時間:2023-07-14 16:24:12
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關鍵詞:集團化企業;采購管理;現狀;措施
隨著當前我國經濟的新一輪改革,大型企業尤其是集團化企業的管理質量愈發成為制約企業發展的重要因素。如何降低企業采購成本,提升企業采購效率與質量,成為當前集團化企業采購管理所研究的重要課題。企業采購管理是一項涉及到眾多理論分支的研究內容,采購管理的改革需要集團化企業內部審計監督、營銷執行、行政管理等多個部門的傾力配合。只有在實現集團各個子公司、部門之間的縱向和橫向組織整合,才能完成跨越式的資源調配,提升集團化企業的采購管理效率。
一、集團化企業采購管理概念及相關理論
1.集團化企業管理概念
集團化企業的采購管理研究由來已久,但是將集團化企業的采購管理納入集團管理的整體戰略還需要追溯到上世紀七十年代,美國Dean•S•Ammer提出的集團化采購管理流程理論。集團化采購的具體概念有很多,結合當前我國的集團化企業發展現狀,應該被定義為通過規劃和設計采購控制戰略、執行采購實施戰略的采購決策和管理過程。
2.集團化采購管理相關過程
集團化企業的采購管理,需要有一個系統的管理體系進行支撐,并且明確對采購各階段的戰略任務、涉及的組織機構、執行的具體工作進行劃分,并根據流程規定的步驟和方法完成動態管理和靜態分析。根據管理學相關研究,集團化企業的采購與管理體系主要有以下三個階段組成(見下圖)。階段一:前期準備階段前期準備是集團化企業采購戰略管理的基礎階段,該階段企業主要針對集團企業采購的事前信息進行基礎性的準備,包括采購戰略的制定、部門采購計劃的申請以及采購信息的匯總。有采購管理工作人員進行梳理和規范后提交集團的采購管理審核人員進行審核。審核通過后正式進入該事項的采購操作。階段二:實施階段實施階段,集團化企業的采購管理人員需要按照采購部門需求和采購物標的將采購計劃進行劃分,分為普通型物資和戰略型物資兩種。普通型物資包括辦公用品、福利用品必要的損耗等。這部分物資是集團企業在發展過程中所必要的消耗,并且有著數額小、采購渠道固定、采購渠道透明的特點,采購者只需要按照計劃值向固定的供應商進行選擇即可。戰略型物資包則是企業制造、經營中依靠的主要原材料等供應物資,其價格的高低、質量的優劣直接影響企業的整體發展狀態。對于這部分物資,則需要企業根據國內市場甚至國際市場的物資價格,制定長遠的戰略規劃,通過嚴密的手段圈定供應商,并且簽訂嚴格的物資采購合同,配合物資質量檢查技術手段。采購過程中需要監督和審計人員對采購過程進行嚴格的監督檢查。階段三:改進階段該階段是對采購準備和實施階段的重要總結。包括采購結果的審計監督,采購管理人員工作績效的評定、采購流程的優化、采購戰略的動態調整和采購組織的調整等。
二、集團化企業采購管理存在的問題
1.對集團化采購管理缺少“新”認識
進入新世紀后,中國的大型集團化企業尤其是制造業企業越來越重視工業自動化在工業生產中的應用與推廣,并因此而引入了更多的工業制造理念,比如德國的“工業4.0”體系,就是工業制造與信息網絡的完美結合,進一步降低了企業成本,利用上下游產業鏈整合冗余資源。但是在物資采購管理上,很多集團化企業的采購管理人員還沒有很好地認識到物資采購的新趨勢,對于“采購=信息”的新理念認識不透徹,執行不到位,嚴重影響了企業的發展速度。
2.組織結構管理混亂
當前大部分集團化企業的采購管理在組織結構上采用混合組織結構,即將職能式組織結構與指令型組織結構混合布置,缺少矩陣型組織結構的標準化設置。導致集團化企業采購管理組織結構混亂,不同指令源的指令相互矛盾時工作人員難以借助評價指標確定指令優先級,必須經過固定的請示程序來確定指令內容。這種混亂的組織結構模式制約了集團化企業采購部門的人均利潤率提升。
3.采購方式單一,審計監督效用弱
當前企業根據所在行業和采購規模制定采購方式,相比于國外靈活多變的自動化采購信息網絡,國內的采購方式較為單一,大多采購招標和競爭性談判的方式進行采購。在無形中增加了采購的流程和時間,對于不同規模的物資采購也缺少靈活的變通手段,提升了采購的時間和資金成本。對于集團化企業的采購管理中的審計工作,首先是審計工作管理不嚴格,監督流于形式,難以發揮審計監督的作用。其次是對內部審計“重視”態度的來源上,不少部門和個人對待審計“畏之如虎”,怕審計、不愿接受審計,想方設法躲避審計的情況時有發生。
三、新時期集團化企業采購管理質量提升措施
1.轉變集團化企業采購管理理念管理
對于新時期集團化企業采購管理質量的提高,還需要從轉變集團化企業采購管理理念上著手。大型集團化企業在采購管理上,首先要樹立時效意識,提前針對集團的采購戰略進行物資儲備管理,包括物資采購方式戰略、渠道戰略、數量戰略、品質戰略和價格戰略。利用新型的數字化集成采購系統完成集團采購的上下游溝通,理順產業鏈,調整資源配置,實現采購管理的信息化、網絡化和規范化。讓集團的各個子公司、項目部、辦公室都能針對自己的發展需要獲得適當的資源支持,提高辦公、經營和生產效率。
2.理順集團化企業采購組織結構管理
當前集團化企業采購管理效率提升的重要方式就是理順集團化企業采購組織結構的管理。集團化企業體量大、部門多、業務復雜,采購管理涉及企業生產經營的全部過程,為絕大多數部門服務,難免接受不同部門的指令。對此集團化企業應當設立自己的組織管理模式,結合組織輪中的矩陣式組織結構,采用橫豎兩條指令線完成指令的輸入和判定,當指令發生沖突時,自動判定優先級并完成溝通。實現采購管理部門的高效化、自動化辦公。最終提升采購管理組織效率。
3.完善集團化企業采購方式管理
