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時(shí)間:2023-07-02 09:21:46
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關(guān)鍵詞:貨幣資金;內(nèi)部控制;審計(jì)
貨幣資金包括庫存現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金。貨幣資金是流動(dòng)性最強(qiáng),控制風(fēng)險(xiǎn)最高的資產(chǎn)。貨幣資金內(nèi)部控制是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)貨幣資金支出合理合法,貨幣回收安全可靠,防止貪污舞弊行為發(fā)生而制定并實(shí)行的管理制度。對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制情況進(jìn)行審計(jì),目的是為了監(jiān)督貨幣資產(chǎn)的安全和會(huì)計(jì)資料的正確完整,滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需要,保證再生產(chǎn)的持續(xù)進(jìn)行。
一、貨幣資金的內(nèi)部控制及其測試
1.貨幣資金的內(nèi)部控制
為了保證貨幣資金的安全完整,保證貨幣資金的核算與管理的正確性、合規(guī)性,企業(yè)必須建立健全各項(xiàng)內(nèi)部控制。良好的貨幣資金內(nèi)部控制一般包括以下內(nèi)容:
(1)錢、帳、物的分工負(fù)責(zé)制度。會(huì)計(jì)部門是主管貨幣資金的職能部門,應(yīng)配備專職的出納人員和有關(guān)核算人員,負(fù)責(zé)貨幣資金的收支、保管和核算工作。在貨幣資金的核算和管理工作中,應(yīng)觀測內(nèi)部牽制的組織原則,實(shí)行錢帳分管,即管錢的人不管帳,管賬的人不管錢。負(fù)責(zé)貨幣資金收支和保管的出納人員,除了登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬本外,不得兼做收入、費(fèi)用、債務(wù)賬簿以及總賬的登記工作。這是企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的一項(xiàng)最基本要求。
(2)貨幣資金的收付程序。企業(yè)收付資金的業(yè)務(wù)須經(jīng)有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。例如,出差人員預(yù)借旅費(fèi)時(shí),須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字方可支用;在收付資金前,會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)憑證應(yīng)進(jìn)行審查核實(shí),以便確認(rèn)資金收付的合法性、計(jì)算的正確性等。會(huì)計(jì)人員在按記賬憑證執(zhí)行收付款項(xiàng)時(shí),還須對(duì)其進(jìn)行復(fù)核,其目的在于通過相互牽制,防治錯(cuò)誤和舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。
(3)收付款憑證的應(yīng)用及賬簿的登記制度。為了能夠匯總反映有關(guān)貨幣資金的相關(guān)業(yè)務(wù),會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)根據(jù)已完成的現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)及編號(hào)并加蓋現(xiàn)金收付戳記的記賬憑證登記有關(guān)賬簿。會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行賬賬、賬表、賬實(shí)的核對(duì),即要求將日記賬與總賬、總賬與財(cái)務(wù)報(bào)表、日記賬和日?qǐng)?bào)表與庫存現(xiàn)金進(jìn)行定期核對(duì),檢查其是否相符,防止挪用現(xiàn)金。
(4)出納的工作紀(jì)律。企業(yè)的庫存現(xiàn)金通常由出納專人負(fù)責(zé)保管,出納人員是企業(yè)貨幣資金業(yè)務(wù)的主要經(jīng)辦人員,貨幣資金業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的情況如何,在很大程度上與出納工作紀(jì)律的遵守情況密切相關(guān)。為確保貨幣資金的安全完整,出納必須盤點(diǎn)庫存現(xiàn)金,編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,當(dāng)日現(xiàn)金超出庫存限額部分必須及時(shí)送存銀行,不準(zhǔn)挪用或私自存放,不得隨意坐支,支票必須按規(guī)定使用等。
(5)內(nèi)部監(jiān)督制度。為降低貨幣資金管理的風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)貨幣資金收支業(yè)務(wù)的審計(jì)。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)不定期地組織檢查小組,對(duì)貨幣資金的收支進(jìn)行抽查。
2.貨幣資金的控制測試
對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制進(jìn)行控制測試的主要程序有:
(1)了解貨幣資金內(nèi)部控制。審計(jì)人員可以根據(jù)實(shí)際情況采用不同的方法實(shí)現(xiàn)對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的了解。一般而言,審計(jì)人員可以采用編制流程圖的方法。編制貨幣資金內(nèi)部控制流程圖是貨幣資金符合性測試的重要步驟。審計(jì)人員在編制之前應(yīng)先通過詢問、觀察等調(diào)查手段收集必要的資料,然后根據(jù)所了解的情況編制流程圖。對(duì)中小企業(yè),也可采用編寫貨幣資金內(nèi)部控制說明的方法。若年度審計(jì)工作底稿中已有以前年度的流程圖,審計(jì)人員可根據(jù)調(diào)查結(jié)果加以修正,以供本年度審計(jì)之用。一般地,了解貨幣資金內(nèi)部控制時(shí),審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)注意檢查貨幣資金內(nèi)部控制是否建立并嚴(yán)格執(zhí)行。
(2)抽取并檢查收款憑證。如果貨幣資金收款的內(nèi)部控制不強(qiáng),很可能會(huì)發(fā)生貪污舞弊或挪用等情況。例如,在一個(gè)小企業(yè)中,出納員若同時(shí)記應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制,則很可能發(fā)生循環(huán)挪用的情況。
(3)抽取一定期間的現(xiàn)金、銀行存款日記賬與總賬核對(duì)。首先,審計(jì)人員應(yīng)抽取一定期間的現(xiàn)金、銀行存款日記賬,檢查其有無計(jì)算錯(cuò)誤,加總是否正確無誤。如果檢查中發(fā)現(xiàn)問題較多,說明被審計(jì)單位貨幣資金的會(huì)計(jì)記錄不夠可靠。其次,審計(jì)人員應(yīng)根據(jù)日記賬提供的線索,核對(duì)總賬中的現(xiàn)金、銀行存款、應(yīng)收賬款等有關(guān)賬號(hào)的記錄、
(4)抽取一定期間的銀行存款余額調(diào)節(jié)表,查驗(yàn)其是否按月正確編制并經(jīng)復(fù)核。為證實(shí)銀行存款記錄的正確性,審計(jì)人員必須抽取一定期間的銀行的存款余額調(diào)節(jié)表,將其同銀行對(duì)賬單、銀行存款日記賬及總賬進(jìn)行核對(duì),確定被審計(jì)單位是否按月正確編制并復(fù)核銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
(5)評(píng)價(jià)貨幣資金的內(nèi)部控制。審計(jì)人員在完成了上述程序之后,即可對(duì)貨幣資金的內(nèi)部控制進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)時(shí),審計(jì)人員應(yīng)首先確定貨幣資金的內(nèi)部控制可依賴的程度以及存在的薄弱環(huán)節(jié)和缺點(diǎn),然后據(jù)以確定在貨幣資金實(shí)質(zhì)性測試中哪些環(huán)節(jié)可以適當(dāng)減少審計(jì)程序,哪些環(huán)節(jié)應(yīng)增加審計(jì)程序,以減少審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
二、銀行存款審計(jì)
銀行存款是指企業(yè)存入銀行和其他非金融機(jī)構(gòu)的各種存款。企業(yè)收入的款項(xiàng),除國家另有規(guī)定外,都應(yīng)當(dāng)日解交銀行。企業(yè)一切支出,除按國家有關(guān)規(guī)定外,都應(yīng)在當(dāng)日解交銀行。企業(yè)一切支出,除按規(guī)定可以用現(xiàn)金支付者外,都必須通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算。銀行存款較之現(xiàn)金,其業(yè)務(wù)涉及的面廣,內(nèi)容復(fù)雜,金額較大,收付款憑證數(shù)量較多,因而是貨幣資金審計(jì)的重要組成部分。
三、其他貨幣資金審計(jì)
其他貨幣資金包括其到外地進(jìn)行臨時(shí)或零星采購而匯往采購地銀行開立的采購專戶的款項(xiàng)所形成的銀行匯票存款、企業(yè)為取得銀行本票按照規(guī)定存入銀行的款項(xiàng)而形成的銀行本票存款、在途貨幣資金和信用證存款等。
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞:符合性測試;現(xiàn)金和銀行存款的符合性測試;審計(jì)結(jié)論
中圖分類號(hào):F82
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):16723198(2009)20017002
符合性測試是為了確定內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)和執(zhí)行是否有效而實(shí)施的審計(jì)程序之一。
符合性測試的基本對(duì)象是內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和內(nèi)部控制執(zhí)行測試:內(nèi)部控制設(shè)計(jì)測試所要解決的問題是,被審計(jì)單位的內(nèi)部控制政策和程序是否設(shè)計(jì)合理、適當(dāng),能不能防止或發(fā)現(xiàn)和糾正特定會(huì)計(jì)報(bào)表認(rèn)定的重大錯(cuò)報(bào)或漏報(bào);內(nèi)部控制執(zhí)行測試所要解決的問題是,被審計(jì)單位的內(nèi)部控制政策和程序是否實(shí)際發(fā)揮作用,具體應(yīng)查清三個(gè)問題:一是這項(xiàng)控制是怎樣應(yīng)用的?二是是否在年度中一貫應(yīng)用?三是,由誰來應(yīng)用?如某項(xiàng)控制在年度中是由被授予權(quán)的人員適當(dāng)且一貫應(yīng)用,那么該項(xiàng)控制政策或程序就得到了有效的執(zhí)行。
審計(jì)中應(yīng)提請(qǐng)被審計(jì)單位就企業(yè)建立健全執(zhí)行內(nèi)部控制制度情況作出聲明;了解被審計(jì)單位承擔(dān)控制職責(zé)的職能部門對(duì)內(nèi)部控制制度自我評(píng)價(jià)情況;詢問單位承擔(dān)內(nèi)部控制職責(zé)的人員;深入了解生產(chǎn)經(jīng)營過程,找出關(guān)鍵控制點(diǎn)和環(huán)節(jié);取得內(nèi)部控制制度的全部文件記錄。在了解企業(yè)內(nèi)部控制后,應(yīng)只對(duì)那些準(zhǔn)備信賴的控制執(zhí)行符合性測試,并且只有當(dāng)依賴內(nèi)部控制而減少的實(shí)質(zhì)性測試的工作量大于符合性測試的工作量時(shí),符合性測試才是必要的和經(jīng)濟(jì)的。在進(jìn)行符合性測試時(shí),我們可選用的符合性測試程序有:檢查交易和事項(xiàng)的憑證;詢問并實(shí)地觀察未留下審計(jì)軌跡的內(nèi)部控制的運(yùn)行情況;重新執(zhí)行相關(guān)內(nèi)部控制程序。
