序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理規范化范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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2、依法治檔，建章立制。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。

3、加強業務，提高能力。檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，還應要求檔案員真正堅持“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”理念。加強檔案人員自身業務建設，一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，另一方面建立檔案工作網絡，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員，運用現代化管理知識和先進技術設備提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養、提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步、推動檔案事業發展的關鍵。

4、穩定隊伍，改善條件。要采取切實措施，建立一支有較好政治、業務素質的相對穩定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待，按有關規定，認真做好專業技術職務聘任工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調動。檔案部門的經費，應列入學校預算，統籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備，從學校經費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備，以便于開展工作。檔案館（室）的庫房建設，應列入學校基本建設規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。

5、注重收集，科學管理。學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集整理，一方面，要根據事業單位檔案管理的要求，抓好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，要強化文書管理，抓好學校活動所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。檔案人員在復印文件材料時，對有價值且需要歸檔的文件材料應當留下原件，以備日后歸檔。同時，要按照檔案管理的要求，在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫，做好檔案的編目、檢索、編研工作，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供檔案利用工作的需要。

6、提供服務，開發利用。檔案管理的根本目的在于檔案利用。學校檔案信息資源的開發與利用，要堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。強化學校檔案室的服務功能，努力開發其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。

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1血站檔案規范化管理的必要性

首先血站檔案管理是無償獻血事業發展的必要保障。近年來，血液的臨床使用量持續增加，與此同時血液采集及供給過程中涉及到的原始數據需求也日益強烈，若歸檔不及時、資料缺失嚴重，那么將直接影響到臨床應用效果，而血站檔案的規范化管理能夠對獻血者的基本資料、獻血時間、獻血量等進行詳細的統計，為臨床用血提供參考，同時助推無償獻血事業的可持續發展。其次，血站檔案規范化管理能夠確保輸血糾紛各方合法權益的實現。近年來，由獻血、輸血引起的醫療糾紛逐年增多，部分患者輸血中會出現不良反應或感染某種血液傳播疾病等，一旦發生醫療糾紛，血站檔案記錄將能夠作為原始檔案對各方責任進行判斷。另外，血站檔案管理能夠為臨床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。當出現稀有血型患者輸血時，可以從血站檔案中查詢相關血型記錄，迅速確定合格的獻血者，為患者的治療爭取時間。除此之外，我國《獻血法》明確規定無償獻血者及其直系親屬能夠享受雙倍免費用血[2]，憑獻血證便能夠享受用血報銷，一旦獻血證丟失，將無法補辦。而通過血站檔案查閱則能夠查詢到獻血者的相關信息，為獻血者提供便捷的服務。

2血站檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理意識薄弱

大部分血站檔案管理部門在檔案收集管理過程中，對檔案工作缺乏正確的認識，在檔案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在著較大的問題，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，這直接造成了檔案信息資源開發效率低、利用率低等現象。

2.2檔案管理制度不健全

目前，我國的血站檔案管理普遍呈現出管理分散、信息資源整體性不強等特點，這很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站盡管建立了統一的檔案管理制度，然而更多是沿用醫療機構檔案管理模式，實用性不強。另外，部分采供血人員在具體的工作中責任意識不強，容易出現填寫錯誤、資料填寫不完善等現象，為檔案使用者帶來了極大的不便。

2.3檔案信息化管理水平低

當前，大部分血站檔案管理工作未納入到行政預算中，血站對檔案室設備及網絡化建設等的投入不足，大部分還停留在傳統的單機整理模式，不僅信息量少，而且制約了檔案的綜合利用與開發。一方面檔案管理信息化設備價格較高，血站內部所投入的預備預留資金少，制約了采購工作的開展；另一方面血站采購人員對信息設備了解不足，所采購的設備整體質量不高，阻礙了檔案信息化建設。

2.4檔案管理人員素質有待提升

網絡信息化時代，血站檔案管理工作對管理人員有著較高的要求，然而當前大部分血站檔案管理人員綜合素質不高，理論知識與管理水平有待提升[2]，部分檔案管理人員甚至身兼數職，無法全身心投入到檔案管理工作中，檔案管理相對混亂。