對于集團化企業的采購管理方式,應當結合企業的采購內容與規模生成相應的采購方式。但是也并非絕對按照既定的采購方式進行采購管理。比如針專用的行政法規和別地方政府法規,就應當按照法律規定方式進行采購。再有就是結合供應商選擇范圍、數量和供貨渠道、付款方式選擇采購方式,靈活掌握招標、談判、詢價、網上競價、協議采購等方式的具體操作流程,實現采購方式的多樣化和供貨方選擇的適用性。
4.創新集團化企業的“審計增加價值”作用
審計工作的目的是為了提高企業的管理,增加企業的效益。因此,在集團化企業的采購管理中,必須創新審計形式,采用“審計增加價值”理念指導當前的企業內部審計工作。把審計工作由原來的單純監督管理變為預防風險,提升企業管理價值的工作部門。提高企業采購管理部門甚至企業整體的人均利潤率。
四、結束語
總而言之,對于當前集團化企業的采購管理,需要結合市場的現實狀況和經濟的整體運行態勢來完成改革和管理。結合先進的管理理念、多樣化的采購方式、高效嚴格的組織管理模式,實現對集團化企業采購管理效率的提升。同時還要增強企業的采購管理監督審計,讓采購管理在陽光和規范下運行,提高集團的經濟效益。
作者:張彥君 單位:中信戴卡股份有限公司
參考文獻:
[1]郭龍.公司采購成本管理分析[J].《商場現代化》,2017(7):78-80.
關鍵詞:項目管理 采購 環節 職責 流程
項目管理是在有限的資源條件下,為實現項目目標所采取的一系列管理活動。項目采購管理是項目管理的重要組成部分。項目采購管理幾乎貫穿于整個項目生命周期,項目采購管理模式直接影響項目管理的模式和項目合同類型,對項目整體管理起著舉足輕重的作用。
隨著經濟的發展和對項目管理、采購管理認識的不斷深入,采購在工程項目中的角色已經從單純的支持服務發展成為新的利潤增長點,采購管理也發展成為成本控制和促進項目效應最大化的關鍵環節之一。
1.明確項目采購管理中的關鍵環節
企業規模越大,采購金額越高,管理者對程序的設計越為重視。這里將一般采購作業流程設計應注意的關鍵環節闡述如下:
1.1根據不同工程項目或各工程項目工作包的特點,充分考慮成本控制、設計、施工等因素確定工程項目管理模式從而確定工程項目采辦模式,便于采辦成本控制。
1.2實施工程項目采購預算制,有了采購預算的約束,能提高工程項目資金的使用效率,優化工程項目采購管理中資源的調配。從而達到控制工程項目采購成本目的。
1.3采購包的劃分。要根據設備材料的性質、市場供貨商的供應能力和經濟批量劃分采購包。合理劃分采購包,可降低采購價格。
1.4充分利用好工程項目內外部環境。在工程項目采購管理中充分利用采購環境,同樣是有效降低采購成本的途徑之一。
1.5供應商的優化選擇和管理。工程項目前期供應商一旦選錯,將給工程項目建設造成嚴重影響,因此,招投標尤其是國外設備招投標要特別慎重。
1.6確立采購全流程成本的概念,應該關注的是整個工程項目流程中的成本降低,是對總成本的控制,而不是單一的針對采購貨物或服務的價格。
2.細化項目采購管理中的的部門職責
科學合理的流程,明確細致責任化的分工,對于規范采購管理有著積極的作用。
2.1各部門:負責采購需求計劃提出、采購的參與、貨物的驗收。
2.2專業管理部門:負責審核專項物資申請(必要性、替代性、可否調撥、數量、型號、品牌),出具專業意見;協助采購對新的專業設備或物料的采購。
2.3行政組:負責監控各處采購計劃執行情況;下達各處物品申購計劃額度;物品需求申請單審核,負責不定期市場調查和價格監督。
2.4人事行政部采購組:負責采購通用類固定資產、低值易耗品、生產輔料等,進行采購實施的全過程――詢價、供應商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報銷。
2.5生管部采購組:負責采購設備治具類與計量儀器類固定資產、生產材料等,進行采購實施的全過程――詢價、供應商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報銷。
2.6行政庫房:負責辦理出、入庫手續;負責輔料、勞保品的存儲和管理;負責提供輔料庫存月報表和勞保庫存月報表。
2.7品保部:負責對到貨生產輔料的檢驗以及協助索賠、出具檢驗報告;參與計量儀器類資產采購支持。
2.8技術部:負責參與設備治具類資產采購,給予相關專業技術參數支持。
3.強化項目采購管理中的制度執行
沒有規矩不成方圓。建立并完善配套的采購管理制度是開展項目管理工作的必要條件,強化制度執行力是推行項目采購管理的有力保障。
3.1建立健全各項采購管理制度。項目一進駐,就要按單位企業下達的責任成本預算指標,制定一套采購成本管理辦法和制度。在操作過程中,應結合實際情況,不斷修正、改進,通過實踐使之趨于完善,以確保制度科學可行性,真正起到規范項目成本管理的作用,最終達到提高施工項目成本管理水平的目的。
3.2全過程控制。控制總成本在探討項目采購管理中降低成本的問題時,應該確立采購全流程成本的概念,我們所應該關注的是整個項目采購流程中的成本降低,是對總成本的控制,而不是單一的針對采購貨物或服務的價格。
4.采購業務流程管理的注意事項
4.1注意流程的先后順序及時效控制。應當注意作業流程的流暢性與一致性,并考慮作業流程所需時限。避免同一主管對同一采購案件作多次簽核;同一采購案件在不同部門有不同的作業方式;同一采購案件會簽部門過多,影響實效。
4.2價值與程序繁簡相適應。程序繁簡或被重視的程度應與所處理業務或采購項目的重要性或價值大小相適應。凡涉及數量比較大,價值比較高或者易發生舞弊的作業,應有比較嚴密的處理監督;反之,則可略微予以放寬,以求提高工作效率。
4.3避免作業過程發生混亂。要注意變化性或彈性范圍,以及偶發事件的因應法則。譬如在遇到“緊急采購”及“外部授權”時,應有權宜的辦法或流程來特別處理。
