序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇畢業(yè)檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

1系統(tǒng)架構(gòu)與技術(shù)分析

1.1系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)是基于Web的應(yīng)用系統(tǒng),涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過瀏覽器訪問網(wǎng)站進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作,能很好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

1.2技術(shù)分析

本課題開發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu)。

在客戶端運(yùn)行瀏覽器,提供用戶接口,負(fù)責(zé)產(chǎn)生用戶的請求,并接受WEB服務(wù)器傳遞的WEB頁面數(shù)據(jù);WEB服務(wù)器接收請求,將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器能識別的SQL語句,傳遞給數(shù)據(jù)庫服務(wù)器,數(shù)據(jù)庫服務(wù)器執(zhí)行后將結(jié)果返回給WEB服務(wù)器,WEB服務(wù)器將結(jié)果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù),B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)開放性好,易維護(hù)、易擴(kuò)展。客戶端瀏覽器只跟WEB服務(wù)器交換數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)安全性比較高。

2系統(tǒng)需求分析

針對于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過網(wǎng)絡(luò)很方便地查詢自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能對畢業(yè)生檔案的有關(guān)信息進(jìn)行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠?qū)z留學(xué)生的檔案進(jìn)行有效管理。(3)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權(quán)限在網(wǎng)上對該系統(tǒng)內(nèi)畢業(yè)生檔案進(jìn)行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權(quán)限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實(shí)用,可靠,能夠按要求備份數(shù)據(jù)庫。

3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

由于本系統(tǒng)是面向特定的對象,所以用戶進(jìn)入系統(tǒng)先應(yīng)該進(jìn)行身份驗(yàn)證。根據(jù)不同的用戶,進(jìn)入到不同的管理界面,完成相應(yīng)的功能。

系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構(gòu)成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、遺留學(xué)生信息管理、打印功能、檢索功能等。

普通用戶實(shí)現(xiàn)的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢功能。而系統(tǒng)用戶實(shí)現(xiàn)的功能則包括以下幾點(diǎn)。

(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設(shè)置與修改;②用戶管理:系統(tǒng)支持多級權(quán)限管理。系統(tǒng)管理人員可對系統(tǒng)信息進(jìn)行維護(hù)、編輯、檢索、打印并對系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護(hù):畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的維護(hù)——按年度,每年一個(gè)畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫,進(jìn)行畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的匯總與修改;打印方式的維護(hù)——根據(jù)機(jī)要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務(wù)中心的等檔案機(jī)要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時(shí)間及使用的相關(guān)記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行備份。

(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統(tǒng)用戶,能以多種方式對畢業(yè)生檔案的各種信息情況進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索;對于普通,能在客戶端計(jì)算機(jī)瀏覽器上通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檢索,對畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學(xué)號;打印功能:將檔案轉(zhuǎn)遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。

4數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

4.1數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

根據(jù)高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網(wǎng)絡(luò),畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個(gè)人情況信息:學(xué)號、姓名、性別、專業(yè)名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學(xué)時(shí)間、學(xué)制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時(shí)間、畢業(yè)去向、派遣報(bào)到證號、就業(yè)狀況;(3)檔案轉(zhuǎn)遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時(shí)間——畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出所在高校的時(shí)間、檔案郵寄號碼——高校學(xué)生檔案管理部門轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時(shí)的編號、檔案機(jī)要編號——檔案轉(zhuǎn)遞機(jī)要部門的郵寄編號、檔案回執(zhí)——由高校學(xué)生檔案管理部門隨檔案轉(zhuǎn)出,用人單位或人事部門收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據(jù),這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據(jù);(4)遺留學(xué)生檔案信息:學(xué)號、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他相關(guān)說明。

由于涉及到的數(shù)據(jù)量不大,所以采用了access數(shù)據(jù)庫,設(shè)計(jì)完成了用戶表、檔案轉(zhuǎn)遞信息表、學(xué)生信息表、遺留學(xué)生檔案信息表、就業(yè)信息表。

4.2系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

本系統(tǒng)基于平臺開發(fā),用2005作為開發(fā)環(huán)境,界面設(shè)計(jì)采用了Dreamweave,IIS作為Web服務(wù)器,數(shù)據(jù)存儲采用Access,通過編程實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的功能,系統(tǒng)中涉及的關(guān)鍵技術(shù)有:數(shù)據(jù)庫連接、條件查詢、備份數(shù)據(jù)庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。

篇(2)

關(guān)鍵詞　高職院校　畢業(yè)生　檔案管理

中圖分類號：G715 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A1 我校高職畢業(yè)生檔案的管屬部門及內(nèi)含

高職畢業(yè)生的檔案管理有的學(xué)校放在綜合管理部門，實(shí)行綜合管理；有的院校放在學(xué)生工作管理系統(tǒng)，由學(xué)生處統(tǒng)一管理；而有些院校放在各個(gè)學(xué)院、系部，實(shí)行分散管理。我校由各系專人負(fù)責(zé)、輔導(dǎo)員監(jiān)管，畢業(yè)生提取檔案需要攜帶畢業(yè)證、身份證、報(bào)到證等相關(guān)證件到系里領(lǐng)取。在特殊情況下，畢業(yè)生檔案暫時(shí)不能轉(zhuǎn)走，比如：處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者；欠學(xué)費(fèi)者；處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者，成績不合格者。監(jiān)管學(xué)生檔案的輔導(dǎo)員老師在學(xué)生領(lǐng)取檔案時(shí)告知學(xué)生應(yīng)該注意的事項(xiàng)有：第一，學(xué)生檔案是個(gè)人的重要資料，不能在個(gè)人手里存放；第二，學(xué)生個(gè)人不得自行拆封，應(yīng)由就業(yè)單位檔案管理部門拆封等。

高職畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成教育部、學(xué)校、各專業(yè)人才培養(yǎng)方案中所有需要完成的項(xiàng)目學(xué)生個(gè)人的干部身份檔案。我校高職畢業(yè)生檔案里面的內(nèi)容有：高中學(xué)籍表；高考電子檔案；學(xué)生黨團(tuán)關(guān)系；每個(gè)學(xué)期學(xué)生綜合素質(zhì)考核表；各種評優(yōu)登記表；實(shí)習(xí)成績考核表；畢業(yè)論文答辯開題報(bào)告；畢業(yè)論文答辯成績單；畢業(yè)生登記表；綜合成績單；學(xué)生誠信檔案；全國普通高校專科畢業(yè)生就業(yè)通知書等材料。

2 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識不強(qiáng)，管理不規(guī)范

高職院校檔案管理和建設(shè)主體的重視程度不夠，意識不強(qiáng)，直接給管理工作帶來困難，也造成檔案管理中的混亂。在實(shí)際工作中，存在著輕視此項(xiàng)工作，不少檔案管理部門只遵循下發(fā)的《干部人事檔案材料收集規(guī)定》，并沒有形成自己的檔案細(xì)則和規(guī)定。在執(zhí)行過程中，存在不及時(shí)歸檔、亂歸檔等現(xiàn)象，檔案不能避免有丟失情況，等發(fā)現(xiàn)后再補(bǔ)材料和檔案，造成和原始材料的不一致。有的學(xué)校檔案管理者不固定，這直接造成管理混亂，導(dǎo)致人事檔案缺乏嚴(yán)肅性。

