序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇國(guó)家檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

國(guó)家骨干高職院校具有鮮明的特色以及良好的發(fā)展條件和較強(qiáng)的發(fā)展?jié)摿ΓI(lǐng)導(dǎo)能力、綜合辦學(xué)水平得到各方面的高度認(rèn)可，教育教學(xué)改革、專業(yè)建設(shè)、社會(huì)服務(wù)方面在職業(yè)教育領(lǐng)域具有明顯的示范帶動(dòng)作用。遵照教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，優(yōu)秀的高職院校應(yīng)密切結(jié)合實(shí)際，將檔案工作應(yīng)該納入學(xué)院的整體發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)行檔案理論研究并積極實(shí)踐，促進(jìn)完善高職檔案信息化建設(shè)與學(xué)院整體工作同步創(chuàng)新發(fā)展，增強(qiáng)檔案的服務(wù)育人功能。

一、高職檔案管理工作的制約因素

1.認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠

檔案工作從主觀理念上不被重視，決策上沒有給予足夠支持。高職檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理與服務(wù)工作，大多停留在維持檔案日常的簡(jiǎn)單管理上。學(xué)院對(duì)檔案信息化管理意識(shí)不強(qiáng)，宣傳力度不大，廣大教職工參與意愿淡漠，檔案資料收集與利用往往得不到認(rèn)可和理解，同時(shí)也缺少對(duì)檔案工作的檢查和指導(dǎo)。

2.基礎(chǔ)薄弱，制度不夠完善

學(xué)院重視校園基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)設(shè)計(jì)、教學(xué)科研和教師隊(duì)伍建設(shè)的投入，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備的資金投入很少，館藏結(jié)構(gòu)單一化，行業(yè)特色不突出。缺少標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件，文件資料進(jìn)行調(diào)整和編目擺脫不了初級(jí)的手工作業(yè)的方式，導(dǎo)致教育教學(xué)工作中產(chǎn)生的大量的電子文件難以系統(tǒng)化歸檔處理。在檢索時(shí)，檔案管理人員也是通過人工翻閱查找所需資料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率底下。國(guó)家已經(jīng)出臺(tái)了檔案管理的政策和法律法規(guī)，高職檔案管理沒有全面進(jìn)入法制管理和科學(xué)管理的軌道，檔案管理制度有待進(jìn)一步完善。

3.人才缺乏業(yè)務(wù)相對(duì)落后

高職檔案工作人員配備不合理，專職檔案員視為文件整理員的角色，檔案管理知識(shí)尚且不夠，嚴(yán)重缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本知識(shí)和技能，總體素質(zhì)不高。急需懂專業(yè)知識(shí)又能掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的專門人才，學(xué)院對(duì)檔案工作人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)跟不上。

二、高職檔案管理工作創(chuàng)新策略

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)高職檔案工作提出了高標(biāo)準(zhǔn)和新要求。不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式，才能適應(yīng)和服務(wù)高職學(xué)院高素質(zhì)技能型人才培養(yǎng)目標(biāo)，滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要。

1.強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)轉(zhuǎn)變工作觀念

以檔案資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果為中心工作環(huán)節(jié)，堅(jiān)持“以人為本，服務(wù)至上”，拓展檔案工作思路，根據(jù)檔案利用者的需求心理，采取有針對(duì)性的、積極的、超前的、有預(yù)見性的服務(wù)。提高檔案管理工作的地位和作用，深入挖掘高職檔案的文化價(jià)值，開辟高職檔案管理發(fā)展的新途徑。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)提高標(biāo)準(zhǔn)化水平

檔案工作的基本原則是“集中統(tǒng)一管理”。依據(jù)國(guó)家檔案管理法規(guī)制定適合學(xué)校貫徹執(zhí)行的檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，制定《檔案工作制度》《檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等檔案立卷歸檔制度、檔案安全保密制度、檔案利用管理制度。引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，明確工作職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

3.創(chuàng)新技術(shù)手段精細(xì)檔案管理

電子檔案將將逐步取代傳統(tǒng)意義上的檔案，檔案也由單一的紙質(zhì)載體變?yōu)榇艓А⒋疟P、膠片、光盤等多種形式。檔案館應(yīng)加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。從研究解決檔案現(xiàn)代化管理與辦公自動(dòng)化的銜接問題入手，加強(qiáng)檔案管理軟件開發(fā)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，使檔案管理手段由舊變新、由慢變快，提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

4.提升業(yè)務(wù)素質(zhì)打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)