在完成控制測試后,應(yīng)依據(jù)測試結(jié)果對(duì)內(nèi)部控制作出總體評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)一般根據(jù)下列標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)價(jià):內(nèi)部控制目標(biāo)是否明確,重點(diǎn)是否突出;控制程序是否清晰明確;組織機(jī)構(gòu)是否健全,是否適應(yīng)控制要求;執(zhí)行人員權(quán)責(zé)是否分離,分工是否明確,相互能否制約,;規(guī)章制度是否健全,是否可行;信息資料記錄是否健全完備,憑單填制、傳遞、核對(duì)有無嚴(yán)格規(guī)定。
下面,筆者僅就貨幣資金業(yè)務(wù)循環(huán)的符合性測試在審計(jì)工作中的實(shí)際應(yīng)用與大家探討:
由于現(xiàn)金和銀行存款分散于各個(gè)循環(huán),且其記錄錯(cuò)誤有時(shí)難以通過其他業(yè)務(wù)循環(huán)的審計(jì)實(shí)施發(fā)現(xiàn)問題,因此,對(duì)現(xiàn)金和銀行存款的內(nèi)部控制測試顯得尤為重要,而符合性測試又是控制測試中常用的且較重要的審計(jì)程序。
在對(duì)現(xiàn)金和銀行存款進(jìn)行符合性測試時(shí),筆者認(rèn)為需執(zhí)行以下審計(jì)程序:
(1)檢查貨幣資金內(nèi)部控制制度是否建立并嚴(yán)格執(zhí)行;(2)抽取收款憑證、付款憑證進(jìn)行測試;(3)抽取一定期間的現(xiàn)金、銀行存款日記帳與總帳核對(duì);(4)抽取一定期間的銀行存款余額調(diào)節(jié)表,查驗(yàn)其是否按月正確編制;(5)檢查外幣資金的折算是否正確。
例如,在某公司的年度會(huì)計(jì)報(bào)表審計(jì)中,筆者是這樣進(jìn)行的貨幣資金符合性測試。
測試不相容的職責(zé)是否分離,檢查相關(guān)內(nèi)控制度是否建立并一貫執(zhí)行;
執(zhí)行觀察、詢問、查看相關(guān)文件等程序,發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理制度中有專門章節(jié)制定了對(duì)貨幣資金的管理辦法,企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化,建立了局域網(wǎng),財(cái)務(wù)人員分配合理,各司其職,例如:
(1)出納崗位:由專人負(fù)責(zé),付款業(yè)務(wù)由具有權(quán)限的審批人簽字批準(zhǔn),由制單崗位(編制記帳憑證)制單記帳后,出納付款;
(2)專人負(fù)責(zé)去銀行辦理收付款業(yè)務(wù),不負(fù)責(zé)制單及其他會(huì)計(jì)事項(xiàng);
(3)月末,由除出納和現(xiàn)金記賬人員以外的其他人員對(duì)對(duì)賬單進(jìn)行審核,審核后編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,
(4)印鑒由專人保管,并建立了印鑒使用登記表。
選取審計(jì)年度12月份的銀行收款憑證,將收款業(yè)務(wù)金額超過50萬元的收款憑證作為樣本,測試以下內(nèi)容:
(1)收款憑證與存入銀行存款的金額是否相符;(2)收款憑證與對(duì)帳單是否相符;(3)收款憑證與應(yīng)收帳款明細(xì)帳的有關(guān)記錄是否相符;(4)收款憑證與應(yīng)收票據(jù)明細(xì)帳的有關(guān)記錄是否相符;(5)收款憑證與其他對(duì)應(yīng)科目的明細(xì)帳記錄是否相符;(6)實(shí)收金額與銷售發(fā)票是否一致;(7)收款憑證記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)是否有關(guān)。
選取審計(jì)年度12月份的銀行付款憑證,將每筆付款業(yè)務(wù)金額超過100萬元的付款憑證,剔除銀行存款不同帳戶間互相轉(zhuǎn)款的憑證,測試以下內(nèi)容:
(1)付款的批準(zhǔn)手續(xù)是否符合規(guī)定;(2)付款憑證與銀行存款日記帳的記錄是否相符;(3)付款憑證與對(duì)帳單是否相符;(4)付款憑證與相關(guān)應(yīng)付款明細(xì)帳的有關(guān)記錄是否相符;(5)付款憑證與發(fā)票金額是否相符;(6)付款憑證與其他對(duì)應(yīng)科目的明細(xì)帳記錄是否相符;(7)付款憑證記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)是否有關(guān);
現(xiàn)金收付款憑證的選取及測試的內(nèi)容比照銀行存款的測試;
抽取6-8月的現(xiàn)金、銀行存款日記帳與總帳核對(duì);
抽取7-10月的銀行存款余額調(diào)節(jié)表,查驗(yàn)其是否按月正確編制。
在對(duì)銀行收款憑證的測試中發(fā)現(xiàn)有跨期入帳現(xiàn)象;在對(duì)銀行付款憑證的測試中發(fā)現(xiàn)無付款審批手續(xù)的業(yè)務(wù)達(dá)樣本量的100%,審計(jì)中采取了擴(kuò)大測試范圍的方法,按等距選樣的方法抽取7-12月付款額超過30萬元但不足100萬元的業(yè)務(wù)11筆(已剔除銀行帳戶間互相轉(zhuǎn)款業(yè)務(wù)),發(fā)現(xiàn)無付款審批手續(xù)的業(yè)務(wù)達(dá)樣本量的33%,又按同樣的方法抽取7-12月付款額在10萬元-30萬元的業(yè)務(wù)12筆,均有付款審批手續(xù),分析樣本中無審批手續(xù)的大額付款業(yè)務(wù)的內(nèi)容,其大部分為償還到期貸款、付電費(fèi)、繳納稅金等業(yè)務(wù);現(xiàn)金的符合性測試未發(fā)現(xiàn)異常現(xiàn)象;該公司按月正確編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表;現(xiàn)金、銀行存款日記帳與總帳核對(duì)相符。
關(guān)鍵詞:B2C電子商務(wù);審計(jì)難點(diǎn);挑戰(zhàn)與對(duì)策
中圖分類號(hào):F239 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1001-828X(2012)05-0-01
一、引言
B2C(Business to Customer)是現(xiàn)代電子商務(wù)發(fā)展模式的一種,這種形式的電子商務(wù)一般以網(wǎng)絡(luò)零售業(yè)為主,主要借助于互聯(lián)網(wǎng)開展在線銷售活動(dòng),由企業(yè)直接向客戶銷售商品。B2C 模式主要包括綜合商城(如淘寶)、百貨商店(如當(dāng)當(dāng)、卓越)、垂直商店(如京東商城、麥考林)、復(fù)合品牌店(如佐丹奴、百麗)等。下面以京東商城為例闡述B2C電子商務(wù)模式對(duì)審計(jì)的挑戰(zhàn)及其對(duì)策。
京東商城作為B2C 零售企業(yè),收入來源主要以商品零售為主,商品來源于各類產(chǎn)品的生產(chǎn)商和渠道商。京東商城的零售業(yè)務(wù)價(jià)值鏈各環(huán)節(jié)如下:(1)采購環(huán)節(jié)。京東商城的供應(yīng)商全部是生產(chǎn)商和廠商指定的商和經(jīng)銷商,為了減少中間成本,京東商城逐步從二級(jí)發(fā)展成為一級(jí),即直接從廠商進(jìn)貨,以獲取更多的折扣。(2)銷售環(huán)節(jié)。目前京東商城零售業(yè)務(wù)的銷售環(huán)節(jié)主要依靠其B2C 網(wǎng)站進(jìn)行,消費(fèi)者可以登陸網(wǎng)站下單訂購,也可以通過電話訂購。京東商城為所有商品提供詳細(xì)發(fā)票,以保證售后服務(wù)的順利進(jìn)行。(3)支付服務(wù)。京東商城目前提供貨到現(xiàn)金支付、貨到銀行卡支付、在線支付、銀行電匯、郵局匯款以及公司轉(zhuǎn)賬等多種支付方式。(4)配送環(huán)節(jié)。京東商城提供快遞運(yùn)輸、郵局普包、特快專遞(EMS)、公路運(yùn)輸、中鐵快運(yùn)等多種配送方式。在北京、上海、廣州市區(qū)的配送由自己組建的配送體系來完成,其余地區(qū)由外包物流公司提供,另外還在北京、廣州、上海三地設(shè)立多處自提點(diǎn),向本地用戶提供自提服務(wù)。
二、B2C電子商務(wù)模式下四大循環(huán)的審計(jì)難點(diǎn)
(一)銷售與收款循環(huán)審計(jì)
銷售與收款循環(huán)涉及的業(yè)務(wù)活動(dòng)主要有,首先接受顧客的訂單,網(wǎng)上商城可以采用網(wǎng)上下訂單的形式,也可以采取電話訂購形式,大部分以前者為主;其次經(jīng)過商城內(nèi)部審批銷售,就可以按照銷售單供貨,如果顧客采用的是信用卡分期付款,則在供貨之前還會(huì)涉及到批準(zhǔn)賒銷信用。按照銷售單供貨以后,就開始裝運(yùn)貨物,貨物掃描出庫,并開具銷售發(fā)票,記錄銷售的發(fā)生,填制記賬憑證,如果客戶確認(rèn)收貨并付款,則辦理和記錄現(xiàn)金、銀行存款收入。倘若客戶采取網(wǎng)上支付方式而收貨后忘記確認(rèn)支付,系統(tǒng)在規(guī)定付款時(shí)間到期后會(huì)自動(dòng)劃款。如果客戶退貨,則應(yīng)沖銷銷售收入。審計(jì)的主要工作是審查由計(jì)算機(jī)生成的訂購記錄、銷售發(fā)票和記賬憑證等,證明交易發(fā)生的真實(shí)性與完整性,以及其他的相關(guān)認(rèn)定。在銷售與收款循環(huán)里面,傳統(tǒng)的方式主要涉及兩個(gè)賬戶的審計(jì),主營業(yè)務(wù)收入審計(jì)和應(yīng)收賬款審計(jì)。主營業(yè)務(wù)收入審計(jì)主要是檢查交易的真實(shí)性和記錄的完整性以及收入的準(zhǔn)確性,同時(shí)進(jìn)行截止測試,察看收入記錄的期間是否正確。網(wǎng)上商城的收入截止主要是察看網(wǎng)絡(luò)的交易時(shí)間,所以對(duì)審計(jì)人員的計(jì)算機(jī)熟練程度要求較高。其次是應(yīng)收賬款審計(jì),因?yàn)榫W(wǎng)上商城一般以網(wǎng)絡(luò)零售為主,所以商城面對(duì)的顧客一般是個(gè)人或小團(tuán)體,人均購買數(shù)量不大,金額也不大。所以這個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)收賬款的函證相對(duì)于傳統(tǒng)的函證就顯得不那么重要了。
(二)采購與付款循環(huán)審計(jì)
采購與付款循環(huán)涉及的業(yè)務(wù)活動(dòng)主要有,首先請(qǐng)購商品,填寫請(qǐng)購單;經(jīng)過審批之后進(jìn)行詢價(jià),確定供應(yīng)商;然后編制訂購單,簽訂采購合同。收到貨物之后進(jìn)行驗(yàn)收入庫,確認(rèn)與記錄負(fù)債,最后在一定的期限內(nèi)付款。貨物入庫有兩個(gè)原因,一個(gè)是購入商品入庫,一個(gè)是發(fā)貨中轉(zhuǎn)掃描入庫。網(wǎng)上商城為生產(chǎn)商提供了很好的銷售平臺(tái),因?yàn)闇p少了中間環(huán)節(jié),生產(chǎn)商可以直接給商城發(fā)運(yùn)商品,而商城也可以直接向生產(chǎn)商提貨,成為一級(jí)或二級(jí),這樣生產(chǎn)商可以以更高的價(jià)格出貨,而商城可以以更低的價(jià)格銷售商品,生產(chǎn)商與網(wǎng)上商城同時(shí)受益。對(duì)于采購與付款循環(huán)審計(jì),主要的是固定資產(chǎn)和應(yīng)付賬款審計(jì)。網(wǎng)上商城本身不需要太多的固定資產(chǎn),因此固定資產(chǎn)審計(jì)不屬于重要審計(jì)項(xiàng)目。而應(yīng)付賬款審計(jì)則屬于重點(diǎn)審計(jì)項(xiàng)目。
(三)生產(chǎn)與存貨循環(huán)審計(jì)
網(wǎng)上商城如京東商城自己是不生產(chǎn)產(chǎn)品的,它實(shí)質(zhì)上是一個(gè)商,但是由于京東商城擁有自己的倉庫,并承擔(dān)起物流配送任務(wù),決定自己控制物流成本,并打算將物流從成本控制中心轉(zhuǎn)變成未來新的盈利點(diǎn)。因此對(duì)網(wǎng)上商城的存貨的審計(jì)就顯得較為重要。對(duì)于日銷售量達(dá)到幾十萬甚至幾百萬的商城來說,對(duì)存貨的審計(jì)將是一件很困難的事。因?yàn)榇尕浀牧鲃?dòng)性相當(dāng)大,并且倉庫可能存在遍布全國各地,貨物不斷的從一個(gè)倉庫轉(zhuǎn)移到另一個(gè)倉庫,甚至存在很多在途物資,要盤點(diǎn)某個(gè)時(shí)點(diǎn)的存貨難度就加大了。
(四)貨幣資金審計(jì)