3血站檔案管理規范化建設策略

3.1增強血站檔案管理意識

血站檔案管理關系著無償獻血事業的持續、健康發展，關系著獻血者、用血者雙方權益的順利實現，血站內部工作人員要充分認識到血站檔案規范化管理的重要性，深入到血站檔案管理實際工作中，體會血站生存與發展的重要性[3]。通過講座、集體培訓等向血站檔案管理人員傳達檔案管理工作的意義與價值，提升其責任意識與道德意識，更好地投入到血站檔案管理工作中。

3.2建立規范的檔案管理制度

血站檔案的規范化管理離不開領導的支持，相關領導要提升思想認識，結合血站檔案管理工作實際，建立完善的血站檔案管理制度，體現合格、安全、方便、保密等原則，與此同時要定期對檔案管理制度實施效果進行反饋，對存在的不足之處擬定整改計劃，并認真及時予以改進提升，進一步加強檔案長效管理，嚴格執行各類檔案法規制度和管理要求，充分開發利用各類檔案信息，推動檔案管理與業務發展的同步提升[4]。

3.3加強檔案管理信息化建設

基于當前網絡信息技術的不斷發展，血站檔案管理要與時俱進，從業務檔案信息入手，加強血站檔案的信息化建設，①要使用新的檔案管理軟件取代原有的單機版管理模式；②要加強三大數據庫建設，即目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫建設[5]；③做好檔案開發利用，積極創建各類編譯材料檔案，充分利用信息資源，提升檔案管理的整體水平，為采供血工作提供高效、便捷、優質的服務。

3.4提升檔案管理人員素質

人才是確保血站檔案管理工作規范化發展的重要動力，因此必須加強對血站檔案管理人員的培訓，提升檔案管理人員的綜合素質。首先，在招聘檔案管理工作人員時，要結合血站檔案部門的工作實際，選取具有較高專業能力及業務能力的人員擔任檔案管理工作，與此同時，要加強對檔案管理人員的業務培訓，組織檔案管理人員學習相關的法律法規與業務標準，并定期進行考核。另外可以組織參觀優秀檔案管理單位，使檔案管理工作人員能夠認識到自身的不足，并加以彌補，確保檔案管理的每一項工作都落實到位

4結語

新時期，社會對血站檔案管理工作提出了更高的要求，血站檔案的規范化管理直接關系到民生，關系著無償獻血事業的發展，更關系著臨床用血的體驗，因此，必須認識到當前血站檔案管理工作中存在的問題，提高思想認識，完善檔案管理制度，加強檔案信息化建設，發揮血站的社會作用與價值。

作者:鄭萬森 袁遠 韓秀彩 單位:濰坊市中心血站

[參考文獻]

[1]馮海魂.淺析中小城市血站檔案管理存在的問題及對策[J].延安職業技術學院學報,2015,14(2):111.

[2]曹志剛.襄陽市中心血站實現檔案管理規范化的做法與體會[J].臨床血液學雜志:輸血與檢驗,2013,16(2):269-271.

[3]李建華,黃會武,楊雪松.研究新時期血站檔案管理的現狀及創新發展[J].中國保健營養,2015,25(15):164-165.

[4]鄭克芬,ZHENGKefen.淺析血站電子檔案管理采供血業務的安全性[J].中國衛生標準管理,2015,34(30):184-185.

