序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理的原則范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

一、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的概述

在過去傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中的主要核心是行政部門的管理，這種管理較為單一化和扁平化，而現(xiàn)代企業(yè)制度嚇得企業(yè)檔案管理則更為全面和立體，這種管理制度將多個部門多個管理進(jìn)行結(jié)合，其工作核心由從前單一的行政檔案管理專項(xiàng)以資產(chǎn)為橋梁的企業(yè)資產(chǎn)檔案管理。同時，隨著時代的發(fā)展，信息量呈爆炸式增長，這對于企業(yè)管理來說是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，因此現(xiàn)代企業(yè)檔案管理更多的需要應(yīng)用科學(xué)的管理知識和更高效的技術(shù)進(jìn)行復(fù)雜海量信息的管理，這也是區(qū)別于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)之一。

二、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的四大原則

（一）真實(shí)性原則

企業(yè)檔案管理的作用之一就是為企業(yè)的發(fā)展提供可參考信息，在當(dāng)下激烈的商業(yè)競爭下，一個企業(yè)能否做出正確合適的決策取決于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理能否為企業(yè)提供正確無誤的真實(shí)信息。因此，確保信息的真實(shí)性是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的原則之一，在企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過程中，務(wù)必要將信息進(jìn)行過濾篩選，核實(shí)其來源的可靠性與真實(shí)性。

（二）系統(tǒng)性原則

要保證檔案管理工作的高效性，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理就必須保證其組織架構(gòu)完整且完善，這也就是系統(tǒng)化原則的體現(xiàn)。這種系統(tǒng)化原則能夠使得現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作更加高效、清晰和規(guī)范提高企業(yè)查找、讀取和保存信息的效率，從而提高企業(yè)運(yùn)作效率。

（三）全面性原則

在市場經(jīng)濟(jì)的全新格局之下，現(xiàn)代企業(yè)所需要處理和管理的信息范圍極為廣闊，當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益發(fā)達(dá)，互聯(lián)網(wǎng)逐漸接入到商業(yè)社會之中，這讓企業(yè)的貿(mào)易范圍也實(shí)現(xiàn)了前所未有的擴(kuò)張，在這種大環(huán)境下，企業(yè)面臨著信息范圍廣泛、信息成分復(fù)雜的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，這使得企業(yè)檔案管理不再僅僅局限于過去單純的檔案收集和整理，其要對各種各樣的信息進(jìn)行全方位的收集和管理。

（四）有效性原則

現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理中一定要遵循信息有效性原則，這種有效性通常被分為兩種，信息的時間有效性和價值有效性。互聯(lián)網(wǎng)時代下，信息通常都具有極高的時效性，許多信息都是通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行實(shí)時，因此對于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理而言，在信息采集和信息管理上務(wù)必保證時間有效性，這樣才能高效進(jìn)行貿(mào)易。第二個則是價值有效性，在互聯(lián)網(wǎng)時代的海量信息下，存在大量的無效信息需要在檔案管理工作中進(jìn)行有效的排除。

三、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）現(xiàn)代企業(yè)對于企業(yè)檔案管理工作的重視程度不高

由于企業(yè)檔案管理工作并不能夠?yàn)槠髽I(yè)直接生成經(jīng)濟(jì)效益，許多現(xiàn)代企業(yè)對于企業(yè)檔案管理的重視程度并不高，認(rèn)為在企業(yè)管理中，這項(xiàng)工作的存在必要性不大。這種問題的產(chǎn)生歸根結(jié)底是企業(yè)對于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的認(rèn)識不夠清晰和深刻，不明確這項(xiàng)工作的職責(zé)所在及其重要性。

（二）企業(yè)檔案管理的工作理念和工作方式落后于時代

許多企業(yè)在檔案管理工作上缺乏與時俱進(jìn)的工作理念和工作方式，當(dāng)下，我國已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時代，過去傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理制度早已落伍，不再適用于當(dāng)下復(fù)雜且海量的信息處理及采集，并且多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，并不能夠全身心地投入到檔案管理工作中，隨著人事調(diào)動，其所管理的檔案也將發(fā)生變動。除此之外，許多企業(yè)在當(dāng)下社會仍舊采用落后的紙質(zhì)檔案管理，這種檔案管理對于如今的海量信息而言效率極低，對企業(yè)檔案管理造成極大的不便。由于當(dāng)下許多企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作缺乏一定的安全保障。

四、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的相應(yīng)對策

（一）加強(qiáng)企業(yè)對于檔案管理工作的重視程度

企業(yè)需更加重視現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，完善整個檔案管理系統(tǒng)，建立有效的工作機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部對于該項(xiàng)工作的認(rèn)知和學(xué)習(xí)，明確其職能和重要性，是企業(yè)內(nèi)部從上到下充分意識到企業(yè)檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重大意義，通過這樣的手段促使企業(yè)完善企業(yè)檔案管理的制度，提高企業(yè)檔案管理的工作效率。

（二）加強(qiáng)對于相關(guān)人員的專業(yè)訓(xùn)練

企業(yè)需要加強(qiáng)對于檔案管理人員的專業(yè)訓(xùn)練，定期舉行檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)知識培訓(xùn)以提升相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其明確自身職責(zé)所在，掌握現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的知識和技能，相關(guān)人員務(wù)必專職專崗，保證其工作效率。對于企業(yè)的老職工，因主要以企業(yè)檔案管理的技術(shù)轉(zhuǎn)化為主，例如：對他們進(jìn)行相關(guān)的計算機(jī)培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代所需的計算機(jī)檔案管理技能。而對于新入職的管理人員，則首先需要對他們進(jìn)行最基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理知識的培訓(xùn)，使其明確其中的專業(yè)性理論知識，可以采用一幫一的模式，讓具有工作經(jīng)驗(yàn)的老職員帶新職員，形成互幫互助的模式和學(xué)習(xí)風(fēng)氣，全方面提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

（三）采用現(xiàn)代化信息化的辦公技術(shù)，提升工作理念

隨著時代的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理的工作理念和工作方式也需要與時俱進(jìn)，過去對于企業(yè)檔案管理單一的認(rèn)識已經(jīng)落伍，檔案管理部門需要具備與時代同步的工作理念，采用先進(jìn)的信息化辦公方法，將容易腐朽丟失且浪費(fèi)資源和空間的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為高效便捷的計算機(jī)檔案管理，加強(qiáng)對檔案管理人員的計算機(jī)培訓(xùn)，運(yùn)用科學(xué)的手段工作，提高檔案管理的效率。

（四）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的安全性

企業(yè)檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻，因此必須保證企業(yè)檔案管理的安全性，才能保證企業(yè)安全有效地運(yùn)作。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的保密制度，對相關(guān)工作人員進(jìn)行制度上的約束，以保證其不會在工作過程中將企業(yè)檔案和信息外泄，一旦發(fā)現(xiàn)泄密者，務(wù)必嚴(yán)加查辦，并給予嚴(yán)厲處分，以保證企業(yè)檔案的安全性。同時，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息安全也成為了人們的焦點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極普及互聯(lián)網(wǎng)安全知識，讓員工了解和意識到網(wǎng)絡(luò)安全隱患的嚴(yán)重性，加大IT部門對于網(wǎng)絡(luò)安全工作的工作力度，保證企業(yè)檔案的安全性。

篇(2)

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動了科技的發(fā)展，加快了事業(yè)單位的行政改革，事業(yè)單位為了更好的生存下去，為了更好的發(fā)展下去，應(yīng)該建立一個比較民主、比較科學(xué)的體制。事業(yè)單位的高效運(yùn)行與檔案的科學(xué)有效管理有著十分密切的聯(lián)系。所以事業(yè)單位應(yīng)該高度重視檔案管理的創(chuàng)新。為了便于事業(yè)單位的評價，各個單位應(yīng)該使自身的檔案制度更加科學(xué)更加規(guī)范，進(jìn)而提高檔案管理的效率。

1.檔案管理現(xiàn)狀

我國事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，在很大程度上阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展，而且影響了事業(yè)單位在社會和經(jīng)濟(jì)中起的作用。

