序論：寫(xiě)作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇檔案管理方法范文，愿它們成為您寫(xiě)作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。檔案按檔號(hào)排放，檔案柜編順序號(hào)，庫(kù)房?jī)?nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

借出的檔案須按時(shí)歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。不得竊取、出賣和涂改檔案。切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防霉工作。做好庫(kù)房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。每季度對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

檔案管理的方法和技巧，要求提高企業(yè)全員的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，檔案按檔號(hào)排放，檔案柜編順序號(hào)，堅(jiān)持依法治檔，確保集中統(tǒng)一管理。要求無(wú)紙化辦公，每個(gè)崗位都形成電子文檔。

（來(lái)源：文章屋網(wǎng) ）

篇(2)

關(guān)鍵詞：水運(yùn)工程；檔案管理；方法

水運(yùn)在整體交通體系中占有重要地位，在新的歷史時(shí)期下水運(yùn)工程建設(shè)面臨著新的任務(wù)與挑戰(zhàn)。需要及時(shí)了解工程情況及對(duì)其進(jìn)行分析與判斷。而水運(yùn)檔案則是在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的，除過(guò)其涉及的面廣點(diǎn)多特點(diǎn)外，還具有持續(xù)積累的特點(diǎn)。鑒于這一特點(diǎn)， 需要在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中隨時(shí)注意收集形成的材料與文件。

1 水運(yùn)工程檔案

水運(yùn)工程檔案指的是在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中從項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目建成投入運(yùn)營(yíng)，在這個(gè)過(guò)程中所產(chǎn)生的能夠反映工作建設(shè)情況，并且對(duì)工作后期管理與維護(hù)有利的各種資料。水運(yùn)工程檔案與水運(yùn)工作建設(shè)的關(guān)系十分密切，水運(yùn)工程檔案是水運(yùn)工程項(xiàng)目建設(shè)工作安全，質(zhì)量，資金，科研等項(xiàng)目的基礎(chǔ)，是對(duì)工程建設(shè)情況的反映。水運(yùn)工程檔案管理工作是參與建設(shè)工作各單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案管理工作的有效開(kāi)展對(duì)于其它各方面工作開(kāi)展都是有利的，水運(yùn)工程管理工作水平也會(huì)由此而得到提升。因此在工作中，需要對(duì)該項(xiàng)工作重視并采用科學(xué)有效的方法促使相關(guān)目標(biāo)達(dá)成。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題

首先是管理工作人員意識(shí)不強(qiáng)。檔案管理是一系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，需要參與建設(shè)工作的各單位人員予以重視并給予必要的配合。主要負(fù)責(zé)人思想認(rèn)識(shí)不到位，相關(guān)人員在工作開(kāi)展過(guò)程中就不會(huì)重視，工作結(jié)果得不到保證。工作開(kāi)展過(guò)程中需要通過(guò)某些新的方法應(yīng)用獲得更好的效果，由于工作人員思想上松懈，不會(huì)主動(dòng)去學(xué)習(xí)，充實(shí)自己。檔案管理團(tuán)隊(duì)的教育學(xué)習(xí)工作沒(méi)有開(kāi)展或者是不會(huì)開(kāi)展。在整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中，所有人工作的重點(diǎn)在于項(xiàng)目本身，而輕視了檔案管理工作，將其視為一種事后性的工作。

其次是管理機(jī)構(gòu)自身存在問(wèn)題。由于參與建設(shè)各單位間缺乏有效溝通與交流，責(zé)任沒(méi)有具體落實(shí)到位，管理工作存在空白地帶。部分企業(yè)考慮到企業(yè)成本問(wèn)題，往往沒(méi)有設(shè)置專門的部門負(fù)責(zé)檔案管理工作。而在人員構(gòu)成方面，非專業(yè)性現(xiàn)象非常突出，檔案管理人員通常不是水運(yùn)工程專業(yè)，并且人員具有流動(dòng)性。專業(yè)技術(shù)人員對(duì)于工作不重視，與管理人員缺乏有效溝通。在資料收集環(huán)節(jié)存在缺失。所有的這些因素都不利于檔案管理工作高效規(guī)范開(kāi)展。

檔案管理制度有待健全。由于水運(yùn)工作涉及到大量技術(shù)性的資料，但是管理人員的知識(shí)與技能又無(wú)法有效滿足工作需要。在檔案管理工作方面，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，資料收集歸整無(wú)序，缺乏系統(tǒng)性，資料收集與整理往往不能夠與項(xiàng)目建設(shè)同步開(kāi)展。同時(shí)對(duì)于檔案存放沒(méi)有明確的制度規(guī)范，存放場(chǎng)所及管理設(shè)施無(wú)法滿足工作需要。檔案管理信息化程度低，不僅不利于當(dāng)下工作開(kāi)展，也不利于后期工作開(kāi)展。

檔案質(zhì)量問(wèn)題。由于工作在各方面存在不到位情況，導(dǎo)致了檔案質(zhì)量達(dá)不到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3 加強(qiáng)檔案管理的相關(guān)措施

3.1 項(xiàng)目檔案管理的制度要完善

在工程建設(shè)過(guò)程中由于參與建設(shè)的單位較多，因此有必要制定統(tǒng)一的制度。就檔案格式內(nèi)容等方面進(jìn)行規(guī)范，創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作流程，規(guī)范操作，從而來(lái)保證檔案能夠真實(shí)的反映項(xiàng)目建設(shè)情況，并且發(fā)揮其本身應(yīng)有的作用。

要明確責(zé)任人，對(duì)檔案管理工作全面負(fù)責(zé)。同時(shí)要明確該責(zé)任人及檔案管理工作人員相關(guān)權(quán)限與職責(zé)，便于后期工作開(kāi)展。同時(shí)要明確參與建設(shè)人員責(zé)任，配合檔案管理工作人員開(kāi)展工作。檔案管理工開(kāi)展的流程要明確。并將上述內(nèi)容以制度形式確立，傳送至各參建單位，各單位要對(duì)所屬部門人員開(kāi)展學(xué)習(xí)工作，便于后期檔案管理工作開(kāi)展。

3.2 流程規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作人員要制定一套規(guī)范的流程，工作流程要合理可行。涉及到工作具體內(nèi)容要制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。流程與標(biāo)準(zhǔn)要以書(shū)面文字形式傳送至各參建單位。各單位在相關(guān)資料形成過(guò)程中依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。包括了在施工過(guò)程中用到的表、單，便于后期資料收集與整理。流程規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化不只是將檔案管理部門考慮在內(nèi)，而是要將項(xiàng)目建設(shè)的所有單位與建設(shè)環(huán)節(jié)都考慮到其中，形成完整的體系。