網(wǎng)上商城以網(wǎng)上支付為主要支付手段,支付手段的多樣化和實(shí)時(shí)化使審計(jì)難以對(duì)貨幣資金收付業(yè)務(wù)實(shí)施有效的控制,加大了審計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)。電子商務(wù)環(huán)境下,交易主要通過電子貨幣進(jìn)行支付(如電子現(xiàn)金、電子支票、電子信用卡),而電子貨幣只是一連串的數(shù)據(jù),審計(jì)人員很難判斷交易是否真實(shí)存在,貨幣的收付是否真實(shí)。
三、應(yīng)對(duì)B2C電子商務(wù)企業(yè)審計(jì)難點(diǎn)的措施
(一)對(duì)貨幣資金的審計(jì)
貨幣資金發(fā)生錯(cuò)報(bào)的原因主要在于計(jì)算機(jī)方面的風(fēng)險(xiǎn)。電子商務(wù)企業(yè)的收款系統(tǒng)與銀行的系統(tǒng)連接在一起,網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下很難避免黑客的入侵,一旦系統(tǒng)發(fā)生癱瘓,里面的數(shù)據(jù)就很容易被篡改。因此,貨幣資金發(fā)生錯(cuò)報(bào)的風(fēng)險(xiǎn)較高。一方面,注冊(cè)會(huì)計(jì)師向電子銀行取得電子函證和交易紀(jì)錄,并與被審計(jì)單位的交易記錄相核對(duì),從而對(duì)貨幣資金的收付實(shí)施有效的控制。另一方面,關(guān)注被審計(jì)單位的現(xiàn)金流量。除了專門化的網(wǎng)上商店外,消費(fèi)者普遍希望網(wǎng)上商店的商品越豐富越好,為了滿足消費(fèi)者的需要,B2C電子商務(wù)企業(yè)不得不花大量的資金去充實(shí)貨源。而絕大多數(shù)B2C電子商務(wù)企業(yè)都是由風(fēng)險(xiǎn)投資支撐起來的,往往把電子商務(wù)運(yùn)營的環(huán)境建立起來后,賬戶上的錢已所剩無幾了。這也是整個(gè)電子商務(wù)行業(yè)經(jīng)營艱難的主要原因。 如果現(xiàn)金流量金額出現(xiàn)負(fù)數(shù),或者是營運(yùn)資金出現(xiàn)負(fù)數(shù),則被審計(jì)單位可能存在入不敷出的狀況,若融資不及時(shí),資金鏈可能斷裂,就會(huì)影響企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營。
(二)對(duì)存貨的盤點(diǎn)
注冊(cè)會(huì)計(jì)師在對(duì)存貨進(jìn)行截止測試的時(shí)候應(yīng)該注意,所有在截止日以前入庫的存貨應(yīng)該包括在盤點(diǎn)范圍內(nèi);所有在截止日以前裝運(yùn)出庫的存貨不應(yīng)包含在盤點(diǎn)范圍內(nèi);所有已確認(rèn)為銷售單尚未裝運(yùn)出庫的商品不應(yīng)該包含在盤點(diǎn)范圍內(nèi);由于銷售原因,從一個(gè)地方運(yùn)送到另一個(gè)地方掃描入庫的貨物不應(yīng)該包含在盤點(diǎn)范圍內(nèi),因?yàn)殡娮由虅?wù)企業(yè)每天的運(yùn)貨量特別多,所以這些貨物應(yīng)該與企業(yè)本身的存貨區(qū)分放置,否則就很容易造成存貨的混亂。
(三)計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)
首先,可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行抽樣取證,提高審計(jì)效率。抽取樣本之后,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的高效計(jì)算功能,由計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)計(jì)算金額數(shù)據(jù)項(xiàng)的合計(jì)額,并與標(biāo)準(zhǔn)或正常業(yè)務(wù)進(jìn)行比較,分析和查找認(rèn)定層次的錯(cuò)報(bào)。其次,采用計(jì)算機(jī)嵌入式實(shí)時(shí)審計(jì)。注冊(cè)會(huì)計(jì)師一般可設(shè)計(jì)一個(gè)程序塊嵌入被審查的系統(tǒng)中,采集審計(jì)所關(guān)心的關(guān)鍵數(shù)據(jù)。同時(shí),嵌入的審計(jì)程序本身具有隱蔽性、安全性和穩(wěn)定性,非注冊(cè)會(huì)計(jì)師不能看到這些審計(jì)程序和自動(dòng)形成的審計(jì)數(shù)據(jù)。所以,注冊(cè)會(huì)計(jì)師應(yīng)用這些審計(jì)程序就能自動(dòng)記載所要收集的審計(jì)證據(jù),還可隨時(shí)調(diào)閱這些證據(jù)文件,并利用這些審計(jì)證據(jù)可適時(shí)判斷系統(tǒng)運(yùn)行情況和提出審計(jì)建議。
參考文獻(xiàn):
[1]中國注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì).審計(jì)[M].2011.
關(guān)鍵詞:集團(tuán)貨幣資金 內(nèi)部控制
隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展,集團(tuán)型企業(yè)也得到了穩(wěn)定的發(fā)展,并且給內(nèi)部控制的構(gòu)建提供了良好的平臺(tái)。規(guī)模大、組件結(jié)構(gòu)繁瑣,運(yùn)營形式多元性、戰(zhàn)略決策層次化是當(dāng)前集團(tuán)型企業(yè)具備的主要特性。針對(duì)這種錯(cuò)綜復(fù)雜的關(guān)系,集團(tuán)型企業(yè)要想保證運(yùn)營活動(dòng)的順利開展,自然就需要具備充足的流動(dòng)資金,這就造成資金總是出現(xiàn)盈余或者匱乏的情況。怎樣才能將資金高效應(yīng)用,提升其應(yīng)用效率,減少資金成本,加大集團(tuán)型企業(yè)資金管理力度,防止因?yàn)楣芾淼氖韬鰧?dǎo)致企業(yè)資金壟斷現(xiàn)象出現(xiàn),是當(dāng)前集團(tuán)型企業(yè)落實(shí)資金內(nèi)部控制構(gòu)建需處理的首要問題。
一、內(nèi)部控制的基本定義
自20世紀(jì)40年代開始,人常常應(yīng)用內(nèi)部牽制這一詞匯,同時(shí)把內(nèi)部控制當(dāng)作內(nèi)部牽制機(jī)制,有時(shí)還將其稱之為財(cái)會(huì)控制,也就是說,當(dāng)一個(gè)人無法全面實(shí)現(xiàn)賬戶支配時(shí),另一個(gè)人也無法單獨(dú)加以控制的機(jī)制。規(guī)劃出行之有效的內(nèi)部牽制機(jī)制,可以給企業(yè)業(yè)務(wù)全面落實(shí)提供條件。
當(dāng)前,內(nèi)部控制主要是企業(yè)運(yùn)用建立的規(guī)范以及流程,對(duì)企業(yè)內(nèi)部可能出現(xiàn)的危機(jī)和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控,加大管理力度,保證內(nèi)部流程的規(guī)范性和縝密性,確保企業(yè)資產(chǎn)和信息的完備,讓企業(yè)所有員工可以主動(dòng)的參與到內(nèi)部控制活動(dòng)中來,提升企業(yè)整體管理水平。
二、集團(tuán)貨幣資金內(nèi)部控制的目標(biāo)
(一)保證貨幣資金余額的真實(shí)性
貨幣資金余額的真實(shí)性主要指將數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性、完備性以及和客觀事實(shí)吻合情況進(jìn)行體現(xiàn),不會(huì)出現(xiàn)造假行為。因?yàn)樨泿刨Y金自身具備一定的風(fēng)險(xiǎn)性,很容易出現(xiàn)造假或者失誤的現(xiàn)象,假設(shè)數(shù)據(jù)缺少精準(zhǔn)性就會(huì)給決策帶來一定的影響。所以,將資產(chǎn)負(fù)債表中貨幣資金余額和真實(shí)狀況相吻合是制定貨幣資金內(nèi)部控制制度的主要標(biāo)準(zhǔn)。
(二)確保貨幣資金的恰當(dāng)使用
貨幣資金的合理應(yīng)用主要體現(xiàn)在貨幣資金合理、高效應(yīng)用等方面。貨幣資金因?yàn)樽陨砭邆漭^高的流通性,是當(dāng)前各個(gè)企業(yè)運(yùn)營活動(dòng)中不可或缺的關(guān)鍵要素。所以,集團(tuán)型企業(yè)需要在建立審批以及監(jiān)管機(jī)制時(shí),根據(jù)相關(guān)法律需求,對(duì)貨幣資金流通情況實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理,確保企業(yè)運(yùn)用活動(dòng)中貨幣資金鏈條的完整性。
(三)確保貨幣資金的可動(dòng)用性
貨幣資金的可動(dòng)用性主要體現(xiàn)在可以隨時(shí)進(jìn)行獲取和應(yīng)用。貨幣資金支出可以隨時(shí)隨地出現(xiàn),這就需要企業(yè)在必要的情況下,對(duì)貨幣資金應(yīng)用限額進(jìn)行合理設(shè)定。保證一定數(shù)量的貨幣資金可以實(shí)際應(yīng)對(duì)某種特定用途,例如,債券信托契約、貨款協(xié)議、股利發(fā)放、工資基金等。
三、加強(qiáng)建設(shè)集團(tuán)貨幣資金內(nèi)部控制的途徑
某建設(shè)集團(tuán)企業(yè)成立于2015年,注冊(cè)資金為1億元人民幣,該企業(yè)經(jīng)營范圍包含投資城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、交通設(shè)施建設(shè)、房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營及公建項(xiàng)目投資建設(shè)、土地整理開發(fā)經(jīng)營等諸多項(xiàng)目。該企業(yè)秉持積極努力的原則來開展各項(xiàng)工作,同時(shí)也獲得了良好的成績。但是隨著企業(yè)的快速發(fā)展,其內(nèi)部管理工作中存在的問題也逐漸顯現(xiàn)出來,由于工程建設(shè)項(xiàng)目越來越多,各子公司和項(xiàng)目部都是相對(duì)獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算體,往往存在“重工程質(zhì)量、進(jìn)度管理,輕資金、成本核算管理”的現(xiàn)象,造成工程項(xiàng)目效益低下,資金管理混亂,這些問題的出現(xiàn),嚴(yán)重影響了企業(yè)工程項(xiàng)目效益。針對(duì)這些問題,筆者認(rèn)為應(yīng)從資金內(nèi)控管理抓起,建立有效可行的資金內(nèi)部控制體系,著力提高企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量,采取一些有效的優(yōu)化措施,具體如下。
(一)搭建符合管理要求的內(nèi)控體系
第一,做好事前防控工作,開展內(nèi)部控制機(jī)制建立和預(yù)算管理工作。①構(gòu)建完善高效的貨幣資金內(nèi)部控制機(jī)制,對(duì)各個(gè)崗位職責(zé)以及權(quán)限進(jìn)行確定,提升內(nèi)部控制機(jī)制的執(zhí)行效力,將內(nèi)部控制落到實(shí)處,保證企業(yè)貨幣資金運(yùn)用的安全性和穩(wěn)定性。②構(gòu)建完善的貨幣資金預(yù)算管理機(jī)制,從源頭開始,對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化。把貨幣資金預(yù)算編制、預(yù)算審核、預(yù)算執(zhí)行等內(nèi)容全部都列入到預(yù)算管理機(jī)制中。
第二,做好事中把控工作。在開展內(nèi)部控制管理工作時(shí),可以將現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到其中,例如信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等,將這些現(xiàn)代化技術(shù)和實(shí)地檢查進(jìn)行融合,以此來構(gòu)建內(nèi)部控制管理體系。①把資金貨幣預(yù)算管理當(dāng)作側(cè)入點(diǎn),通過構(gòu)建財(cái)務(wù)預(yù)警機(jī)制的方式,對(duì)預(yù)算過程中不合理的現(xiàn)象進(jìn)行修整。在開展資金動(dòng)態(tài)管理工作時(shí),應(yīng)該把資金量入當(dāng)作出發(fā)點(diǎn),秉著留有余力、安全致上的準(zhǔn)則落實(shí)資金預(yù)算管理工作,利用財(cái)務(wù)預(yù)警來保證資金應(yīng)用的安全性和穩(wěn)定性。②運(yùn)用信息化方式,建立財(cái)務(wù)考核標(biāo)準(zhǔn),通過采用實(shí)地檢查的形式對(duì)內(nèi)部控制執(zhí)行情況進(jìn)行全面監(jiān)管,保證內(nèi)部控制機(jī)制的全面落實(shí)。
