員產(chǎn)生枯燥乏味的感覺，從而引起對工作的抵觸或者是應付了事。此外，許多檔案管理機構對檔案管理基礎工作的重要性認識不到位，日常工作制度也不完善，使得檔案管理工作混亂，檔案資料損壞或者是丟失問題頻發(fā)，嚴重影響了檔案管理工作的正常進行，給后續(xù)整理工作造成影響。

2.檔案的分類不合理。

檔案資料分類不合理也是檔案管理基礎工作中常出現(xiàn)的問題。由于檔案資料數(shù)量龐大，檔案管理機構管理不到位，使檔案資料分類不合理，甚至是混亂。尤其是有一些檔案管理機構沒有規(guī)范的分類標準，在進行檔案分類時往往是盲目的按時間分類，忽視了檔案資料的內(nèi)容，給檔案資料的查找?guī)砗艽蟮睦щy，增加了檔案管理人員的工作強度。

3.檔案的編號不準確。

檔案編號就像是檔案資料的身份證件一樣，每份檔案都是獨一無二的，但是在檔案管理工作中常常會出現(xiàn)一個編號多份檔案或者是一份檔案多個編號的問題，嚴重的影響了檔案資料的查找和歸檔工作。

4.缺少高素質的檔案管理人員。

許多檔案管理機構不重視人才的培養(yǎng)，造成高素質檔案管理人員嚴重短缺，許多資歷深的工作人員還是按照傳統(tǒng)的檔案管理模式工作，無法理解和應用信息化的檔案管理方法，對數(shù)字化檔案管理體系不了解，在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展。

三、加強檔案管理基礎工作的方法

檔案管理基礎工作對于整個檔案管理工作是非常重要的，因此，檔案管理機構必須采取科學有效的措施來加強檔案管理基礎工作，確保檔案資料的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)的準確性和規(guī)范性，保障檔案管理工作的正常進行。

1.提高工作人員對檔案管理基礎工作的認識。

在檔案管理工作中由于檔案管理機構的不重視或者是檔案資料基礎工作工作強度太大，檔案管理工作人員往往忽視了檔案管理基礎工作，工作狀態(tài)散漫，檔案資料管理不規(guī)范，影響了檔案管理工作的正常進行，因此，檔案管理機構必須要加強對工作人員的教育和培訓，要讓每一個工作人員認識到檔案管理基礎工作的重要性，在工作中規(guī)范自己的行為，保證檔案資料的準確和規(guī)范。

2.加強檔案管理的標準，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化。

檔案管理工作主要是對檔案進行分類、整理等一系列的工作過程，在對龐大的檔案資料進行整理時，往往會由于管理不到位而產(chǎn)生錯誤，影響了檔案管理的后續(xù)工作。此外，由于檔案管理機構的管理模式和規(guī)章制度各不相同，沒有統(tǒng)一的管理標準，在進行檔案資料的傳遞和共享時，會產(chǎn)生許多的問題。因此，必須要加強檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設。國家和各級政府要統(tǒng)一檔案管理制度，建立行業(yè)標準，各檔案管理機構要加強本單位的正規(guī)化建設，完善自身的管理體系，加強檔案管理工作人員的教育工作，提高檔案管理工作人員的自覺性，在工作中嚴格遵守規(guī)章制度。

3.強化檔案管理信息系統(tǒng)。

信息技術的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設置關鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設置檢索信息時要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進行更新，保持與現(xiàn)代技術的同步性，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

4.提高檔案管理的安全性。

確保檔案管理和檔案資料的安全性也是檔案管理基礎工作必不可少的一部分。檔案資料的數(shù)量龐大，在進行管理時會非常的困難，一些檔案管理工作人員會疏忽對檔案資料的檢查，無法及時的發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞或者是丟失，因此，檔案管理工作人員必須重視檔案管理的安全性建設，要定期的對檔案資料進行檢查和整理，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞和丟失要及時采取補救措施，對于有條件的管理機構，要在檔案室安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案資料的安全。

四、結語

篇(3)