4.4流程設計應適應現實環境。應當注意流程的及時改進,早期設計的處理流程,經過若干時間段后,應加以審視,不斷加以改進,以適應組織變更或作業上的實際需要。
4.5配合作業方式的改善。譬如當手工的作業方式改變為信息化的作業方式時,流程就需要做相當程度的調整或重新設計。
5.結語
梅瑞狄斯在《項目管理――管理新視角》中提到:“在采購設備、原材料和分包服務的過程中,必須清楚的界定出特定的需要,并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商。”項目采購管理作為項目管理的一個重要組成部分,企業要獲得最大的經濟利益,有效地降低材料采購成本是關鍵,就必須要加強對項目采購的管理與控制,具體方法和可操作模式要根據單位實際情況區別對待,實踐摸索。
參考文獻:
1.1公路工程材料的特點
公路工程材料特點主要能分為兩方面:一是有品種繁多、需求量大、采購較為集中以及受環境限制等;二是針對不同材料提出的要求,應滿足設計、規范要求,同時還應符合相關的法律、法規的要求。公路施工企業還應對材料相關采購人員進行培訓加強提高采購人員額成本控制意識,并增強其一切從市場經濟出發的觀念,而后確保質量管理水平得到提高。另外,公路工程中的主要材料是指直接構成工程主體結構的永久性材料,包括:水泥、瀝青、鋼筋、鋼絞線、格柵、錨具等。
1.2公路工程材料管理的意義
材料管理的概念就是指對各類施工材料在生產的總過程中實施計劃、供應、保管及合理使用;材料的主要內容有編制材料計劃、采購定貨、合理供應、組織運輸、庫存保管、領發、回收等;建筑材料的特點有品種繁多、需求量大等。建筑材料的基礎作用是保障建筑施工的順利開展,重要作用是保證建筑工程的質量。材料更是構成工程實體的主要生產要素,所以建筑施工企業必須加強對材料的管理,并針對材料管理中存在的問題采取有效的對策,從而確保工程質量得到提高,企業的經濟效益得到提升。
1.3加強公路工程主要材料采購管理的重要意義
加強公路工程材料采購管理的重要意義主要體現為以下幾方面:第一,加強工程主要材料采購管理能夠有效降低材料在工程中所占用的成本比例,從而提高工程效益。第二,加強工程主要材料采購管理能夠保障材料質量,從而為公路工程施工作業的順利進行以及公路工程質量提供重要的基礎保障。
二、公路工程主要材料采購策略
公路工程是一項施工材料需求量巨大的工程,在公路工程中施工材料成本往往占了整個工程成本的60%左右,同時公路工程材料質量優劣直接影響著公路工程質量和工程效益。而材料采購環節,作為公路工程成本控制的重要環節,重要性顯而易見。材料采購成本主要包括:材料購買價格、材料運輸費用、材料存儲和保管等費用。由于受多種因素影響,公路工程材料采購環節一直是公路工程管理中的薄弱環節。公路工程主要材料采購成本控制要點主要表現為以下幾方面:第一,材料購買價格控制。第二,材料運輸費用控制。所以,在采購材料的同時應對運輸條件、運輸路線等因素進行充分考慮,從而合理組織運輸。由于材料采購量大,所以在采購材料時應與供應商家協商,將運輸費用包含在材料采購費用內。另外,在采購材料時,應遵循就近采購的原則,這樣能夠有效降低運輸成本。
三、公路工程主要材料采購管理中存在的問題
3.1缺乏完善的采購管理制度
采購管理制度,能夠有效約束材料采購管理工作,若是采購管理制度不完善,那么必將對材料采購管理工作造成嚴重阻礙。材料采購工程主要有材料采購部門或人員負責完成,與工程其他部門缺乏緊密聯系,若是采購管理制度不完善,就無法有效約束材料采購部門或人員,加上與工程其他部門聯系不緊密,確實其他部門的信息支持,這樣一來材料采購環節中就極易發生問題,例如材料采購人員以公謀私。
3.2材料采購管理信息化水平較低
隨著科學技術的進步,實現信息化管理是材料采購管理的必然趨勢。但是,當前我國許多工程中的材料采購管理工作仍然采用傳統的手工操作管理方式,這種落后的管理方式已經不再適應現代化材料采購管理工作的需要,甚至大大降低了工作效率。相較于信息化材料采購管理,傳統的管理方式成本費用過高,不具備較好實時性和動態性,非常不利于材料采購管理工作的進行和發展。
3.3沒有科學制定材料采購計劃
材料采購計劃與公路工程施工設計方案有著緊密的聯系,是根據施工設計方案計算出材料采購成本,確定材料采購數量,而后結合工程實際情況以及計算的材料采購成本和確定材料采購數量制定出材料采購計劃。如果制定的材料采購計劃不科學,且采購部門或人員依舊按照該計劃執行采購工作,那么必定對材料采購管理工作以及工程成本控制工作造成嚴重的影響。
四、加強公路工程中主要材料采購管理的控制措施
4.1建立完善的采購管理制度
公路企業應建立完善的采購管理制度,對采購管理工作程序進行具體規范,要求采購管理部門或人員嚴格按照規章制度進行工作,禁止在采購管理工作中出現隨意性、消極性或是以公謀私、公飽私囊情況。以完善的采購管理制度為基礎,建立責任制度,讓材料采購管理人員充分明確自身的職責、工作方法、步驟及對材料的質量要求和保證質量應采取的措施,從而對材料采購管理人員的行為進行引導和制約,促使材料采購管理人員真正做到職責明確、分工合理、規范有序、流程清晰。
4.2建立材料采購信息管理系統
公路企業應建立材料采購信息管理系統,以此實現材料采購信息管理信息化。材料采購信息管理系統主要由以下幾個子模塊系統構成:計劃采購系統、價格分析系統、合同管理系統、質量跟蹤系統、庫存管理系統等。傳統的手工操作管理方式即落后又無法滿足企業發展需求,所以建立材料采購信息管理系統勢在必行。實現材料信息化管理能夠具有高實用性、易操作性、可共享性、可升級性等特點。高實用性不僅能適應材料管理工作的實際業務流程,還能很好的滿足企業發展需求。建立材料采購信息管理系統,能夠有效降低材料采購成本,提高材料采購工作效率,從而為材料采購管理工作的順利進行與完成奠定堅實的基礎。