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一、醫院衛生檔案管理存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠。長期以來，醫院部分人員對檔案重視程度不夠，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作。在工作中，對檔案重視程度不夠，重“藏”輕“用”，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性。由于對檔案重視程度不夠，領導對檔案管理意識還較淡薄。“重經營、輕檔案”的意識還很強。由于對檔案重視程度不夠，輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高。未能形成適應自身發展的檔案管理規范。建檔工作相對滯后，檔案管理力量薄弱，沒有制定出一套適應醫院管理需要的檔案管理規范。未單獨真正開展檔案管理工作，造成與醫院管理脫節，致使一些日常檔案資料、甚至是重要的檔案資料流失，日常管理和使用由辦公室一名成員兼職，管理的范圍也僅限于文書檔案和部分科技、會計及實物檔案，而大量的醫療文書、病理切片及各種影像、圖文檔案等都分屬各有關業務部門保管，既不符合《檔案法》“檔案實行集中統一管理”的規定，也不利于本院檔案的安全管理和有效利用。

（三）檔案管理人員素質參差不齊。在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求。從事醫院檔案管理的人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，檔案管理人員多是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來，而檔案專業出身的人員較少。在引進檔案管理人員時，并沒有像技術人員要求那樣嚴格，且存在著專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，這在一定程度上造成了醫院檔案管理人員半路出家，不具備任何專業知識的現狀，為醫院檔案管理工作帶來了較大的障礙，嚴重影響了檔案管理的水平。

二、加強醫院衛生檔案管理規范化

（一）強化檔案管理意識。要充分認識檔案的重要作用，轉變“檔案與我無關”的思想，樹立“檔案就是效益”的觀念。不斷爭取領導重視，明確主導思想，建立健全工作制度，將人員檔案管理納入醫院整體管理系統之中。利用檔案管理工作協作網，加強宣傳工作，使從醫院領導到一般技術人員都了解技術檔案的作用和意義。抓住提供檔案利用服務的有利時機，引經據典，現場宣傳。注重收集檔案利用效果，建立查閱借閱檔案登記、利用效果信息反饋、發掘利用檔案取得明顯實效的典型事例，廣泛宣傳，激發人們的熱情，形成人人關心并參與檔案管理工作的整體合力。另外，要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

（二）強化檔案管理手段。作為當前醫院管理的重要組成部分，在市場經濟飛速發展的現代社會，有著其獨特而重要的意義。管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。首先，健全檔案管理制度。醫院要根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度。落實《檔案資料傳遞、登記制度》，實行檔案資料動態管理，確保檔案資料的安全和完整。同時，還要建立健全檔案管理工作的檢查、考核制度，強化責任意識，提高檔案管理水平。其次，要改進管理方式。隨著科技的進步，檔案管理對象逐漸轉向以電子載體形式為主，檔案信息更多地以圖像、視頻、音頻信息的多媒體形式存儲和利用，檔案管理現代化勢在必行。要加大資金投入建立院內計算機網絡系統，利用計算機檔案管理軟件建立目錄數據庫。

（三）強化檔案管理人員素質。由于管理不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性。因此，首先我們要提高自身學習能力。檔案管理工作人員只有經常參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，要參加系統的培訓、講座或以自學為主要形式的素質教育，有計劃地進行繼續教育與終身教育。加強對現職人員的業務培訓，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。提高專、兼職檔案管理人員的業務水平，創造條件吸引和培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才。

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自改革開放以來，我黨立足于全心全意為人民服務，并加大了服務型政府建設，對行政各項工作進行了調整和優化。辦公室作為行政工作的基本部門，主要負責檔案管理、信息上傳下達等工作，工作內容較多，且占據十分重要的地位。但是當前檔案管理工作由于各部門之間缺少溝通和交流，出現了各自為政的現象，無法將資料有機整合到一起，在一定程度上增加了檔案工作開展難度，且效率較低，缺乏規范性，不利于行政辦公室各項工作的開展。因此加強對辦公室檔案管理規范化對策的研究具有積極的借鑒意義，能夠幫助我們正視該項工作的同時，還能夠注重細節工作，提高管理規范化水平。

二、檔案管理概念

所謂檔案管理，主要是指檔案的收集、整理及保管等活動的總和。就本質來看，檔案管理工作是一項管理性、服務性及政治性工作，在整個管理過程中，它不生產物質財富，主要負責各個部門歷史文件管理工作。同時檔案管理并非獨立性工作，滲透至社會管理系統中的各個環節，為社會實踐工作提供服務和支持，這也是區別于其他工作的主要特點。目前，我國檔案管理工作尚處于發展階段，整體管理水平還有待提升，需要我們給予更多的關注，并加大研究力度，從根本上實現檔案管理制度化、規劃化發展目標。