3.3 管理人員

由于項(xiàng)目建設(shè)涉及到的專業(yè)性內(nèi)容非常多，在管理人員配備方面，要考慮到專業(yè)性與非專業(yè)性的合理搭配。同時(shí)要考慮到管理人員與工程技術(shù)人員合理搭配。在檔案管理隊(duì)伍中要保證至少有一名經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員。檔案管理人員要不定期開(kāi)展學(xué)習(xí)工作，了解檔案管理相關(guān)知識(shí)和國(guó)家在此方面的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。加深管理人員對(duì)于工作的認(rèn)識(shí)。學(xué)習(xí)不必局限于某一種形式，可以靈活進(jìn)行，只要保證達(dá)到最終想要的效果。

除此之外，在日常工作中要重視人才培養(yǎng)工作，培養(yǎng)適應(yīng)水運(yùn)項(xiàng)目檔案管理人才，以此來(lái)滿足水運(yùn)項(xiàng)目建設(shè)工程不斷發(fā)生的變化對(duì)于管理工作及檔案管理人才的要求。

3.4 重視信息技術(shù)的應(yīng)用

對(duì)于收集到的資料應(yīng)該包括兩種形式，紙制的與電子的。作為對(duì)紙制資料的補(bǔ)充，電子資料在管理與利用方面更加方便快捷。同時(shí)可以借助于計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的計(jì)算與分析功能，對(duì)已經(jīng)收集的資料進(jìn)一步深挖，從中獲取有用的信息。從另一個(gè)方面來(lái)看，電子信息不會(huì)占用太大的物理儲(chǔ)存空間，資料保存較為安全。而計(jì)算機(jī)辦公已經(jīng)普及，只需要利用已有設(shè)施或者是稍作升級(jí)就可以滿足工作需要。對(duì)于已經(jīng)收集歸整的信息資料要定期進(jìn)行檢查。

3.5 檔案管理其它方面的輔措施

任何一項(xiàng)管理工作都不可能只依據(jù)單一方式實(shí)現(xiàn)理想的管理目標(biāo)。在檔案管理工作方面可以適當(dāng)?shù)膶⒖己伺c激勵(lì)結(jié)合。在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)期間，對(duì)于檔案管理工作出色的部門與人員予以適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于管理工作存在問(wèn)題沒(méi)有成效的，則要予以相應(yīng)考核。激勵(lì)與考核可以是物質(zhì)性的也可以是非物質(zhì)性的。另外也可以從工作的不同環(huán)節(jié)來(lái)約束。如工程驗(yàn)收環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)結(jié)算環(huán)節(jié)。從而督促各單位在建設(shè)工作中做好檔案管理工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)過(guò)程的見(jiàn)證，具有重要的研究與利用價(jià)值。目前在水運(yùn)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作還存在某些方面的問(wèn)題，影響到了檔案管理工作正常開(kāi)展。作為管理工作人員，要結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)有工作存在的問(wèn)題找出解決方法。在已有的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值與作用。

參考文獻(xiàn)

[1]唐海平.淺談水運(yùn)工程檔案管理的體會(huì)[J].交通科技，2012（6）.

[2]胡志富.找準(zhǔn)水運(yùn)工程檔案管理提質(zhì)切入點(diǎn)[J].建材與裝飾，2016（33）.

篇(3)

【關(guān)鍵詞】電網(wǎng)項(xiàng)目；檔案管理；有效方法

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是在工程建設(shè)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，其具有專業(yè)多、范圍廣、不可再生的特點(diǎn)，是今后運(yùn)行維護(hù)、技改大修、業(yè)務(wù)檢查評(píng)優(yōu)的重要憑證。做好電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，不僅能更加直觀的發(fā)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)和電網(wǎng)發(fā)展當(dāng)中的各項(xiàng)問(wèn)題，且有利于建設(shè)人員總結(jié)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，為電網(wǎng)發(fā)展提供更為真實(shí)準(zhǔn)確的信息資源。

1電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中的管理問(wèn)題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開(kāi)展的基礎(chǔ)。檔案管理體系不完善具體表現(xiàn)在管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)性和系統(tǒng)性，我國(guó)相關(guān)部門頒布了《中華人民共和國(guó)檔案法》，明確了電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和基本準(zhǔn)則，但在實(shí)際的檔案管理活動(dòng)中往往不能嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定執(zhí)行。例如，設(shè)計(jì)單位沒(méi)有將歷次的設(shè)計(jì)變更、施工變更內(nèi)容在竣工圖中體現(xiàn)，使竣工圖內(nèi)容不能真實(shí)反映項(xiàng)目竣工實(shí)際情況。監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的文件材料注重技術(shù)層面的審核，忽略對(duì)歸檔文件材料的質(zhì)量監(jiān)督審核。施工單位現(xiàn)場(chǎng)文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補(bǔ)材料的現(xiàn)象嚴(yán)重，以上這些不按專業(yè)要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全。在電網(wǎng)企業(yè)中，檔案管理不是主營(yíng)業(yè)務(wù)，檔案管理人員多由非本專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來(lái)，并且身兼數(shù)職。綜合素質(zhì)參差不齊，工作變動(dòng)頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性受到影響。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作具有工程規(guī)模大、參建單位多、形成檔案數(shù)量龐大、協(xié)調(diào)工作量大等特點(diǎn)，只有檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員通力協(xié)同配合才能有效開(kāi)展。目前很多企業(yè)已按要求建立了檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，但大都難以按照檔案管理要求開(kāi)展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應(yīng)檔案管理的新要求。（3）檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)不能同步進(jìn)行。其中體現(xiàn)在項(xiàng)目經(jīng)理不按要求及時(shí)組織檔案部門開(kāi)展項(xiàng)目檔案中間檢查，使檔案人員無(wú)法隨工程進(jìn)度對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行過(guò)程管控，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目文件在整理過(guò)程中存在記錄不規(guī)范、字跡不清晰、結(jié)論不準(zhǔn)確、記錄時(shí)間與項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間邏輯不相符等通病問(wèn)題，導(dǎo)致后補(bǔ)材料較多，延誤整改時(shí)間。另外就是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收與項(xiàng)目文件歸檔審查在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程中沒(méi)有得到同步實(shí)施，建設(shè)單位簡(jiǎn)化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的步驟流程，使項(xiàng)目竣工文件在移交歸檔前沒(méi)有切實(shí)得到各歸口管理部門的嚴(yán)謹(jǐn)審核，尤其是一些重要數(shù)據(jù)的缺失，會(huì)為今后的生產(chǎn)運(yùn)行、經(jīng)營(yíng)、管理、維護(hù)、事故、法律糾紛、責(zé)任認(rèn)定留下隱患，造成不可估量的損失。（4）項(xiàng)目文件歸檔滯后，案卷整理不規(guī)范。歸檔滯后的原因之一是因?yàn)榍捌诤炗喌暮贤瑓f(xié)議中沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量等檔案方面相關(guān)要求進(jìn)行明確。另一個(gè)原因是人員的歸檔意識(shí)淡薄造成，一些項(xiàng)目前期文件如可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、合同（協(xié)議）、立項(xiàng)文件等，業(yè)務(wù)承辦人在業(yè)務(wù)事項(xiàng)辦結(jié)后沒(méi)有即時(shí)移交歸檔。案卷整理不規(guī)范的主要原因是立卷人不熟悉電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)與整理質(zhì)量要求。沒(méi)有遵從項(xiàng)目文件的有機(jī)聯(lián)系，分類不正確，保管期限設(shè)定不準(zhǔn)確，案卷題名不能簡(jiǎn)明扼要的揭示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容和特征，卷內(nèi)文件命名不規(guī)范等等，直接影響了檔案的后續(xù)利用。（5）檔案管理系統(tǒng)落后，不能體現(xiàn)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)檔案信息化管理水平要求也越來(lái)越高。目前很多企業(yè)使用的檔案信息管理系統(tǒng)仍采用單機(jī)和條目式錄入的單一手段，沒(méi)有將信息智能技術(shù)融入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中去。檔案系統(tǒng)與信息化管理無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)平臺(tái)的業(yè)務(wù)功能過(guò)于簡(jiǎn)單，信息化手段運(yùn)用不足。檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)容量不能滿足日益增加的電子文件上傳需求。這些現(xiàn)狀不能改善，檔案信息化管理徒有其名，沒(méi)有發(fā)揮出它的真正優(yōu)勢(shì)。