4.3加強提高材料采購管理人員的綜合素質材料
采購管理人員素質高低在很大程度上決定著材料采購管理工作的優劣,因此,公路企業應積極展開各種教育培訓活動,要求材料采購管理人員積極參與,通過培訓著力提高材料采購管理人員綜合素質。還應結合工程實際制定相應的獎罰機制,通過定期或是不定期的工作檢查和工作效果考評,激勵材料采購管理人員的競爭意識,促使材料采購管理人員的潛力得到最大限度的發揮。
五、結語
項目的執行除了需要必備的人力資源之外,還必須具備相應的設備、設施、原材料、零件、服務和其它物質資源,離開了這些物質資源,再高明的項目經理也不可能按要求完成項目的任務,在市場經濟條件下,這些產品和服務是通過采購活動來實現的。從執行組織以外通過采購取得項目所需要的產品或服務,就是所謂的項目的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費一定的項目資金的,如何合理而有效的使用這些項目資金?如何使一筆有限的資金發揮其最大的效用?是在項目的采購管理中所應該關注的問題之一。
梅瑞狄斯在《項目管理——管理新視角》中提到:“在采購設備、原材料和分包服務的過程中,我們必須清楚的界定出特定的需要,并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商。”在現實的項目采購操作中,要實現這兩個“最”字的目標是十分不容易的。但是,我們卻能夠通過對項目采購管理中部分環節的控制,來有效的降低采購成本,從而使項目資金達到最優的配置,用有限的資金獲取盡可能多的資源,這是我們在項目采購管理中所能夠實現的成本目標。以下,就將從成本控制的角度來逐一論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施。
1、制定采購預算與估計成本
制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活動的一個方面,同時也不僅僅是組織政策的一種延伸,它還是一種控制機制,起著一種比較標準的作用。
制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測,是對整個項目資金的一種理性的規劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發,還同時建立了一個資金的使用標準,以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制,確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束,能提高項目資金的使用效率,優化項目采購管理中資源的調配,查找資金使用過程中的一些例外情況,有效的控制項目資金的流向和流量,從而達到控制項目采購成本的目的。
2、供應商的選擇
供應商是項目采購管理中的一個重要組成部分,項目采購時應該本著“公平競爭”的原則,給所有符合條件的承包商提供均等的機會,一方面體現市場經濟運行的規則,另一方面也能對采購成本有所控制,提高項目實施的質量。因此,在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注。
第一,選擇供應商的數量。
供應商數量的選擇問題,實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說,單一貨源增加了項目資源供應的風險,也不利于對供應商進行壓價,缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說,批量供貨由于數量上的優勢,可以給采購方以商業折扣,減少貨款的支付和采購附加費用,有利于減少現金流出,降低采購成本。因而,在進行供應商數量的選擇時既要避免單一貨源,尋求多家供應,同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足,以獲取供應商的優惠政策,降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應的質量,又能有力的控制采購支出。一般來說,供應商的數量以不超過3-4家為宜。
第二,選擇供應商的方式。
選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購,四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。我們認為,在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格,幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物;并且多種招標方式的合理組合使用,也將有助于提高采購效率和質量,從而有利于控制采購成本。
3、采購環境的利用
項目的外部環境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的影響,外部環境包括宏觀環境和微觀環境。宏觀環境是指能對項目組織怎樣及如何采購產生影響的外部變化,包括市場季節性的變化、國家宏觀經濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰爭罷工等各種因素。而微觀環境則是指項目組織的內部環境,包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序,即實施采購的過程和程序。在符合微觀環境原則的前提下,一個好的項目采購策略應當充分利用外部市場環境為項目整體帶來利益。