三、檔案管理規范化的重要意義

加強對檔案的規范化管理是一項具有現代意義的工作，特別是在信息時代下，檔案中蘊含著的大量資料信息，也是以往工作的總結，能夠為行政辦公室未來工作提供更多依據和支持。具體來說，規范化管理的意義表現在以下幾個方面：

第一，順應時展趨勢。新經濟環境下，市場經濟、新理念等外部環境發生了根本性變化。而萬物發展規律證明了應時而謀、因勢而動、順勢而為，才是持續、穩定發展的基本規律，只有順應時展，反思自身存在的不足，不斷革新自身理念、處事方式，才能夠獲得長足發展。檔案管理工作作為行政工作的一部分，記載著行政工作的過往，具有較強的參考意義，落實好該項工作，是行政工作順應時代的具體表現。

第二，提高服務中心管理水平的具體表現。檔案管理是行政辦公室的主要內容，具體來說，就是檔案人員對以往工作相關的資料等進行整理、歸檔，并幫助行政工作發現其中存在的不足及問題，采取針對性措施，加以調整和優化，不斷提高行政服務質量。同時，檔案管理作為行政文化建設的基本內容，對于樹立良好政府形象具有積極地推進作用，最為關鍵的是能夠通過對檔案資料的充分利用，對職工進行績效考核，實現對職工的全面、具體化管理，從而真正意義上落實行政現代化管理目標。

第三，有利于行政事業持續發展。管理工作貫穿于行政服務工作全過程，檔案管理作為其中的一部分，通過行政工作的歷程、經驗等資料進行回顧和整理，能夠總結其中的經驗。尤其是檔案中的資料都是部門的精華之所在，任何事物發展過程都并非一帆風順，通過檔案工作這一載體，我們能夠進行反思，并結合外部發展趨勢，制定科學的發展規劃，從而促進服務中心持續發展，為社會主義社會建設奠定堅實的基礎，取得公眾們的信任和認可，并與我黨共同創建美好的未來。

四、提高規范化水平的措施

現階段，規范化管理是行政服務中心新時期發展的必然要求，其不僅體現在制度、管理等方面，還表現在管理方式及人員培訓等更為具體的方面。因此筆者結合多年工作經驗，建議該項工作可以從下列方面人手：

（1）重視規劃管理，完善管理制度

目前，我國正處于市場經濟轉型階段，人民群眾對于行政服務質量提出了更高的要求，而作為影響質量的主要因素，檔案管理工作規范化水平成為實現上述目標的重中之重，只有真正落實了規劃化管理目標，才能夠為檔案管理工作提供保障。具體來說，行政部門領導作為―個部門的組織者和引導者，要從自身人手，樹立新型管理理念，重視檔案管理工作在整個行政服務中心的積極作用的發揮，并經常過問該項工作實施現狀，適當增加人力、資金等方面的投入，為該項工作的有序開展保駕護航。同時在部門內部應積極宣傳該項工作，并成立專門的管理部門，由領導負責，領導檔案人員全面開展檔案規劃化管理工作，立足于當前工作現狀，收集并梳理存在的問題，提出解決對策，提供組織保障。

制度具有根本、長期等特點，是檔案規范化管理的關鍵。因此在檔案規劃化管理工作中，我們要充分利用制度手段，約束和限制不規范行為。在實踐中，要立足于部門發展新目標、新形勢，將制度完善工作列入到重點工作列表當中，對現有檔案制度中存在的不足和缺陷進行完善，及時取消不合理內容，并在此基礎上提出相應的內容，形成系統化制度體系。不僅如此，還應重視對制度的執行，定期對檔案人員進行培訓，構建相應的激勵機制，促使檔案管理人員能夠在工作中，發揮主觀能動性，實現對檔案管理的規劃化處理，減少檔案遺漏、丟失等不良問題。