2提升電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的方法

（1）加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全項(xiàng)目檔案管理體系。項(xiàng)目檔案管理體系構(gòu)成要以我國(guó)相關(guān)的法律法規(guī)作為根基，建立健全檔案工作制度體系（包括工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等）和管理網(wǎng)絡(luò)。通過(guò)明確檔案管理規(guī)章制度使項(xiàng)目檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入到企業(yè)的工作計(jì)劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入到基建項(xiàng)目管理程序，納入到企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。只有明確了工作職責(zé)，才能保證檔案工作的質(zhì)量。只有爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，才能真正解決項(xiàng)目檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題，使項(xiàng)目檔案管理工作開(kāi)展更加順暢。電網(wǎng)企業(yè)還應(yīng)加大對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的資金投入、設(shè)備投入，應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一集中的檔案信息管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案集中化、系統(tǒng)化、電子化管理，以此達(dá)到實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案工作管理水平提升目的。（2）保障檔案隊(duì)伍穩(wěn)定，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。按照檔案管理工作的需求，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備適應(yīng)工作需要的檔案人員，建立以檔案部門為核心，各職能部門或承辦部門、各項(xiàng)目兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的綜合管理。由于檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案工作的質(zhì)量，針對(duì)檔案工作人員素質(zhì)參差、基本功不扎實(shí)、專業(yè)人才缺乏的問(wèn)題，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。可以采用專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)、模仿優(yōu)秀做法等方式進(jìn)行培訓(xùn)和教育，不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，還可以采用績(jī)效激勵(lì)機(jī)制，將檔案工作人員的業(yè)績(jī)與工資績(jī)效、職稱評(píng)定、評(píng)先評(píng)優(yōu)等掛鉤。充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員的學(xué)習(xí)熱情和工作積極性。（3）項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)做到“三同步”。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)納入電網(wǎng)建設(shè)管理程序、工作計(jì)劃及合同管理。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，誰(shuí)主辦、誰(shuí)形成、誰(shuí)歸檔”的原則。項(xiàng)目立項(xiàng)后檔案管理人員應(yīng)編制項(xiàng)目檔案管理策劃方案，對(duì)檔案收集、整理、組卷、完成時(shí)限等要求向建設(shè)單位與參建單位進(jìn)行檔案工作交底。項(xiàng)目文件的形成、收集、整理、組卷必須與項(xiàng)目建設(shè)同步開(kāi)始、同步進(jìn)行、同步驗(yàn)收。即項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，應(yīng)開(kāi)始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作；項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行文件材料跟蹤管理；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)除了通過(guò)合同的法律約束，還必須建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，應(yīng)由建設(shè)單位與監(jiān)理單位共同監(jiān)督各參建單位的執(zhí)行情況，制定項(xiàng)目檔案管理里程碑計(jì)劃，檔案管理部門對(duì)建設(shè)單位與監(jiān)理單位的檔案管理進(jìn)行再監(jiān)督和指導(dǎo)。（4）加強(qiáng)檔案過(guò)程管理，提高案卷整理質(zhì)量。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員要參與指導(dǎo)工程各參建單位進(jìn)行項(xiàng)目竣工文件的歸檔審查與項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收通過(guò)后各參建單位按照合同約定期限移交檔案。對(duì)于滯后移交項(xiàng)目文件的參建單位，可以采用延期項(xiàng)目結(jié)算或抵扣風(fēng)險(xiǎn)抵押金等方法來(lái)牽制解決。為保證檔案管理的規(guī)范化，所有涉及項(xiàng)目檔案移交的相關(guān)單位都應(yīng)按照統(tǒng)一的要求建檔、歸檔，建設(shè)項(xiàng)目案卷整理應(yīng)分類清楚，組卷合理，排列系統(tǒng)有序。卷內(nèi)文件應(yīng)格式規(guī)范，字跡清晰，填寫(xiě)完整準(zhǔn)確，簽章手續(xù)完備。同一建設(shè)項(xiàng)目的文字材料裝訂必須遵從統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，力求通過(guò)細(xì)節(jié)管控使案卷質(zhì)量得到有效提升。（5）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源提高檔案工作現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息化服務(wù)。具體可從幾個(gè)方面著手：①基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需加大資金投入建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，購(gòu)置如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等檔案設(shè)備設(shè)施。②建立適用統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。③培養(yǎng)檔案管理信息化人才隊(duì)伍。④開(kāi)展檔案目錄信息與檔案全文信息的數(shù)字化。⑤加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，數(shù)字檔案館的特點(diǎn)是存取檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，它是一種無(wú)形的信息組織與利用環(huán)境，它為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。在數(shù)字化檔案館環(huán)境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3結(jié)語(yǔ)

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，是電網(wǎng)企業(yè)的國(guó)有資產(chǎn)，是項(xiàng)目達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和優(yōu)質(zhì)工程考核、評(píng)選的指標(biāo)之一。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。在電網(wǎng)建設(shè)發(fā)展的新形勢(shì)下，為確保電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始直到竣工驗(yàn)收及試運(yùn)行全過(guò)程的順利進(jìn)行，必須切實(shí)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)力度和信息技術(shù)投入力度，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求。

參考文獻(xiàn)

[1]李小燕，趙宏志.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理方法的探討[J].企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā)，2015，34（22）：116~118.