高職院校檔案工作者應(yīng)該愛崗敬業(yè)，忠于職守，用現(xiàn)代管理的新技術(shù)、新理論武裝自己，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能。鼓勵(lì)各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，定期請(qǐng)專家或?qū)I(yè)檔案管理人員對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)，適時(shí)地編纂、出版各類檔案史料、文件匯編和畫冊(cè)，增強(qiáng)檔案人員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力，認(rèn)真地收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞移交，確保檔案的真實(shí)和完整。促進(jìn)高職院校檔案文化建設(shè)的發(fā)展，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)高職院校檔案服務(wù)于學(xué)院中心工作的追求。

隨著數(shù)字化校園建設(shè)的逐漸深入，檔案價(jià)值越來越被重視和借鑒，圍繞教育改革需要，樹立檔案服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，作為國(guó)家示范性骨干高職院校，更新觀念，全面推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的跨越式發(fā)展任重而道遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]焦江福，唐宇.國(guó)家示范性高職院校檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與探索[J].黑龍江史志，2014（03）

篇(2)

[關(guān)鍵詞]人事檔案；行政管理部門

在新時(shí)期環(huán)境下，我國(guó)人事制度處在不斷改革和完善過程中，人們對(duì)人事管理的重視程度逐漸提高，但是依照實(shí)際情況來分析，目前有些部門的人事檔案管理工作存在一定缺陷，在管理方法和管理內(nèi)容方面存在不同程度的問題，因此要充分發(fā)揮人事檔案管理部門的作用，積極加強(qiáng)人事管理工作的優(yōu)化力度，從而為人事檔案管理工作的優(yōu)化提供有效保障。

1檔案行政管理的概念及特征分析

首先，行政檔案管理主要是以國(guó)家相關(guān)事業(yè)建設(shè)的需求為基本目標(biāo)，有效指導(dǎo)、監(jiān)督以及統(tǒng)籌全國(guó)和地方檔案的工作，因此，檔案行政管理是我國(guó)行政工作的重要組成之一。其次，檔案行政管理特點(diǎn)主要涉及以下幾方面：第一，檔案行政管理的執(zhí)行性特征，行政機(jī)關(guān)屬于我國(guó)權(quán)利機(jī)關(guān)之一，所以，行政機(jī)關(guān)在國(guó)家管理過程中發(fā)揮著重要的作用，在實(shí)施行政管理過程中主要依照國(guó)家的政策和方針來具體實(shí)施；第二，檔案行政管理的政治性特征，依照思想，政府機(jī)關(guān)是為了保障人們的利益而實(shí)施建設(shè)的組織，所以，其重要使命是執(zhí)行國(guó)家的權(quán)利，因此，具有國(guó)家機(jī)關(guān)的重要特征，具有政治性特征；第三，檔案行政管理具有服務(wù)性特征，檔案管理工作屬于服務(wù)性工作，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先，檔案能夠順利實(shí)施并發(fā)展的重要前提和基礎(chǔ)是服務(wù)性特征，其次，檔案工作能夠充分發(fā)揮作用的重要屬性來自于服務(wù)性因素。

2檔案行政管理部門在人事檔案管理中的現(xiàn)狀

依照實(shí)際情況來分析，目前我國(guó)實(shí)施的人事檔案管理工作主要包括兩個(gè)方面：一方面是針對(duì)企業(yè)職工人事檔案管理工作；另外一方面是實(shí)施干部人事檔案管理工作。通過干部檔案管理工作和企業(yè)職工人事檔案管理工作兩個(gè)方式的主要目的是劃分個(gè)人的身份，因此在實(shí)施管理過程中難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理，嚴(yán)重時(shí)甚至出現(xiàn)管理分崩離析的現(xiàn)象，同時(shí)，涉及人事檔案管理的相關(guān)法律有待進(jìn)一步完善，在實(shí)施流動(dòng)人員人事檔案管理時(shí)，檔案行政管理部門管理制度存在一定的缺陷，因此需要加強(qiáng)管理力度，依照檔案管理實(shí)際情況來完善相關(guān)的法律和制度，從而提升人事檔案管理的有效性。