（2）強化管理體系，保證信息真實性

筆者認為針對檔案規范化管理工作，我們在開展工作中，應進一步完善檔案管理體系，實現對檔案工作的統一管理，形成合力，重視對該項工作的協同體系建設，將各個部門整合到一起，共同構建聯席會議制度，將該項工作拓展至領域、部門及環節全過程，特別是要重視人員能力建設。21世紀，知識更新速度遠遠超過我們的想象，只有掌握新知識、新技術，才能夠更好地擔任這份工作，繼而實現對檔案資源的深度挖掘，提高信息資源利用價值。值得注意的是，不同于其他信息，檔案信息資源具有保密性特點，需要我們對管理人員進行保密知識教育，保證管理人員的綜合素質能夠與時展趨勢相契合。

新時期下的檔案管理人員要轉變工作風格，由原來的等、靠、要被動狀態轉變為主動與其他部門保持非常密切的聯系，能夠在第一實踐收集各類資料信息，做到認真檢查和核實，科學歸檔并保存，從而確保信息的真實、可靠性。不同于傳統時代，如果一味堅持傳統方式無法全面反映行政事業發展歷程，且信息價值也無法得到最大限度的發揮。因此檔案人員應立足于社會發展現狀，擴大檔案資料收集范圍，無論是業務、還是職工都應成為其中的一部分，促使檔案規范化工作能夠改進行政工作，從而為進一步挖掘行政工作資源創建良好的平臺。

（3）構建網絡體系，規范檔案利用

現階段，信息技術與我國行政工作的深度結合，電子政務應運而生。在此基礎上，行政工作信息化、現代化建設已然成為現實。目前，筆者所在行政服務中心基本實現了網絡服務系統，為檔案管理工作提供了技術保障。同時在計算機飛速發展趨勢下，檔案網絡化將會得到了進一步推廣和普及。但是信息化水平尚未達到預期的目標。因此服務中心應堅持與時俱進，積極引進先進信息處理技術，邀請專業技術人員，結合服務中心的工作特點，構建針對性的網絡服務體系，提高檔案管理規范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進行，從而有效提高管理有效性。為了加快檔案規劃化管理進程，我們要明確認識到培養技術人員的重要性，促使其能夠兼顧檔案與技術操作等專業知識，在系統出現問題時，能夠及時解決問題，確保系統始終處于健康運行狀態當中。更為重要的是，我們還需要與政府其他部門建立合作關系，構建網絡化管理體系，實現信息共享及傳達，以此來適應服務型政府發展需求。

檔案管理工作的終極目標是發揮其保存及應用價值，為社會實踐提供借鑒和參考。只有開發和利用檔案的應用價值，才能夠為行政工作水平的提升做出更多貢獻。因此在行政服務中心內部，我們應在現有檔案基礎之上舉辦檔案展覽等活動，充分發揮檔案資源的社會宣傳功能，將靜態的檔案轉變為動態的資源，以此來引導職工能夠樹立正確檔案規范化理念。不但如此，還應創新檔案利用方式，進一步拓展檔案的服務范圍，深化其服務功能，逐步朝著電子化、網絡化等方向發展，形成一體化檔案信息體系，從而激活檔案的社會效益。

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【關鍵詞】 文件 文檔 一體化

Abstract : Based on the theory of life cycle, the paper analyzes the document integrations and documents center. It points out the necessity and feasibility to establish and reform the integration of filing documents center in China.