2.2 口袋檔案和棄檔現(xiàn)象逐年增多

口袋檔案是指畢業(yè)生拿到自己檔案后，沒有將自己的檔案放到所任職單位檔案管理部門，也沒有放在檔案的人才中心，就直接放在家中，這種現(xiàn)象的產(chǎn)生一方面是因?yàn)楫厴I(yè)生急于就業(yè)，并沒有簽訂正式的勞動協(xié)議，另一方面也有不少是用人單位并沒有檔案存放部門。也有的高職畢業(yè)生為了自己以后方便換單位——跳槽，檔案直接就放自己“口袋”里。甚至有些畢業(yè)生畢業(yè)以后長期將檔案放在學(xué)校，好像“永遠(yuǎn)”沒有檔案一樣，增加了學(xué)校檔案管理者的工作復(fù)雜度。

2.3 檔案管理手段陳舊落后，設(shè)備不先進(jìn)

由于高職院校對檔案不夠重視，管理投入有限，有的院校沒有專門的檔案管理部門，有許多檔案管理人員是身兼數(shù)職，沒有將全部精力放在檔案管理工作中，對任課老師、輔導(dǎo)員和學(xué)生檔案填寫材料歸檔不及時(shí)，目前大多數(shù)高職院校仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，整檔材料繁瑣復(fù)雜，加上每個(gè)學(xué)期都有新資料加入，歸檔人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆裝訂等大量工作，沒有時(shí)間考慮開發(fā)案宗的內(nèi)在信息，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理并沒有派上用場。

2.4 檔案私拆、涂改、丟失等不良現(xiàn)象存在

有的畢業(yè)生拿到檔案以后，馬上想知道這個(gè)袋子里裝的是什么，尤其在意在校期間一些表現(xiàn)，比如：教師評語、思想品德、畢業(yè)答辯成績等，在沒有聽清輔導(dǎo)員老師或者檔案管理員的要求和強(qiáng)調(diào)時(shí)，就已經(jīng)將自己檔案袋打開，甚至有些看到自己的表現(xiàn)和成績不算優(yōu)秀，立刻就拿起筆將自己的檔案材料涂改，還有部分同學(xué)在學(xué)期間表現(xiàn)不是太優(yōu)秀，個(gè)別學(xué)生就想到了棄檔或者將自己檔案弄丟等等。

2.5 高職院校檔案管理者檔案轉(zhuǎn)交和查詢管理不規(guī)范

高職院校還沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成發(fā)放檔案的過程隨意性很大，很不規(guī)范。有些學(xué)生的檔案采取機(jī)要傳遞方式，有些采取校方送達(dá)，有些學(xué)生直接將檔案帶走，也有不少是請人呈交等等。形式的不統(tǒng)一造成檔案發(fā)放的混亂，有時(shí)會出現(xiàn)“人在檔案無”、“檔案有人無”等問題。

3 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作完善措施

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保證畢業(yè)生的檔案質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)該統(tǒng)一各個(gè)部門各個(gè)學(xué)院系部意見，綜合討論人才培養(yǎng)方案，制定全校統(tǒng)一的載入學(xué)生檔案材料的全部內(nèi)容，做好對外宣傳等工作。另外，各學(xué)院、系部、各專業(yè)、各班級針對自己的特殊情況，研究完善入載檔案內(nèi)容，做到檔案個(gè)性化、特色化，將系部和專業(yè)宣傳出去。規(guī)定學(xué)校專門派一名領(lǐng)導(dǎo)直接掛帥管理，各學(xué)院各系部各班級有專門的檔案管理人員。

（2）重視宣傳，強(qiáng)化學(xué)生的檔案意識。從教育入手，使學(xué)生重視個(gè)人檔案。使學(xué)生從入學(xué)教育就懂得檔案的重要性，跟學(xué)生介紹檔案中存放的材料都有哪些，這些材料是過去的一個(gè)寫照，只有歷史是不能更改的。畢業(yè)生應(yīng)樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，對于以后自己的工齡、保險(xiǎn)、升遷、轉(zhuǎn)正定級等方面都有好處。

（3）提高檔案管理者的認(rèn)識，加強(qiáng)檔案管理者的素質(zhì)提升。從樹立責(zé)任心和端正工作態(tài)度開始，檔案管理者必須有較強(qiáng)的保密意識。學(xué)校應(yīng)經(jīng)常組織檔案管理校內(nèi)外的培訓(xùn)交流，全面提高檔案管理者的素質(zhì)，從技術(shù)手段上提高管理檔案的科學(xué)性。

（4）完善制度，完善檔案管理的各項(xiàng)制度。比如：建立臺賬制度，歸檔人員使用記錄、材料補(bǔ)充填入記錄制度等。每學(xué)年進(jìn)行學(xué)校檔案管理評比活動，及時(shí)表揚(yáng)先進(jìn)，對表現(xiàn)不足的環(huán)節(jié)提出建議，進(jìn)行修改。每學(xué)期定期進(jìn)行補(bǔ)充材料，歸檔材料入檔，畢業(yè)學(xué)期進(jìn)行全面大檢查，進(jìn)行查漏補(bǔ)缺等工作，保證畢業(yè)生檔案質(zhì)量。

（5）提高檔案管理的手段和方法，對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。在現(xiàn)階段中各高職院校檔案管理手段比較陳舊。我們?nèi)绻J(rèn)識到紙質(zhì)檔案管理的弊端，花費(fèi)的人力、物力、財(cái)力較大。如果我們推行或者實(shí)施紙質(zhì)檔案、電子檔案的雙套式管理，這樣可以滿足本地利用和異地利用并舉，切實(shí)提高服務(wù)意識。

總之，高職院校畢業(yè)生檔案管理的好壞，直接影響到學(xué)校的聲譽(yù)和學(xué)生個(gè)人的切身利益。作為高職院校，檔案管理工作者應(yīng)該不斷提高收集、整理、保管、利用、傳遞等方面的本領(lǐng)，做好管理的科學(xué)化、規(guī)范化，為學(xué)校服務(wù)，為畢業(yè)生和用人單位服務(wù)。

L芑鶼钅浚?010年校級課題《高職生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)研究》的研究成果；2011河北省教育廳課題《高職高專學(xué)生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)路徑研究》的前期成果，課題編號S2011214

參考文獻(xiàn)

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[3]　李瑛.高校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題與建議[J].實(shí)踐與探索,2010(7):255.