[2]羅蘭.淺談供電企業(yè)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（09）：42~43.

[3]萬(wàn)麗娟.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的探討[J].貴州電力技術(shù)，2013，16（07）：92~94.

[4]鄭洪華.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理新模式的探索與實(shí)踐[A].檔案事業(yè)改革與創(chuàng)新———2013年全國(guó)青年檔案工作者研討會(huì)論文集[C].國(guó)家檔案局，2013：6.

篇(4)

建筑設(shè)計(jì)單位在經(jīng)營(yíng)管理及應(yīng)用施工技術(shù)的過(guò)程中涉及到圖紙資料、變更資料以及計(jì)算書(shū)等復(fù)雜的檔案文件。檔案管理工作是否高速有效運(yùn)行直接影響著企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展，為了保證設(shè)計(jì)的進(jìn)度以及控制質(zhì)量目標(biāo)，必須建立切實(shí)可靠的檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案資料管理。

1建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理的作用

1．1原始記錄功能

設(shè)計(jì)單位檔案資料涉及到設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)文件變更、技術(shù)說(shuō)明等。這些資料一般以項(xiàng)目為單位，每個(gè)項(xiàng)目涉及的資料比較繁雜，它記錄了項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的各項(xiàng)信息，是檔案管理工作的對(duì)象和基礎(chǔ)。

1．2使用功能

建筑設(shè)計(jì)單位工作所涉及的工程量大、項(xiàng)目建設(shè)復(fù)雜，需要以往的其他建設(shè)項(xiàng)目的原始數(shù)據(jù)，從實(shí)際工程資料中加以驗(yàn)證，以保證設(shè)計(jì)的可靠性和說(shuō)服性。所以，設(shè)計(jì)單位的檔案資料在使用功能方面具有較高的可重復(fù)利用性和參考價(jià)值。

2設(shè)計(jì)單位傳統(tǒng)檔案管理

2．1歸檔內(nèi)容繁雜

因?yàn)楣こ添?xiàng)目的建設(shè)周期一般都超過(guò)一年，項(xiàng)目所涉及的企業(yè)單位和政府主管部門也比較多，所以其累積的文檔資料極為豐富(如圖1所示)。同時(shí)，由于項(xiàng)目涉及的單位較多，檔案資料的溝通協(xié)調(diào)和歸檔過(guò)程也比較復(fù)雜［1］。

2．2檔案材料變更快

工程項(xiàng)目建造涉及到龐大的信息管理過(guò)程，存在各類設(shè)計(jì)、施工、質(zhì)量上的風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)工程量的變化調(diào)整，需要設(shè)計(jì)方及時(shí)對(duì)原來(lái)的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改，這也一定程度上增加了檔案管理工作的成本。甚至于出現(xiàn)工程項(xiàng)目投資不足或者在建設(shè)期遇到政府政策性調(diào)整等情況造成項(xiàng)目停工維護(hù)。此時(shí)，設(shè)計(jì)單位就需要對(duì)相關(guān)資料及時(shí)收集補(bǔ)充。

2．3檔案應(yīng)用程度高

設(shè)計(jì)檔案記錄了設(shè)計(jì)工作的過(guò)程，具有長(zhǎng)期的使用功能以及使用價(jià)值。無(wú)論在設(shè)計(jì)、施工以及竣工各個(gè)階段，設(shè)計(jì)成果必須及時(shí)提供給工程建設(shè)各方參考應(yīng)用。因此，設(shè)計(jì)單位的檔案在平時(shí)的維護(hù)過(guò)程中，會(huì)被頻繁調(diào)取查閱，而后重新歸檔，這對(duì)于檔案管理工作也是一個(gè)挑戰(zhàn)。

3設(shè)計(jì)單位傳統(tǒng)檔案管理存在問(wèn)題

3．1歸檔意識(shí)薄弱

由于設(shè)計(jì)人員的日常工作量大且繁瑣，且其核心工作是設(shè)計(jì)圖紙和編寫(xiě)相關(guān)文件，因此許多設(shè)計(jì)人員對(duì)文件的整理和歸檔不重視。這導(dǎo)致了檔案管理部門與其他相關(guān)部門之間的脫節(jié)，極大地影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理人員自身的技術(shù)缺乏以及態(tài)度的懶散造成了檔案管理的拖延與漏洞，嚴(yán)重影響了檔案處理的效率和使用價(jià)值。

3．2管理制度不完善

設(shè)計(jì)單位涉及到的檔案資料主要是圖紙及技術(shù)設(shè)計(jì)說(shuō)明等，這些資料共同構(gòu)成整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段、施工階段以及竣工階段的文件體系的基礎(chǔ)。在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，文件的粗略分類管理一定程度上破壞了信息的完整性和系統(tǒng)性，影響了檔案查找的效率，使得檔案文件的循環(huán)利用遭到破壞。許多設(shè)計(jì)單位的檔案管理還停留在紙質(zhì)管理的方式，這種方式的存儲(chǔ)介質(zhì)單一，很容易因保管不善，造成紙質(zhì)數(shù)據(jù)的丟失，從而破壞了文件的完整性和有效性。同時(shí)，各項(xiàng)工程信息、工作任務(wù)單等資料依然采用手工紙質(zhì)檔案記錄，并沒(méi)有進(jìn)行計(jì)算機(jī)的錄入，使得資料的集中管理［2］十分困難且花費(fèi)的時(shí)間成本將加大。

3．3管理技術(shù)缺乏

目前，我國(guó)建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理方式，正在由傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化的信息管理，但是因?yàn)闄n案管理部門相對(duì)地獨(dú)立于其他部門，且沒(méi)有受到企業(yè)足夠的重視，其管理人員自身沒(méi)有掌握新的技術(shù)，不具備先進(jìn)的管理水平，制約了信息管理的發(fā)展。隨著工程項(xiàng)目體量的逐年增加，圖紙等相關(guān)文件也越來(lái)越多，將這些文件的集中存貯、科學(xué)分類進(jìn)而有序地管理，就顯得十分重要。