1.文檔一體化的必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理,而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構。國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們,文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程。這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點,各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。

依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所。其中暫時保存階段文件尤為特殊,這一階段的文件要經受時間的考驗,有的可能沒有價值可以銷毀,有的一段時間內有價值然后再銷毀,有的具有永久保存價值將來還需要進館保存。因此,需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據,在理論上是成立的。在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端,造成大量失控的、具有重要價值的賬外文件。檔案部門由此館藏質量降低,進而導致不能很好的發揮參考服務作用,導致檔案部門信息服務功能降低,也導致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術的發展,文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。

我國檔案工作在集中統一管理原則指導下,在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構,構成一個嚴密完整的組織體系文件,也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程,也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為,這并不排斥文件中心在我國建立推廣,只要注意文件中心的適用范圍后詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的,文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節,在搞好硬件建設的同時,做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明,雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務,具有相對的獨立性,但由于文書是檔案的來源,檔案是文書的歸宿,所以,兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此,我們要強化系統思維意識,樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想,在實際工作中,把住文書處理工作規范化、標準化的入口關,做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

2.從公文制發規范化抓起

公文是檔案的前身,檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣,不僅僅決定公文本身的質量,同時,也影響日后檔案的質量,決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此,我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題,以提高檔案實體質量,為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好,幅面尺寸規格要統一、規范、標準,符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排,左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續,是否符合審批權限,公文標題是否準確,主送單位和抄送單位準不準,落款是否與公文一致,有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文,繕印公文,還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等,都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理,擬制格式要規范,行文不要濫用簡稱和使用不規范的字,以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

3.嚴格立卷歸檔原則

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則,即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則,不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則,而且還是推進檔案工作規范化、標準化,乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中,在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上,要注意解決好三個問題:一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現行文件階段任務的,才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點,在實際工作中要注意區分文件與資料,特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,具體問題具體分析,以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗的入口關,使不該歸檔文件不致混入,同時,又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中,要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內,保持同一問題的完整性,反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈,從而在提高檔案利用價值的同時,使立卷歸檔后所形成的檔案既完整,又不龐雜,為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

4.提高案卷質量

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一、建立完善收集整理歸檔機制，確保檔案信息資源豐富齊全

收集、整理、歸檔工作是檔案管理的起始環節，是提供檔案信息、實現有效利用的前提。所以說，檔案的收集整理歸檔工作意義重大。因此必須建立完善收集整理歸檔機制，形成系統的、豐富完整的檔案資料。一方面，要做好檔案資料的收集、征集工作。為加強電力工業企業檔案標準化、現代化管理，促進企業檔案工作的綜合整體建設，健全和完善企業的信息工作，以更好地服務于企業生產和經營管理的需要，要依據國家檔案局《工業企業檔案分類規則》制定本地區的電力企業檔案分類規則。從行政管理、經營管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資等五類進行收集。要根據自身實際，對各個部門、各種門類、各種載體的檔案資料以及輔助材料盡可能地收集齊全。特別是工程檔案是電力企業檔案的重要門類，真實地記錄了工程項目從開始立項建設到竣工交付使用的歷史面貌，反映了工程項目建設成果，是企業生產、維護、擴建、技改等項目不可缺少的重要依據。工程項目檔案的收集、整理、歸檔和移交應該與項目設計同步進行，實施事前介入、事中控制、事后核查和驗收把關。把工程檔案管理關口前移，抓住關鍵環節，確保竣工檔案的質量。總之，只有抓好收集工作，才能確保檔案的齊全、完整、準確、系統，才能從根本上保證檔案的質量，為企業健康有序的發展提供強有力的保證。另一方面，做好分類整理和歸檔工作。要將收集到的檔案資料，按照歸檔范圍和保管期限分門別類進行整理和編目造冊，同時進行檔案數字化管理，以利于檔案的保管和提供利用。

二、建立完善開發利用機制，提高檔案信息資源的價值

檔案利用是檔案利用者通過檔案利用系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。完整的檔案信息對于供電事業發展及企業文化建設等方面發揮著無可替代的作用。電力企業的改革發展,離不開信息資源。在各種信息資源中,電力檔案因與企業各種經營活動的伴生關系及所載信息的原始性、真實性等特殊性質而占有獨特的地位。檔案價值的實現,檔案工作目標的實現,檔案工作系統與外部環境的聯系與溝通,無不與檔案的開發利用工作息息相關。電力企業要結合本單位工作的特點和實際情況，按照檔案法律法規制定適合本單位的檔案利用制度。一是抓好檔案利用制度的落實。二是建立完備的檔案檢索體系，運用傳統形式的檢索系統和計算機檢索系統相結合，特別是計算機檢索能加快檢索速度，提高利用效率，發揮檔案信息共享優勢。三是建立完善的咨詢服務體系。檔案工作者要能熟練的解答利用者所遇到的各類問題，提醒利用者在查閱中的注意事項，提供方便快捷的利用，更好地發揮檔案的作用，為供電事業發展提供優質、高效的服務。