關鍵詞：檔案管理 數(shù)字化檔案 自動化 電子文件

電子文件的原始完整和真實可靠；歸檔制度的創(chuàng)新，包括歸檔文件整理、鑒定、編目工作的提前進行，對傳統(tǒng)的按部就班的手工管理方式提出了新的挑戰(zhàn)；文件檔案工作“一體化”使得文檔工作真正“一條龍”式的全程管理開始實踐。

21世紀初，我國檔案工作的基本策略是實行紙質、電子雙套制并行歸檔和管理。隨著社會的發(fā)展和技術的進步，隨著公眾檔案意識的增強，數(shù)字化檔案將逐漸成為檔案館實施管理和提供利用的主流對象。面對數(shù)字化的文件與檔案的易逝性、易變性、信息及其載體的易分離性、電子環(huán)境和應用程序的依賴性等特點，要保證數(shù)字文件的真實完整和準確有效，檔案工作者不得不提前介入到文件形成與管理的前期工作中，才能保證電子文件歸檔后形成檔案的真實有效的平整價值特性，才能使所有文件的現(xiàn)行有效性在質量上得到保證。文件連續(xù)體理論倡導者Frank Upward等人提出的對文件進行“檔案化管理”的理念是值得我們深思的，這一管理理念將逐漸會滲透到現(xiàn)代檔案工作的實踐過程中。

一、提前介入的必要性

提前介入實際上是引起檔案工作者從文件的形成階段就開始介入到電子文件的管理工作構成，引起檔案工作者不僅能夠通過網(wǎng)絡使用電子文件管理系統(tǒng)，實施文件處理過程前端監(jiān)控，而且應在電子文件管理信息系統(tǒng)的設計和研制階段就參與需求調研和系統(tǒng)分析，將檔案管理的思想和方法融入到系統(tǒng)的設計過程。這種從文件形成階段就開始考慮檔案的歸檔和保存要求，目的是能夠準確定位歸檔范圍、確保歸檔文件的質量，保障電子文件歸檔后形成檔案的憑證性、價值型和完整有效性。

只有通過對電子文件形成過程加強控制，檔案工作者才能夠收集到完整、準確的電子文件元數(shù)據(jù)及北京信息等，了解和認識電子文件的管理特性，做好歸檔鑒定、歸檔移交、數(shù)據(jù)轉換與數(shù)據(jù)遷移等工作，最終對歸檔后的數(shù)字化檔案實施有效管理。

在已經(jīng)實施文檔一體化信息系統(tǒng)的機關、企事業(yè)單位，文件與檔案實行了一體化管理，在網(wǎng)絡信息系統(tǒng)中，歸檔工作體現(xiàn)為文件管理權限的移交和文件內(nèi)容的鎖定，這必然要求檔案室的工作人員要熟悉系統(tǒng)的使用方法，關注電子文件歸檔前的管理模式和運行特點，要求檔案工作提前介入到電子文件的管理過程中。

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。

在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發(fā)展。在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。

二、提前介入的工作內(nèi)容

（1）在進行辦公自動化或電子文件管理信息系統(tǒng)設計時，即電子文件管理信息系統(tǒng)建設之前，由檔案工作者會同相關的項目工作者、系統(tǒng)設計人員、文件工作者、業(yè)務工作者一起，就文件未來是否需要留、存多久，以及諸如文件著錄、標引或利用現(xiàn)代信息技術整理檔案信息和提供檔案利用等各方案因素進行整體設計和分析，從檔案管理的角度對文件從源頭上進行控制，確定檔案的歸檔范圍，保證歸檔工作的質量，確保數(shù)字化檔案的完整性。

據(jù)有關權威部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，隨著各行業(yè)在生產(chǎn)、管理上信息化程度日益增高，計算機泄密行為也呈上升趨勢。而計算機泄密最大的特點就是較之一般侵占案件，其手段更隱蔽、危害也更大。一個惡意的機密泄露事件往往會給企業(yè)造成難以估量的后果：輕則需要投入巨額資金進行補救，重則會將一個企業(yè)置之死地。