篇(3)

【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生人事檔案管理對策與思考

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,我國教育體制和用人制度進(jìn)行了相應(yīng)的改革,國家培養(yǎng)人才的方式方法發(fā)生了很大變化,大中專畢業(yè)生的就業(yè)制度改革也不斷深入,打破了人才由國家培養(yǎng),統(tǒng)一分配的傳統(tǒng)做法。取而代之的是供需見面、雙向選擇、擇優(yōu)錄用的高校畢業(yè)生就業(yè)工作新機(jī)制。隨之而來的是高校畢業(yè)生的人事檔案管理的管理機(jī)構(gòu)、檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞渠道、管理方法、開發(fā)利用、重視程度等各方面出現(xiàn)了很多與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象,出現(xiàn)了隨意涂改檔案內(nèi)容、檔案自我管理、由于企業(yè)破產(chǎn)造成檔案丟失、企業(yè)員工不能辦理退休、因?yàn)闄n案內(nèi)容不全不能夠辦理社會保險(xiǎn)繳納、轉(zhuǎn)移等諸多問題,大大制約了高校畢業(yè)生的就業(yè)與合理流動。近期,就進(jìn)入我市就業(yè)的高校畢業(yè)生采取了座談交流會、書面統(tǒng)計(jì)和實(shí)地調(diào)查形式,對高校畢業(yè)生人事檔案管理的情況進(jìn)行了深入調(diào)研。

1我市高校畢業(yè)生檔案管理工作現(xiàn)狀

高等學(xué)校畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生政治表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、個(gè)人特長、身體狀況以及在校獎懲情況等綜合記錄,是用人單位了解畢業(yè)生,挑選人才,合理使用人才的重要依據(jù)。我市人力資源行政管理部門高度重視高校畢業(yè)生的人事檔案管理工作,東營市畢業(yè)生就業(yè)辦公室和東營市人才服務(wù)中心是專門負(fù)責(zé)我市生源畢業(yè)生和來我市就業(yè)的大中專畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)的專門機(jī)構(gòu)。主要服務(wù)范圍是學(xué)生報(bào)道、檔案轉(zhuǎn)遞、就業(yè)協(xié)議簽訂、就業(yè)培訓(xùn)、創(chuàng)業(yè)扶持、三支一扶考試、職業(yè)介紹、社會保險(xiǎn)繳納等一系列針對畢業(yè)生就業(yè)的管理與服務(wù)工作。2009年,我市接收高校畢業(yè)生共計(jì)有12108人,登記就業(yè)10590人,未就業(yè)1518人,就業(yè)率達(dá)到87.5%。

2存在的主要問題

(1)管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一

我市現(xiàn)管理高校畢業(yè)生檔案的部門大致有五類機(jī)構(gòu):一是考取了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的高校畢業(yè)生,由用人單位上級行政部門進(jìn)行管理。二是未就業(yè)或到非公企業(yè)就業(yè)的高校畢業(yè)生由人力資源和社會保障部門所屬的人才服務(wù)中心和職業(yè)介紹中心管理;三是師范類高校畢業(yè)生由教育行政部門進(jìn)行管理;四是具有人事管理權(quán)限的國家企業(yè)或國有控服企業(yè),例如:國有四大銀行、商業(yè)銀行、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、電力部門等。五是由于學(xué)校和學(xué)生個(gè)人的原因,還有相當(dāng)數(shù)量的學(xué)生檔案目前還存放在原學(xué)校、學(xué)生個(gè)人手中或非公企業(yè)人力資源部。

(2)轉(zhuǎn)遞渠道不規(guī)范

現(xiàn)在高校畢業(yè)生的檔案大部分由學(xué)校直接寄往學(xué)生畢業(yè)前所簽約單位所在城市的高校畢業(yè)生就業(yè)機(jī)構(gòu),然后再由畢業(yè)生就業(yè)機(jī)構(gòu)根據(jù)高校畢業(yè)生畢業(yè)生所簽約單位所在市縣區(qū)將其人事檔案轉(zhuǎn)遞至所在市縣區(qū)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。有的高校為了就業(yè)率,直接將學(xué)生檔案寄往學(xué)生所簽約用工單位。過了幾個(gè)月這個(gè)學(xué)生要求到其它企業(yè)工作時(shí),企業(yè)把檔案扣住,造成嚴(yán)重混亂。有一部分在學(xué)生畢業(yè)前將檔案讓學(xué)生自帶回家。有一部分學(xué)生檔案由于各種各樣的原因滯留在原就讀學(xué)校。

(3)檔案內(nèi)容更新不及時(shí)、內(nèi)容簡單、檔案內(nèi)容與檔案相對人不統(tǒng)一,個(gè)別有不真實(shí)的檔案材料。筆者在整理檔案過程中,發(fā)現(xiàn)同是研究生畢業(yè)的學(xué)生,有的有畢業(yè)設(shè)計(jì)書(論文)和學(xué)位認(rèn)定書,有的檔案沒有這類材料。有的一份人事檔案里面有兩名畢業(yè)生的人事檔案材料。還有的內(nèi)容十分單一,就三五張紙,沒有任何參考價(jià)值,特別是高職類或技工類學(xué)校畢業(yè)生的檔案內(nèi)容,很不完善。轉(zhuǎn)入人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的學(xué)生檔案,后續(xù)檔案材料不全面,無法依據(jù)檔案材料為其出具社會化證明材料。

(4)學(xué)生的檔案意識不強(qiáng),認(rèn)為“可有可無”。有的學(xué)生畢業(yè)十幾年了,還不知道自己的檔案在哪兒,也不知道評職稱、繳保險(xiǎn)、考資格證等各項(xiàng)社會化人才服務(wù)項(xiàng)目,結(jié)果耽誤了自己的職業(yè)發(fā)展。

3對策建議

(1)統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu),從制度上避免高校畢業(yè)生檔案多頭管理的現(xiàn)狀。大部分高校畢業(yè)生畢業(yè)后分布在在非公有制企業(yè),屬流動人員范疇。人發(fā)【1996】118號《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》明確:流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何單位和個(gè)人不得擅自管理流動人員人事檔案。流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。此《規(guī)定》的頒布明確了高校畢業(yè)生檔案的管理機(jī)構(gòu)就是各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何機(jī)構(gòu)不得擅自管理高校畢業(yè)生人事檔案,這為高校畢業(yè)生人事檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供了制度保證。下一步工作中必須加強(qiáng)人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理職能,加強(qiáng)人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)與畢業(yè)生就業(yè)部門的工作銜接,切實(shí)維護(hù)高校畢業(yè)生人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善人才流動社會化服務(wù)體系,促進(jìn)人才的合理流動。

(2)統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞渠道,從源頭上杜絕高校畢業(yè)生檔案管理混亂的局面。現(xiàn)在高校畢業(yè)生就業(yè)或未就業(yè)都必須在高校畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng)上注冊個(gè)人信息后,才能夠離開學(xué)校。所以各級各類學(xué)校、各級畢業(yè)生就業(yè)管理部門要充分利用高校畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng),在學(xué)生網(wǎng)上注冊時(shí),提前告知學(xué)生將其人事檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或戶籍所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何機(jī)構(gòu)不得接收學(xué)生檔案。然后各級人才服務(wù)中心再根據(jù)實(shí)際情況再細(xì)分到縣區(qū)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。這樣就不會出現(xiàn)學(xué)生找檔案,檔案找不到當(dāng)事人的情況。學(xué)生畢業(yè)后,用到人事檔案時(shí),會自覺到當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)來完善、查詢、利用自己的人事檔案,充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。