三、建立完善素質能力提升機制，增強檔案管理軟實力

檔案管理作為一門專業性很強的工作，它要求檔案管理人員要有扎實的檔案管理理論知識和業務知識，特別是要下一番工夫學習和掌握計算機知識，才能使自己成為綜合型檔案管理人才。可以說，檔案人員的素質決定檔案管理工作的質量。提升檔案隊伍的綜合素質,激發他們的動力,是建設電力企業檔案隊伍的關鍵之所在,同時還是保障電力企業快速發展的基礎條件。因此,面對新時期、新要求、新挑戰,電力企業應該建立完善素質能力提升機制，提升干部隊伍的綜合素質和業務能力，確實增強檔案管理工作的軟實力。一是提高檔案工作重要性的認識。明確檔案工作者的地位和作用，增強做好檔案工作的使命感、責任感。二是豐富自身的業務知識。要系統掌握各門類載體檔案的整理方法，掌握檔案的保管、保護，檔案的利用、編研，檔案信息化和檔案法制建設等各方面的知識。三是養成嚴謹細致的工作作風。嚴格遵守檔案工作各項制度規范，保證工作質量。四要學習了解一些電力工程的基礎知識，以便及時準確地為工程人員提供檔案利用，更好地為企業經營生產服務。五檔案工作人員要有較強的檔案服務意識。在服務方法上，要由過去的被動服務變為主動服務、超前服務；在服務方式上，在不損害國家利益、企業利益的同時，最大程度實現科技檔案的價值，更好地為企業的發展建設服務；在服務手段上，要手工管理與計算機管理同步進行，提高工作效率和服務質量。

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關鍵詞：檔案管理；規范化；檔案資源

市場經濟的快速發展，促使檔案管理工作調整發展模式，從政治性向經濟性與服務性轉變，提高檔案資源的利用率。這就要求檔案管理人員采取有效措施提高管理質量，實現管理的信息化與規范化，推進我國檔案事業的發展。

1.實現檔案工作規范化的必要性

受到傳統觀念的影響，很多檔案資源被束之高閣，導致其利用率下降，在這樣的環境下，提高檔案資源的利用率與管理水平，不僅可以使企事業單位的管理水平提高，同時也可以更好的規劃人才資源利用。因此，在這樣的環境下建立并規范檔案管理體系迫在眉睫，這對于整個社會的發展都具有十分重要的意義。首先，檔案是所在部門歷史的再現，是對其文化、價值的重視，是完善檔案管理的必然要求。其次，檔案不僅記錄好的，也將組織的錯誤記錄在案，對后期的管理具有良好的借鑒意義。針對如此重要的工作，實現管理的規范化就顯得更加重要，這是為決策者提供準確參考的前提，是做出正確決策的基礎。從其中我們不難發現，檔案管理規范化是實現檔案資源利用高效的前提，是為組織服務的基礎，因此，檔案管理人員必須將其作為工作的重點進行。

2.檔案管理規范化過程中的問題

盡管檔案管理已經引起相關部門的重視，但由于歷史遺留的問題較多，社會的發展又十分迅速，對檔案管理提出了更多新的問題，檔案管理規范化的整體水平沒有達到令人滿意的程度，在執行中仍然存在諸多問題，具體體現在以下幾點中：

2.1管理人員的意識不足。這是制約我國檔案管理規范化水平提高最根本的因素，從其原因來看，這并不是由于工作人員自身的職業素養所造成的，而是由于整個環境而導致的，不論是檔案管理工作的人員或者是領導對檔案管理的認識都不夠全面，將其看作單獨的信息錄入或者是資源保管工作，缺乏對這項工作的真實，思想上無法給予其足夠的重視，導致對工作懈怠，這種意識嚴重制約我國檔案管理規范化的進程。