充分利用采購環境的一個重要內容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關項目所需要的貨物及服務的多方面市場信息。比如,結合所采購貨物或服務的種類、性能參數、質量、數量、價格的要求等,了解熟悉國內、國際市場的價格及供求信息,所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿易支付辦法、保險合同等有關國內、國際貿易知識和商務方面的情報和信息。這就要求項目組織建立有關的市場信息機制,以達到有效利用采購環境的目的,良好的市場信息機制包括:
建立重要貨物供應商信息的數據庫,以便在需要時候能隨時找到相應的供應商,以及這些供應商的產品或服務的規格性能及其他方面的可靠信息。
建立同一類貨物的價格目錄,以便采購者能進行比較和選擇,充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。
對市場情況進行分析和研究,作出市場變化的預測,使采購者在制定采購計劃、決定如何發包及采取何種采購方式時,能有可靠而有效的依據作為參考。
只有建立了良好的市場信息機制,才能在項目采購中做到“知己知彼”,并對采購環境有充分的了解和把握,這使得采購者能處于供需雙方的有力地位,獲得價格上的優勢,不僅取得高質量的貨物或服務,也能取得成本上的利益。否則,如果缺乏了對相關信息的熟悉,會造成采購工作的延誤,采購預算的超支,失去成本控制的優勢。因此,在項目采購管理中充分利用采購環境,建立良好的市場信息機制,同樣是有效降低采購成本的途徑之一。
4、供應商的管理
基于長期的降低采購成本的理念出發,我們認為,在項目的采購管理中應該貫穿一個“供應商管理”的思想,也即是把對供應商的管理納入項目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應和質量保證,又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優勢,對降低項目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點值得注意:
第一,與供應商建立直接的戰略伙伴關系。
對于采購方來說,一旦確定了可以長期合作的供應商,應該與供應商之間建立直接的戰略伙伴關系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則,建立一種雙贏的合作關系,使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優勢,也使供應商擁有長期穩定的大客戶,以保證其產出規模的穩定性。這種戰略伙伴關系的確立,能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。
第二,供應商行為的績效管理。
在與供應商的合作過程中應該對供應商的行為進行績效管理,以評價供應商在合作過程中供貨行為的優劣。比如:建立供應商績效管理的信息系統,對供應商進行評級,建立量化的供應商行為績效指標等等,并利用績效管理的結果衡量與供應商的后續合作:增大或減少供應份額、延長或縮短合作時間等,對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商持續改善供貨行為,保證優質及時的供貨,從而有效的降低項目采購總成本。
關鍵詞:采購;質量控制;質量管理
中圖分類號:G255 文獻標識碼:A 文章編號:1674-1723(2013)02-0095-02
質量管理中所說的質量,是一個廣義的概念。按照國家標準的規定,質量是指產品或服務滿足規定或潛在要求(或需要)的特征的總和。這里所說的質量不僅指產品的質量,還包括過程質量、服務質量,對于過程質量和服務質量可以統稱為工作質量。產品質量與工作質量是兩個不同的概念,但它們之間的關系是密切相關的,產品質量是企業工作質量的綜合反映,企業工作質量是一定產品質量的基礎和保證。對于采購工作來說,就是要以采購工作的高質量確保采購產品的高質量。
一、采購管理與采購質量管理
采購管理(Procurement Management)是計劃下達、采購單生成、采購單執行、到貨接收、檢驗入庫、采購發票的收集到采購結算的采購活動的全過程,對采購過程中物流運動的各個環節狀態進行嚴密的跟蹤、監督,實現對企業采購活動執行過程的科學管理。采購質量管理即是采購管理工作的一部分,同時又始終貫穿于采購管理工作中的每一個環節,采購質量管理的好與壞取決于采購管理工作是否到位。
二、加強采購質量管理的幾項措施
(一)加強計劃管理
計劃管理是采購管理工作的基礎,采購訂單的下達是基于使用單位申報的采購計劃為基礎的,計劃提報的準確性直接影響到采買的物資是不是符合實際需求。在實際工作中,使用單位的計劃員往往由于責任心不強、專業技術水平低等多種原因,提報的計劃中物資名稱、規格型號、計量單位、材質、執行標準等物料信息隨意性強、描述不準確,采購員接到計劃后往往由于計劃種類繁多,做不到逐一核對每一條需求計劃,同時為了保證下訂單的及時性,對計劃的審核也不是很嚴格,這樣就會造成采買物資與實際需求有出入。舉個例子:使用單位提報塑料托盤計劃,規格型號為1400×1200×150mm,數量150個。供貨單位按此規格型號供了150個單面托盤,兩向進叉,送到使用單位后,反饋回來的信息是所送托盤不符合使用要求,它們需要的是雙面的、四向進叉的。這種現象的發生就是由于提報計劃參數不全造成的,雖然最終問題經過雙方溝通和協商最終解決了,不管是退換貨也好,還是重新訂貨也好,都造成了供貨周期的延長,進而影響了生產需要。類似的問題如果在計劃提報環節就能發現其中的錯誤,也就不會出現后續供貨的錯誤了。