1.1不平衡的重視程度

我國事業(yè)單位對檔案管理的重視度不高，不同的機(jī)構(gòu)對檔案管理的重視程度不同，嚴(yán)重的時候，有些事業(yè)單位完全忽視了事業(yè)單位的檔案管理，不能保證檔案歸檔的時間、需要的資金、人力、財力，而且不能起到很好的監(jiān)督作用。目前來說，有些事業(yè)單位逐步將檔案管理作為本單位的工作計劃，而且安排了相應(yīng)的人員去付諸實(shí)施，然而在實(shí)際工作中，檔案管理的機(jī)制還是存在很多問題的。

1.2較差的保管條件

由于檔案管理剛剛引起相關(guān)部門的重視，所以很多單位很難滿足事業(yè)單位管理體制統(tǒng)一、規(guī)范、整齊的要求。有的事業(yè)單位的檔案管理成了擺放任何東西的儲存室，而且檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案柜的編碼比較凌亂。總的來看，事業(yè)單位的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施存在很大的漏洞，嚴(yán)重?fù)p壞了部分檔案。

1.3薄弱的業(yè)務(wù)素質(zhì)

為了更好的勝任檔案管理的相關(guān)工作，管理人員應(yīng)該有較高的素質(zhì)，才能完成這項(xiàng)技術(shù)性和政策性較強(qiáng)的工作。很多事業(yè)單位的檔案管理人員多是從其他部門調(diào)過來的，一般擔(dān)任好幾個職務(wù)，太多的工作使得他們迫于應(yīng)付檔案的管理工作，對于檔案管理工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性起到了一定的阻礙作用。檔案管理人員的素質(zhì)比較低，對于事業(yè)單位的檔案管理十分的不利。檔案管理水平的高低與文件歸檔的水平、文件的分類、文件的保管期限有著十分密切的聯(lián)系，較低的素質(zhì)，使得檔案管理不能及時交底和不能按時歸檔的現(xiàn)象時有發(fā)生。很多檔案管理人員沒有責(zé)任性，應(yīng)付檔案管理的工作，這種隨意應(yīng)付的現(xiàn)象使得檔案管理受到了很大的阻礙。

2.檔案管理的創(chuàng)新

2.1健全制度

事業(yè)單位的檔案管理制度應(yīng)該有所完善，所以在建立時應(yīng)該遵循相應(yīng)的原則。首先，檔案管理的相關(guān)制度的建立應(yīng)該遵循科學(xué)性和合理性的原則，建立的制度應(yīng)該從自身單位的實(shí)際情況出發(fā)，滿足自身單位的檔案管理特點(diǎn)，進(jìn)而更好的進(jìn)行本單位的檔案管理的相關(guān)工作。第二，事業(yè)單位檔案管理制度應(yīng)該秉承實(shí)用簡明的原則，管理制度的建立應(yīng)該將可操作性作為最終的目標(biāo)，進(jìn)而使得檔案管理制度能夠更好的發(fā)揮其規(guī)范和指導(dǎo)性的作用。其次，檔案管理制度的建立應(yīng)該能夠約束員工也能夠約束領(lǐng)導(dǎo)，這種雙向的約束性可以較好的發(fā)揮檔案管理制度的管理性，事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)起著引導(dǎo)和榜樣的作用，可以促進(jìn)檔案制度的實(shí)施。最后，檔案管理制度的建立中應(yīng)該將嚴(yán)肅性作為原則。為了更好的執(zhí)行檔案管理制度，在檔案管理的執(zhí)行中應(yīng)該將其權(quán)威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應(yīng)該做到獎罰分明。

2.2加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

各級行政事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促；其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對檔案工作實(shí)行定性、定量考核，可按照分級分類指導(dǎo)的原則，通過等級升降來實(shí)施動態(tài)管理；同時應(yīng)參考國家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項(xiàng)工作的質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實(shí)施，從而推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.3開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準(zhǔn)確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實(shí)行計算機(jī)輔助管理，利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；其三，要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

2.4增強(qiáng)檔案人員綜合素質(zhì)

在知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案人員素質(zhì)狀況決定了檔案工作水平高低。因此，構(gòu)建一支穩(wěn)定的檔案人員隊伍，不斷提高專業(yè)水平與管理能力，已成為當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的必經(jīng)之路。

篇(3)

關(guān)鍵詞：高校；財務(wù)會計；檔案管理；內(nèi)控制度

當(dāng)前，國家財務(wù)部門對高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財務(wù)部門的號召來建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財務(wù)會計檔案管理是財務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對象。但是，從實(shí)際的高校財務(wù)會計檔案管理的現(xiàn)狀來看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內(nèi)控制度的建設(shè)。

一、高校財務(wù)會計檔案管理對內(nèi)部控制中的重要性

高校財務(wù)會計檔案是指會計核算過程中產(chǎn)生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。1.高校財務(wù)會計檔案在內(nèi)控過程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財務(wù)會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務(wù)會計檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財務(wù)會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財務(wù)檔案客觀記錄了高校財務(wù)管理等各種經(jīng)濟(jì)活動，全面覆蓋了各類經(jīng)濟(jì)活動的全過程，無論是預(yù)算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細(xì)，并且檔案具有嚴(yán)肅性和真實(shí)性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過程。2.高校財務(wù)會計檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財務(wù)會計檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國家財務(wù)部門的號召，注重內(nèi)部控制，在實(shí)施內(nèi)部控制的過程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實(shí)施過程中，要對所有的經(jīng)濟(jì)活動和業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財務(wù)會計檔案的記載方式也更加先進(jìn)和科學(xué)，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導(dǎo)高校財務(wù)會計檔案管理。內(nèi)部控制方法中對財務(wù)會計控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財務(wù)管理制度，建設(shè)會計機(jī)構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實(shí)會計人員的崗位責(zé)任制度，并對會計的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務(wù)會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財務(wù)會計檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會計資料都是準(zhǔn)確和客觀的，這樣才能真正落實(shí)高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對高校的財務(wù)會計檔案管理有重要的指導(dǎo)作用，能夠?yàn)楦咝５呢攧?wù)會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、當(dāng)前高校財務(wù)會計檔案管理內(nèi)控存在的不足

1.沒有正確認(rèn)識到高校財務(wù)會計檔案管理的功能。高校的財務(wù)部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財務(wù)部門，無論是科學(xué)研究還是人才培養(yǎng)過程中，財務(wù)部門都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門之一。但是，從實(shí)際的情況來看，大部分的高校財務(wù)人員都將工作重點(diǎn)放在和財務(wù)相關(guān)的工作上，包括財務(wù)預(yù)算、核算和決算等，但是卻沒有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認(rèn)知程度不夠，這樣就導(dǎo)致在財務(wù)會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進(jìn)行有效的管理，領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統(tǒng)有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導(dǎo)致很多高校都在不斷擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量越來越多，高校的各種經(jīng)濟(jì)活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當(dāng)前，高校的會計檔案管理系統(tǒng)主要是針對以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，這種落后的會計檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數(shù)據(jù)存儲進(jìn)行處理。近年來，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進(jìn)步，財務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導(dǎo)致檔案信息的儲存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當(dāng)前高校使用的會計檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統(tǒng)在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質(zhì)會計檔案進(jìn)行存檔時雖然比較穩(wěn)定，但是，對于紙質(zhì)會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當(dāng)前的高校會計檔案管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對于電子檔案還能夠進(jìn)行加密，能夠確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統(tǒng)要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當(dāng)前，大部分的高校會計檔案管理都?xì)w于獨(dú)立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進(jìn)行管理的還是財務(wù)人員。財務(wù)人員對會計檔案進(jìn)行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導(dǎo)致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實(shí)際的工作中，不知道是按照行政會計來執(zhí)行還是按照企業(yè)會計來執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財務(wù)檔案管理的特殊性，導(dǎo)致高校對會計檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)都做出了獨(dú)立的規(guī)定，而很多高校并沒有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來制定健全的財務(wù)會計檔案管理的制度，最終導(dǎo)致了會計檔案管理出現(xiàn)各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實(shí)際的情況來看，部分高校財務(wù)部門并沒有專業(yè)的會計檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財務(wù)部門設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學(xué)的人員或者是其他部門的人員來兼職，導(dǎo)致會計檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導(dǎo)致會計檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實(shí)現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。