第三,實(shí)施事后評(píng)估工作。通過采用差異分析以及綜合考評(píng)的方式,來促進(jìn)內(nèi)部控制機(jī)制的構(gòu)建效率。事后評(píng)估工作主要包含了兩方面的內(nèi)容,①差異檢查,分析成因,落實(shí)評(píng)估總結(jié)工作,對(duì)于存在問題或者失誤的環(huán)節(jié),及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施;②加大資金管理工作人員的培訓(xùn)力度,從思想上讓企業(yè)員工明確開展貨幣資金內(nèi)部控制工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。此外,還要緊跟時(shí)展步伐,及時(shí)對(duì)內(nèi)部控制機(jī)制中的有關(guān)信息進(jìn)行更新和改革。
(二)加強(qiáng)對(duì)集團(tuán)企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的管理
集團(tuán)型企業(yè)的工作人員在開展日常工作時(shí)需要頻繁并且大量的使用現(xiàn)金或者向銀行存款,各種發(fā)票結(jié)算現(xiàn)象也比較普遍。資金活動(dòng)由獲取原始憑證開始至業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的填制,再按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核、報(bào)賬、記賬等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資金循環(huán)應(yīng)用。在此過程中,需要做好三項(xiàng)工作。
第一,確保資金安全得到合理把控。首先,構(gòu)建職責(zé)不兼容、職責(zé)分離機(jī)制。換句話說,采用“錢賬分開管理”模式,即管錢的工作人員不負(fù)責(zé)管賬,管賬的工作人員不負(fù)責(zé)管錢。把業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作人員、資金管理工作人員以及審批工作人員的職責(zé)進(jìn)行分離,構(gòu)建制衡機(jī)制,防止貨幣資金應(yīng)用過程中的情況出現(xiàn)。其次,保證資金盤點(diǎn)以及查詢機(jī)制的合理性和規(guī)范性,真正實(shí)現(xiàn)不定期資金盤點(diǎn)和銀行對(duì)賬,如果出現(xiàn)貨幣資金異常情況,及時(shí)向上級(jí)部門進(jìn)行匯報(bào),并根據(jù)不同的問題,采用對(duì)應(yīng)的處理措施。再次,實(shí)施資金隔離機(jī)制,對(duì)其采購、處理等工作進(jìn)行明確,保證資金應(yīng)用的安全性。最后,合理制定庫存限額,確保每日開支的資金數(shù)量滿足企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)需求,針對(duì)多余的資金,應(yīng)及時(shí)存入銀行賬戶進(jìn)行保管,這樣不僅可以保障資金的安全,同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了資金合理應(yīng)用。
第二,確保資金完備實(shí)現(xiàn)合理把控。首先,加大對(duì)應(yīng)收賬款的管控力度,合理建立應(yīng)收賬款信用政策,降低應(yīng)收賬款壞賬發(fā)生概率,確保應(yīng)收賬款可以得到及時(shí)回籠,保證資金持有量。其次,加大對(duì)原始單據(jù)的管控力度,在做好原始單據(jù)、發(fā)票管理工作的基礎(chǔ)上,才能落實(shí)財(cái)務(wù)工作,保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和完備性。
第三,實(shí)現(xiàn)對(duì)資金應(yīng)用合法性的把控。就集團(tuán)企業(yè)來說,在開展貨幣資金內(nèi)部控制工作時(shí),需要根據(jù)有關(guān)法律需求來開展。在進(jìn)行企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)理的過程中,也應(yīng)該根據(jù)有關(guān)法律政策進(jìn)行辦理,尤其是加大對(duì)貨幣資金收支項(xiàng)目的審核力度,嚴(yán)格依法辦理,遵循有關(guān)授權(quán)流程進(jìn)行審批,保證資金合法性得到全面實(shí)施。
(三)明確企業(yè)責(zé)任主體內(nèi)部控制的角色定位
對(duì)角色定位進(jìn)行明確,每一個(gè)工作人員都具備一定的內(nèi)部控制職責(zé),雖然每個(gè)工作人員的重點(diǎn)以及擔(dān)具的任務(wù)存在一定的差異,但是其角色和職責(zé)需要在內(nèi)部控制機(jī)制中得到肯定。通常情況下,把財(cái)務(wù)工作人員當(dāng)作核心,在全面內(nèi)部控制角度中,占據(jù)主要位置的就是企業(yè)財(cái)務(wù)工作人員,他們把提供真實(shí)有效的財(cái)務(wù)信息當(dāng)作主要工作。將內(nèi)部審計(jì)工作人員的重要性進(jìn)行凸顯,同時(shí)全面對(duì)有關(guān)工作人員在內(nèi)部控制機(jī)制中的職責(zé)進(jìn)行落實(shí),只有構(gòu)建了完善的職責(zé)內(nèi)部控制機(jī)制,才能從基礎(chǔ)上提升財(cái)務(wù)信息質(zhì)量,從而確保企業(yè)整體運(yùn)營管理質(zhì)量。
(四)建立內(nèi)部和外部監(jiān)督機(jī)制
針對(duì)集團(tuán)型企業(yè)來說,內(nèi)部機(jī)構(gòu)種類眾多,并且也相對(duì)比較完備,內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)也會(huì)融入在其中,可以通過加大內(nèi)部監(jiān)管力度的方式,例如,建立反舞弊監(jiān)管部門等,加強(qiáng)自我監(jiān)管,使之正常運(yùn)轉(zhuǎn)。作為內(nèi)部控制中不可或缺的一部分,監(jiān)管在企業(yè)中起到了重要的作用,在對(duì)執(zhí)行充分融合的條件下,企業(yè)可以通過加大資金管理水平的方式,適當(dāng)?shù)貥?gòu)建各個(gè)崗位之間的牽制監(jiān)管關(guān)系。此外,企業(yè)要想對(duì)貨幣資金應(yīng)用情況進(jìn)行監(jiān)管,就要在確保成本效益的狀況下,適當(dāng)?shù)卦O(shè)定監(jiān)管機(jī)構(gòu)。針對(duì)集團(tuán)型企業(yè),構(gòu)建監(jiān)管機(jī)構(gòu)可以保證貨幣資金內(nèi)部控制工作全面開展。在此環(huán)節(jié)中,集團(tuán)型企業(yè)還需要安排專業(yè)的工作人員擔(dān)任監(jiān)管工作,同時(shí)賦予其監(jiān)管職責(zé),使其可以對(duì)內(nèi)部控制執(zhí)行起到保障作用。最后,還要適當(dāng)?shù)亻_展外部監(jiān)管工作,例如,呼吁社會(huì)群眾或者審計(jì)部門對(duì)其運(yùn)營情況進(jìn)行監(jiān)管,防止內(nèi)部審計(jì)無法全面處理有關(guān)問題。通過內(nèi)外監(jiān)管融合的方式,使內(nèi)部控制作用得以全面發(fā)揮。
四、結(jié)束語
總而言之,隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展,各個(gè)企業(yè)之間的競爭也逐漸激烈,企業(yè)要想在這個(gè)充滿競爭的市場中占據(jù)一席之地,就要做好貨幣資金內(nèi)部控制機(jī)制構(gòu)建工作,同時(shí)加大財(cái)務(wù)管理力度,優(yōu)化內(nèi)部控制水平,在提升集團(tuán)型企業(yè)核心競爭力的同時(shí),還能為集團(tuán)企業(yè)今后穩(wěn)定健康地發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn):
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[關(guān)鍵詞] 預(yù)算管理 內(nèi)部控制 印章控制
貨幣資金包括現(xiàn)金、銀行存款及其他貨幣資金。由于其具有高度的流動(dòng)性,使其成為最容易被貪污、偷竊或挪用的資產(chǎn)。一般而言,企業(yè)貨幣資金的基本業(yè)務(wù)主要是貨幣資金收入、支出、貨幣資金在其不同項(xiàng)目之間的流動(dòng)以及零星備用金業(yè)務(wù)。從企業(yè)的整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營來看,貨幣資金與各個(gè)業(yè)務(wù)循環(huán)存在著廣泛而緊密的聯(lián)系。因此,加強(qiáng)貨幣資金的管理,對(duì)企業(yè)資產(chǎn)的安全完整,提高貨幣資金使用效率,具有重要保障。
一、加強(qiáng)貨幣資金管理的目的
1. 減少貨幣風(fēng)險(xiǎn)。貨幣資金是企業(yè)所有資產(chǎn)中流動(dòng)性最強(qiáng)的項(xiàng)目,有被盜和被挪用的風(fēng)險(xiǎn),為防止財(cái)務(wù)人員和報(bào)賬人員利用職務(wù)之便以欺詐的手段貪污或挪用現(xiàn)金,企業(yè)需要建立完善的控制體系。
2. 減少貨幣資金占有量。貨幣資金屬于流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn),但盈利性也最低。如何保持最佳現(xiàn)金持有量使企業(yè)既能夠充分利用貨幣資金又不影響企業(yè)正常運(yùn)作,這是制定貨幣資金管理辦法時(shí)所要考慮的主要問題。
二、影響貨幣資金管理的因素
1. 正常經(jīng)營規(guī)模。為維持公司日常正常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所必需的貨幣需要量,包括采購開支、日常生產(chǎn)經(jīng)營費(fèi)用。
2. 周期性支付規(guī)模。如應(yīng)交稅金、需歸還的各種借款及利息等。
3. 突擊性支出規(guī)模。突擊性支出一般數(shù)額較大,如固定資產(chǎn)購置、重大賠償及罰款。
4. 風(fēng)險(xiǎn)規(guī)模。即公司安排的為應(yīng)付貨幣資金短缺風(fēng)險(xiǎn)而進(jìn)行的貨幣資金準(zhǔn)備。
三、貨幣資金管理的錯(cuò)弊行為
1.現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)
(1)涂改憑證金額。人員利用原始憑證上存在的漏洞或業(yè)務(wù)上的便利條件,使用“退字靈”“修正液”等化學(xué)藥劑,乘機(jī)更改發(fā)票或收據(jù)上的金額,把現(xiàn)金收入原始憑證上的金額改小或?qū)F(xiàn)金支出原始憑證上的金額放大。從而達(dá)到貪污的目的,其主要原因是主管人員或指定人員未認(rèn)真審核原始憑證。
(2)票據(jù)“頭尾”不一 。票據(jù)出票時(shí)往往需要套寫。出納員或經(jīng)辦員在套寫時(shí)將復(fù)寫紙的下面放置廢紙,利用假復(fù)寫紙的方法,使票據(jù)憑證聯(lián)和存根聯(lián)金額不一致,造成收多報(bào)少或只少報(bào)多,貪污差額款,其主要原因是填制收付款原始憑證與收付職責(zé)分開,單位內(nèi)部牽制失效。
(3)虛開發(fā)票,虛構(gòu)內(nèi)容。人員或有關(guān)人員與外部人員串通。在購物時(shí)虛開發(fā)票,或在做賬時(shí)虛列工資,獎(jiǎng)金等,將多支出的現(xiàn)金據(jù)為己有,其主要原因是未能堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的辦理不得由一人負(fù)責(zé)過程的原則。未能做到薪金支付單等由單位人勞部門編制和審核。
2.存款收支業(yè)務(wù)
(1)擅自提現(xiàn)或填票購物。人員或出納人員擅自簽發(fā)現(xiàn)金支票提取現(xiàn)金或擅自簽發(fā)轉(zhuǎn)賬支票夠物品,不留存根,將現(xiàn)金實(shí)物據(jù)為己有。其主要原因是未建立有效的票據(jù)使用,制度未定期核對(duì)存款日記賬和對(duì)賬單。