4建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理創(chuàng)新方法

隨著設(shè)計(jì)單位工作量的加大以及市場(chǎng)需求量的加大，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)落后于實(shí)際的文件資料，只有在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。檔案管理工作越來(lái)越趨向于信息化、人性化、服務(wù)化的方向發(fā)展，必然對(duì)已有的檔案管理工作提出更高的要求［5］。檔案管理部門需要摒棄舊的管理理念，避免檔案管理工作中出現(xiàn)的漏洞，努力完成檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。整個(gè)設(shè)計(jì)單位所有的工程項(xiàng)目和相關(guān)文件的管理，要統(tǒng)一而有序。首先，擁有檔案數(shù)據(jù)信息化的共享平臺(tái)，使用者能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索和分析;其次，建立能夠跟蹤發(fā)圖進(jìn)展和執(zhí)行狀況的渠道，爭(zhēng)取項(xiàng)目進(jìn)度控制的主動(dòng);最后，規(guī)范工程項(xiàng)目的命名，建立具有系統(tǒng)性的檔案資料庫(kù)。(1)建立完善的檔案管理制度首先，要對(duì)檔案管理任務(wù)進(jìn)行科學(xué)的分解，清晰地劃分每一個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人及其職責(zé)，并且制定相應(yīng)的考評(píng)指標(biāo)，避免出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況，同時(shí)提高管理人員的積極性。其次，完善檔案管理的硬件和軟件設(shè)施，指定嚴(yán)格的檔案室管理制度，工作人員對(duì)檔案要妥善保管，做到檔案的定期晾曬、檢查、修正。(2)用現(xiàn)代化信息技術(shù)為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化、共享化，充分提高設(shè)計(jì)單位對(duì)檔案管理的重視，設(shè)計(jì)單管理者應(yīng)加大信息管理軟件和硬件的優(yōu)化，招聘相關(guān)的管理專業(yè)人才協(xié)同工作，最大限度地發(fā)揮檔案資料管理的水平，建立起現(xiàn)代化的檔案管理平臺(tái)。通過(guò)建立設(shè)計(jì)單位內(nèi)部使用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，一方面，將傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部資料實(shí)行無(wú)紙化轉(zhuǎn)換，用電子簽名代替手工簽名［3］;另一方面，將外部的紙質(zhì)資料通過(guò)掃描等方式轉(zhuǎn)換成電子文檔，將這些資料進(jìn)行合理的歸類。當(dāng)接收到重要的檔案時(shí)，可以利用該平臺(tái)［4］共享給各專業(yè)相關(guān)的人員?，F(xiàn)代化信息技術(shù)管理系統(tǒng)的管理平臺(tái)與詳細(xì)分類如下圖2、圖3所示。在檔案的信息化和共享化的過(guò)程中，普遍存在檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性等問(wèn)題，檔案管理人員需采取可靠的技術(shù)措施，做到及時(shí)防范、及時(shí)處理。任何訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的人員必須經(jīng)過(guò)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)定的授權(quán)文件及訪問(wèn)權(quán)限才可進(jìn)入［5］。當(dāng)使用者需要下載具有保密性質(zhì)的文檔時(shí)，應(yīng)持有具有相關(guān)權(quán)限批準(zhǔn)權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字的臨時(shí)下載權(quán)限書(shū)才可以下載使用。對(duì)于需要變更修改的文件，應(yīng)該同修改前的版本一起保存，以形成可以備查的文檔歷史記錄［6］。(3)建立知識(shí)管理服務(wù)在新的檔案管理模式下。設(shè)計(jì)單位檔案管理在進(jìn)行檔案管理研究時(shí)候要充分考慮實(shí)際使用者的需求以及在行業(yè)內(nèi)推廣的需要。在信息的收集與檢索的過(guò)程中，運(yùn)用知識(shí)樹(shù)的形式從面、線、點(diǎn)的層次出發(fā)，將各類設(shè)計(jì)單位的檔案和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)以及運(yùn)用的新技術(shù)等文件進(jìn)行體系化歸類，使單位人員及后續(xù)新進(jìn)設(shè)計(jì)人員能夠便捷地獲取數(shù)據(jù)庫(kù)［7］資料，并且廣泛推動(dòng)了行業(yè)信息和知識(shí)的交流，可以全面提高企業(yè)內(nèi)部設(shè)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)，為行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展起到了一定的促進(jìn)作用。(4)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)人員作為管理系統(tǒng)的核心，起到至關(guān)重要的作用，必須重視檔案管理人員的培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)和實(shí)踐中提高檔案管理的技術(shù)和能力。在不斷發(fā)展的同時(shí)結(jié)合科學(xué)的信息化檔案管理手段，切實(shí)有效地做好檔案管理工作。具體的方法主要涉及計(jì)算機(jī)信息領(lǐng)域，全面了解計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分利用現(xiàn)有的信息共享平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的處理與更新［8］，這些工作關(guān)系到檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，因此不可以懈怠。

5結(jié)論

篇(5)

一、工程建筑檔案的特點(diǎn)及管理現(xiàn)狀

1、工程建筑檔案的特點(diǎn)

工程建筑檔案能綜合反映出工程項(xiàng)目的所有內(nèi)容資料，它不但包括工程項(xiàng)目的方案設(shè)計(jì)，各項(xiàng)合同和協(xié)議書(shū)，上級(jí)部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現(xiàn)場(chǎng)的水文地質(zhì)和氣象文件資料等，而且還儲(chǔ)存建筑項(xiàng)目建設(shè)中主要資料，如施工中使用材料的質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)報(bào)告資料、開(kāi)竣工的報(bào)告、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更和技術(shù)交底等;同時(shí)還有監(jiān)理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結(jié)等重要文件。建筑工程資料的特點(diǎn)包括：⑴一次性：因建筑工程項(xiàng)目自開(kāi)始到結(jié)束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開(kāi)始到竣工結(jié)束都只有一套;⑵確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個(gè)過(guò)程，是建筑項(xiàng)目建設(shè)變化的見(jiàn)證，故建筑工程檔案具備真實(shí)性、完整性，明確地記錄著工程的情況;⑶實(shí)用性：建筑工程檔案能反映出工程建設(shè)的真實(shí)情況，具備保存及使用的價(jià)值。不但是項(xiàng)目后期的管理、維修和擴(kuò)建的主要依據(jù)，而且也可作為同類型的項(xiàng)目建設(shè)參考的依據(jù)，故其實(shí)用性較強(qiáng)。

2、工程建筑檔案管理的現(xiàn)狀

（1）信息化建設(shè)緩慢

盡管我國(guó)已經(jīng)逐漸加快建筑工程建設(shè)檔案信息化的建設(shè)步伐，但是對(duì)其的關(guān)注及投資力度還較小，不能滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。在工程建筑檔案的信息化建設(shè)中，因大部分工程建筑檔案均源于不同的地方，所以信息比較分散，無(wú)法對(duì)其實(shí)行統(tǒng)一、規(guī)范的管理。另外，盡管工程建筑檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)受到越來(lái)越多的人的關(guān)注，但是多數(shù)工程建筑檔案管理單位在實(shí)際工作中，依然存在側(cè)重于實(shí)體工程建筑的檔案管理，而忽視檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題，對(duì)工程建筑檔案的信息化，并未采取積極的措施進(jìn)行完善，導(dǎo)致信息化建設(shè)緩慢的現(xiàn)狀。