三、高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)

1.重視會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認(rèn)識到內(nèi)部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預(yù)算管理，并在預(yù)算管理的過程中做好各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，結(jié)合高校往年的情況以及當(dāng)年的工作計劃和活動計劃來做好預(yù)算。在分配經(jīng)費(fèi)預(yù)算時，一定要將會計檔案管理中的各項(xiàng)必要的支出都充分考慮進(jìn)去，對于系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)備添置以及平臺建設(shè)等各項(xiàng)工作都要做好充足的預(yù)算，確保基本建設(shè)有充足的經(jīng)費(fèi)，建立經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制的有效機(jī)制。制定會計控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導(dǎo)向，讓各項(xiàng)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高校可以結(jié)合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結(jié)合高校的實(shí)際情況來進(jìn)行調(diào)整，詳細(xì)規(guī)定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過有效的會計檔案管理機(jī)制來促進(jìn)會計檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。2.會計檔案管理實(shí)現(xiàn)專人專管。高校會計檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，因此，應(yīng)該由專門的人員來進(jìn)行專業(yè)管理。高校要對會計檔案管理實(shí)施專人專管的制度。在實(shí)際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會計檔案管理人員來審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會計檔案入冊并進(jìn)行裝訂。裝訂之后進(jìn)行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來進(jìn)行專管，各個環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進(jìn)行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結(jié)合會計檔案的管理制度來完成對應(yīng)的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責(zé)任制，對于每一個環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機(jī)制，通過獎懲制度來調(diào)動會計檔案人員的工作積極性和崗位責(zé)任意識，從而高質(zhì)完成對應(yīng)的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設(shè)。高校會計檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開好的組織建設(shè)，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導(dǎo)致管理的力量分散，會嚴(yán)重影響管理的效果。當(dāng)前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過程以及傳達(dá)指令時要經(jīng)過科室來進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)，這樣就導(dǎo)致了會計檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點(diǎn)，要按照制衡性的原則來進(jìn)行管理，而會計檔案的管理當(dāng)前功能不獨(dú)立，沒有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經(jīng)濟(jì)活動等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實(shí)性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨(dú)立設(shè)置科室，由會計管理部門直接領(lǐng)導(dǎo)，會計檔案管理功能科室應(yīng)該和預(yù)決算功能科室、會計核算功能科室、收費(fèi)功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來規(guī)范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的原則來對會計檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負(fù)責(zé)，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應(yīng)的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經(jīng)過財務(wù)管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會計管理相關(guān)的負(fù)責(zé)人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關(guān)的會計檔案進(jìn)行定期的清點(diǎn)和整理。5.升級會計檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會計檔案管理的內(nèi)部控制，升級會計檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，使其和財務(wù)核算的平臺能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時應(yīng)用到會計檔案的管理過程中，以此來強(qiáng)化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計算機(jī)技術(shù)來完善存儲設(shè)施，不僅要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔，同時還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進(jìn)行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準(zhǔn)確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，對檔案管理崗位的會計人員進(jìn)行計算機(jī)信息化培訓(xùn)和會計電算化培訓(xùn)，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

四、結(jié)語

當(dāng)前，高校財務(wù)部門面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財務(wù)部門要加強(qiáng)對會計檔案的管理工作，將其當(dāng)成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來強(qiáng)化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來適應(yīng)當(dāng)前社會的需求和環(huán)境變化。

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篇(4)

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；文書檔案管理；堅持原則

作者簡介：趙文輝（1969-），女，遼寧大連人，國網(wǎng)遼寧省電力有限公司大連培訓(xùn)中心辦公室，館員。（遼寧 大連 116023）

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）27-0176-02

文書檔案，即作為原始記錄保存起來以備查考的公文。它具有三個特征：一是它的形成者是黨和國家的各級機(jī)關(guān)及社會團(tuán)體、企事業(yè)單位，也包括以個人名義出現(xiàn)而代表一定組織的負(fù)責(zé)人；二是它產(chǎn)生于公務(wù)活動，是公務(wù)活動實(shí)踐的結(jié)晶，具有參考性、憑證性、信息存儲性；三是它是由文件轉(zhuǎn)化而來，這種轉(zhuǎn)化是有條件的，必須是辦理完畢的文件，對日后工作有一定的參考價值，按一定規(guī)律集中存放而形成文件的組合。

文書檔案管理是企業(yè)管理這條生命線中的重要組成部分。電力企業(yè)中的文書檔案一般歸屬于企業(yè)黨政“兩辦”（黨委辦公室、行政辦公室，或稱綜合辦公室）管理。本文圍繞電力企業(yè)文書檔案管理必須堅持的原則進(jìn)行了闡述。

一、堅持文書檔案管理的保密化原則

文書檔案如同科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案，其中的一部分具有秘密的屬性。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，文書的秘密程度可分為：絕密文件——是指內(nèi)容涉及國家核心機(jī)密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文；機(jī)密文件——是指內(nèi)容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公文；秘密文件——是指內(nèi)容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文；內(nèi)部文件——是指內(nèi)容雖不涉及秘密，但不宜公開或不必對社會公開，只限在國內(nèi)某系統(tǒng)、某單位內(nèi)部使用的公文。

電力企業(yè)文書檔案的秘密級別也可依據(jù)以上規(guī)定劃分，但絕密文件、機(jī)密文件極少，只是秘密文件或大量的內(nèi)部文件。電力企業(yè)把自身的安全穩(wěn)定當(dāng)做生存發(fā)展的前提，所以電力企業(yè)文書檔案管理必須從維護(hù)企業(yè)的根本利益出發(fā)，從維護(hù)職工隊伍的穩(wěn)定局面出發(fā)，堅持保密化原則。由于現(xiàn)代科技的發(fā)展，現(xiàn)代通信、辦公自動化設(shè)備的普及，使泄密渠道增多，高新技術(shù)被廣泛運(yùn)用于竊密活動，保密及防范工作無論從形式到內(nèi)容都面臨著許多挑戰(zhàn)。為此，文書檔案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必須以現(xiàn)代意識和創(chuàng)新姿態(tài)，把更多的精力用在防范工作上，也就是追蹤科技發(fā)展的步伐，不斷更新保密手段，增強(qiáng)技術(shù)防范能力和檢查能力。

堅持文書檔案管理保密化原則，要采取被實(shí)踐證明行之有效的保密管理措施，將保密責(zé)任制落實(shí)到人。機(jī)要秘書和文書檔案管理人員是最主要的人員，黨政“兩辦”或綜合辦公室作為保密工作的主要負(fù)責(zé)部門，這些人員和部門要進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任意識、大局意識，以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為己任，力爭做到保密工作不出現(xiàn)任何紕漏。

但是在堅持文書檔案管理保密化原則的同時，也要正確處理好保密工作與企業(yè)中心工作的關(guān)系。文書檔案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文書檔案管理保密化絕不等同于封閉化。在嚴(yán)格劃分保密等級，做好保密工作的同時，要盡量公開文書檔案的范圍，該放開的一定放開，堅決破除文書檔案管理的神秘化色彩。

二、堅持文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化原則

文書檔案固然是文書，但是并不是所有的文書都是文書檔案，只能說文書是文書檔案的基礎(chǔ)和來源。文書檔案管理是檔案管理的分支，必須采用一整套的科學(xué)管理方法。文書檔案管理要堅持標(biāo)準(zhǔn)化原則，或者說文書檔案工作要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。電力企業(yè)盡管有其獨(dú)特性，但是在文書檔案管理上卻不能獨(dú)出心裁，另搞一套。既要遵循《中華人民共和國檔案法》，又要遵循上級主管部門指定的各種文書檔案管理制度，或大或小，都要不折不扣地嚴(yán)格執(zhí)行。即在文書檔案管理的實(shí)際工作中，對文書檔案的管理原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，都要實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以求得協(xié)調(diào)統(tǒng)一的最佳的程序與效益。