(2)多頭開戶,截留公款。人員利用個(gè)別相互爭資金,拉客戶的機(jī)會(huì),私自利用單位印簽章在他行開設(shè)存款賬戶,以本單位更換開戶行為為由,要求付款單位將欠款或銷貨收入款轉(zhuǎn)至私設(shè)的火頭上,從而達(dá)到截留公款的目的。其主要原因是印簽的保管崗位和貨幣資金收款崗位分開。
(3)涂改對(duì)賬單。人員私自提現(xiàn),然后通過涂改對(duì)賬單上的發(fā)生額或余額。使其存款日記賬的金額相等或平衡,以掩蓋存款已減少的事實(shí)。其主要原因是分工出了問題,負(fù)責(zé)收付業(yè)務(wù)人員的職責(zé)和負(fù)責(zé)調(diào)節(jié)對(duì)賬單人員的職責(zé)未分開。
四、加強(qiáng)貨幣資金管理的辦法
1.建立貨幣資金的預(yù)算管理機(jī)制
資金預(yù)算控制。編制資金預(yù)算是對(duì)企業(yè)一定時(shí)期內(nèi)貨幣資金流入和流出的統(tǒng)籌安排。資金預(yù)算編制的準(zhǔn)確性直接影響企業(yè)貨幣資金的流轉(zhuǎn)和利用效益,甚至影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。因此,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)貨幣資金預(yù)算的可靠性控制,避免或減少預(yù)算編制的主觀性和隨意性,同時(shí)加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督,定期實(shí)施差異比較,并對(duì)重大預(yù)算差異進(jìn)行分析、調(diào)整。在一定時(shí)期,企業(yè)貨幣資金流入量與流出量是不可能同時(shí)等量發(fā)生的,如果貨幣資金流出量大于流入量貨幣資金不足時(shí),企業(yè)支付能力將很弱,難以保證日常經(jīng)營業(yè)務(wù)的需要。如果貨幣資金流入自考科目量大于流出量,貨幣資金剩余時(shí),企業(yè)支付能力將增強(qiáng),但卻會(huì)喪失部機(jī)會(huì)利潤,由此而失去潛在的收益形成機(jī)會(huì)成本的上升。因此,企業(yè)應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)測貨幣資金流入量和流出量,編制貨幣資金預(yù)算,從而確定較為合理的貨幣資金余額,并及早采取措施合理安排使用多余的貨幣資金或彌補(bǔ)貨幣資金的不足。一般而言,貨幣資金結(jié)余時(shí)采用有價(jià)證券投資的策略,資金短缺時(shí)采用短期融資策略,以充分發(fā)揮貨幣資金的使用效益。
一般情況下,企業(yè)幾乎不可能做到實(shí)際貨幣資金存量總處于所定的理想水平。那么要合理地安排好存量,可以采用區(qū)域控制法。區(qū)域控制法實(shí)際上是將背離所定標(biāo)準(zhǔn)的差異分為正常差異與異常差異。對(duì)正常差異可不加調(diào)控,而對(duì)異常的差異則需采取一定措施加以調(diào)控。
2.建立健全貨幣資金的內(nèi)部控制制度
(1)職能分離控制:企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的組織分工和貨幣資金業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制即考慮不桕容職務(wù)的分離,將某些不相容的職務(wù)分別由兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門或工作人員擔(dān)任,以避免或減少發(fā)生差錯(cuò)和弊端而進(jìn)行的控制。一般包括:經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的授權(quán)者與執(zhí)行者應(yīng)當(dāng)分離;經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審核者與執(zhí)行者應(yīng)當(dāng)分離;財(cái)產(chǎn)、物資、現(xiàn)金、有價(jià)證券等資產(chǎn)的保管者與同一資產(chǎn)的或有關(guān)交易的記錄者和報(bào)告者應(yīng)當(dāng)分離;資產(chǎn)的保管者與相關(guān)交易的批準(zhǔn)者應(yīng)當(dāng)分離;總分類賬與明細(xì)分類賬及日記賬的記錄者應(yīng)當(dāng)分離。
(2)建立健全資金審批管理制度:規(guī)范審批程序:為保障資金安全,企業(yè)財(cái)務(wù)收支必須認(rèn)真執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部控制和資金使用審批制度,嚴(yán)格按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行,以減少某些不必要的開支,并揭示出與資金業(yè)務(wù)有關(guān)的其它業(yè)務(wù)在內(nèi)部控制方面的薄弱環(huán)節(jié)。貨幣資金的收付都必須填制或取得合理合法的原始憑證,并經(jīng)審批復(fù)核后方可作為編制記賬憑證、登記賬簿的依據(jù)。對(duì)不合法原始憑證、無效合同或協(xié)議、審批手續(xù)不完整的支付事項(xiàng)均。不得辦理資金支付。
(3)財(cái)務(wù)印章控制:財(cái)務(wù)專用印章應(yīng)分別由專人保管,個(gè)人名章必須由本人或其授權(quán)人員保管,嚴(yán)禁由一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。按規(guī)定需要有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),必須嚴(yán)格履行簽字或蓋章手續(xù)。
3.注意貨幣資金使用信息反饋
關(guān)健詞:企業(yè)財(cái)務(wù);資金;質(zhì)量
國企改革已全面展開,如何進(jìn)一步加快建立高效、有序的現(xiàn)代企業(yè)制度,尤其如何提高企業(yè)管理核心內(nèi)容――財(cái)務(wù)資金管理,如何更好地用好、用活資金,是現(xiàn)代企業(yè)迫切需要認(rèn)真研究并著力解決的問題。
1.企業(yè)財(cái)務(wù)資金管理中突出問題
隨著集團(tuán)企業(yè)發(fā)展和母子公司體制的建立,但母公司與子公司之間財(cái)務(wù)管理的相對(duì)獨(dú)立,使財(cái)務(wù)資金分散管理中的問題愈加突出,資金利用效率較差,財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)大,具體表現(xiàn)如下三方面。
2.1信息失真,難以為科學(xué)決策提供依據(jù)。現(xiàn)代企業(yè)管理最根本的是信息的管理,企業(yè)必須準(zhǔn)確、及時(shí)掌握企業(yè)各項(xiàng)信息來控制物流和資金流。然而,目前我國相當(dāng)多企業(yè)信息嚴(yán)重失真。企業(yè)各信息提供者出于各自的利益,不愿及時(shí)提供相關(guān)信息,人為制造信息盲區(qū),使企業(yè)高層決策者難以正確利用有效信息來控制、防范風(fēng)險(xiǎn)以及更好決策。更為嚴(yán)重的,虛假、錯(cuò)誤的信息還會(huì)誤導(dǎo)決策者進(jìn)行決策。例如企業(yè)本身資金嚴(yán)重短缺,而信息提供者為了報(bào)喜不報(bào)憂或其他原因,提供資金充足信息,而決策者誤以為資金雄厚而對(duì)一些項(xiàng)目進(jìn)行投資,導(dǎo)致投資結(jié)構(gòu)失控,資金后續(xù)不足等。
2.2監(jiān)控不力,缺乏事前、事中的嚴(yán)格監(jiān)督。目前所有國有企業(yè)中,所有者對(duì)企業(yè),母公司對(duì)子公司。公司管理層對(duì)資金運(yùn)作缺乏監(jiān)管力度,人為調(diào)控因素較大,導(dǎo)致國有資金被挪用,甚至國有資產(chǎn)流失現(xiàn)象極為嚴(yán)重。盡管企業(yè)制定了監(jiān)督制度和監(jiān)督職能,但因監(jiān)督者沒有全面準(zhǔn)確掌握企業(yè)財(cái)務(wù)資金狀況和必要的跟蹤手段,因此難以發(fā)揮較大作用。相當(dāng)多企業(yè)在大資金運(yùn)作和重大投資上缺乏有效的約束機(jī)制,即使有也流于形式,資金流向與控制嚴(yán)重脫節(jié)。多數(shù)母公司難以及時(shí)掌握子公司資金變動(dòng)情況,子公司恐母公司調(diào)度資金或考核業(yè)績等原因,極力隱瞞和拖延信息傳遞。由于監(jiān)管工作不是即時(shí)的而是滯后的,不出問題則以,一出問題,則多數(shù)企業(yè)資不抵債,資金難以盤活,債務(wù)累累。
2.3資金管理分散,使用效率低下。企業(yè)集團(tuán)資金集中管理的需要和下級(jí)法人資金分散占用現(xiàn)象的矛盾已成為現(xiàn)階段企業(yè)財(cái)務(wù)資金管理中最突出的問題。一是指公司為了經(jīng)營資金貸款,普遍多頭開戶以求貸款,因此資金較為分散,資金管理嚴(yán)重失控。有些企業(yè)不顧自身資金與能力,盲目投資,而且投資所需后續(xù)資金較大,使本來就十分緊張的資金狀況雪上加霜。
2.有效的資金管理的重要意義
2.1資金流動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的原動(dòng)力。在企業(yè)日常經(jīng)營活動(dòng)中,資金的流動(dòng)從貨幣形態(tài)到實(shí)物形態(tài),再回到貨幣形態(tài),周而復(fù)始,不斷運(yùn)轉(zhuǎn),實(shí)現(xiàn)價(jià)值的增值。企業(yè)由于經(jīng)營規(guī)模擴(kuò)大、新業(yè)務(wù)導(dǎo)入和企業(yè)并購等,也都對(duì)資金有著巨大需求。
2.1資金流動(dòng)影響企業(yè)的生存質(zhì)量。合理現(xiàn)金流動(dòng)是企業(yè)生存的重要因素,不僅可以反映企業(yè)的支付能力,而且可以證明企業(yè)的信用和實(shí)力。在實(shí)踐中可以看到,有的企業(yè)雖然賬面盈利頗豐,卻因現(xiàn)金流量不充沛而倒閉,有的企業(yè)雖然年年虧損,卻應(yīng)有足夠的現(xiàn)金流量而得以長期生存,最后抓住機(jī)遇發(fā)展壯大。
2.3資金流量決定企業(yè)的市場價(jià)值。現(xiàn)金流量信息能幫助投資者看清企業(yè)的真實(shí)情況,更真實(shí)反映企業(yè)的投資價(jià)值,從而減少投資風(fēng)險(xiǎn)。現(xiàn)金流量充足說明企業(yè)經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)良好,承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的能力強(qiáng),投資者的信心就會(huì)增強(qiáng)。
3.如何有效的改善和提高資金管理。
3.1實(shí)施資金的集中管理,提高資金使用效率。將企業(yè)貨幣資金由分散管理改為集中管理。成立企業(yè)內(nèi)部資金統(tǒng)一結(jié)算中心,嚴(yán)格控制多頭開戶和資金賬外循環(huán),保證資金管理的集中統(tǒng)一,撤消企業(yè)所屬各單位的外部銀行的開戶,由結(jié)算中心統(tǒng)一在銀行開立結(jié)算帳戶,在結(jié)算中心分設(shè)收入戶和支出戶,各項(xiàng)收入進(jìn)收入戶,各類支出統(tǒng)一由支出戶支付,企業(yè)通過建立財(cái)務(wù)結(jié)算中心,實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部資金的集中管理,統(tǒng)一調(diào)度和有效監(jiān)控;既有效利用閑散資金的周轉(zhuǎn),也緩解資金緊缺的矛盾,充分發(fā)揮了結(jié)算中心匯集內(nèi)部資金的“蓄水池”作用,使下屬單位的資金出入受集團(tuán)監(jiān)控之中,減少了盲目貸款的風(fēng)險(xiǎn),形成由“決策層、管理控制層、核算操作層”的自下而上的循環(huán)管理和監(jiān)控體系。結(jié)算中心要全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握各單位貨幣資金的動(dòng)態(tài)收支狀況,實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)全部貨幣資金的管理協(xié)調(diào),整體監(jiān)督控制,合理調(diào)度調(diào)劑,實(shí)現(xiàn)貨幣資金的動(dòng)態(tài)管理,內(nèi)部資金按需流動(dòng),合理配置。使企業(yè)真正建立起符合市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的新型資金管理體制。