（2）信息化建設(shè)動(dòng)力不足

現(xiàn)階段，工程建筑檔案信息化建設(shè)一直處在起步階段，因此，在實(shí)際的信息化操作過(guò)程中，還會(huì)出現(xiàn)諸多的不足，這是由于工程建筑檔案在實(shí)際的信息化建設(shè)中，并未出現(xiàn)針對(duì)性較強(qiáng)的群體，從而導(dǎo)致工程建筑檔案管理信息化建設(shè)比較緩慢。另外，缺乏信息化建設(shè)人才也是導(dǎo)致工程建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)動(dòng)力不足的主要原因。加上檔案管理者不重視工程建筑檔案管理的信息化建設(shè)，因此，在具體操作中出現(xiàn)不盡心或者不關(guān)心的現(xiàn)象，導(dǎo)致工程建筑檔案管理信息化建設(shè)在實(shí)際工作中無(wú)法發(fā)揮出真正的功用，缺乏真實(shí)性及可靠性。

二、基于信息化的工程建筑檔案管理方法

隨著我國(guó)工程建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的建筑單位認(rèn)識(shí)到工程檔案管理信息化建設(shè)的重要性，如規(guī)范檔案資料的儲(chǔ)存方式、方便檔案資料的查詢等，因此，加大工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注力度，并完善工程建筑檔案管理的信息化基礎(chǔ)配置，能提高我國(guó)工程建筑檔案的管理能力。

1、增強(qiáng)工程建筑檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)

工程建筑檔案是建筑工程中重要的組成部分，它能直接反映出工程建筑的施工狀況、質(zhì)量安全和工程進(jìn)展等。但我國(guó)的工程建筑檔案管理方法比較落后，信息化建設(shè)速度比較緩慢，因此，與實(shí)際建筑工程的發(fā)展脫軌，跟不上時(shí)代的發(fā)展，實(shí)用性和有效性得不到充分發(fā)揮，無(wú)法為工程建筑提供時(shí)效性較強(qiáng)的檔案資料。為了提高工程建筑檔案管理的有效性，可在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)中添加部分現(xiàn)代化的元素，如借鑒網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立電子信息庫(kù)，以方便檔案管理和傳遞。也可將工程建筑檔案管理與信息化建設(shè)實(shí)行有機(jī)結(jié)合，改變傳統(tǒng)工程檔案管理中手抄寫(xiě)和書(shū)架儲(chǔ)存的模式，從而避免實(shí)物保存中破損、腐蝕后無(wú)文件參考的局面。建立一套科學(xué)合理的工程建筑檔案信息化管理模式，能加快工程建筑檔案管理的工作步伐。

2、加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度

檔案管理人員需全程參與到工程建筑檔案管理中，并做好建筑工程檔案的收集、分類、保存等工作，因此，檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)、綜合素養(yǎng)和職業(yè)操守等，均會(huì)對(duì)工程建筑檔案管理工作的可靠性和科學(xué)性產(chǎn)生影響。但是，目前在工程建筑檔案管理過(guò)程中，依舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，管理方式比較落后，已經(jīng)不能滿足我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。因此，加大對(duì)工程建筑檔案管理人員的培訓(xùn)力度，轉(zhuǎn)變其落后的管理方式，提升管理人員的綜合素質(zhì)，成為目前提升工程建筑檔案管理效率的最佳方式，也是實(shí)現(xiàn)我國(guó)工程建筑檔案管理信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程建筑檔案管理單位需為管理人員提供學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的機(jī)會(huì)，或者定期派遣專業(yè)的信息化管理人才對(duì)管理人員實(shí)施技術(shù)培訓(xùn)，提升管理人員的信息化管理能力;管理單位還需引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和方式，強(qiáng)化工程建筑檔案管理人員的工作意識(shí)，建設(shè)一支專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、信息化操作熟練、綜合素質(zhì)高的人才隊(duì)伍，為工程檔案管理的信息化建設(shè)的成功奠定基礎(chǔ)。

3、加強(qiáng)工程建筑檔案庫(kù)的信息化管理

想要對(duì)工程建筑檔案管理工作實(shí)施規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，實(shí)現(xiàn)信息的共享，就要加強(qiáng)工程建筑檔案庫(kù)的信息化管理建設(shè)。將需實(shí)施歸檔的工程建筑檔案，按照統(tǒng)一格式向檔案管理系統(tǒng)提交，并由系統(tǒng)實(shí)施自動(dòng)歸檔。歸檔后需將檔案資料保存在數(shù)據(jù)庫(kù)的平臺(tái)內(nèi)，確保工程建筑檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)具備統(tǒng)一性，讓檔案資源能實(shí)現(xiàn)共享。另外，檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)還需實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，并在數(shù)字化系統(tǒng)中將檔案資料標(biāo)明其存放位置，從而實(shí)現(xiàn)快速檢索。

4、強(qiáng)化信息化管理的安全意識(shí)

科技信息的迅速發(fā)展，不但能給工程建筑檔案管理更多的管理途徑，而且能大幅度提高我國(guó)工程建筑檔案信息化的管理效率，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。但是日新月異的信息化發(fā)展，也為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手及不法分子提供窺探工程建筑檔案的機(jī)會(huì)，工程建筑檔案信息化存在不安定的因素，檔案管理單位不重視檔案保密工作等，都將會(huì)導(dǎo)致檔案外泄，給施工企業(yè)及檔案管理單位帶來(lái)巨大的損失，不利于建筑行業(yè)的穩(wěn)定、健康發(fā)展。因此，相關(guān)的檔案管理部門需在實(shí)施工程建筑檔案信息化建設(shè)中，將工程建筑檔案內(nèi)的重要內(nèi)容進(jìn)行加密處理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，提高機(jī)密工程建筑的檔案管理工作的可靠性和安全性，把工程建筑檔案信息化管理與實(shí)際工作有機(jī)結(jié)合在一起。另外，在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)中，還需注重對(duì)紙質(zhì)工程建筑檔案的保管力度，使工程建筑檔案管理更加科學(xué)合理。

篇(6)

【摘要】

在信息化迅速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，越來(lái)越多的電子文件格式被廣泛應(yīng)用，檔案管理的對(duì)象也由最初的傳統(tǒng)紙質(zhì)版資料和文獻(xiàn)變得越來(lái)越電子化和現(xiàn)代化，目前我國(guó)在檔案管理的工作方面運(yùn)用是的相對(duì)保守的傳統(tǒng)管理方式，由于長(zhǎng)期的管理制度不完善導(dǎo)致了檔案管理中的管理缺失，無(wú)法在管理工作中適應(yīng)現(xiàn)代化檔案形式的管理需求。