文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容很多，可以說包羅萬象，其中主要內(nèi)容包括：專業(yè)名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、代號代碼標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語言標(biāo)準(zhǔn)、庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、制成材料標(biāo)準(zhǔn)以及文書檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計等標(biāo)準(zhǔn)。如：文書來源的標(biāo)準(zhǔn)名稱，可分為對外文件（簡稱發(fā)文，是指本單位向外單位包括上級部門發(fā)出的文件）、收來文件（簡稱收文，是指外單位包括上級部門送至的文件）、內(nèi)部文件（是指限于本單位內(nèi)部制定、運(yùn)行和使用的文件）。按文書的行文關(guān)系和行文方向的標(biāo)準(zhǔn)名稱，可分為上行文（是指下級單位向隸屬的上級單位報送的行文）、平行文（是指同級或者不相隸屬的單位之間的行文）、下行文（是指上級領(lǐng)導(dǎo)單位對所屬的下級單位的行文）。再如：文書歸檔的標(biāo)準(zhǔn)是在企業(yè)工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件材料（包括文件、圖表、照片、錄音、錄像光盤等）必須立卷歸檔，歸檔的文書必須準(zhǔn)確反映企業(yè)工作的真實(shí)歷史面貌，歸檔文書必須進(jìn)行立卷管理，符合立卷的原則和要求。具體而言，供電企業(yè)職代會工作報告、黨委工作總結(jié)、黨委及總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要、企業(yè)的重要命令、決定、通報等，均符合歸檔要求，理所當(dāng)然地列為文書檔案。

文書檔案管理堅持標(biāo)準(zhǔn)化原則，便于應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高管理質(zhì)量和利用價值。

三、堅持文書檔案管理的信息化原則

文書按物質(zhì)載體大致可分為紙質(zhì)文件、感光介質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件、電子文件四種。其中，紙質(zhì)文件是指用紙張印刷、書寫的文件。感光介質(zhì)文件是指以感光膠片、相紙等感光材料為物質(zhì)載體的文件。如照片文件、影片文件、微縮膠片文件、顯微膠片文件等。磁介質(zhì)文件是指以磁帶、磁盤等磁性材料為物質(zhì)載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計算機(jī)磁帶文件和磁盤文件、磁光盤文件等。電子文件是指借助于電子計算機(jī)生成、傳輸和處理的文件。

在一個相當(dāng)長的歷史階段，文書檔案中幾乎全是紙質(zhì)文件，充其量有少許感光介質(zhì)文件。而當(dāng)今是一個信息化高度發(fā)達(dá)的時代，信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)鋪天蓋地。由于信息網(wǎng)絡(luò)具有信息量大、覆蓋面廣、傳播速度快、使用方便、相對獨(dú)立等優(yōu)勢，綜合了報刊、廣播、電視、圖書、錄音錄像等媒介的所有優(yōu)點(diǎn)，而文書檔案中的四種物質(zhì)載體都可以運(yùn)行于信息化網(wǎng)絡(luò)中，如其中的紙質(zhì)文件經(jīng)過掃描，就可以形成用之不衰的電子文件。特別是在電力企業(yè)中盛行無紙化辦公，大量公文可以通過上網(wǎng)公布、審閱、批復(fù)等。文書檔案的信息化潮流勢不可擋，越來越廣泛地運(yùn)用于文書檔案管理中。

檔案信息化管理減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，而且可以在網(wǎng)絡(luò)上完成檢索查詢，也給使用者提供了方便。但是也應(yīng)該清醒地認(rèn)識到，由于紙質(zhì)文件具有保存壽命長的優(yōu)點(diǎn)，具有原始性、真實(shí)性、權(quán)威性以及法律地位不可替代性的特點(diǎn)，它在文書檔案中的主導(dǎo)地位是不可動搖的。

為此，堅持文書檔案信息化的出發(fā)點(diǎn)是要堅持管理現(xiàn)代化，也就是文書檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化，其主要標(biāo)志是文書檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，具體應(yīng)用于檔案的接收、編目、借閱、統(tǒng)計等工作。另外，可采用信息化網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)與現(xiàn)代化技術(shù)相配套的文書檔案科學(xué)管理方法和組織手段。如紙質(zhì)文件易磨損，當(dāng)前許多電力企業(yè)將紙質(zhì)文件全部拷貝后建成電子文件，不僅滿足了使用者的需要，而且使紙質(zhì)文件得以有效保護(hù)。

四、堅持文書檔案管理的最大化利用原則

具體而言，企業(yè)文書有五個作用：一是指導(dǎo)作用。文書是上級單位對下級單位進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的一種工具。上級單位通過指示、決定、通知、會議紀(jì)要等公文，對下級單位的工作進(jìn)行具體的指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)。這些公文一經(jīng)發(fā)出，下級單位必須執(zhí)行。離開了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態(tài)。即使公文辦理完畢，仍有借鑒作用。二是規(guī)范作用。企業(yè)通過公文的法律、法令、法規(guī)、規(guī)章制度一經(jīng)制定和生效，必須堅決執(zhí)行。它們不僅是企業(yè)員工的行為準(zhǔn)則，也是企業(yè)員工進(jìn)行各項(xiàng)工作、開展各項(xiàng)活動的具體依據(jù)。三是溝通作用。上下級或平級單位是通過公文進(jìn)行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的。通過公文能及時處理具體問題，獲得相關(guān)信息。因此，公文在保證各單位正常而又有秩序地開展工作方面起著不容低估的作用。四是宣傳、教育作用。公文在傳達(dá)某一方針政策，或針對現(xiàn)實(shí)生活中普遍存在的問題或認(rèn)識偏差，通過啟發(fā)誘導(dǎo)，使員工明白確立什么立場，堅持什么原則，應(yīng)該怎么做的同時，還要說明為什么要這樣做。五是憑證和依據(jù)作用。各種公文反映了制發(fā)單位的意圖，同時也是證實(shí)這一意圖的最好憑證，具有法定的效力。受文單位則以此作為處理工作、解決問題的依據(jù)。

文書通過收集、選擇、整理而轉(zhuǎn)化為文書檔案。企業(yè)文書檔案的作用盡管不完全等同于文書的作用，但是絕不能小瞧了這些“昨日黃花”。文書檔案是企業(yè)公務(wù)活動的查考憑據(jù)，是企業(yè)管理的必要因素，是生產(chǎn)經(jīng)營的重要依據(jù)，是企業(yè)重大活動的反映材料，是宣傳教育職工真實(shí)生動的素材，也是企業(yè)管理者與領(lǐng)導(dǎo)者依法決策的參謀。文書檔案管理的落腳點(diǎn)，就是充分發(fā)揮文書檔案的作用，使之最大化利用。另外，即使是制定現(xiàn)行文書，文書檔案也有著重要的借鑒作用，可使之保持連續(xù)性、可行性、一貫性。

篇(5)

關(guān)鍵詞：檔案管理；私營企業(yè)；經(jīng)濟(jì)效益

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）07-0183-03

私營企業(yè)和國營企業(yè)是國家經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，國營企業(yè)的檔案采取集中統(tǒng)一管理的模式，具體表述為：在企業(yè)內(nèi)設(shè)置檔案室或是檔案中心，有相應(yīng)的機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)將所有檔案放入檔案室，統(tǒng)一管理和調(diào)配促進(jìn)國營企業(yè)的工作順利開展。國營企業(yè)的檔案受到上級機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和審查，使得國營企業(yè)的檔案管理有序化、透明化。但私營企業(yè)因?yàn)椴⒉皇苌霞墮C(jī)構(gòu)的監(jiān)督和審查，私營企業(yè)主并沒有引起足夠的重視，使得私營企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)了混亂狀態(tài)，私營企業(yè)的檔案管理中存在“死檔”“棄檔”的現(xiàn)象。由于電子檔案的出現(xiàn)，一些私營企業(yè)開始利用電子檔案對企業(yè)進(jìn)行管理，但如何合理利用電子檔案，如何開發(fā)電子檔案的利用價值，如何使電子檔案和紙質(zhì)檔案更好地結(jié)合，依舊是一個需要解決的問題。