(3)提高檔案意識,拓寬服務(wù)內(nèi)容,發(fā)揮檔案價(jià)值。高校畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體,準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案,歷史全面地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實(shí)踐能力及個(gè)人特長等信息,是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。所以各級各類學(xué)校要重視學(xué)生在校期間的表現(xiàn),本著對社會負(fù)責(zé)、對學(xué)生負(fù)責(zé)的態(tài)度,及時(shí)準(zhǔn)確的將學(xué)生本人的各類檔案材料歸檔。為學(xué)生走向社會做好做一些必要的準(zhǔn)備。比如學(xué)生在校期間的榮譽(yù)、參加社會活動的證明、畢業(yè)論文設(shè)計(jì)等等,為用人單位提供必要的參考。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)也應(yīng)該適應(yīng)新形勢發(fā)展,就需要對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整,不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個(gè)人年齡、經(jīng)歷、社會關(guān)系等內(nèi)容,更要突出創(chuàng)建反映個(gè)人專長、知識水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個(gè)性化的內(nèi)容。創(chuàng)建能力檔案,重點(diǎn)記載個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個(gè)人才能的資料。

篇(4)

引言

檔案管理不僅能夠起到保護(hù)檔案的作用，更能夠延長檔案的使用壽命，進(jìn)而使檔案存在價(jià)值得到發(fā)揮。檔案管理工作中需要進(jìn)行分類、編號，以便于管理和使用。高校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時(shí)代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造更多利潤和財(cái)富，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的源動力，畢業(yè)生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國高校擴(kuò)招政策的實(shí)施，高校畢業(yè)生人數(shù)越來越多，畢業(yè)生檔案數(shù)量和信息量越來越大，高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨挑戰(zhàn)。當(dāng)前我國高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作現(xiàn)狀并不理想，各方面都有待完善。

一、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)送工作的意義

高校畢業(yè)生檔案屬于既要文件，記錄了學(xué)生主要經(jīng)歷、政治面貌、社會關(guān)系、學(xué)歷職稱、個(gè)人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業(yè)生社會活動的重要依據(jù)。畢業(yè)生檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，由學(xué)校交轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)管理，若無就業(yè)單位則由學(xué)校免費(fèi)保存兩年。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞需要按照《就業(yè)協(xié)議書》簽發(fā)《報(bào)到證》，完成轉(zhuǎn)遞檔案[1]。若就業(yè)單位是國有企業(yè)或企業(yè)事業(yè)單位那么檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位。如果是非公有企業(yè)，那么檔案轉(zhuǎn)遞到人才交流機(jī)構(gòu)。若離校未就業(yè)，則轉(zhuǎn)遞到戶籍所在地。對于高校畢業(yè)生來說不論考研、出國、就業(yè)都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關(guān)證明。對于企業(yè)來說，通過畢業(yè)生檔案，用人單位可以對學(xué)生基本情況有一個(gè)初步了解，是用人的重要依據(jù)。可見做好高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重要性和必要性。

二、當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問題

（一）缺乏對高校畢業(yè)檔案特殊性的重視

高校畢業(yè)生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉(zhuǎn)速度快、流動性強(qiáng)等特點(diǎn)，管理復(fù)雜性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)檔案。通常情況下畢業(yè)生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業(yè)生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當(dāng)前我國在高校畢業(yè)生檔案管理方面并沒有正確認(rèn)識到畢業(yè)生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應(yīng)付等現(xiàn)象，管理方式粗放，一些時(shí)候甚至不能保障畢業(yè)生檔案完整性。

（二）不規(guī)范

雖然我國已了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)定，當(dāng)前我國在高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業(yè)檔案管理的系統(tǒng)培訓(xùn)，并不具備專業(yè)檔案管理技能和知識，這嚴(yán)重影響了檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作效率和質(zhì)量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時(shí)常造成學(xué)生檔案的遺失、損壞。

（三）管理方式落后

隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴(kuò)大，高校畢業(yè)生數(shù)量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作復(fù)雜性也隨之提高。但當(dāng)前大多機(jī)構(gòu)在高校畢業(yè)生管理中仍停留在老模式、老思路當(dāng)中。當(dāng)前不僅學(xué)生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術(shù)的運(yùn)用[3]。傳統(tǒng)人工管理模式已無法適應(yīng)新形勢下日益復(fù)雜的檔案管理工作需求，傳統(tǒng)人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現(xiàn)紕漏。

三、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作改進(jìn)思路

（一）正確認(rèn)識高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作

想要提高我國高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，就必須正確認(rèn)識高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的特殊性，提高對畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重視，積極改革畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作，為其開展創(chuàng)造有利條件，加大投資力度強(qiáng)化對信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建現(xiàn)代化管理工作模式，從而實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。

（二）健全管理制度

高校畢業(yè)生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關(guān)系。想要提高高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作水平，就是建立起科學(xué)、合理、規(guī)范，符合畢業(yè)生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的順利展開，利用制度增強(qiáng)工作人員責(zé)任心，提高工作有效性。制度不僅能夠?yàn)楫厴I(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作開展提供依據(jù)，更能夠有效協(xié)調(diào)各相關(guān)部門工作，使畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有條不紊的開展。

（三）提高管理工作人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員是畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作開展的核心力量和前提基礎(chǔ)。如果管理人員自身不具備過硬的專業(yè)知識，便很難保證工作的順利開展。提高高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，必須要從工作人員抓起，工作人員素質(zhì)直接決定管理效果和管理有效性。所以必須要先提高工作人員自身素質(zhì)，通過多種學(xué)習(xí)方式，使其熟練掌握畢業(yè)生檔案管理技能和知識，保障畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的有效落實(shí)。

篇(5)

近些年來，隨著高校擴(kuò)招力度的逐步加大，畢業(yè)生人數(shù)日趨增多，其檔案數(shù)量也在迅速膨脹，傳統(tǒng)落后的檔案管理方式已難以適應(yīng)高校管理與發(fā)展需求，極大地制約了畢業(yè)生檔案管理效率的提升。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速普及，借助于ASP技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建畢業(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)，不僅極大地提高了管理效率，便于畢業(yè)學(xué)生隨時(shí)關(guān)注檔案去向，還推動了高等院校畢業(yè)生檔案管理工作迅速邁入新臺階。

1 ASP 技術(shù)

ASP是微軟公司所開發(fā)的類似于HTML、Script、CGI三者的結(jié)合體。較HTML而言，ASP程序編寫更靈活方便，是在Web服務(wù)器端運(yùn)行之后，將結(jié)果通過HTML的方式傳至客戶端瀏覽器中，因而較其他腳本語言要便捷、更可靠。通常而言，ASP技術(shù)的開發(fā)工具很多，有助于迅速開發(fā)系統(tǒng)。此外，較CGI而言，ASP包含HTML標(biāo)簽，可對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行直接存取。ASP是一項(xiàng)十分實(shí)用的技術(shù)，屬于發(fā)展較為成熟的開發(fā)技術(shù)。核心技術(shù)支持組件、對象技術(shù)，采用ASP組件及對象技術(shù)，用戶可直接采用ActiveX 控件，就對象方法、屬性等進(jìn)行直接調(diào)用，繼而實(shí)現(xiàn)各種功能。

2 系統(tǒng)需求分析

畢業(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)主要針對的是畢業(yè)生信息加以管理和分析，以便為管理人員提供必要的支持。系統(tǒng)特征如下。

1）要求系統(tǒng)界面直觀而優(yōu)化，便于操作和使用，能夠最大限度地減少用戶數(shù)據(jù)輸入，富有親和力，使畫面輸入盡量接近實(shí)際情況，保持界面的一致性，使用戶始終采用相同的方式進(jìn)行操作，并能夠結(jié)合用戶的需求，把握好任務(wù)的進(jìn)展；界面必須具有容錯(cuò)功能，以免由于操作失誤致使數(shù)據(jù)錯(cuò)誤錄入。