（2）將檔案管理的一些工作環(huán)節(jié)提前到文件管理階段來進行。如文件的收集、鑒定、整理等工作。這里所說的收集對象不再是傳統(tǒng)意義上的對“應歸檔”文件實體的簡單收集，而是包括了對文件內(nèi)容、文件形成背景信息、元數(shù)據(jù)信息等的過程控制與收集。凡是可能在文件形成時生成的數(shù)據(jù)，包括描述文件的內(nèi)容、結構、北京、版本、生存環(huán)、存在狀態(tài)等各方面的信息，均要及時進行采集、保存和整理。同時，對于文件形成流轉過程中的收文、發(fā)文、會簽及其他處理過程方面的信息，則需要進行實時追加。“所有數(shù)據(jù)均為一次采集，終身使用”。這里的“終身使用”是指包括文件現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和最終轉化為檔案的整個生命周期。文件的背景信息、元數(shù)據(jù)信息、應用程序閱讀器等都是文件的伴生物，是文件整個生命周期中不可分割的組成部分，是從一開始就隨著文件的制作形成而產(chǎn)生并不斷追加的一個過程，是保證文件真實完整、準確可靠、可讀有效的不可或缺的組成部分。

（3）歸檔范圍、保管期限等方面的確定也應提前到文件管理階段。雖然在紙質文件的管理中，這些制度也是在文件歸檔之前確定的，但針對電子文件，歸檔范圍與保管期限等的確定的提前介入?yún)s具有不同的內(nèi)容與含義。

數(shù)字信息時代，電子文件歸檔范圍、保管期限的確定，首先是由檔案部門會同文書部門和業(yè)務部門的工作人員一起制定標準和規(guī)范，但其實施執(zhí)行卻與傳統(tǒng)的檔案管理流程有所不同。檔案工作者參與文件（檔案）管理信息系統(tǒng)的設計，把文件形成規(guī)則、歸檔范圍、保管期限等規(guī)定都植入系統(tǒng)當中，促使系統(tǒng)開發(fā)者在進行軟件設計的過程中，充分考慮檔案工作的需求，變被動為主動。

篇(4)

關鍵詞：城建檔案；基礎性工程；存在問題；對策分析

引言

城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設及管理活動中直接形成對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它作為城市建設的真實記錄和歷史憑證，是城市規(guī)劃管理和城市建設工作的重要組成部分。隨著城市化進程的加快和城市化水平的提升，城建檔案作為城市建設的重要信息資源，在城市建設活動中發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，一定要努力做好城建檔案的管理工作，更好地為城市建設提供優(yōu)質的服務，以適應新形勢發(fā)展的需要。

一、城建檔案管理的重要性

檔案管理，也稱之為檔案工作。其管理的對象是檔案，是檔案館直接對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供運用服務的各項工作的總稱，也是檔案事業(yè)最基本的組成部分。城建檔案管理在經(jīng)濟建設和各項社會事業(yè)中的作用越來越大，日益受到大家的關注。作為城建檔案在進行社會管理，提供公共服務、保障城市生產(chǎn)生活秩序，維護城市安全，應對城市突發(fā)事件工作中發(fā)揮著重要作用。對城建檔案進行科學管理是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理的一項基礎性工作，是建設行政主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監(jiān)管和執(zhí)法監(jiān)督的重要依據(jù)。城建檔案是在城市規(guī)劃、建設及管理過程中形成的，它既是城市規(guī)劃、建設和管理的依據(jù)，又是科研工作的信息資源。開發(fā)城建信息資源，為城市建設服務，是城建檔案的根本宗旨。提升城建檔案的科學管理，是城建檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

二、城建檔案管理基礎性工作中存在的問題

（一）、檔案資料不全

在實際的檔案管理中發(fā)現(xiàn)，部分檔案資料不全，也有部分檔案資料無法得到有效利用。在城建檔案館最開始出現(xiàn)時，城建檔案相關工作人員對工作沒有足夠重視，這使得檔案收集困難、管理方式不夠完善等問題頻繁出現(xiàn)。檔案建設管理部門工作被動也導致入庫檔案資料不夠完整，檔案質量沒有太多有效保證。城建檔案館的內(nèi)容不全面、結構不合理這樣的問題給城市檔案利用帶來許多麻煩。