一、私營企業(yè)檔案管理與經(jīng)濟(jì)效益之間的關(guān)系

1.科學(xué)的私營企業(yè)檔案管理能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的提高。首先，需要明確什么是企業(yè)檔案這個概念。企業(yè)檔案是指借助文字、表格、數(shù)據(jù)、報告、論文等形式記錄企業(yè)的過去和現(xiàn)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面的成果。企業(yè)檔案不僅是對過去和現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的總結(jié)，更主要的是通過檔案企業(yè)可以安排生產(chǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)檔案作為企業(yè)的重要知識產(chǎn)權(quán)，在發(fā)揮企業(yè)的發(fā)展和預(yù)測企業(yè)的發(fā)展動力等方面，發(fā)揮著不可替代的作用。現(xiàn)有的企業(yè)檔案的類型分為人事檔案、科技檔案和會計檔案等類型[1]。私營企業(yè)的發(fā)展中企業(yè)檔案通過對社會和企業(yè)的相關(guān)方面，對各類信息進(jìn)行再加工，解釋企業(yè)出現(xiàn)的問題，進(jìn)而對企業(yè)進(jìn)行合理規(guī)劃，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。其中，企業(yè)檔案中的人事檔案是指在某一時期，企業(yè)所任免的員工的基本信息、職位、履歷勞動合同、績效考核、人員調(diào)動以及員工所具有的能力的信息。人事檔案是一個無形的資產(chǎn)，可以很清楚地搜索員工的信息，并且能夠形成具體職位的員工應(yīng)該具有怎樣的素質(zhì)。為員工的升遷提供重要的參考項(xiàng)目，能夠做到真正的任人唯賢。人力資本的正確使用能夠促進(jìn)企業(yè)人力資本的開發(fā)，評估企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Α？萍紮n案是指企業(yè)在發(fā)展時記錄企業(yè)科技人員的科技成果和智慧。在科技檔案的記錄中，企業(yè)的科技成果和智慧代表著企業(yè)的創(chuàng)新和創(chuàng)造能力，宣示了企業(yè)的發(fā)展動力。一個企業(yè)的科技檔案越豐富，證明企業(yè)人員的積極性和創(chuàng)造力得到了很大程度的開發(fā)，提高企業(yè)的發(fā)展水平。會計檔案是指企業(yè)在一個時期收支情況的明細(xì)。一個企業(yè)是盈利還是虧空，在會計檔案中能夠很清楚地顯示。會計檔案是一個企業(yè)檔案的重要組成部分，代表了企業(yè)生存和發(fā)展的結(jié)果。會計檔案中含有企業(yè)的保密信息，在檔案管理中藥明確檔案的性質(zhì)和檔案的重要性。只有合理的檔案管理，才能促進(jìn)企業(yè)工作的更新和發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的正規(guī)化和品牌化。

2.客觀的私營企業(yè)檔案管理，能夠評估企業(yè)的發(fā)展動力。私營企業(yè)的檔案的管理不僅包括企業(yè)檔案的管理，而且還包括檔案的保存。只有合理地保存，才能開展下一步的管理。企業(yè)的檔案管理要做到不能有“死檔”“棄檔”，所有檔案的資料齊全，才能進(jìn)行檔案的管理。在企業(yè)的人事管理檔案方面，通過對員工的評估和員工的晉升能夠很容易地判斷員工的發(fā)展?jié)摿Γ肆Y本的開發(fā)能夠更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展動力。當(dāng)然，對員工等人力資本的評估要做到公正客觀。一個企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Τ巳肆Y本外，還需要財力和物力的支持。人、財、物的充分開發(fā)，才能評估到企業(yè)的發(fā)展動力。會計檔案和科技檔案有著不可替代的作用，會計檔案能夠?yàn)樗綘I企業(yè)理清企業(yè)的財務(wù)，為企業(yè)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障；科技檔案是一個企業(yè)人力資本得到最大程度的開發(fā)的依據(jù)能夠?yàn)槠髽I(yè)和員工個人的發(fā)展提供更多的無形資產(chǎn)。對各個方面檔案的評估能夠評估私營企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Α５F(xiàn)存的私營企業(yè)的檔案存在流動性大、規(guī)范性不足等問題，所以私營企業(yè)需要建立一個統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范。

3.規(guī)范的私營企業(yè)的檔案管理能夠有理有據(jù)地解決糾紛。在法治社會中，在企業(yè)界有經(jīng)濟(jì)往來的私營企業(yè)免不了會發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛。對待經(jīng)濟(jì)糾紛，最好的方式是能夠達(dá)成某種經(jīng)濟(jì)利益的一致，如果達(dá)不成一致的意見，只能尋求法律途徑解決。在尋求法律途徑時，要想打贏官司，必須有相應(yīng)的證據(jù)，證明企業(yè)在整個經(jīng)濟(jì)往來中的合法地位。在經(jīng)濟(jì)糾紛中，規(guī)范合理的企業(yè)管理為解決糾紛提供相當(dāng)有分量的證據(jù)。如果一個企業(yè)陷入到經(jīng)濟(jì)糾紛中，卻沒有足夠的材料證明自己的合法地位，對整個企業(yè)來說會是致命的打擊。此外，在私營企業(yè)的內(nèi)部，合伙人或是員工之間也會存在利益的糾紛，檔案的合理管理，為解決這些利益糾紛提供了依據(jù)。在處理糾紛時，應(yīng)秉承公正公開的原則。規(guī)范的私營企業(yè)的檔案管理在檔案的采集、檔案的保存、檔案的管理、檔案的提取等方面都有明確的規(guī)定，在各個環(huán)節(jié)都做到了公正和客觀的原則，能夠促進(jìn)檔案管理的正常發(fā)展。如果在檔案管理的某個方面出現(xiàn)了遺漏或是出現(xiàn)了紕漏，在整個檔案的發(fā)展方面都是不利的。如果做不到在檔案的管理方面正規(guī)，企業(yè)所面臨將是重大的困難。無論哪個層面的糾紛，都無法正常的處理。糾紛無法正常處理，就會出現(xiàn)影響企業(yè)正常發(fā)展的現(xiàn)象。

二、私營企業(yè)檔案管理的原則

1.靈活性原則。私營企業(yè)檔案管理存在管理意識淡薄、內(nèi)容單一、手段落后、靈活性較差等問題。檔案的管理是為了服務(wù)于私營企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而不是為了保存檔案而保存檔案的問題。在檔案的體制和規(guī)章制度上，要體現(xiàn)靈活性原則。特別是在規(guī)章制度的建立時，要把握哪些問題是可以視情況而定，不需要大領(lǐng)導(dǎo)的審批的，哪些是必須經(jīng)過大領(lǐng)導(dǎo)的審批后才能調(diào)動檔案的。如果所有涉及到企業(yè)檔案的都屬于保密工作，勢必會使具體的操作更加煩瑣。足夠重視檔案的管理是為了促進(jìn)檔案的公正公平，同時檔案也需要有公開的信息，例如某一個員工升職是因?yàn)閱T工的履v和他的能力，這些都是可以公開的，這樣的公開效果能夠促進(jìn)企業(yè)的人員的積極性。在檔案管理方面，靈活不只是一個詞，要具體落實(shí)到行動中。在規(guī)章制度上體現(xiàn)靈活，在審查方面體現(xiàn)靈活等等，各方面都體現(xiàn)靈活，才能將靈活的原則貫徹到實(shí)際中。同時，靈活性原則也使私營企業(yè)的規(guī)章制度能夠有序可循，整理斷層的檔案和管理陳舊的企業(yè)檔案。