(二)加強供應商管理
企業采購最怕的就是選錯供應商。因此,采購管理的工作原則之一即是慎選合適恰當的供應商。供應商管理工作也是采購管理最關鍵的一部分,采購對于供應商來說就是他們的訂單。隨著對前期大量訂單的經驗總結和匯總以及管理技能的提高,采購人員意識到供應商管理的重要性;采購工作的好壞從根本上說取決于供應商所提供的產品質量、價格、性能等。不管是采用什么樣的采購方式,選擇供應商將成為采購部門實施采購計劃的首要工作,良好的供應商可以保證供應物料的順暢、物料質量的穩定、交貨期和交貨數量等。要選擇好的供應商,首先要做的工作就是供應市場情報的搜集,供應市場情報是采購人員的眼睛,也是供應商管理的基礎,其內容包括掌握供應市場的情況并加以調查研究,分析整個產業鏈等。采購人員在掌握大量市場情報的情況下,可以不斷優化供應商的“庫存”。供應市場瞬息萬變,國家間的政治協定,政府體制結構與政治環境、稅收政策與稅率等均可能對國內和國際貿易形成限制因素,甚至導致部分供應商破產,被收購或退出市場,進而對供應市場的價格水平和供應的持續性形成沖擊。采購員必須充分了解和分析原料供應商行業特點,如供應商的生產工藝、所用原料及行情、供應商的競爭結構等。通過對供應商市場行情的調查和了解,尋找可靠的供應商,將供應商市場調查情況按其產品分類和經營性質加以分門別類整理,建立供應商檔案。通過對供應商的產品質量、管理情況、服務質量、財務狀況等項目進行綜合評審打分,確定最終的合格供應商名錄。有了合格供應商名錄,采購員在選擇供應商時就多了一份可靠的保證。需要注意的是,這個合格供應商名錄不是長期有效和一勞永逸的,為了保證合格供應商名錄的長期有效性和可靠性,我們還需要建立完整的供應商考核機制,對供應商定期考核,可以是一年或是根據生產企業的實際情況機動合理的確定考核時間,根據考核結果不斷完善合格名錄,區分優劣,隨時將不合格的供應商從合格名錄里剔除。
(三)加強采購過程的管理
這里所說的采購過程概念是比較狹義的,是基于采購前期計劃已申報和合格供應商名錄已確定的前提下,具體采購的實施過程。包括采購方式的選擇和選定采購方式后具體實施過程中的管理工作。選擇什么樣的采購方式對產品的交貨期、交貨質量有著十分重要的影響。一般采購方式有招標采購、競爭性談判采購、單一來源采購和詢比價采購。招標采購除了國家硬性規定的必須要招標采購的物資外,一般關鍵設備和材料,甲方對產品的技術性能不能完全掌握的,金額價值較大的物資一般采用招標方式采購。招標采購時,將需方產品的詳細信息經招標公司通過網絡等公眾傳播渠道,可以有效的獲取廣泛的供應商的信息,擴大業主可選擇的范圍。無論是自主招標還是委托招標,業主在招標之前都要制定詳細的招標文件和評標辦法,其內容要根據具體要招標的貨物相關要求來制定,區分設備和材料的側重點不同,招標過程嚴格按照國家相關規定執行。競爭性談判采購主要是招標采購時投標廠家不足3家的、對需求產品技術要求較高而現有合格供應商名錄里符合要求的廠家又少于3家等情況而采用的采購方式,采購程序上與招標采購相似,其相比較招標采購形式更加靈活、采購程序簡化易于操作,效率相對較高。既然程序與招標采購相似,具體執行過程中也必須按照招標采購的相關規定和要求來執行。詢比價采購是采購活動中常用的采購方式,即至少向3家供應商發出詢價,通過價格必選,確定最低價的供貨商為中標廠家。詢比價采購時,詢價文件也必須是向合格供應商名錄里的供貨商發出,這樣可以保證報價的供應商水平在同一起跑線上,同時從源頭上可以有效的控制產品的質量。詢比價采購的弊端是,以低價確定最終供貨商,難免會出現供應商為了中選,存在以低于成本的價格供貨,或是以次充好,低價低質,如何保證采買到低價優質的產品成為詢比價采購最為棘手的問題。比價采購,并不是價格越低越好,在保證質量的前提下,確定合理的價格,即適價采購。在實際工作中,采購員可根據具體的需求計劃,物資類別、價值大小及其他因素綜合考慮選用合適的采購方式。
(四)加強采購員業務知識培訓
采購員是采購工作的具體執行者,采購員業務知識的欠缺,直接影響采購進度、采購效率、采購質量等。很多企業都不重視采購員的業務培訓,他們認為采購能力的培養主要是通過經驗積累起來的,這種理解是很狹隘的。現在的時代是個知識更新及其迅速的年代,采購員單憑經驗的積累遠遠滿足不了采購工作的需要。一名優秀的采購員,必須具備多方面的素質,包括較強的學習能力、溝通協調能力和市場分析能力,敏銳的洞察力、扎實的專業知識等等。
(五)建立健全物資采購管理制度
健全的物資采購管理制度是采購工作良好運行的強有力的保障,俗話說“沒有規矩不成方圓”,采購工作本身所具有的特殊性決定了制定完整詳細的采購管理規章制度的必要性。從計劃的編制申報、供應商的管理、采購過程的規范,到合同簽訂以及到貨驗收入庫的方方面面,每一個環節都要制定詳細完整的管理制度,規范采購行為,提高采購質量和效率。
綜上所述,采購質量管理滲透到采購管理的各個環節,只有將采購管理工作做到位,做到實,采購質量管理工作才不是喊喊口號而已。
參考文獻
關鍵詞:ERP系統 企業采購管理 應對舉措
中圖分類號:C93 文獻標識碼:A 文章編號:1009-914x(2014)02-01-01
一、ERP概述
(一)ERP的概念
ERP的概念,由美國著名IT分析公司Gartner Group Inc.于上世紀90年代初,以當時計算機信息處理技術的發展以及企業對供應鏈管理的需求為根據,以對信息時代制造業信息管理系統發展趨勢的預測為目的而提出。整體來說,ERP作為一個集成化管理信息系統,通過對企業內部所有資源進行集合,并進行有效地計劃和控制,以達成最大化的效益,正是其內涵所在。
(二)ERP應用于企業采購管理的優勢
1、再造采購管理流程