【關(guān)鍵詞】

現(xiàn)代化檔案；管理水平；管理方法

為針對(duì)現(xiàn)代化的檔案資料形式的不斷向高科技含量和高信息含量的發(fā)展方向，只有通過(guò)對(duì)檔案管理水平和管理方法進(jìn)行提高、發(fā)展和完善，利用先進(jìn)的管理制度，保證在工作方式上對(duì)新型檔案資料形式的有效管理。因此，在檔案管理方法的提高上，要通過(guò)科學(xué)管理理論和先進(jìn)管理制度的運(yùn)用，將對(duì)新型的電子資料的管理工作進(jìn)行合理的分類，利用科學(xué)的管理制度提出能夠適應(yīng)當(dāng)前檔案資料形式的現(xiàn)代化檔案管理新方法，不斷提高檔案的利用率。

1 檔案管理現(xiàn)代化的含義

我國(guó)的檔案發(fā)展形式在世界信息化發(fā)展的步伐上，不斷更新檔案形式，發(fā)展成越來(lái)越多樣化和現(xiàn)代化的新型電子化檔案形式，因此需要同時(shí)改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理制度，才能保證檔案利用的有效性。隨著當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，對(duì)資料的保存方式也越來(lái)越多的由傳統(tǒng)的紙質(zhì)格式不斷向電子化、多媒體化的方向發(fā)展，而對(duì)這些現(xiàn)代化的檔案信息進(jìn)行的管理工作，若還是以傳統(tǒng)的針對(duì)紙質(zhì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行的管理方法進(jìn)行管理，無(wú)法將檔案資料的系統(tǒng)性和多樣性有效整合，只有針對(duì)現(xiàn)代化檔案的形式特點(diǎn)和性質(zhì)，利用科學(xué)檔案管理理論，成立針對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的新型管理模式，才能將目前的檔案管理工作做到能夠適應(yīng)科技化的信息發(fā)展水平。

2 進(jìn)程中存在的問(wèn)題

2.1檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)在檔案管理工作方面的管理力度顯得相對(duì)不高，在實(shí)際的管理工作中沒(méi)有受到相應(yīng)的重視和影響，因此對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越缺少能夠考核管理水平是否正確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在我國(guó)的檔案管理中，人員管理普遍比較松散，對(duì)檔案應(yīng)有的重視程度得不到保障，在管理方法上存在著許多不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的工作方式和管理機(jī)制，而且在對(duì)檔案資料進(jìn)行編排和利用的過(guò)程中，存在著大量的分類處理不當(dāng)和管理方法不完善的方面，如果不進(jìn)行合理的、科學(xué)的改進(jìn)和完善，在工作中仍然用傳統(tǒng)的檔案管理方式，必定無(wú)法完成現(xiàn)代化檔案資料的管理工作。

2.2缺乏檔案管理專業(yè)人才

檔案管理是一項(xiàng)需要重點(diǎn)研究、系統(tǒng)分析的極富專業(yè)性要求的管理工作，因此在對(duì)管理人員的安排上，需要合理計(jì)劃、科學(xué)分工，首先將檔案管理的人員設(shè)置做到能夠保證檔案管理工作正確有效進(jìn)行，了解新型的電子資料的特點(diǎn)，有針對(duì)性的進(jìn)行不同形式檔案的管理。但在我國(guó)目前的檔案管理工作中，對(duì)檔案管理人員的設(shè)置具有很大的非專業(yè)性，對(duì)檔案管理工作的有效性受到很大的影響，如果要求用現(xiàn)在的檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理水平和管理方式去對(duì)科技化、電子化、多媒體化的新型檔案資料去進(jìn)行管理工作，那么在對(duì)檔案的科學(xué)化、專業(yè)化管理方面將很難達(dá)到應(yīng)有的管理水平和管理目的。

2.3管理投入不足

保證了檔案管理人員的專業(yè)水平可以一定程度上提高檔案管理在目前管理模式上的傳統(tǒng)和不完善，但對(duì)于管理資源的投入需要有相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)支持和資金支持才能夠?qū)崿F(xiàn)，只有足夠的專業(yè)檔案管理資源才能保證管理工作在技術(shù)上和專業(yè)程度上能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案形式。目前我國(guó)的檔案管理工作普遍存在著管理缺失的現(xiàn)狀，除了工作人員數(shù)量不足，管理水平不專業(yè)之外，更重要還是由于檔案管理的工作沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和管理費(fèi)用的支持，想要改變傳統(tǒng)的檔案管理體制，還需要從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)介入，提高對(duì)工作的支持和資金支持做起，將檔案管理工作更加完善的進(jìn)行。

3 提高檔案管理現(xiàn)代化水平

傳統(tǒng)的檔案管理模式專業(yè)水平低，沒(méi)有足夠的技術(shù)和資金支持，要想改變這樣的檔案管理現(xiàn)狀，為適應(yīng)科技化、電子化的檔案形式提供有效支持，就需要通過(guò)科學(xué)管理理論的學(xué)習(xí)和管理方式的參考提出新型的管理機(jī)制。首先針對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低的傳統(tǒng)管理方法和管理現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行正確的科學(xué)管理理論和先進(jìn)管理方法的學(xué)習(xí)和提高。其次在檔案管理工作人員專業(yè)性水平低的管理缺陷上，應(yīng)當(dāng)通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化和現(xiàn)代化管理理論的培訓(xùn)，根本上提高檔案管理的專業(yè)水平。再次，還應(yīng)改變對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，將專業(yè)人員和資金投入結(jié)合，使檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展方面有足夠的物資保證。

4 結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過(guò)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式的分析，只有通過(guò)先進(jìn)的科學(xué)管理理論和管理方式的運(yùn)用，將目前的管理機(jī)制進(jìn)行革新，才能夠適應(yīng)當(dāng)今的電子化、信息化檔案發(fā)展形勢(shì)。針對(duì)新型的檔案形式需求和傳統(tǒng)文獻(xiàn)資料科學(xué)管理相結(jié)合，用新的管理方法對(duì)新的檔案形式進(jìn)行科學(xué)管理。

參考文獻(xiàn)：

［1］楊培花，楊德雄.提高檔案管理現(xiàn)代化水平的措施［J］.現(xiàn)代婦女：理論前沿，2014（1）：206

［2］薛紅艷.如何提高檔案管理現(xiàn)代化水平［J］.黑龍江科技信息，2013（9）：121

篇(7)