2.方便實(shí)用原則。在檔案的管理模式上存在著集中統(tǒng)一管理模式、分散式管理模式和協(xié)作式管理模式。在具體選擇某一管理模式時，要根據(jù)企業(yè)的具體發(fā)展情況具體選擇。分散式管理模式是在各個部門進(jìn)行檔案的儲存和保管；集中管理模式是指在企業(yè)內(nèi)設(shè)置檔案中心，檔案中心專門負(fù)責(zé)檔案的管理和保存；協(xié)作式的管理模式是指將管理網(wǎng)絡(luò)化、將管理層次呈現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)，協(xié)作式管理是堅持檔案的集中統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合的原則。在具體選擇不同的檔案管理方式時要秉承方便和實(shí)用的原則，方便檔案的管理、有利于檔案管理工作的原則。方便管理原則是指對于企業(yè)的現(xiàn)在發(fā)展和未來發(fā)展都有利的情況下，秉承為企業(yè)的員工和企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，在檔案的使用和提取等方面呈現(xiàn)方便的特點(diǎn)。實(shí)用性原則是指在企業(yè)的檔案的模式選擇方面，一定要貼近企業(yè)的發(fā)展前景和發(fā)展近況，能夠用最少的成本促進(jìn)企業(yè)效益的最大化，使企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

3.效益性原則。靈活性和方便實(shí)用的原則是更好的服務(wù)于企業(yè)，私營企業(yè)是盈利性企業(yè)，其最終的目的就是追求利潤。靈活性和方便實(shí)用性能夠促進(jìn)企業(yè)各個機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)，提高企業(yè)的工作效率。效益型性原則突出了私營企業(yè)的性質(zhì)，私營企業(yè)在合法的范圍內(nèi)最求效益的最大化，除了能夠促進(jìn)自身的發(fā)展外，更能夠促進(jìn)私營企業(yè)之間的發(fā)展，活躍我國的市場經(jīng)濟(jì)。效益性原則并不只是追求效益，更是要在合法的范圍下。只有在合法的范圍內(nèi)的合法經(jīng)營取得的效益，才能更好地為私營企業(yè)的發(fā)展提供動力。規(guī)范的私營企業(yè)的檔案能夠協(xié)調(diào)各個部門，提高企業(yè)的工作效率，在人力資本的使用上，規(guī)范的私營企業(yè)檔案能夠使人力資本得到最大程度的開發(fā)和利用，在這個方面，檔案的功勞功不可沒。企業(yè)需要多少人員和企業(yè)需要多少技術(shù)員工、多少領(lǐng)導(dǎo)階層的員工，分析檔案能夠促進(jìn)企業(yè)人員的合理配置。在會計的檔案中顯示企業(yè)的收支明細(xì)，會計檔案的明細(xì)能夠更多地體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，會計資源的合理分配能夠減少不必要的開支，增加必要開支的金額數(shù)目，這些都體現(xiàn)規(guī)范的私營企業(yè)檔案管理能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。同時，在制定和執(zhí)行企業(yè)檔案的規(guī)則時，要遵守企業(yè)的效益最優(yōu)化的原則。

4.自主性原則。私營企業(yè)和國營企業(yè)的區(qū)別是私營企業(yè)擁有更多的管理權(quán)和自。國營企業(yè)的檔案管理要受到上級或是本企業(yè)的監(jiān)督和審查，而私營企業(yè)的檔案管理更多的是只受自己本企業(yè)的監(jiān)督并不受上級機(jī)構(gòu)的審查和監(jiān)督，私營企業(yè)的檔案管理只對自己負(fù)責(zé)，不對上級機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，所以在發(fā)展中有更多的自主性。私營企業(yè)具有更多的自主性的原則，但相應(yīng)的也存在一定的問題，例如因?yàn)椴皇苌霞墮C(jī)構(gòu)的檢查和監(jiān)督，一些企業(yè)在檔案管理上隨意性較強(qiáng)，使得檔案管理參差不齊，規(guī)范性差。在給予一定的自由但是并沒有將自由合理地利用，這樣的自由是沒有意義的。私營企業(yè)檔案管理時要秉承自由和規(guī)范的原則，將自由和規(guī)范的規(guī)章制度相結(jié)合，充分發(fā)揮自由的作用。自身檔案部門的發(fā)展要有充分的監(jiān)督和審查制度，將檔案這種無形的企業(yè)資產(chǎn)充分得到開發(fā)和利用。

三、現(xiàn)有私營企業(yè)檔案管理的模式

1.集中式管理模式。集中式的管理模式是私營企業(yè)學(xué)習(xí)國營企業(yè)的檔案模式，在企業(yè)的內(nèi)部設(shè)置檔案中心和檔案室，各部門的檔案都放進(jìn)到檔案室中，這樣集中的檔案管理，使得檔案的利用和開發(fā)能夠有了更規(guī)范的發(fā)展。集中式管理模式是指將檔案管理的權(quán)力進(jìn)行集中，檔案的調(diào)配和開發(fā)利用等的權(quán)力歸檔案室的領(lǐng)導(dǎo)階層。權(quán)力的集中，使得檔案的管理規(guī)范化和系統(tǒng)化[2]。規(guī)范化和系統(tǒng)化是指檔案的存儲、管理、開發(fā)和利用有了相應(yīng)的規(guī)章制度的制約的規(guī)定。集中式的管理模式的管理促進(jìn)權(quán)力的集中，促進(jìn)企業(yè)檔案發(fā)展的系統(tǒng)化和規(guī)范化。但與國營企業(yè)相比，私營企業(yè)的檔案管理呈現(xiàn)出更多的自主性，沒有了上級機(jī)構(gòu)的監(jiān)督，私營企業(yè)的集中式管理模式也會呈現(xiàn)出管理混亂，權(quán)力的過分集中也會使得企業(yè)中滋生腐敗。在采用集中式管理模式時，不僅要注意到集中式管理的優(yōu)點(diǎn)，還要明確私營企業(yè)的缺點(diǎn)。取長補(bǔ)短，促進(jìn)私營企業(yè)的長足發(fā)展。

2.分散式管理模式。分散式管理模式是指將檔案的使用權(quán)和管理權(quán)交給各個直屬的部門。各個部門的檔案歸到各個部門的門下，使得該部門的檔案的提取和儲存工作能夠及時地更新和使用[3]。在分散式的管理中呈現(xiàn)出管理的機(jī)制靈活和職責(zé)分明的特點(diǎn)。各個部門有權(quán)力對自己所屬的機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查和管理，呈現(xiàn)出靈活性的特點(diǎn)。各個部門只對自己部門的檔案進(jìn)行管理又呈現(xiàn)出職責(zé)明確的特征。職責(zé)明確、靈活性高的特點(diǎn)能夠促進(jìn)檔案管理的有序發(fā)展，同時也能夠在一定程度上提高工作的效率。同樣，分散性的管理方式有優(yōu)點(diǎn)，也有缺點(diǎn)。分散式的管理模式如果在檔案管理上沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，則會出現(xiàn)各個部門各自為政，不能有效的利用檔案的資源。對待這個問題，分散式管理在企業(yè)統(tǒng)一的規(guī)章制度的管理上，還要根據(jù)部門實(shí)際情況，在統(tǒng)一規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，設(shè)置服務(wù)自己部門的檔案管理方法。這樣能夠更加有效的利用檔案資料，促進(jìn)檔案的合理開發(fā)利用。