ERP系統通過對采購管理流程實施進行改造而實現了一些新的特點和優勢,注重對部門之間的協調、聯動和制衡,在采購模塊中將供應商管理、檢驗入庫和財務付款等部分業務進行剝離。其設計方法則是將完成的工作進行相關職責的分解后,再在各個模塊中進行對應,最后將同一個模塊內的所有職責進行工作組形式的組合。這些都使ERP系統具體了如下優點:一是集中處理同類型業務,這樣協調工作不但大大減量,效率也實現了極大提高;二是分離庫存管理職責,以對采購業務的監督進行加強;三是能夠分離采購管理和資金管理,付款的職能在ERP模式下被分離到了財務部分,進一步加強了資金管理。
2、采購業務信息即時共享
ERP系統采購管理模式下,信息集成性使ERP平臺工作人員共同使用唯一的數據源,實現了業務信息的共享;信息即時性使企業管理者、各職能部門和采購管理相關業務人員都能夠隨時進行了解,把握資源分配的及時性與合理性,強化采購過程控制。
3、業務可追溯性得到增強
ERP系統對系統中采購單據的記錄提出了要求,從而為所有業務往來詳細信息的查詢提供了方便,業務操作中的人為因素被大大減少,信息的原始狀態和真實性得到了保證,并刻意隨時對其進行追溯。
4、加強了對供應商的管理
在ERP系統中,供應商供貨數量、質量、價格、售后服務等方面的信息以數據形式記錄,可以極大降低業務人員調動對工作的影響,新業務人員對與自身業務相關的供應商名單、歷史供貨記錄和聯系方式等信息,可以通過系統進行方便的查詢,從而確保采購業務的連續性。
二、 ERP系統在企業采購管理中的應用
(一)應用的環節
一是建立供應商資源,通過審核流程確定為合格供方后才能進入供應商名錄;二是根據ERP物料需求生成采購計劃,對相關采購要素進行約定;三是根據質量指標、采購價格等要素擇優供應商;四是生成采購訂單,經審批后嚴格執行;五是對采購訂單進行跟進,重視計量、質檢等過程控制,直至驗收入庫;六是嚴格按照訂單辦理財務結算。
(二)應用的效果
1、采購流程嚴格控制
為了實現加強管理的目的,ERP系統對需求計劃、采購訂單、入庫收貨、結算付款等流程環節都進行了嚴格的界定,最終達成了各個流程工作之間的不僅相對獨立而且同時相互配合與制約,大幅提高了采購管理的規范化。
2、采購程序審批嚴格
根據業務內容的不同,審批工作有著嚴格的流程和級別權限,例如:采購申請中的物料品種和數量,需要得到采購主管的審批;二是采購訂單中的供應商選擇以及物料價格和數量,需要在到采購主管審批后由采購部門主管領導進行審批,而且如果采購訂單超過了一定的金額,還需要企業的主管領導進行審批。由此可見,審批程序流程是完善而嚴格的,沒有完成審批的訂單,采購工作是無法繼續進行和完成的,這也審批程序得到了切實的執行。
3、采購過程監督和控制及時
采購業務過程監督和控制是采購管理的重要環節。首先,監督需要具備查找和發現問題的條件,ERP系統中,權限相對公開使得監督管理工作高度透明,實時更新的數據庫可以使監督人員及時跟進和發現問題;其次,對于發現的問題監督人員在權限范圍內能夠及時采取相應措施進行控制,需要說明、暫停、改進或者終止的采購業務會在第一時間收到監督反饋并進入相應后續工作流程。
三 、企業采購管理中ERP系統應用的不足
(一)基礎數據源采集錄入的準確性方面
ERP是系統也是建立在數據管理基礎上的管理系統,系統前端數據采集及錄入工作將直接影響到采購管理模塊的數據使用和管理,應用過程中數據缺失及無法正常應用的情況仍客觀存在,導致前端數據采集錄入工作受到影響的常見主要原因有操作人員重視程度不夠、素質不高、操作不規范等。
(二)角色替代或者缺失方面
ERP系統的應用于采購管理工作中是徹底的管理流程再造,之后在采購管理中進行的實施也應從組織架構和業務流程節點等方面不斷進行固化和完善。現實中,受組織架構調整、人員流動、采購業務多樣性等客觀條件限制,為了走流程而走流程的角色替代、一人使用系統流程中多個用戶名和不同權限進行操作的情況時有發生,從一定程度上影響了ERP系統使用的規范性,缺乏必要的使用情況監管。
(三)持續的技術培訓無法保證
持續有效的培訓工作,是ERP項目在企業采購部門得到成功實施的重要保障之一,尤其是對于技術骨干的培訓,因為在采購部門中,對于ERP的應用,技術骨干和主管領導是最重要的兩個角色,ERP項目也只有通過他們的充分配合才能將優勢最大化發揮出來。現實中,持續培訓工作在企業的ERP系統運行之后往往被忽視,致使采購部門對ERP系統的了解深度及管理應用研究不足,限制和影響了ERP系統管理效果的最大化呈現。
四、企業采購管理中ERP系統應用不足的對策
(一)認真做好源頭。在企業采購管理過程中,量化ERP系統基礎數據源采集標準, 將此目標作為采購部門的管理目標之一,納入目標績效管理體系,確保此項工作保質保量的按時完成。
(二)強化過程控制。在企業采購管理過程中,嚴格執行ERP系統業務流程,不斷優化和完善與ERP系統相匹配的組織架構、人員配備、管理制度、監督反饋機制,確保管理工作在穩定運行的基礎上不斷創新和提高。
(三)重視結果指標分析和改進措施的落實。在企業采購管理過程中,充分關注ERP系統指標數據,做好指標的分析工作,得出結論并制定有效的改進措施,嚴格執行落實。
結語
綜上所述,ERP系統對企業的采購管理具有變革性的巨大作用,雖然企業在采購管理中普遍運用了ERP系統,但卻并沒有將其價值充分展現出來,仍面臨著諸多的問題。對此,企業首先要對ERP系統應用于采購管理方面的重大價值和作用進行充分認識,引起足夠重視,然后對存在的問題進行充分的認識和總結,以在此基礎上進行有效的解決。本文提出的幾點對策,僅僅是一些可以參考的建議,尚有很大的挖掘空間,落實上的針對性更需要具體進行解決。
參考文獻
1、劉伯瑩,周玉清.ERP原理與實施[M].天津大學出版社,2001.
2、王慧芬.企業應用ERP系統的理論與案例分析[M].北京出版社,2001.