3檔案行政管理部門在人事檔案管理工作中的作用

3.1有效落實(shí)各項(xiàng)人事檔案管理工作

首先，在實(shí)施人事檔案管理工作過程中，人事檔案管理從業(yè)人員能夠充分發(fā)揮自己的作用，并在人事檔案管理過程中找準(zhǔn)自己的位置，從而充分發(fā)揮自己的才能和作用，因此，在具體實(shí)施人事檔案管理時(shí)，行政檔案管理部門能夠?qū)挝坏臋n案管理人員實(shí)施統(tǒng)一的管理，從而有效了解人事檔案的管理現(xiàn)狀和管理情況，并了解參與人事檔案管理人員的能力和技能水平，從而確保各項(xiàng)工作的有效展開和實(shí)施，為人事檔案管理工作的有效實(shí)施提供保障。其次，積極完善人事檔案管理工作，做好人事檔案管理工作不僅能夠?yàn)閲?guó)家和黨保存文化財(cái)富，同時(shí)能夠確保各項(xiàng)檔案管理工作順利實(shí)施，而人事檔案管理工作主要是對(duì)一個(gè)人不同時(shí)期、不同階段客觀與真實(shí)的記錄，特別是一些專業(yè)型人才檔案，這些人才的人事檔案不僅對(duì)其個(gè)人發(fā)展起到關(guān)鍵性作用，同時(shí)對(duì)國(guó)家和單位發(fā)展起到關(guān)鍵性作用，由此可見，人事檔案屬于人文資源的一部分，具有一定的歷史價(jià)值和文字財(cái)富價(jià)值，因此要積極加強(qiáng)人事檔案管理工作力度。

3.2實(shí)施人事檔案管理工作的具體措施分析

在實(shí)施人事檔案管理過程中，不僅要實(shí)施個(gè)人人事檔案管理，同時(shí)要加強(qiáng)整個(gè)部門的管理力度，從而保障人事檔案主體部門的基本利益。首先，有效實(shí)施人事檔案管理的收集工作，在實(shí)施檔案管理過程中經(jīng)常存在資料不齊等問題，嚴(yán)重時(shí)甚至出現(xiàn)幾張簡(jiǎn)歷，因此難以體現(xiàn)出一個(gè)人人事方面真正的情況和歷程，因此會(huì)針對(duì)個(gè)人人事檔案的資料進(jìn)行有效收集，從而及時(shí)補(bǔ)充和完善相關(guān)人員的人事檔案資料，有效豐富檔案管理內(nèi)容；其次，有效實(shí)施人事檔案管理人員的培訓(xùn)工作，行政管理部門會(huì)依照檔案管理需求來針對(duì)性開展人事檔案管理培訓(xùn)工作，并定期開展相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，從而進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合水平，從而促進(jìn)其解決問題和發(fā)現(xiàn)問題的能力，為人事檔案管理工作貢獻(xiàn)更多的能力和力量；最后，促進(jìn)人事檔案管理方式的現(xiàn)代化，積極更新檔案管理設(shè)備，從而提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)人事檔案管理人員工作效率的提升，從而充分發(fā)揮人事行政管理部門的作用，為人事檔案管理工作提供有效的保障。

4結(jié)語(yǔ)

檔案行政管理是我國(guó)行政工作的重要組成之一。在國(guó)家管理過程中發(fā)揮著重要的作用，依照國(guó)家的政策和方針來具體實(shí)施，對(duì)檔案管理人員實(shí)施統(tǒng)一的管理，從而有效了解人事檔案的管理現(xiàn)狀和管理情況，并了解參與人事檔案管理人員的能力和技能水平，從而確保各項(xiàng)工作的有效展開和實(shí)施，因此要積極加強(qiáng)人事檔案管理工作的力度，充分發(fā)揮檔案行政部門的管理作用，從而優(yōu)化人事檔案工作的質(zhì)量，提升人事檔案管理工作的效率，為人事檔案管理工作提供有效保障。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊海燕.高校人事檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化及其在人力資源管理中的作用分析[J].人力資源管理，2018（4）：226-226.

[2]李琳.高職院校干部人事檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義與實(shí)現(xiàn)途徑分析[J].中國(guó)管理信息化，2018（10）：178-179.

篇(3)

關(guān)鍵詞 檔案 檔案管理 主要問題 解決措施

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1在事業(yè)單位檔案管理工作主要存在問題

（1）事業(yè)單位檔案管理工作沒有形成有效的、與實(shí)際工作相適應(yīng)的檔案管理制度，容易導(dǎo)致檔案管理混亂、無序。雖然很多事業(yè)單位都制定了與檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，但是由于執(zhí)行力度不夠或是制度制定不合理，檔案管理制度形同虛設(shè)，因而很多事業(yè)單位的檔案管理工作仍舊很混亂，更何況那些少數(shù)沒有形成檔案管理規(guī)章制度的單位。事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。檔案從收集到歸檔、存放，再到后來的查閱使用，沒有一套完成、有效、合理的規(guī)章制度，又如何能夠保證檔案內(nèi)容完整實(shí)用、整理有序、保存妥善？