3.協(xié)作式管理模式。協(xié)作管理模式是指將統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合，促進(jìn)管理的層次化和網(wǎng)絡(luò)化。協(xié)作式管理堅持管理的集中統(tǒng)一，同時也下放檔案管理的權(quán)力。這樣的管理適合大中型的私營企業(yè)，大中型的私營企業(yè)有自己比較完善的規(guī)章制度，有專業(yè)化水平比較高的檔案的從業(yè)人員，有相應(yīng)的配套設(shè)施，成熟的軟件和硬件設(shè)施。網(wǎng)絡(luò)化的協(xié)作式的管理更能夠使檔案工作高效、有序地運(yùn)行。協(xié)作式的檔案管理能夠突出檔案管理的重點(diǎn)，針對重點(diǎn)的檔案管理有區(qū)別對待檔案，分類的管理促進(jìn)檔案管理的健康有序的開發(fā)和利用。協(xié)作式的管理因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)化和多樣化，在具體的檔案管理中需要消耗較多的人力和物力還有財力去維持，成本較高，對于小企業(yè)來說，并不能達(dá)到效益最優(yōu)化的原則。綜上，對于選擇哪種具體的模式，要分析具體的檔案管理的運(yùn)營成本和企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)模和發(fā)展現(xiàn)狀。

四、通過檔案管理提高經(jīng)濟(jì)效益的措施

1.完善檔案管理的規(guī)章制度。規(guī)章制度的建立是為了促進(jìn)機(jī)構(gòu)或部門的運(yùn)轉(zhuǎn)有章可循，促進(jìn)機(jī)構(gòu)或部門的正常的運(yùn)轉(zhuǎn)。規(guī)則制度能夠促進(jìn)檔案管理的正規(guī)化、正常化。規(guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)包括采取什么樣的檔案管理模式和設(shè)置什么樣的機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)具有哪些權(quán)利和義務(wù)，有哪個機(jī)構(gòu)對檔案的管理進(jìn)行監(jiān)督和審查等等。如果沒有思路清楚的規(guī)章制度，檔案管理也就會出現(xiàn)各式各樣的糊涂賬和相互推諉的現(xiàn)象。同樣，對相關(guān)的工作人員的責(zé)任要通過具體的規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范，使得檔案的入庫和提取有章可循。將規(guī)章制度進(jìn)行完善，建立高效合理的規(guī)章制度，為企業(yè)的長足發(fā)展提供保障，從另一方面也能夠提高經(jīng)濟(jì)效益。規(guī)章制度的完善是企業(yè)的軟件，是無形資產(chǎn)，促進(jìn)企業(yè)軟件資產(chǎn)的發(fā)展。

2.推動檔案管理的信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)為載體呈現(xiàn)檔案的信息，紙質(zhì)化檔案的存儲需要進(jìn)行合理的整理，在提取和儲存方面對檔案的工作人員提出較高的要求。檔案的工作人員要熟悉檔案的分類和整理，要理清檔案管理的思路。但到了現(xiàn)在的信息化時代，檔案管理也呈現(xiàn)出信息化的趨勢，各式的電子檔案在各個企業(yè)中發(fā)展起來。電子檔案因?yàn)楸旧淼妮p便、快捷等特征，在檔案管理中占據(jù)著重要地位。私營企業(yè)要將電子檔案和紙質(zhì)的檔案管理相結(jié)合。此外，電子檔案的管理對工作人員的素質(zhì)有了更高的要求，工作人員除了熟悉紙質(zhì)檔案的分類整理等，還要熟悉各類軟件的使用和操作，信息化的檔案建設(shè)能夠使檔案管理更加快捷化。

3.重視檔案管理的保密工作。檔案資料是一個企業(yè)內(nèi)部的重要資產(chǎn)，理應(yīng)受到嚴(yán)格的保密。現(xiàn)今信息化的社會，信息的傳播速度加快了，同樣也容易出現(xiàn)了信息的泄露。黑客的攻擊能夠使得整個公司的系統(tǒng)崩潰，數(shù)字化的資料在短短幾分鐘就能復(fù)制和泄露。在數(shù)字化的時代，應(yīng)將保密工作做到位。此外，除了建立強(qiáng)大的系統(tǒng)和開發(fā)防攻擊的軟件，還要在員工的任免上，提高防范意識，盡量將一份保密的資料分為幾個員工管理，這樣能夠起到制衡的作用。在一些企業(yè)，一個員工的離職就很容易將企業(yè)的機(jī)密泄露出去。企業(yè)從事檔案管理的工作人員要有基本的保密意識，分明別類的對保密信息進(jìn)行儲存。加強(qiáng)炔亢屯獠康姆婪叮給企業(yè)檔案的管理營造一個和諧的環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉曉晨.檔案管理和經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)性[J].管理世界，2015，（11）.

篇(6)

人事檔案是指事業(yè)單位中職工的相關(guān)資料，如：學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作簡歷、政治面貌、職業(yè)素養(yǎng)等的個人情況的記錄和資料備份，它在職工的職業(yè)生涯中起著十分重要的作用，是職工的職稱申報或某些業(yè)務(wù)辦理的重要依據(jù)。對于事業(yè)單位來說，管好人事檔案管理對于人力資源的利用和開發(fā)有著至關(guān)重要的作用，是事業(yè)單位不可缺少的工作之一。對于人事檔案管理的改革要融入到日常的工作中，徹底改變原有的管理模式，借助于計算機(jī)辦公自動化，全面發(fā)展人事檔案管理，使其在走上科學(xué)化、規(guī)范化的道路。現(xiàn)對人事檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行了幾方面的分析。

加強(qiáng)專業(yè)人才和工作者的培養(yǎng)

增強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)的實(shí)效性。任何一個企業(yè)的發(fā)展都離不開人才的培養(yǎng)，人才是企業(yè)單位的命脈，在競爭日益激烈的今天人才更是重要，擁有了人才就等于擁有了力量。企事業(yè)單位把如何培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才放在了重要的位置上，事業(yè)單位首先應(yīng)從思想上對檔案管理工作加大重視程度，把檔案專業(yè)人才放在重要的位置上，然后根據(jù)實(shí)際情況確定具體的培養(yǎng)目標(biāo)，根據(jù)企事業(yè)單位的發(fā)展需要進(jìn)行培訓(xùn)，最后將人才投入到實(shí)際工作中使用。概括地講，企事業(yè)單位要培養(yǎng)這樣的人才既掌握著檔案管理的專業(yè)知識又能夠適應(yīng)檔案管理部門的實(shí)際要求，這樣的人才培養(yǎng)一定要具有實(shí)效性，可以在內(nèi)部發(fā)現(xiàn)人才進(jìn)行培養(yǎng)也可以從外部引進(jìn)人才進(jìn)行培養(yǎng)，總之，要達(dá)到培養(yǎng)專業(yè)人才的目的。

加大對培養(yǎng)人才的扶持力度。對于人才的培養(yǎng)是一項(xiàng)巨大的工程，俗話說：“十年樹木，百年樹人”，面對著這樣長周期的人才培養(yǎng)，需要從各個方面加大對于人才培養(yǎng)的扶持力度，無論是政府、社會還是事業(yè)單位自身都要積極參與。政府要加大在檔案管理方面的投入，在高校招生中增加檔案管理專業(yè)的招收名額，同時加大對于該專業(yè)的資金投入，完善其課程體系，對于社會來說，社會要對檔案管理人才提供較好的就業(yè)條件。對于事業(yè)單位自身來說，可以給檔案管理人才提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會，讓他們開闊眼界，不斷充電，讓檔案管理人才積極投入到實(shí)際工作中。

建設(shè)一支高素質(zhì)的工作隊伍。檔案管理工作不是僅僅幾個專業(yè)人才的組合而是整個工作團(tuán)隊的協(xié)作，這就要求對工作隊伍進(jìn)行創(chuàng)新。對工作隊伍的創(chuàng)新從以下幾方面做起：一是意識創(chuàng)新，意識創(chuàng)新是一切創(chuàng)新工作的內(nèi)在動力，因此要不斷豐富和完善知識結(jié)構(gòu)體系，培養(yǎng)創(chuàng)新意識和創(chuàng)新思維，將創(chuàng)新意識貫穿在整個檔案管理工作中；二是知識創(chuàng)新，檔案管理工作是一項(xiàng)非常系統(tǒng)的工作需要擁有諸多的知識儲備才能進(jìn)行，這就要求檔案管理工作者要不斷地豐富知識，與時俱進(jìn)地掌握各種檔案管理的理論知識與實(shí)踐知識，探索檔案管理規(guī)律，成為高質(zhì)量的工作人員；三是能力創(chuàng)新，創(chuàng)新能力是企業(yè)間競爭的核心力量，創(chuàng)新能力是衡量檔案管理工作隊伍的重要標(biāo)準(zhǔn)，對于能力的創(chuàng)新需要工作者善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作方法，從而提高創(chuàng)新能力。