（二）、檔案管理的法規(guī)、制度執(zhí)行力度不夠

檔案管理工作雖然不直接產(chǎn)生各項經(jīng)濟、社會利益等，但是檔案的內(nèi)容與國家的經(jīng)濟、政治、社會、文化等各方面發(fā)展有著密切的聯(lián)系，因而檔案管理工作是一項十分重要和嚴謹?shù)墓ぷ鳌楸ＷC其順利開展，國家一般都會制定相應的法律、規(guī)定、制度等予以保證和制約。我國城建檔案管理的相關法規(guī)、制度的制定工作雖起步較晚，但發(fā)展到現(xiàn)在，各省、市基本都已出臺了相關規(guī)章辦法。法規(guī)、制度的執(zhí)行情況直接決定了其價值的實現(xiàn)情況，法規(guī)制度執(zhí)行不力，直接影響到城建檔案管理工作的順利開展。

（三）、城建檔案信息化建設滯后

目前，城建檔案信息化管理水平普遍不高，還有待進一步提升，主要表現(xiàn)在：有的地區(qū)計算機管理城建檔案只達到目錄級，還沒有達到文件級，管理對對象還停留在傳統(tǒng)的紙質檔案；個別地區(qū)還沒有安裝城建檔案管理系統(tǒng)軟件；館藏存量檔案數(shù)字化進程緩慢；全市城建檔案目錄中心建設步伐緩慢；城建檔案信息化人才支撐，檔案信息化建設設備投入不足；數(shù)字檔案還未實現(xiàn)通過局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、查詢等等問題。

三、加強城建檔案管理基礎性工作的對策

（一）、以先進的信息技術為基礎，打造出色的管理團隊

先進的信息技術能夠促進城建檔案管理工作的系統(tǒng)化，引進信息技術就需要進一步實現(xiàn)信息化操作，而信息化操作需要工作人員強化學習，利用科學的設計來保障城建管理能夠產(chǎn)生最大的效益。引入先進的信息技術只是一個基礎工作，最重要的還是在此基礎上打造出色的管理團隊。打造出色的管理團隊需要從兩方面著手，一是引進專業(yè)技術強的優(yōu)秀人才，二是對部門管理人員進行定期的培訓。引進專業(yè)技術強的優(yōu)秀人才可以通過各大高校相關專業(yè)的畢業(yè)生進行人才選拔，以此保障選拔人才的質量。對部門管理人員進行培訓需要注重管理人員各方面的潛質，以此確保他們在工作中能發(fā)揮出最大的作用。

（二）、做好基層管理工作

檔案工作者在工作當中首先就是要妥善管理檔案，管理質量直接會影響到檔案的使用質量，它起到了重要的紐帶作用，它也是基礎工作中最為重要的成果，在工作中要轉變以往保守的重視管理但是輕視利用的觀念，主動為檔案信息的使用者提供優(yōu)質的服務，按照檔案管理的相關原則來說，應該充分的考慮到當?shù)氐臋n案工作實際，制定一個切實可行的措施，這樣才能真正的做好檔案的整合和管理工作，為日后檔案信息的使用也奠定了良好的基礎，在實際的工作中，對相關環(huán)節(jié)必須認真的落實，還要以最積極的態(tài)度來面對自己的日常工作，同時還要對室內(nèi)的溫度進行有效的控制，不能讓紙張受潮，否則就很容易出現(xiàn)變形的現(xiàn)象，這對長期保管紙質檔案是非常不利的，所以一定要在指定的地點進行閱覽，還要制定相應的借閱制度，這樣才能保證其合理的利用。