2）具有復(fù)雜的信息結(jié)構(gòu)。畢業(yè)生管理均以信息工作作為主要內(nèi)容，而畢業(yè)生檔案信息較繁雜，因而導(dǎo)致信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜。

3）面向?qū)ο蟮亩鄬哟位．厴I(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)，主要服務(wù)對象即畢業(yè)生管理人員，但實(shí)際開展畢業(yè)生管理的人員具有多層次性，從校長、學(xué)生工作處到各院系管理人員、輔導(dǎo)員等，要求系統(tǒng)面向多層次服務(wù)

對象。

4）具有安全災(zāi)難恢復(fù)功能。系統(tǒng)應(yīng)利用授予權(quán)限，對程序使用加以控制，保障用戶正常操作，利用備份、恢復(fù)等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。還必須加強(qiáng)日志管理及病毒防范等。

3 系統(tǒng)框架的構(gòu)建

畢業(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)采用的是B/S結(jié)構(gòu)模式實(shí)現(xiàn)的，見圖1所示。

首層，即客戶瀏覽器，屬于連接用戶與系統(tǒng)的接口。用戶利用諸如IE等通用瀏覽器進(jìn)入系統(tǒng)；第二層屬于Web服務(wù)器，用以啟動進(jìn)程，對用戶端請求加以響應(yīng)；第三層是數(shù)據(jù)庫，利用ASP技術(shù)，對數(shù)據(jù)庫內(nèi)所動態(tài)產(chǎn)生的HTML代碼加以調(diào)用，并將處理結(jié)果嵌入系統(tǒng)，傳送至用戶端瀏覽器中。

B/S模式將三層結(jié)構(gòu)分別劃分為三個(gè)獨(dú)立單元，即顯示層、邏輯層、數(shù)據(jù)層。其中，顯示層同用戶開展交互，將用戶請求利用中間層組件，傳遞至邏輯層，邏輯層組件借助于SQL等方式，向數(shù)據(jù)層發(fā)出數(shù)據(jù)或資源請求。由數(shù)據(jù)層將數(shù)據(jù)傳至邏輯層，再由邏輯層傳至表示層。各層均有相應(yīng)的功能，各層均可獨(dú)立加以修改，也不會對其他層造成影響。各軟件在B/S結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)，利用邏輯層，實(shí)現(xiàn)界面與數(shù)據(jù)訪問之間的相互獨(dú)立。顯示層、邏輯層、數(shù)據(jù)層分別在客戶端瀏覽器、Web服務(wù)器及數(shù)據(jù)庫服務(wù)器上進(jìn)行運(yùn)行。

4 功能模塊的開發(fā)與設(shè)計(jì)

在需求分析基礎(chǔ)上，結(jié)合系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)，最大限度地提高畢業(yè)生檔案管理信息化水平，以便其對自身檔案情況進(jìn)行查詢，或同檔案管理人員展開交流。具體而言，畢業(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)包括如下模塊。

1）權(quán)限管理模塊。系統(tǒng)借助于ASP技術(shù)，于Internet網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行運(yùn)行，因此，要求系統(tǒng)具有良好的安全性。系統(tǒng)開發(fā)過程中對數(shù)據(jù)的安全性出發(fā)，構(gòu)建了該模塊，由管理人員負(fù)責(zé)對其他用戶授權(quán)與操作加以科學(xué)管理。

2）信息查詢模塊。基于網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，對畢業(yè)生信息，如就業(yè)協(xié)議書編號、學(xué)號、姓名、籍貫、畢業(yè)時(shí)間等信息進(jìn)行查詢，以便用戶及時(shí)掌握檔案情況，例如，檔案是否仍為學(xué)校保管、檔案寄送單位等情況以及畢業(yè)生檔案保管期限、郵寄途徑及時(shí)間、相關(guān)資料借還，等等。

3）檔案咨詢與留言模塊。該模塊實(shí)現(xiàn)了檔案的科學(xué)化管理，以便畢業(yè)生及時(shí)針對檔案政策進(jìn)行咨詢和留言，例如，如何進(jìn)行檔案托管或辦理傳遞手續(xù)等。

4）檔案信息錄入模塊。由管理者將畢業(yè)生檔案信息及數(shù)據(jù)錄入該模塊，錄入過程中，在Web頁面可結(jié)合情況將檔案信息加以輸入，使用戶于客戶端對信息進(jìn)行查詢。

5）檔案查詢模塊。該模塊便于管理人員對檔案信息加以管理，也為畢業(yè)生開展檔案信息查詢，明確管理情況提供了支持。

6）檔案信息修改模塊。該模塊為管理者及時(shí)更新、檔案管理信息提供了支持。

7）咨詢管理模塊。用于管理者同畢業(yè)生展開信息交流，實(shí)現(xiàn)有問必答，及時(shí)對常見問題及意見加以反饋，以便提高檔案管理水平。

8）信息備份模塊。定期對檔案管理信息進(jìn)行備份，要求管理者必須定期將數(shù)據(jù)刻錄于光盤，實(shí)現(xiàn)異地備份。

5數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

篇(6)

一、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的重要性

人事檔案管理是我國人事管理制度的鮮明特色之一，而高校學(xué)生檔案是真實(shí)記錄了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會實(shí)踐活動，是社會用人單位篩選人才的重要依據(jù)。伴隨著社會對于檔案管理重要性的不斷增強(qiáng)，高校必須重視并及時(shí)處理數(shù)量眾多的高校畢業(yè)生檔案， 按照國家相關(guān)人事管理制度進(jìn)行規(guī)范化轉(zhuǎn)遞，將高校畢業(yè)生檔案及時(shí)準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞到相關(guān)接收單位，以免影響畢業(yè)生就業(yè)升學(xué)報(bào)到時(shí)間，更好的保障高校畢業(yè)生合法權(quán)益。因此，做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作，是我國人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要保障，具有十分重要的作用。

二、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在的主要問題

（一）高校管理人員對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作不夠重視

目前，我國高校管理人員將主要時(shí)間和精力放在對學(xué)生的教學(xué)管理上，而對于大學(xué)生檔案管理工作仍然缺乏足夠的重視，尤其是對于高校檔案管理工作的最后一個(gè)流程，即畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作更加不重視。與此同時(shí)，高校學(xué)生檔案管理工作人員本身對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的意識較為淡泊，錯(cuò)誤地將其作為一項(xiàng)輔工作，認(rèn)為只要在學(xué)生畢業(yè)之后將其檔案轉(zhuǎn)遞出去就和自己沒有任何關(guān)系了。

（二）高校畢業(yè)生檔案管理工作無序而發(fā)生各種錯(cuò)誤

在高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中，大部分學(xué)校都會嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。由于許多高校基層單位并沒有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作，一般都是由輔導(dǎo)員和部分學(xué)生負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，再加上畢業(yè)生數(shù)量眾多且時(shí)間倉促，從而使得許多學(xué)生的檔案材料出現(xiàn)不齊、錯(cuò)放、錯(cuò)寄的現(xiàn)象。同時(shí)，許多學(xué)校違反相關(guān)管理規(guī)定，讓畢業(yè)生私自查看和自帶檔案材料，進(jìn)而影響了檔案材料的保密性、嚴(yán)肅性和真實(shí)性。最后，由于許多畢業(yè)生提供給學(xué)校的檔案轉(zhuǎn)遞單位和地址不蜃既罰使得畢業(yè)生檔案投遞工作難以正常開展，容易發(fā)生檔案材料丟失的情況。