豐富檔案管理信息資源

隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作日益數(shù)字化、信息化、多元化，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，必須豐富檔案管理信息資源。

加強(qiáng)檔案館室的建設(shè)。隨著企業(yè)發(fā)展年限的增多，單位的資料會越來越多，管理工作也會越來越復(fù)雜，檔案管理工作是一項(xiàng)制度化、規(guī)范化很強(qiáng)的工作，這樣的混亂不能滿足工作的進(jìn)行，需要加強(qiáng)檔案館室的建設(shè)，新的檔案館室的各項(xiàng)設(shè)備都要與當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)，從管理的載體形式上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

實(shí)現(xiàn)檔案館室的業(yè)務(wù)重組。業(yè)務(wù)重組是檔案管理的一大創(chuàng)新之舉，對于業(yè)務(wù)重組要形成這樣的局面：實(shí)現(xiàn)信息的開發(fā)與收集，達(dá)到信息的服務(wù)與管理的目的，各項(xiàng)檔案載體共同管理，這樣的業(yè)務(wù)重組使得檔案館的功能變得異常強(qiáng)大，將多個功能集合與一體，同時也保證了檔案管理的有序進(jìn)行。

提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。檔案對于每一個企業(yè)的發(fā)展以及每一個員工的發(fā)展都有著極其重要的作用，因此要提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。對于檔案信息資料的收集、編排、檢用都要科學(xué)進(jìn)行，這是創(chuàng)新檔案管理的題中之義，特別是對于檔案的借出與歸還要謹(jǐn)慎管理，杜絕出錯。

加快檔案數(shù)字化管理

數(shù)字化管理就是要擴(kuò)大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，具體要做好兩項(xiàng)工作：一是做好電子檔案一體化的系統(tǒng)工作，如同其他的應(yīng)用系統(tǒng)一樣，檔案管理數(shù)字化也需要一個完好的系統(tǒng)，只有系統(tǒng)完好才能在以后的應(yīng)用與工作中將工作進(jìn)行的完好。這樣創(chuàng)新性的系統(tǒng)化管理能夠避免傳統(tǒng)的分工過細(xì)、手段單一的模式，節(jié)省了許多的人力資源；二是增加檔案管理工作的形式與內(nèi)容，管理形式與內(nèi)容的增多是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的重要條件。

加強(qiáng)檔案管理開發(fā)與利用

創(chuàng)新工作原則。傳統(tǒng)的工作理念已不能滿足新型的檔案管理工作要求，需要創(chuàng)新工作原則，新型檔案管理工作是一條系統(tǒng)的鏈條，環(huán)環(huán)相扣，任何一個環(huán)節(jié)的缺失或是脫節(jié)都會造成整個管理工作的失誤，新的工作原則要嚴(yán)格依據(jù)管理的要求進(jìn)行制定，使得檔案管理在工作的過程中充滿生機(jī)與活力。

堅持協(xié)調(diào)發(fā)展。事物之間的發(fā)展都是相互聯(lián)系的，相互協(xié)調(diào)的，這種協(xié)調(diào)是檔案管理與社會發(fā)展趨勢的協(xié)調(diào)，與科學(xué)技術(shù)的協(xié)調(diào)，與外部發(fā)展的協(xié)調(diào)，只有協(xié)調(diào)好各方面的聯(lián)系才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理工作的完成，這也與當(dāng)今提倡的和諧發(fā)展理念相符合。

篇(7)

【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理；信息安全；對策；設(shè)施管理

前言

隨著科技進(jìn)步，日常辦公與管理離不開電子文件與電子檔案的應(yīng)用。電子檔案具有許多有點(diǎn)，但是檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)其也有一定的缺陷。

1.電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1電子檔案認(rèn)識的局限性

以前對檔案管理都是把檔案袋貼上封條，放在檔案室里，這種做法不利于檔案信息公布于社會、服務(wù)于社會，需要使用檔案的時候極其不便，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的價值觀念也隨之改變，已經(jīng)意識到檔案在經(jīng)濟(jì)中的重要作用，知曉檔案信息資源能夠帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益。然而，在實(shí)際的檔案管理工作過程中，出現(xiàn)了一些問題，少數(shù)人認(rèn)為單位檔案是單位的私有財產(chǎn)，檔案信息就必須處于封閉狀態(tài)，不愿意將檔案放在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行開放。

1.2電子文件的整理與歸檔受檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程制約

全系統(tǒng)實(shí)施計算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。國家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》為機(jī)關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定基礎(chǔ)，然而，這項(xiàng)政策在各級機(jī)關(guān)中實(shí)施，并非易事。多數(shù)單位因?yàn)閷?shí)施現(xiàn)行分類法有一定難度，僅考慮本單位的現(xiàn)狀，實(shí)施本單位制定的分類方法，沒有意識到檔案工作的規(guī)范化對未來檔案電子化的影響。

1.3計算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理

檔案部門的人力、財力比較有限，某些檔案部門沒有配備計算機(jī)，或者即使有了計算機(jī)，對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，用紙質(zhì)檔案進(jìn)行再次保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。電子檔案的使用和推廣正處于初級階段，多數(shù)檔案管理人員并沒有接受過檔案管理方面的教育，致使檔案人員難以熟練的使用電子檔案的軟件，或者再軟件的選擇上比較盲目，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)在檔案管理中的作用沒有充分地發(fā)揮出來。

2.電子檔案管理中解決問題的對策

2.1 電子檔案管理的原則

2.1.1檔案管理規(guī)范性原則

檔案管理的規(guī)范性要求所有檔案信息的電子化盡量用國際通用標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)信息傳遞方式進(jìn)行檔案信息服務(wù)。因此，對上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞應(yīng)選用統(tǒng)一認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)。

2.1.2檔案管理可靠性原則

采取各種檔案管理的技術(shù)措施嚴(yán)格按照國家制定的規(guī)范執(zhí)行，同時檔案工作的制度保障也是不可或缺的。在電子檔案管理的全過程中，要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意電子檔案管理各個環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真。

2.1.3高效率原則

檔案信息的電子化講究工作的效率與效益。選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和最高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。整個電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵靠合理的技術(shù)；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)成為檔案信息電子化工程的助推器。

3.解決電子檔案管理過程中問題的對策

3.1加強(qiáng)電子文件全過程管理

電子文件的收集、積累的方法和要求受電子文件的特性限制。出于保留文件重要修改過程的目的，對原稿進(jìn)行收集和積累。起輔助作用或正式作用的文件及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系。必要時應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。

3.2注重檔案管理人員的培養(yǎng)

檔案人員的培養(yǎng)，需要檔案部門和各級政府的高度重視、積極配合，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的管理人員，選擇文書、檔案工作的人員要素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)。另一方面，要對現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。

3.3選用可行性強(qiáng)的信息保護(hù)措施

電子檔案放在網(wǎng)絡(luò)并不是百分之百安全，存在著一定的風(fēng)險性。這就需要電子檔案上網(wǎng)后采取安全保護(hù)措施。常用的技術(shù)方法有加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫、檔案備份、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，有效地防止檔案信息被竊取、刪除和修改。不斷改進(jìn)檔案管理的手段，努力提升電子檔案的安全保護(hù)水平。

3.4強(qiáng)化計算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理

軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，檔案管理部門需要配備必要的電腦刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料使用通用格式的光盤進(jìn)行存儲。及時修補(bǔ)管理軟件的中出現(xiàn)的安全漏洞。在硬件管理上，改善電子文件和計算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，注重防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

結(jié)語：總之，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的時代，在檔案管理的日常工作中，不斷地積累電子檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用先進(jìn)的電子檔案管理技術(shù)手段，把電子檔案管理工作做得越來越好。

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