中職檔案工作的重要作用逐漸被師生和管理層所重視，在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作的需求較之以往更為復(fù)雜，對(duì)檔案資料進(jìn)行深度的解析，通過(guò)對(duì)檔案資料的合理化的、創(chuàng)造性的應(yīng)用，使其能夠?yàn)閷W(xué)校各方面發(fā)展提供更多的建設(shè)性意見(jiàn)，是目前檔案管理工作的主要任務(wù)。另外，信息化環(huán)境的兩大特征：云計(jì)算和網(wǎng)絡(luò)化，使得檔案管理發(fā)展趨向創(chuàng)新和服務(wù)。云計(jì)算指導(dǎo)著中職院校檔案管理對(duì)檔案進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，使網(wǎng)絡(luò)上的所有終端都能受益，實(shí)現(xiàn)檔案的服務(wù)功能；網(wǎng)絡(luò)化則給檔案管理提供了管理方法上的突破和創(chuàng)新的空間。

二、中職檔案管理存在的問(wèn)題及原因

1.管理思想老舊。中職檔案管理的需求變化以及管理工作的環(huán)境變化，使得檔案管理本身的地位和職能得到擴(kuò)展，原有的檔案管理思想是對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和保存，而現(xiàn)在的檔案管理思想應(yīng)該轉(zhuǎn)變到利用檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展進(jìn)行服務(wù)方面，檔案資料是云計(jì)算的資源，應(yīng)該服務(wù)于中職學(xué)校日常建設(shè)。但是，這種管理思想目前還沒(méi)有被管理者所接受和理解，管理工作在很多時(shí)候是被動(dòng)的并非主動(dòng)的。2.管理方法不夠先進(jìn)。信息化技術(shù)的發(fā)展為中職院校檔案管理提供了一系列先進(jìn)的管理策略，例如，轉(zhuǎn)換檔案資料的形式，節(jié)省存儲(chǔ)空間、靈活調(diào)用檔案、允許學(xué)校師生自由訪問(wèn)個(gè)人檔案、利用檔案進(jìn)行科學(xué)技術(shù)研究等。但是，現(xiàn)在大多數(shù)做中職院校還沒(méi)有做到檔案管理全面信息化，很多檔案仍以紙質(zhì)的形式出現(xiàn)，檔案格式不一，給管理人員帶來(lái)了巨大的工作壓力。管理方法不夠先進(jìn)造成檔案管理效率低，而這一問(wèn)題的根本原因在于檔案管理缺乏明確的制度、信息化策略沒(méi)有完全應(yīng)用于管理過(guò)程中。3.管理人才不足。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和信息化需要大量的相關(guān)人才進(jìn)行推進(jìn)，無(wú)論是普及檔案管理的基本方法，還是進(jìn)行檔案管理的服務(wù)性應(yīng)用，都需要檔案管理者在其中扮演重要的角色。管理技術(shù)和職業(yè)技能的提高必不可少，除了對(duì)檔案進(jìn)行收集整理之外，還應(yīng)該擁有處理信息技術(shù)問(wèn)題、進(jìn)行電腦和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)的能力，但是，現(xiàn)在中職院校的檔案管理人員缺乏這種能力，管理人才不足導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程緩慢。

三、對(duì)中職檔案管理的建議

1.以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)改換管理思想。高校檔案管理辦公室的負(fù)責(zé)人，應(yīng)該根據(jù)學(xué)校發(fā)展計(jì)劃和發(fā)展需要，主動(dòng)進(jìn)行檔案資料的重新分類、整理和數(shù)據(jù)化，使檔案以信息的形式呈現(xiàn)在全校師生面前；以檔案資料的數(shù)據(jù)化為前提，對(duì)已有的檔案進(jìn)行科學(xué)分析和解讀、研究已有的檔案，尋找高校發(fā)展過(guò)程中各項(xiàng)事務(wù)的特征，為現(xiàn)在的學(xué)校管理和發(fā)展工作提出建議。2.進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理。隨著多媒體技術(shù)與“信息高速公路”等現(xiàn)代檔案管理手段的采用，要求檔案工作必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。中職院校主管部門在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，應(yīng)與檔案或標(biāo)準(zhǔn)化管理部門共同協(xié)商，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展和業(yè)務(wù)工作方面的概念、原則、質(zhì)量、方法等，制定統(tǒng)一的規(guī)劃，使檔案工作在客觀上有共同的語(yǔ)言，共同的衡量標(biāo)準(zhǔn)，共同的比較基礎(chǔ)，共同的協(xié)作依據(jù)，共同的協(xié)調(diào)保證。以便建成檔案信息網(wǎng)絡(luò)，走檔案信息資源共享之路。例如，檔案收入和整理可以采用信息技術(shù)，即對(duì)某一檔案類型設(shè)定固定的檔案提交形式，使其以數(shù)據(jù)化的狀態(tài)存在，這不同于以往的word文檔或excle表格，而是以選填式表格的形式出現(xiàn)，每一份檔案都是一個(gè)文件，所有文件統(tǒng)一存儲(chǔ)在某一固定的程序之中，這樣一來(lái)，進(jìn)行檔案的調(diào)取和資料綜合整理都非常容易。3.提高管理工作者的專業(yè)能力。中職院校有必要對(duì)管理工作人員進(jìn)行一系列的職業(yè)技能培訓(xùn)。可以選擇定崗培訓(xùn)的方式，對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)化管理工作進(jìn)行系統(tǒng)分析，將崗位職責(zé)分類，按照職員的工作能力以及發(fā)展前景，進(jìn)行特殊的工作項(xiàng)目培訓(xùn)，使其能夠勝任某一類型的管理工作；也可以選擇勝任力培訓(xùn)的方式，根據(jù)工作需要，評(píng)估現(xiàn)有職員的崗位勝任力，針對(duì)其中不足的部分進(jìn)行有目標(biāo)的培訓(xùn)，使其成為能夠勝任檔案現(xiàn)代化管理、維護(hù)工作的“全才”。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，中職院校檔案管理工作的環(huán)境以及工作目的已經(jīng)發(fā)生改變，管理思想、管理方法以及管理者的職業(yè)技能也應(yīng)該隨之發(fā)展和變化。中職院校要解決在當(dāng)下出現(xiàn)的檔案管理問(wèn)題，應(yīng)該以網(wǎng)絡(luò)化和信息化為基礎(chǔ)，改善管理思想，制定管理制度并使用先進(jìn)的管理方法，著重提高管理者的職業(yè)技能，只有這樣，中職檔案管理才能獲得長(zhǎng)足的發(fā)展。

作者:黃麗玲 單位:福建省泉州藝術(shù)學(xué)校

參考文獻(xiàn)：