（三）檔案接收單位檔案管理工作不規(guī)范而帶來不便

由于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作都是集中在一個(gè)時(shí)間段轉(zhuǎn)寄給畢業(yè)生檔案接收單位，從而使得檔案接收單位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上許多單位檔案管理工作人員普遍缺乏相應(yīng)的專業(yè)檔案技能，從而降低了畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化程度，進(jìn)而給日后檔案查詢和利用帶來諸多不便。與此同時(shí)，由于畢業(yè)生檔案查詢時(shí)間相對集中，再加上檔案信息化水平不高，從而使得人才交流中心在工作效率和服務(wù)效果一時(shí)難以完全滿足社會公眾的需求。

（四）高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢管理手段相對落后

目前，許多高校在進(jìn)行畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和檔案查詢時(shí)仍然使用原始的手工操作方式，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且容易出錯(cuò)，尤其是一旦碰到畢業(yè)時(shí)間較久的同學(xué)回來查找檔案材料時(shí)更加困難。這種落后的管理手段不僅消耗大量的人力財(cái)力，而且在一定程度上制約著畢業(yè)生人事檔案資料的開發(fā)利用。應(yīng)該說，計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢中的潛力并沒有得到充分發(fā)揮。

三、新形勢下完善高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的優(yōu)化策略

（一）不斷加強(qiáng)高校學(xué)生檔案意識的宣傳力度

為了更好地幫助高校畢業(yè)生正確認(rèn)識到檔案的重要性，學(xué)校應(yīng)該重視并不斷加強(qiáng)檔案宣傳工作力度。在高校畢業(yè)委，學(xué)校應(yīng)該通過講座、班會、印發(fā)手冊以及宣傳欄等多種有效途徑對畢業(yè)生進(jìn)行強(qiáng)化宣傳，幫助畢業(yè)生正確認(rèn)識檔案對于自身以后發(fā)展的重要作用、檔案材料需要包括那些詳細(xì)材料、畢業(yè)生檔案的保管和轉(zhuǎn)遞等檔案常識，從而使畢業(yè)生形成正確的檔案意識，從而更好的配合學(xué)校開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。與此同時(shí)，政府主管部門也應(yīng)重視普及全民檔案意識，對畢業(yè)生檔案接收單位以及檔案管理部門開展各種形式的培訓(xùn)，從而不斷增強(qiáng)全民檔案意識以保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。

（二）不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)

近年來，伴隨著國家對檔案管理工作的不斷重視，相關(guān)的部門陸續(xù)制定了《高等學(xué)校檔案管理法》等法律法規(guī)。但是，目前對于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問題并沒有相應(yīng)的法律法規(guī)加以管理和規(guī)范，使得各個(gè)相關(guān)部門仍然按照自己的習(xí)慣做法開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。為此，相關(guān)部門應(yīng)在《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)下，從實(shí)際情況出發(fā)，盡快出臺專門的法律法規(guī)，或者對現(xiàn)行法律法規(guī)進(jìn)行合理的修訂，以確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作有法可依、有章可循。

（三）逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度

針對當(dāng)前我國高校畢業(yè)生檔案投遞工作中存在的諸多問題，高校應(yīng)從學(xué)生檔案的特點(diǎn)出發(fā)，進(jìn)一步和各地市人事部門和人才交流中心進(jìn)行合作，對已經(jīng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行查找，并提出相對應(yīng)的解決策略，逐步建立和完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。進(jìn)一步明確高校檔案管理人員的工作職責(zé)，從而保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作做到有據(jù)可依、有規(guī)可循，確保每一個(gè)畢業(yè)生檔案的完整性及投遞的準(zhǔn)確性。

（四）對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

作為高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主體的檔案管理人員，其本身的檔案綜合業(yè)務(wù)能力對于做好畢業(yè)生檔案的收集、整理和傳遞工作的順利完成起著決定性作用。目前，負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主要由學(xué)校檔案工作人員以及學(xué)生輔導(dǎo)員來負(fù)責(zé)完成，而檔案接收單位則通常由臨時(shí)聘用人員來負(fù)責(zé)完成，由于大量的非專業(yè)檔案管理人員介入到這項(xiàng)工作中，因此有必要對這些參與者開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在加強(qiáng)他們的責(zé)任心的同時(shí)提高其檔案管理業(yè)務(wù)能力。

（五）加強(qiáng)高校和人事機(jī)構(gòu)間交流與溝通

因?yàn)楦咝．厴I(yè)生檔案最終會轉(zhuǎn)遞給社會人事機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事管理，因此應(yīng)該在不改變畢業(yè)生檔案管理主體的情況之下，不嗉憂扛咝5蛋腹芾聿棵藕蛻緇崛聳麓理機(jī)構(gòu)之間的交流與溝通，使兩個(gè)不同檔案管理主體可以在畢業(yè)生檔案料、管理方法、轉(zhuǎn)遞形式以及交接流程等方面進(jìn)一步達(dá)成共識，從而使得高校畢業(yè)生檔案交接工作方便及時(shí)，進(jìn)而有力保障轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。

（六）建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)

伴隨著高校信息化水平的不斷提高，作為學(xué)校公共服務(wù)體系重要組成部分的學(xué)生檔案服務(wù)管理部門，必須緊跟時(shí)展潮流，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，建立高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化數(shù)據(jù)對接轉(zhuǎn)換，提高畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。在學(xué)校檔案管理部門或者學(xué)校就業(yè)網(wǎng)站設(shè)置畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢窗口，每一個(gè)畢業(yè)生可以在任何時(shí)間和地點(diǎn)隨時(shí)登陸網(wǎng)站進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢，從而極大地方便畢業(yè)生跟蹤查詢自己的檔案去向。

（七）建立健全畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機(jī)制

首先，高校應(yīng)及時(shí)催促畢業(yè)生檔案接收單位在收到學(xué)生檔案材料之后及時(shí)將檔案接收回執(zhí)寄回學(xué)校檔案管理部門，同時(shí)對于返回的檔案接收回執(zhí)應(yīng)進(jìn)行及時(shí)進(jìn)行整理和收集，對沒有及時(shí)寄回檔案接收回執(zhí)的用人單位應(yīng)想辦法督促其盡快辦理。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)對于那些被退回的畢業(yè)生檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔，并錄入到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，以方便畢業(yè)生進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢。其次，畢業(yè)生檔案接收單位如果出現(xiàn)“人檔不符”等問題時(shí)應(yīng)及時(shí)和高校檔案管理部門取得聯(lián)系，及時(shí)查明問題的原因并采取措施。最后，畢業(yè)生到就業(yè)單位報(bào)到之后，應(yīng)主動查詢自己的檔案是否已經(jīng)順利寄到，如果在畢業(yè)三個(gè)月之后仍然沒有寄到的話就應(yīng)及時(shí)和學(xué)校進(jìn)行聯(lián)系，以查詢自己檔案的去向。