（三）、開展數(shù)字化建設工作

城建檔案包含了巨大信息，為了使這些信息服務于城市管理、為領導層提供決策參考，實現(xiàn)城建檔案價值的最大化，開展數(shù)字化建設，用有效手段優(yōu)化、整合這些信息是不可缺少的。我市城建檔案館為在推動城市發(fā)展中占一席之地，經(jīng)過多次探討、調研后決定開展數(shù)字化建設工作。一方面通過招標采購一套硬件設備及城建檔案管理系統(tǒng)，構架自己的網(wǎng)絡環(huán)境，制定標準化管理制度，建立規(guī)范的城建檔案信息中心。另一方面，開展館藏檔案的數(shù)字化工作。數(shù)字化的信息是建設的基礎，主要從兩個方面來收集數(shù)字化的信息：一是對已接收進館檔案，由我館組織進行數(shù)字化。二是對未接收進館的檔案要求移交單位按照行業(yè)標準數(shù)字化后，我館對其進行接收管理，從源頭上解決檔案數(shù)字化問題。

（四）、提高檔案人員的素質

檔案管理的相關工作人員要主動借助各種網(wǎng)絡信息工具并加強學習，通過網(wǎng)絡、圖書館等多種渠道搜集檔案管理的相關資料，轉變管理思想，結合成功案例，逐步提升自身的管理水平，通過培訓的方式提升檔案管理人員能力和素質，在培訓過程中，要具有針對性和目的性，緊密結合相關檔案管理人員的實際情況分門別類地進行，從而保障培訓效果，全面提升檔案管理工作人員的綜合素質，為檔案管理部門和企業(yè)提供必要的管理人才。

結束語

總之，以依法治檔、科學管檔為主題，提高全社會檔案意識，加強檔案干部隊伍建設，完善城建檔案工作體制、夯實城建檔案基礎業(yè)務建設、提升城建檔案工作服務能力，為我市城建檔案事業(yè)科學發(fā)展做出積極貢獻。這樣著力做好城建檔案管理工作，才能適應新時期城建檔案管理工作模式，實現(xiàn)高效、快速、科學發(fā)展，創(chuàng)造和諧健康的工作環(huán)境，又快又好推動城建檔案工作的全面發(fā)展。

參考文獻

[1] 衛(wèi)紅.適應形勢搶抓機遇努力做好城建檔案管理工作[J].城建檔案，2014，05：33-34.

[2] 林艷.城建檔案管理工作中法律意識的凸顯[J].城建檔案，2011，12：37-38.

篇(5)

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具，其首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。

那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足或較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案大多內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中。檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多。二是案卷標題不規(guī)范，有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案數(shù)量越大，存在的類似問題就越嚴重。

從以上情況來看，我國目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件，需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經(jīng)驗中都可以獲知，要想提高檔案管理的水平，就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以首先要剔除這些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

2.重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚或內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化檔案管理、科學保管，而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3.結合實際，規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各類檔案保管的條件存在差異，再加上計算機管理又提出了新的技術性要求，所以我們應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)，根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合自己著錄工作的著錄細則。

4.統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度，以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標準，盡量做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5.規(guī)范題名，保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準，因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種（必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊。如果題名冗長，則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名，“請示報告”等含義不清的文種，很影響檢索的準確率。所以我們應將要求批復的文件寫“請示”，不要求批復的文件則寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能，將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄，為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

三、加快數(shù)據(jù)準備，推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些保管時間較長的綜合性檔案來講，由于檔案案卷多著錄工作，不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。我們在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，對所有卷宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2.分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。對那些特殊形式的檔案，如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

4.用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。怎樣取其利避其弊？我們認為可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯——關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標引速度慢、計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關系。

篇(6)

關鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；基礎工作

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多、案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、檔案管理基礎工作存在的主要問題解決辦法

（一）實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

2.重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3.結合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5.規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

（二） 加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2.分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

參考文獻

篇(7)

主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。

2、檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。

3、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

4、案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。

5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。

6、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、提高檔案管理基礎工作的建議

1、 結合實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

2、 統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

3、全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

4、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

5、規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質作用。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

1、分門別類

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

2、分級次著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分清輕重緩急