2.2信息化水平較差。近年來，國際化信息化進程不斷加快，改變了整個世界的工作環境，各行各業也都改變了工作方式，檔案管理亦不例外，不僅提高了工作效率，工作模式也做出了改變，但從整個系統的管理情況來看，信息化的普及度仍然不夠，部分單位仍然沒有跟上時展步伐，各地信息化建設水平參差不齊，尤其是西部的一些地區，仍然采用傳統的紙質管理模式，無法滿足社會發展的需求。與信息化檔案管理相比，傳統檔案管理對存儲環境要求較高，而且占據較大空間，而且保存年限有限，嚴重制約我國檔案事業的發展，同時也限制了檔案功能的發揮。

3.實現檔案管理規范化的有效措施

從上文的分析中我們可以看到，我國檔案的規范化進程情況不是十分理想，對此，必須要結合具體的實際，采取有效的對策，提升檔案資源的利用率，推進經濟的發展，為社會的發展奠定基礎。

3.1強化管理意識，推動檔案管理規范化與標準化。要想做好一項工作，首要任務就是要提升管理人員的服務意識，切實推進檔案管理的規范化。在這樣的發展環境下，除了要提升檔案管理的嚴謹性，更要注重提升時效性，這是時展的必然要求。因此，相關部門要根據發展環境、發展情況制定相應的規范體制。從當前的管理情況來看，由于法制的缺失導致我國檔案管理水平不同，通用性也不夠，因此，建立統一的管理體制勢在必行。從檔案的錄入直至保管，到最后的資源開發與利用，都必須要建立相對應且嚴格的工作流程。明確檔案管理各個階段工作的規范性，初期，檔案資料的錄入、采集都必須要格外的細致與認真，嚴謹且全面；進入到歸檔與立卷環節，要以科學、合理、高效為標準，加強對保管的重視，提升其安全性。在管理規章中必須要做到權責分明，提高工作人員的嚴謹性與責任意識。同時，要加大宣傳力度，使人們意識到檔案管理的重要性，營造良好的社會氛圍，唯有如此方可實現檔案管理的規范化目標。

3.2推進現代化的進程，實現管理的規范化與信息化。信息化高速發展，為了適應其發展，提高檔案的利用效率，必須要對傳統檔案管理理念進行更新，使其可以與社會發展節奏相一致，早日實現檔案管理的現代化。首先，在進行檔案管理過程中要善于發揮現代化技術的作用，發揮信息化技術的功能，提升檔案工作的利用率。同時也要根據發展需求加大軟件開發力度，使其可以更好的進行管理，提高檔案的規范化與信息化水平。通過對檔案管理規范化的建設，促使檔案管理水平的提高，減少違規情況，最終增強我國檔案管理的競爭力。

3.3提高檔案管理人員的職業素養。究其根本，都是人的責任，因此，要實現檔案工作的規范化，關鍵是要提升人員的綜合素養，這就要求檔案管理部門根據具體的情況開展科普活動，使從業者意識到當前形勢下開展規范化管理的必要性，增強危機意識。除此之外，還要進行技術培訓，使從業者對現代化設備有一定的了解，熟練掌握，進而提升管理水平。最后就是提升從業者的職業素養，使其認識到工作的重要性，強化保密意識，增強資料的安全性。結束語綜上所述，我們看到要想增強檔案的利用率，加強檔案的流通，實現檔案管理規范化是必然的，但由于目前我國的檔案管理體制尚不完善，工作人員的管理意識也有待提高，管理模式也相對較為落后，要想實現管理的規范化仍需較長的一段時間，這就要求從建制、人員兩個方面著手，緊跟時展步伐，更好的發揮檔案管理的功能。

作者:賈書影 單位:黑龍江省保密技術服務中心

參考文獻：