綜上所述，不斷完善和規(guī)范高校畢業(yè)生檔案傳遞工作是保障畢業(yè)生合法權(quán)益的大事，同時(shí)也直接影響著畢業(yè)生人事檔案積極作用的充分發(fā)揮。新形勢下高校畢業(yè)生檔案相關(guān)管理部門應(yīng)不斷加強(qiáng)高校學(xué)生檔案意識的宣傳力度、不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)、逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度、對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強(qiáng)高校和人事機(jī)構(gòu)間交流與溝通、建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)和畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機(jī)制，切實(shí)把高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞及查詢服務(wù)工作做好。

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隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和使用，高校的政務(wù)管理和學(xué)籍管理也逐步信息化，給高校日常管理帶來越來越多的便利，提高工作效率。然而，大學(xué)生檔案管理卻還延用著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，檔案管理員工作理念還停留在檔案“看管”的層面，不能發(fā)揮其為就業(yè)服務(wù)的功能。目前，我國的高等教育已經(jīng)進(jìn)入了大眾化階段，大學(xué)生的就業(yè)壓力越來越大，已成為社會關(guān)注的焦點(diǎn)。依托信息化技術(shù)，建立大學(xué)生電子檔案信息系統(tǒng)，為大學(xué)生與用人單位提供交流平臺，發(fā)揮大學(xué)生檔案為就業(yè)服務(wù)功能具有深遠(yuǎn)的意義。

一、傳統(tǒng)檔案管理在就業(yè)服務(wù)中的現(xiàn)狀分析1.管理模式落后，制約其就業(yè)服務(wù)功能經(jīng)過企業(yè)走訪調(diào)查發(fā)現(xiàn)，除了國家政府機(jī)關(guān)、大型國有企業(yè)比較重視應(yīng)屆畢業(yè)生入職前的檔案查閱外，眾多的民營企業(yè)和私營企業(yè)很少在招聘時(shí)進(jìn)行案查閱。檔案查閱更多是放在入職后或是轉(zhuǎn)正時(shí)，檔案利用滯后情況嚴(yán)重，不能真正發(fā)揮其為就業(yè)服務(wù)的功能。究其原因，主要與我國學(xué)生檔案管理模式有關(guān)。其一，高校學(xué)生檔案管理模式及觀念比較陳舊，檔案管理員對檔案管理只停留在“看管”的層面，很少對企業(yè)開放學(xué)生在校檔案查閱服務(wù)。如果企業(yè)想查閱學(xué)生檔案，則必須向各高校就業(yè)指導(dǎo)部門、系部、檔案室等相關(guān)部門提交申請，涉及部門多，手續(xù)繁瑣；其二，根據(jù)我國人事檔案管理規(guī)定，除國家機(jī)關(guān)、國有事業(yè)單位（或其上級單位），大中型國有企業(yè)單位有人事檔案管理權(quán)外，一般私營企業(yè)、外資企業(yè)和合資企業(yè)是不具備人事檔案管理權(quán)。因此，很多企業(yè)在招聘和錄用大學(xué)生時(shí)，都很難有機(jī)會看到大學(xué)生個(gè)人在校期間的檔案。檔案功能只是停留在資料的收集，不能發(fā)揮其在就業(yè)服務(wù)的功能。2.檔案內(nèi)容陳舊，可利用率低目前，高校學(xué)生檔案絕大部分還是延用傳統(tǒng)的管理方式，檔案內(nèi)容陳舊，與社會需求脫節(jié)，可利用率低。首先，檔案資料單一，內(nèi)容陳舊。高校學(xué)生檔案主要包括高校招生錄取材料、黨（團(tuán)）材料、獎懲材料、學(xué)籍表、成績單和體檢資料等；其次，檔案管理與就業(yè)市場需求脫節(jié)。高校檔案管理人員大多不參與學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)工作，他們認(rèn)為自己的工作就是管理好檔案就可以了，不會主動去了解就業(yè)市場，影響其對大學(xué)生檔案在就業(yè)中的作用認(rèn)識；再次，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容納信息有限，統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案內(nèi)容又使得檔案管理流于形式，空洞無物，不能真實(shí)反映學(xué)生個(gè)性特征和個(gè)人能力。然而，用人單位除了了解畢業(yè)生的學(xué)業(yè)成績和專業(yè)能力外，更想深入了解他們在校期間的綜合表現(xiàn)。然而這些資料在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中無法記錄，難以考察，致使用人單位無心去查閱畢業(yè)生紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案失去了原有的價(jià)值，降低了紙質(zhì)檔案的利用率。3.評價(jià)主體單一，缺乏可信度高校大學(xué)生檔案評價(jià)延用傳統(tǒng)評價(jià)方式，主要是學(xué)校對學(xué)生的評價(jià)，沒有形成學(xué)校、教師和學(xué)生多種主體共同參與，交互作用的評價(jià)模式。這種評價(jià)模式由于參與主體單一，忽視了學(xué)生和教師的評價(jià)價(jià)值，容易出現(xiàn)評價(jià)的片面性。此外“檔案優(yōu)化”現(xiàn)象嚴(yán)重。個(gè)別高校則為追求高就業(yè)率，促使畢業(yè)生順利就業(yè)，不惜為學(xué)生進(jìn)行“檔案優(yōu)化”。例如，《高校畢業(yè)生就業(yè)推薦表》“優(yōu)化”。《高校畢業(yè)生就業(yè)推薦表》是畢業(yè)生在校期間最為重要的綜合評價(jià)材料，也是企業(yè)錄取畢業(yè)生時(shí)的重要參考依據(jù)。但在院系推薦意見欄中，出現(xiàn)了不同程度的“優(yōu)化”，或是使用統(tǒng)一的評價(jià)模板，評價(jià)不能體現(xiàn)個(gè)性差異。以上的行為在高校中屢見不鮮，致使檔案信息的真實(shí)性大打折扣。這不僅影響到用人單位選拔優(yōu)秀人才，而且干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場的公平競爭。