關鍵詞:房地產企業 采購管理 成本控制
引言
采購管理是房地產企業施工項目中非常重要的組成部分,材料采購管理更是其中的核心內容,也是房地產開發中耗資比例最大的環節。對材料的采購進行管理也是企業進行成本管理中難度比較大并且比較容易失控的環節,建筑行業在進行施工項目管理時也會重點關注這部分內容。所以,如何才能做好材料的采購管理工作,是當前時期房地產企業開展采購管理工作并做好成本控制工作必須要解決的問題。對此,本文從以下幾個方面就上述問題進行論述:
一、從技術角度對采購行為進行規范和約束
對材料的采購進行管理,首先要從制定采購計劃開始,然后進行采購詢價,之后再簽訂采購合同,最后將采購的材料運送到場地中,也就完成了采購活動的全過程。在制定采購計劃時,主要從以下幾個方面進行,首先,結合實際情況編制材料的需求計劃。負責這部分工作的主要是項目的技術人員,其對材料需求計劃進行編制時,所依據的主要內容就是圖示量以及施工方案的要求。在編制完成后,將其交給物資采購部門。物資采購部門根據需求計劃來確定采購物資的數量,并且編制好采購材料的計劃,然后再根據采購計劃來確定采購的點,就采購的價格進行交涉,再簽訂采購合同,后期還要做好對存貨的管理。其次,要對經濟采購量進行確定,對其進行確定的主要目的,就是最大限度的降低與材料有關的各種成本,以成本和最小為確定經濟采購量的基本原則,然后得出各個時期的經濟采購量[1]。最后,對采購計劃進行編制。在確定完經濟采購量以后,可以再結合材料的需求計劃,并選擇采購合同的類型,來編制采購的計劃。其中要明確如何對采購過程的各個環節進行管理,比如如何確定合同的類型,如何對采購人員和供應商進行管理等,這些都是物資部門非常重要的工作。根據房地產項目的實際需求,采購管理計劃的制定也非常的靈活,但是必須要確保其正確性與可執行性。
提高采購過程各個環節的技術水平,對于做好采購管理和成本控制來說具有非常重要的意義。比如在采購詢價方面,需要做好采購詢價的管理工作,這就離不開計算機的參與,利用管理系統和互聯網的優勢,能夠比較容易的搜集到很多有用的采購信息,進而完善采購詢價的管理工作,也使得采購詢價工作的效率得以大大提升。在確定供應商和簽訂采購合同時,對供應商進行選擇的依據就是根據對其在采購詢價環節的評價結果和產品的質量與服務水平等。在簽訂合同前,要選擇好合同的類型,不同類型的合同下,買賣雙方所面臨的風險存在一定差異。對于房地產項目來說,希望盡可能的將風險降到最低,以實現經濟效益,同時做好項目經濟的維護等工作;對于供應商而言,也希望把風險最小化,才能實現利益的最大化。所以,對于采購活動來說,選擇好有利于自己的合同的類型對于采購活動的順利開展非常重要。
二、做好采購部門員工的管理與培訓工作
對于房地產企業而言,進行采購管理和成本控制需要從多個方面著手,采取有效的管理與控制措施,包括崗位人員的選擇和員工的培訓以及績效考核的情況等。對采購活動進行崗位設置時,需要設置不同的工作崗位,防止在采購活動中出現權利過于集中的情況,確保各崗位上的人員能夠互相的監督與制約,同時也不會對其工作的積極性產生影響。通過這種設置能夠有效的防止采購活動中尋租等腐敗現象的出現,有效的維護企業利益。通常情況下,在房地產項目進行采購時,都會設置總負責人和詢價員以及合同員與采購員,還有庫管員等五個不同的崗位。具體的崗位設置要考慮到項目的大小和施工所需要的時間等情況,最為主要的目標就是能夠做好采購工作,促使各崗位工作能夠形成相互制約的機制。在進行人員選擇時,要對員工的素質進行綜合的考量,需要其具備必要的專業能力和較好的溝通能力,并且具有一定的法律意識和責任意識,尤其要避免一些任人唯親現象的出現。對專業能力的考察,不僅包括對房地產項目有關材料認識的方面,還要熟悉對材料進行管理的流程。同時還要求崗位人T具備清廉的素質,尤其是一線采購人員,經常會受到金錢和物質等誘惑,需要具備抵御這些誘惑的心理素養。此外,還要對員工進行必要的崗位培訓,包括業務和法律知識以及公司制度等。對業務進行培訓關鍵是要能夠提升員工的業務能力,比如管理采購流程以及確定經濟采購量等,還要對員工如何在新形勢下做好采購管理工作進行培訓。同時,要鼓勵員工多走訪門店了解市場行情。就房地產企業而言,可以組織員工參加建材展覽會之類的活動,并加強業內同行的交流,從法律的角度讓員工意識到腐敗的成本。通過加強對采購部門員工的培訓和管理,能夠強化其對采購管理和成本控制的意識,使其能夠更加出色的完成采購工作的任務。
三、強化對供應商的管理,對采購全過程進行成本控制
在房地產項目的采購管理中,要具備對供應商進行管理的意識,將其作為采購管理中的重要組成部分之一。在進行采購時,可以與供應商建立戰略伙伴關系,最終達到雙贏的目的。企業可以獲得長期穩定的材料采購渠道,并且能夠有效的降低采購材料的平均成本以及采購過程中的交易成本,確保房地產項目可以順利進行[2]。此外,還可以對供應商的合作行為進行績效管理,以此作為對供應商的總體質量進行評價的依據,比如完善供應商績效管理系統的建設,做好供應商的評級工作等。
要想有效的降低采購管理的成本,首先要具備采購全過程的概念,重點關注采購過程中所產生的所有的成本,進而做好對總成本的控制,并不是就某個環節的成本進行降低。當然要做好總成本的控制必須要在不增加其他環節成本的基礎上,盡可能的降低每一個環節的采購成本。在此基礎上,才能實現采購成本的最小化。所以,對采購成本的控制要從整體上考慮,才能達到有效管理采購工作,并有效降低采購成本的目的。
結語
房地產行業近年來的發展速度非常快,就行業整體情況二樣,呈現出壟斷競爭的發展趨勢,并且國家針對該行業也出臺了諸多的調控措施。對于房地產企業而言,要想在當前市場環境下實現較好的發展,必須要做好采購管理與成本控制工作,并逐漸加大創新的力度,提升采購管理工作的水平,降低采購成本,幫助企業獲取經濟利益同時實現較好的發展。
參考文獻