3.2建立健全資金收支預(yù)算管理體系。一個(gè)完善的法人治理結(jié)構(gòu)企業(yè)具有十分健全的企業(yè)預(yù)算制度,是生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)有序的重要保證。資金收支預(yù)算只是其中之一,是完善資金集中管理的有效模式,對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施預(yù)算的編制、分析、考核制度,把生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的資金收支納入嚴(yán)格的預(yù)算管理程序中,資金預(yù)算管理成為企業(yè)各項(xiàng)預(yù)算管理的主軸和考量依據(jù),必須做到量入為出、精打細(xì)算、科學(xué)理財(cái)、嚴(yán)格考核,使資金預(yù)算成為企業(yè)進(jìn)行監(jiān)督、控制、審核、考核的基本依據(jù)。
摘要:隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展,高校內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的日趨復(fù)雜,高校財(cái)務(wù)管理工作中出現(xiàn)的問題也日益凸顯。2012年11月財(cái)政部了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》,體現(xiàn)了內(nèi)部控制在高校財(cái)務(wù)管理工作中的重要地位。本文基于對(duì)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》的思考,通過分析內(nèi)部控制視角下高校財(cái)務(wù)管理存在的問題,進(jìn)而探討如何構(gòu)建高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系,提升高校財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量。
關(guān)鍵詞 :高校;財(cái)務(wù)管理;問題分析;內(nèi)部控制體系
一、引言
近年來,由于市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,高等教育體制改革的不斷深入,高校財(cái)務(wù)管理出現(xiàn)了一些與所處的現(xiàn)實(shí)環(huán)境與整體發(fā)展不相適應(yīng)的問題,因此,加強(qiáng)內(nèi)部控制、構(gòu)建高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系則成了高校財(cái)務(wù)管理工作的重點(diǎn)。2012 年11 月財(cái)政部出臺(tái)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》并于2014 年1 月1 日起在所有行政事業(yè)單位施行,這將進(jìn)一步規(guī)范和指引我國行政事業(yè)單位包括高校內(nèi)部控制體系的建設(shè)。
高校內(nèi)部控制是指高校為了保證教學(xué)、科研的正常有序進(jìn)行,維護(hù)自身資產(chǎn)的安全有效使用,確保財(cái)務(wù)信息的真實(shí)完整,加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)防范和管控,通過制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序而構(gòu)建的一套動(dòng)態(tài)管理控制系統(tǒng)。內(nèi)部控制能保證財(cái)務(wù)管理機(jī)制良好地運(yùn)行,因此,從高校財(cái)務(wù)管理面臨的困境和當(dāng)前的政策背景來看,基于內(nèi)部控制視角研究高校財(cái)務(wù)管理工作則成為了目前高校非常緊迫的課題之一。
二、內(nèi)部控制視角下高校財(cái)務(wù)管理工作存在的問題分析
(一)高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境存在缺陷
1.財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度不健全。建立內(nèi)部控制制度是保證單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)正常進(jìn)行的基礎(chǔ),而目前高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度并不健全,首先,缺乏具體針對(duì)高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制規(guī)范性文件。至今為止,我國出臺(tái)的相關(guān)內(nèi)部控制的規(guī)章制度,其主體大多是企業(yè),2008 年頒布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,對(duì)于行政事業(yè)單位,2012 年11月才出臺(tái)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》。而且這一規(guī)范并不是專門針對(duì)高校,缺乏具體可行的配套指引,這在一定程度上使高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度建立的規(guī)范性與科學(xué)性得不到有利保障。其次,高校自身制定的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度不健全。有些高校將某些規(guī)章制度如財(cái)務(wù)管理辦法等等同于內(nèi)部控制制度,而且內(nèi)容籠統(tǒng)不具體,或控制內(nèi)容、范圍等不全面,缺乏科學(xué)性合理性,可操作性弱。由于財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度不健全,更沒有建立防范約束的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系,致使財(cái)務(wù)管理上存在一些漏洞,導(dǎo)致某些舞弊事件的發(fā)生。
2.內(nèi)部控制意識(shí)淡薄或觀念偏差。根據(jù)COSO報(bào)告,內(nèi)部控制由控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)控五要素構(gòu)成。控制環(huán)境是其他要素的基礎(chǔ),而在控制環(huán)境中管理理念與經(jīng)營風(fēng)格又是核心。管理理念中就包含了對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)知、態(tài)度。目前我國高校領(lǐng)導(dǎo)層和財(cái)務(wù)人員對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)不深入,有些高校領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為內(nèi)部控制僅僅局限于一些規(guī)章制度,或是僅僅適合于企業(yè),而具體財(cái)務(wù)人員則忙于應(yīng)付日常工作事務(wù),對(duì)內(nèi)部控制的意識(shí)淡薄。即使有些高校領(lǐng)導(dǎo)層與財(cái)務(wù)人員對(duì)內(nèi)部控制有一定的認(rèn)知,但往往將內(nèi)部控制等同于內(nèi)部會(huì)計(jì)控制,觀念產(chǎn)生偏差。內(nèi)部控制分為內(nèi)部會(huì)計(jì)控制與內(nèi)部管理控制,內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的首要目的是保障財(cái)務(wù)信息的可靠性,是內(nèi)部控制的基礎(chǔ),而管理控制是實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo),落實(shí)戰(zhàn)略執(zhí)行的過程,是內(nèi)部控制的核心。因此,僅注重內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的約束效用已難以實(shí)現(xiàn)有效的控制結(jié)果。
(二)定期風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制缺失
經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷發(fā)展推動(dòng)著高等教育規(guī)模的逐漸擴(kuò)張,在高校擴(kuò)大招生規(guī)模的背景下,很多高校采取“銀校合作”的措施,舉債進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),這使得高校發(fā)展中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等一系列問題日益凸顯出來。《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》也提出“單位應(yīng)當(dāng)建立經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)定期評(píng)估機(jī)制,對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面、系統(tǒng)和客觀評(píng)估。且至少每年進(jìn)行一次。”然而,目前大部分高校內(nèi)部缺乏一套完整的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制,第一,風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng),沒有積極主動(dòng)地去識(shí)別高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中存在的風(fēng)險(xiǎn);第二,在組織與人員配置上缺乏專業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估人員及風(fēng)險(xiǎn)分析團(tuán)隊(duì);第三,未能采用定性與定量相結(jié)合的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估分析與排序,從而確定重點(diǎn)控制的風(fēng)險(xiǎn)。
(三)關(guān)鍵環(huán)節(jié)管理不科學(xué)
《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》中從業(yè)務(wù)層面上規(guī)定了六個(gè)方面的內(nèi)部控制規(guī)范:預(yù)算業(yè)務(wù)控制、收支業(yè)務(wù)控制、政府采購控制、建設(shè)項(xiàng)目控制、資產(chǎn)控制和合同控制。而從內(nèi)部控制角度出發(fā),高校在財(cái)務(wù)管理方面應(yīng)抓住預(yù)算業(yè)務(wù)控制、收支業(yè)務(wù)控制、貨幣資金控制三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié),目前我國高校財(cái)務(wù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)管理并不科學(xué)。一是預(yù)算管理不到位。預(yù)算編制不全面,缺乏充分的論證分析與一定的透明度;預(yù)算執(zhí)行缺乏相應(yīng)的跟蹤、分析與評(píng)價(jià)機(jī)制;預(yù)算調(diào)整又過于隨意。二是收支管理制度難以嚴(yán)格實(shí)施。有些高校部門院系有一定的財(cái)務(wù)自主權(quán),但對(duì)其收入缺乏有效的監(jiān)管,造成擅自收費(fèi),不經(jīng)物價(jià)部門備案且票據(jù)也未統(tǒng)一管理等現(xiàn)象。支出也出現(xiàn)資金不能專款專用,擠占資金,挪作他用等違規(guī)現(xiàn)象。三是資金管理不規(guī)范。高校中資金管理特別是科研項(xiàng)目資金管理中出現(xiàn)了項(xiàng)目管理與資金管理脫節(jié)、預(yù)算使用缺乏監(jiān)管、報(bào)銷違規(guī),科研資金流失等現(xiàn)象。
(四)信息與溝通機(jī)制不完善