二、大學(xué)生電子檔案在企業(yè)招聘中的作用1.提高效率，降低招聘成本電子檔案借助信息技術(shù)優(yōu)勢來管理每名大學(xué)生大學(xué)期間的成長檔案，能詳細(xì)地記錄了每名學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、獎懲情況、實(shí)踐活動情況、心理情況及誠信記錄等。企業(yè)在招聘時(shí)可以通過指定的網(wǎng)絡(luò)端口進(jìn)入學(xué)校畢業(yè)生資源庫，可以快捷查詢畢業(yè)生們的信息材料，并結(jié)合崗位職業(yè)能力要求設(shè)置篩選條件，從中篩選出符合條件的學(xué)生進(jìn)行面試。這比一個(gè)個(gè)查看畢業(yè)生紙質(zhì)材料或紙質(zhì)簡歷更加便捷和節(jié)省時(shí)間，提高招聘效率，降低招聘成本。2.有利于用人單位全面了解學(xué)生綜合能力面試是每個(gè)畢業(yè)生進(jìn)入公司工作，獲得就業(yè)機(jī)會的必經(jīng)環(huán)節(jié)。用人單位通過和畢業(yè)生面對面的面試只能獲得對學(xué)生的直觀印象，而對于學(xué)生本人大學(xué)期間的學(xué)習(xí)情況、專業(yè)競賽、社會實(shí)踐和誠信等綜合素質(zhì)卻很難以一時(shí)進(jìn)行考察。大學(xué)生電子檔案則系統(tǒng)記錄著學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、實(shí)踐和誠信等情況，可以更全面展示畢業(yè)生的綜合素質(zhì)和整體形象，有助于企業(yè)在招聘中更為直觀而全面了解學(xué)生綜合能力，提高招聘成功率。3.為用人單位與畢業(yè)生提供信息交流平臺電子檔案系統(tǒng)不僅可以反映學(xué)生本人大學(xué)期間的學(xué)習(xí)情況，同時(shí)還能完整，清晰反映學(xué)生品德表現(xiàn)、干部經(jīng)歷和社會實(shí)踐活動等綜合素質(zhì)的情況，是畢業(yè)生學(xué)習(xí)成長的一個(gè)記錄，也是非本人提供，是為他證的證據(jù)。其可以作為向用人單位自我推薦最具權(quán)威性的憑據(jù)，也是用人單位挑選人才的主要依據(jù)。高校通過建立在校生電子檔案，并向合作企業(yè)開放畢業(yè)生電子檔案查閱服務(wù)，使畢業(yè)生檔案信息得以在畢業(yè)生和用人單位之間進(jìn)行有效交流，有效地幫助畢業(yè)生實(shí)現(xiàn)就業(yè)，為用人單位與畢業(yè)生提供了信息交流的平臺。4.提高“人―職”匹配度企業(yè)招聘的主要途徑有：現(xiàn)場招聘會、內(nèi)部選拔、網(wǎng)絡(luò)招聘、推薦、中介、媒體等，當(dāng)中效率最高為“推薦”。它的好處在于推薦者一般比較熟悉招聘企業(yè)的具體要求和待遇情況，同時(shí)對被推薦者的職業(yè)能力和綜合能力也比較了解，所以在推薦人員時(shí)也會有的放矢。電子檔案則類似于推薦者的角色，它可以根據(jù)企業(yè)的招聘要求，通過信息處理技術(shù)，在現(xiàn)有的畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫中“推薦”出與招聘條件高度匹配的畢業(yè)生供企業(yè)招聘。而經(jīng)“推薦”選出來的畢業(yè)生，其個(gè)人的職業(yè)能力和求職意愿與企業(yè)需求吻合度也相對會高些，從而提高“人―職”匹配度。

三、完善大學(xué)生檔案管理，發(fā)揮其為就業(yè)服務(wù)功能1.與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理21世紀(jì)是信息化時(shí)代，信息技術(shù)的運(yùn)用給社會帶來了眾多便利，提高了工作效率。在高校的日常管理中，也逐漸運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理。例如：高校的政務(wù)管理和教務(wù)管理工作均進(jìn)行了不同程度信息化管理。然而，大學(xué)生的檔案管理還延用著傳統(tǒng)的管理方式，影響了學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用發(fā)揮。為了更好地服務(wù)于畢業(yè)生就業(yè)，大學(xué)的學(xué)生檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，借簽國外檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)為主要管理手段的檔案信息化管理。這不但能使學(xué)生檔案管理更加規(guī)范化和有序化，極大地?cái)U(kuò)充大學(xué)生檔案的信息量，還能為用人單位提供便捷、真實(shí)、可信的畢業(yè)生信息，使其更好服務(wù)于就業(yè)工作。2.轉(zhuǎn)變觀念，擴(kuò)充檔案內(nèi)容要完善大學(xué)生檔案管理，體現(xiàn)其就業(yè)服務(wù)功能，除了進(jìn)行信息化管理之外，還要擴(kuò)充檔案內(nèi)容，使其更加全面展現(xiàn)學(xué)生個(gè)人綜合素質(zhì)。要首先從觀念上做轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)檔案管理只是把學(xué)生檔案看作是學(xué)生學(xué)籍資料的簡單積累，到了畢業(yè)時(shí)才把所有的資料進(jìn)行收集歸檔，這樣的檔案管理方式使得檔案變成一個(gè)“靜態(tài)”的資料袋，不能反映學(xué)生的全部，更不能體現(xiàn)學(xué)生的個(gè)性化差異。檔案管理部門應(yīng)樹立新的檔案管理理念，根據(jù)社會發(fā)展和用人單位的需求，擴(kuò)充檔案內(nèi)容，為用人單位招聘高校畢業(yè)生提供更為全面、權(quán)威的信息。3.創(chuàng)新機(jī)制，實(shí)現(xiàn)全程化管理畢業(yè)前的資料集中匯總和整理歸檔是傳統(tǒng)檔案管理的慣例操作方法，檔案管理員的職責(zé)只是簡單的檔案看管和畢業(yè)前的檔案歸檔。這種傳統(tǒng)的檔案管理模式不能充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，影響其工作效果和為就業(yè)服務(wù)的功能發(fā)揮。為更好調(diào)動檔案管理員的工作積極性，形成就業(yè)工作全員參與的工作機(jī)制，我們要創(chuàng)新機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理全程化。首先，建立以高考電子檔案為基礎(chǔ)的初期電子檔案。2001年始，各省陸續(xù)實(shí)行網(wǎng)上高考招生，考生檔案進(jìn)入了電子化階段。考生未進(jìn)入大學(xué)之前，高校老師就可以通過考生電子檔案提前了解每名學(xué)生高中期間的學(xué)習(xí)情況。這為輔導(dǎo)員和班主任老師進(jìn)行新生管理、學(xué)生干部選拔和軍訓(xùn)工作提供了便利。其次，建立大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成長電子檔案。在高考電子檔案的基礎(chǔ)上，為每位在校大學(xué)生建立個(gè)人學(xué)習(xí)成長電子檔案，檔案包括學(xué)習(xí)成績、干部經(jīng)歷、獎懲情況、實(shí)踐活動、心理健康、誠信記錄、職業(yè)規(guī)劃和師生評價(jià)等內(nèi)容。詳細(xì)記錄了學(xué)生從入學(xué)至畢業(yè)期間每個(gè)階段的學(xué)習(xí)、生活、實(shí)踐和教育評價(jià)，真實(shí)反映學(xué)生的成長過程，有利于企業(yè)更加全面了解學(xué)生綜合素質(zhì)。最后，建立畢業(yè)生信息反饋檔案。電子檔案的好處在于方便管理和保存，學(xué)生畢業(yè)后電子檔案還可以繼續(xù)發(fā)揮其就業(yè)服務(wù)功能。建立畢業(yè)生信息反饋檔案則是利用電子檔案方便管理和保存的特點(diǎn)，便于高校對畢業(yè)生就業(yè)情況進(jìn)行后續(xù)跟蹤，了解市場對人才需求的要求，并根據(jù)反饋信息，在教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和手段等各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，主動適應(yīng)人才市場，培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)和基本技能。總之，在信息化時(shí)代，利用信息技術(shù)進(jìn)行大學(xué)生檔案管理，建立大學(xué)生電子檔案，是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，也是順應(yīng)用人單位的需要。它不僅提高檔案管理效率，促進(jìn)大學(xué)生進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃，還為畢業(yè)生和用人單位提供招聘交流的平臺，有利于畢業(yè)生就業(yè)，有利于用人單位選拔人才，同時(shí)還有利于促進(jìn)高校自身建設(shè)。