目前高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的信息與溝通機(jī)制并不完善,首先,內(nèi)部信息與溝通渠道不通暢。雖然大部分高校都實(shí)現(xiàn)了辦公系統(tǒng)自動(dòng)化,但仍缺乏一個(gè)有效機(jī)制使管理層能及時(shí)共享內(nèi)部控制的相關(guān)信息,而且財(cái)務(wù)部門與各行政部門、各學(xué)院之間的溝通缺乏一個(gè)有效及時(shí)的平臺(tái),導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息無法及時(shí)傳達(dá)與獲取,影響財(cái)務(wù)部門的工作的效率與效果。其次,外部信息與溝通機(jī)制也不完善。高校雖然不像上市公司受法律法規(guī)約束要求定期披露財(cái)務(wù)報(bào)表與內(nèi)部控制報(bào)告,但過于封閉的財(cái)務(wù)信息也不利于高校與外部單位的溝通交流。長遠(yuǎn)來看,對(duì)給高校帶來一些支持與資助方面、高校長期良性發(fā)展方面會(huì)有一些不利的影響。
(五)內(nèi)審監(jiān)督缺乏力度
對(duì)于高校的財(cái)務(wù)管理而言,內(nèi)部審計(jì)部門可以說是對(duì)內(nèi)部控制的再控制。目前我國高校的內(nèi)審部門通常存在以下幾個(gè)方面問題:第一,內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性不強(qiáng)。我國高校內(nèi)部審計(jì)部門大多作為輔助機(jī)構(gòu)存在,使內(nèi)審部門缺乏應(yīng)有的獨(dú)立性。第二,內(nèi)部審計(jì)的范圍狹窄。內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)各類財(cái)務(wù)工作事前審計(jì)多,缺乏事前和事中的監(jiān)督管理。且并未涉及或深入到管理領(lǐng)域,常規(guī)審計(jì)多,重點(diǎn)專項(xiàng)審計(jì)較少。第三,內(nèi)部審計(jì)還普遍存在著人員不足、專業(yè)素質(zhì)不高、審計(jì)方法過于傳統(tǒng)等問題。這些問題將直接影響內(nèi)部審計(jì)的質(zhì)量,導(dǎo)致內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督力度缺乏、能力減弱。
三、構(gòu)建高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系
高校財(cái)務(wù)管理與內(nèi)部控制最好的結(jié)合點(diǎn)就是構(gòu)建高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系,而財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建依賴于內(nèi)部控制五要素即內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)控的完善。將財(cái)務(wù)管理工作融入內(nèi)部控制要素內(nèi)涵中,結(jié)合高校這個(gè)組織形態(tài)的特點(diǎn),構(gòu)建高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系如圖1:
(一)營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境
內(nèi)部控制環(huán)境決定了整個(gè)內(nèi)部控制體系的基調(diào),在高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系的建立與實(shí)施中發(fā)揮著基礎(chǔ)性的作用。根據(jù)高校財(cái)務(wù)部門的特點(diǎn),高校財(cái)務(wù)內(nèi)控環(huán)境包括外部環(huán)境即對(duì)內(nèi)部控制效益產(chǎn)生重大影響的政策制度等,以及內(nèi)部環(huán)境即機(jī)構(gòu)設(shè)置與權(quán)責(zé)分配、治理結(jié)構(gòu)、管理理念與經(jīng)營風(fēng)格等。下面,我們從內(nèi)外部環(huán)境論述如何營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境:
1.完善財(cái)務(wù)內(nèi)部控制相關(guān)制度。目前雖然還未形成針對(duì)高校制定的內(nèi)部控制基本規(guī)范及一系列的配套指引,但企業(yè)已建立了一整套較為完善的內(nèi)部控制規(guī)范體系,高校雖與企業(yè)組織形式不一樣,內(nèi)控內(nèi)涵也有異,但高校可以加以參考,并根據(jù)自身的實(shí)際情況以及財(cái)務(wù)環(huán)境,通過學(xué)習(xí)、探討、調(diào)研等方式制定出適合高校以及高校財(cái)務(wù)工作且具有可操作性的內(nèi)部控制制度(包括內(nèi)部控制應(yīng)用指引、評(píng)價(jià)指引以及審計(jì)指引),以保證內(nèi)部控制體系的建立有章可循,指導(dǎo)高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作的順利開展,最終使高校財(cái)務(wù)管理的規(guī)范性和科學(xué)性得到保障。
2.構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)型扁平化的財(cái)務(wù)部門組織架構(gòu)。組織架構(gòu)是高校財(cái)務(wù)部門明確內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)權(quán)限、人員編制、工作流程和相關(guān)要求的制度安排。包括機(jī)構(gòu)設(shè)置與權(quán)責(zé)分配、治理結(jié)構(gòu)。網(wǎng)絡(luò)型扁平化組織架構(gòu)的特點(diǎn)包括三個(gè)方面,第一是壓縮了財(cái)務(wù)部門自上而下的垂直結(jié)構(gòu),減少了管理層級(jí),增加了管理幅度,從而使信息在高層與基層員工之間傳遞的距離縮短,流動(dòng)更快捷;第二,雖仍存在科室的分工,但科室之間的界限被打破,知識(shí)信息不再僅通過等級(jí)制度垂直滲透,而是能在水平方向快速傳播;第三,以工作流程為中心而不再以科室職能的區(qū)分來構(gòu)建組織架構(gòu)。這種組織架構(gòu)使財(cái)務(wù)部門成為了一個(gè)由科室界限不明顯的員工組成的網(wǎng)狀聯(lián)合體,內(nèi)部控制層次明顯減少,上下級(jí)獲得信息的對(duì)等性大大提高,等級(jí)制度的弱化使得管理層不再是控制層面的上層,而成為內(nèi)控的行動(dòng)中心,有利于形成決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)的合理分配,相互制衡的有效機(jī)制。
3.轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)部門人員內(nèi)控定位。高校內(nèi)部控制包括會(huì)計(jì)控制與管理控制。從高校的控制目標(biāo)來看,會(huì)計(jì)控制的目標(biāo)是保障財(cái)務(wù)信息的真實(shí)可靠,而管理控制的目標(biāo)是提升高校公共服務(wù)的效率效果,最終實(shí)現(xiàn)高校戰(zhàn)略目標(biāo)。公共服務(wù)效率效果的提升是內(nèi)部控制的最高目標(biāo),因此,管理控制占據(jù)了內(nèi)部控制的主導(dǎo)地位,內(nèi)部控制的核心應(yīng)由會(huì)計(jì)控制向管理控制轉(zhuǎn)變。正如《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》中定義的內(nèi)部控制目標(biāo),分為三個(gè)階段(如圖2):法規(guī)控制、會(huì)計(jì)控制、管理控制。法規(guī)控制是內(nèi)控的前提,會(huì)計(jì)控制是內(nèi)控的基礎(chǔ),而管理控制是內(nèi)控的核心與主導(dǎo)。從控制過程來看,管理控制是執(zhí)行戰(zhàn)略的過程(Anthony,1998),對(duì)高校各層任務(wù)的完成起著正向的促進(jìn)作用,鼓勵(lì)其完成甚至超額完成任務(wù),是高校運(yùn)營管理的明線。而會(huì)計(jì)控制以邊界控制為導(dǎo)向,只需在規(guī)定范圍和要求內(nèi)完成任務(wù),激勵(lì)效應(yīng)相對(duì)較弱,是高校運(yùn)營管理的暗線。會(huì)計(jì)控制不能直接促成高校戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),因此,內(nèi)控的功能定位應(yīng)向管理控制轉(zhuǎn)變。高校財(cái)務(wù)部門人員應(yīng)及時(shí)認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制功能定位的轉(zhuǎn)變,重視管理控制,轉(zhuǎn)變內(nèi)控觀念的定位。
(二)建立完善的高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是單位及時(shí)識(shí)別、系統(tǒng)分析經(jīng)營活動(dòng)中與實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn),并合理確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。2004年4月美國COSO委員會(huì)結(jié)合薩班斯法案,在《內(nèi)部控制整體框架》的基礎(chǔ)上,出臺(tái)了《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理框架》,凸顯出企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性。而在內(nèi)部控制體系中,內(nèi)控本質(zhì)是對(duì)易發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行控制,規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。從這一意義上講,內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理之間有著共同的環(huán)節(jié),如圖3。在兩者循環(huán)過程中,在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的基礎(chǔ)上進(jìn)行的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估成了內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理的融合點(diǎn),也是內(nèi)部控制體系建設(shè)中至關(guān)重要的一部分,并且貫穿于內(nèi)控循環(huán)的整個(gè)過程。
建立完善的高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制首先需要財(cái)務(wù)人員牢固樹立財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),隨時(shí)關(guān)注學(xué)校運(yùn)行中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。其次,將專業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估人員組成風(fēng)險(xiǎn)分析團(tuán)隊(duì),形成一套嚴(yán)格規(guī)范的程序,按照程序開展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作。最后,先從組織層面和業(yè)務(wù)層面識(shí)別風(fēng)險(xiǎn),組織層面注重內(nèi)控組織情況、制度完善情況、機(jī)制建設(shè)情況等可能帶來的風(fēng)險(xiǎn),而業(yè)務(wù)層面上就財(cái)務(wù)內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)上識(shí)別主要風(fēng)險(xiǎn)。具體來說,預(yù)算控制的主要風(fēng)險(xiǎn)是預(yù)算編制、執(zhí)行和考評(píng)是否規(guī)范,預(yù)算決策和執(zhí)行機(jī)制是否建立,內(nèi)部批復(fù)指標(biāo)是否與支出事項(xiàng)相銜接等;收支控制的主要風(fēng)險(xiǎn)是單位收入是否完整,支出分類是否準(zhǔn)確合理,預(yù)算指標(biāo)是否分解為支出事項(xiàng),資金支付是否合規(guī)等;貨幣資金控制的主要風(fēng)險(xiǎn)是因不相容崗位是否分離導(dǎo)致的貨幣資金安全風(fēng)險(xiǎn),資金支付申請(qǐng)是否嚴(yán)格審核與復(fù)核,是否加強(qiáng)銀行賬戶管理等。在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的基礎(chǔ)上,通過定量與定性分析相結(jié)合的方法,應(yīng)用專家咨詢、概率和數(shù)理統(tǒng)計(jì)等方法,評(píng)估出風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率與程度,合理降低與規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
(三)合理設(shè)置財(cái)務(wù)內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)
財(cái)務(wù)內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)在COSO 內(nèi)部控制框架即為控制活動(dòng)要素,控制活動(dòng)是針對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)而制定的,參考《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》則是財(cái)務(wù)角度的業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)。本文從預(yù)算業(yè)務(wù)控制、收支業(yè)務(wù)控制、貨幣資金控制三個(gè)財(cái)務(wù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)分析。
1.預(yù)算業(yè)務(wù)控制。高校預(yù)算業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點(diǎn)如下:(1)不相容崗位相互分離與授權(quán)批準(zhǔn)。高校應(yīng)當(dāng)明確相關(guān)部門與崗位的職責(zé)、權(quán)限,確保預(yù)算工作的不相容崗位相互分離,具體包括:①預(yù)算編制(含預(yù)算調(diào)整)與預(yù)算審批;②預(yù)算審批與預(yù)算執(zhí)行;③預(yù)算執(zhí)行與預(yù)算考核。高校內(nèi)部預(yù)算授權(quán)批準(zhǔn)必須嚴(yán)明,明確審批人的授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,切不可缺位、越位、錯(cuò)位;(2)預(yù)算編制。①財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好預(yù)算編制政策、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和相關(guān)人員的培訓(xùn)工作,統(tǒng)一部署預(yù)算編報(bào)工作;②規(guī)范預(yù)算編制程序,明確審批要求;③預(yù)算編制應(yīng)在評(píng)價(jià)當(dāng)年預(yù)算執(zhí)行情況的基礎(chǔ)上對(duì)下一年度預(yù)算進(jìn)行預(yù)計(jì)與測算,完善編制方法,細(xì)化預(yù)算的編制。(3 )預(yù)算執(zhí)行。①按照批復(fù)的預(yù)算在高校內(nèi)部進(jìn)行指標(biāo)分解、審批下達(dá),規(guī)范內(nèi)部預(yù)算追加與調(diào)整程序;②應(yīng)根據(jù)批復(fù)的預(yù)算安排各項(xiàng)收支;③建立預(yù)算執(zhí)行分析機(jī)制,定期通報(bào)各部門預(yù)算執(zhí)行情況,召開會(huì)議,研究并解決預(yù)算執(zhí)行中的問題,提高預(yù)算有效性;④加強(qiáng)決算管理,建立預(yù)算與決算相互反映,相互促進(jìn)機(jī)制。(4)預(yù)算評(píng)價(jià)與考核。高校應(yīng)建立嚴(yán)格的預(yù)算考評(píng)制度,定期組織預(yù)算執(zhí)行情況考評(píng)。
2.收支業(yè)務(wù)控制。高校收入業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點(diǎn)如下:(1)不相容崗位相互分離。確保收款人員不得兼任會(huì)計(jì)核算工作、會(huì)計(jì)檔案保管、收入支出等賬目的登記工作;(2)各類票據(jù)的管理。財(cái)政票據(jù)等各類票據(jù)的申領(lǐng)、啟用、核銷、銷毀應(yīng)按照規(guī)定履行手續(xù),不得轉(zhuǎn)讓、出借、代開、買賣各類票據(jù);(3)高校不得出現(xiàn)教育亂收費(fèi)現(xiàn)象;(4)高校二級(jí)單位不得出現(xiàn)賬外賬、“小金庫”等情況;(5)高校各類收費(fèi)項(xiàng)目的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)必須有經(jīng)物價(jià)局等部門批準(zhǔn),且確保應(yīng)收盡收,及時(shí)入賬。高校支出業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點(diǎn)如下:(1)不相容崗位相互分離。確保支出申請(qǐng)與內(nèi)部審批、付款審批和執(zhí)行、業(yè)務(wù)經(jīng)辦和會(huì)計(jì)核算等崗位相互分離;(2)支出審批控制。“三重一大”中的大額資金應(yīng)經(jīng)集體決策后支付;(3)支出審核控制。在單據(jù)常規(guī)審核的基礎(chǔ),重點(diǎn)審核是否列入預(yù)算,是否應(yīng)招標(biāo)而未招標(biāo),是否按合同支付等;(4)支付控制。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定辦理資金支付手續(xù),根據(jù)支出憑證及時(shí)準(zhǔn)確登記賬簿。
3.貨幣資金控制。高校貨幣資金控制的關(guān)鍵控制點(diǎn)如下:(1)不相容崗位相互分離。包括:貨幣資金支付的審批與執(zhí)行,貨幣資金的保管與會(huì)計(jì)核算,貨幣資金的保管與盤點(diǎn)清查,貨幣資金的會(huì)計(jì)記錄與審計(jì)監(jiān)督;(2)授權(quán)審批控制。經(jīng)辦人員辦理資金收支業(yè)務(wù)需得到授權(quán)審批,大額資金流出需經(jīng)集體決策審批;(3)業(yè)務(wù)流程控制。①貨幣資金支付申請(qǐng)。有關(guān)部門或個(gè)人提交貨幣資金支付申請(qǐng),注明用途、金額、支付方式等,原始單據(jù)要有效完整;②貨幣資金支付審核。審核提交支付申請(qǐng)票據(jù)的真實(shí)性、合法性,嚴(yán)格監(jiān)督資金支付;③貨幣資金支付復(fù)核。復(fù)核貨幣資金支付申請(qǐng)的批準(zhǔn)范圍、權(quán)限、程序是否正確,手續(xù)單據(jù)是否齊備,金額是否正確等;④辦理支付。根據(jù)經(jīng)審批的復(fù)核無誤的支付申請(qǐng),按規(guī)定辦理貨幣資金支付手續(xù),及時(shí)登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬;(4)銀行結(jié)算票據(jù)的控制。明確各類票據(jù)的購買、保管、領(lǐng)用、背書轉(zhuǎn)讓等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序,并專設(shè)登記簿進(jìn)行記錄。(5 )印章管理的控制。嚴(yán)禁將辦理資金支付業(yè)務(wù)的相關(guān)印章和票據(jù)集中一人保管,印章與空白票據(jù)分管。
(四)構(gòu)建內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)
高校在確保財(cái)務(wù)信息流通及時(shí)順暢而進(jìn)行信息化建設(shè)的同時(shí),應(yīng)該將內(nèi)控理念、控制程序、控制措施等要素通過信息化的手段固化到信息系統(tǒng)中,通過信息化手段推進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè),構(gòu)建內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)采用“制衡、監(jiān)督、激勵(lì)”的內(nèi)控設(shè)計(jì)理念,以財(cái)務(wù)應(yīng)用支撐平臺(tái)為載體,構(gòu)建預(yù)算管理系統(tǒng)、收支管理系統(tǒng)等應(yīng)用層面,且與辦公系統(tǒng)無縫集成,這樣不僅強(qiáng)化了服務(wù)型管理平臺(tái)的建設(shè),也實(shí)現(xiàn)對(duì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的自動(dòng)、實(shí)時(shí)控制,有利于各級(jí)管理層在各自的權(quán)限內(nèi)對(duì)相關(guān)工作全程控制和實(shí)時(shí)決策。同時(shí)對(duì)外還可以就內(nèi)部控制情況形成內(nèi)部控制評(píng)價(jià)報(bào)告,適時(shí)對(duì)外進(jìn)行披露。
(五)健全高校內(nèi)部監(jiān)督與評(píng)價(jià)機(jī)制
內(nèi)部監(jiān)督是高校對(duì)內(nèi)部控制的建立與實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,并評(píng)估內(nèi)部控制的健全性、合理性和有效性,形成書面報(bào)告來及時(shí)發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)內(nèi)部控制缺陷。首先,高校應(yīng)整合高校內(nèi)部監(jiān)控力量,在保證內(nèi)部審計(jì)部門獨(dú)立性的同時(shí),聯(lián)合紀(jì)檢、監(jiān)察部門,組成內(nèi)控評(píng)價(jià)工作組,形成內(nèi)部監(jiān)控的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)機(jī)制。其次,高校內(nèi)控評(píng)價(jià)工作組應(yīng)當(dāng)根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》并結(jié)合自身具體情況,圍繞控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)督五要素,確定內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的具體內(nèi)容,編制內(nèi)部控制評(píng)價(jià)報(bào)告,對(duì)高校內(nèi)部控制設(shè)計(jì)與運(yùn)行情況進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。最后,評(píng)價(jià)工作組將內(nèi)部控制評(píng)價(jià)報(bào)告經(jīng)批準(zhǔn)后向被評(píng)部門回饋意見,并通知整改。
四、結(jié)束語
隨著我國高校財(cái)務(wù)管理問題的日益凸顯,在《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》出臺(tái)的大背景下,高校財(cái)務(wù)部門需要改變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式,應(yīng)引入內(nèi)部控制體系,健全內(nèi)控制度,建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制,注重關(guān)鍵控制點(diǎn),完善流程設(shè)計(jì),重視財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的建設(shè)和實(shí)施,從而相互促進(jìn),提升高校財(cái)務(wù)管理水平。
基金項(xiàng)目:
江蘇省高校哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究基金項(xiàng)目(2013SJA630008)。
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