（2）檔案管理人員自身素質(zhì)參差不齊，對(duì)檔案管理工作造成直接影響。這里所說的素質(zhì)包含兩方面的內(nèi)容；一方面是工作能力和專業(yè)技能的高低；另一方面則是對(duì)待檔案管理的工作態(tài)度。檔案管理員素質(zhì)的高低，直接影響了檔案質(zhì)量的高低。檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則工作量大、復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理員要么是兼職，要么就是沒有專業(yè)檔案管理知識(shí)。在對(duì)檔案資料分類時(shí)沒有任何專業(yè)依據(jù)，僅憑日常生活經(jīng)驗(yàn)想當(dāng)然的劃分，直接導(dǎo)致檔案資料歸類錯(cuò)誤，不能反映出檔案內(nèi)容。再者，檔案管理員沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，工作態(tài)度不認(rèn)真，對(duì)自身要求低，敷衍了事毫無責(zé)任感。這些都致使檔案管理工作繁瑣，檔案資料雜亂。

（3）忽視檔案管理工作，檔案管理意識(shí)薄弱。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠關(guān)注，認(rèn)為只要做好保管工作就足夠了，上級(jí)對(duì)檔案方面的檢查也不多，即便檢查也是帶過，并不做深入細(xì)查。領(lǐng)導(dǎo)干部的不重視，乃至整個(gè)單位整體忽視，就是檔案工作人員也對(duì)此漠然視之，存在應(yīng)付心理。另外，事業(yè)單位對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入很少，甚至沒有。缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備和硬件設(shè)施，對(duì)檔案管理工作者缺少專業(yè)知識(shí)、技能的培訓(xùn)與再教育。造成檔案管理職能弱化。

（4）檔案管理人員出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，工作交接不清楚，導(dǎo)致后續(xù)工作銜接不上。檔案管理人員崗位變更或離職時(shí)，單位沒能及時(shí)安排補(bǔ)員或交接工作，致使后來者工作出現(xiàn)脫節(jié)，信息資料核對(duì)不上或者檔案資料缺失，使得很多檔案變成了死檔或者棄檔，也使單位造成了巨大的損失。

2解決當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在問題的措施

（1）構(gòu)建完善的檔案管理制度。建立健全的規(guī)章制度是任何一個(gè)單位長(zhǎng)久發(fā)展的保障。既然檔案管理工作對(duì)個(gè)人、對(duì)事業(yè)單位本身、對(duì)國(guó)家，有著非比尋常的意義，那么各事業(yè)單位就該做好與檔案管理工作相關(guān)的各項(xiàng)制度的出臺(tái)，并保證這些制度的執(zhí)行性與合理性。各事業(yè)單位根據(jù)己?jiǎn)挝辉跈n案管理工作中的實(shí)際情況，從收集、鑒別、歸類、整理、保管，到后期檔案的借閱制定相應(yīng)的檔案管理制度和業(yè)務(wù)流程，使檔案管理的每一環(huán)節(jié)都有章法可依，有制度可尋。

（2）提高檔案管理人員自身素質(zhì)。檔案管理人員是檔案工作的執(zhí)行者和操作者，為了使事業(yè)單位的檔案管理工作有質(zhì)的飛越，檔案質(zhì)量有所保障，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員自身素質(zhì)的培養(yǎng)。今后，單位在安排檔案管理人員前，一定要進(jìn)行崗前培訓(xùn)，使其掌握相關(guān)工作知識(shí)，同時(shí)也不能放松檔案管理員以后的教育培訓(xùn)。令檔案管理員不斷學(xué)習(xí)與之相關(guān)的新知識(shí)、新技術(shù)，結(jié)合實(shí)際應(yīng)用到本單位的檔案管理中，提高檔案質(zhì)量。此外，還要強(qiáng)化檔案管理者的職業(yè)道德培養(yǎng)，形成對(duì)檔案管理認(rèn)真負(fù)責(zé)、愛崗敬業(yè)的工作態(tài)度。只有具備思想的先進(jìn)性和業(yè)務(wù)的熟練性，才能有力地保障檔案工作高效、有序的進(jìn)行。

（3）重視檔案管理工作。上級(jí)主管部門和本單位的領(lǐng)導(dǎo)者，首先做好檔案管理工作重要性的宣傳工作，使每個(gè)人員尤其是檔案管理員明白檔案對(duì)個(gè)人、單位和國(guó)家的意義。其次，帶頭學(xué)習(xí)《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，使檔案管理工作走向法制化，明確沒有做好檔案管理工作也是一種違法行為。最后，增加對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入。配備檔案管理硬件設(shè)計(jì)，引進(jìn)檔案管理先進(jìn)技術(shù)，加大檔案管理員素質(zhì)培養(yǎng)，而不是只把經(jīng)費(fèi)投放在能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的部門和項(xiàng)目上，要知道做好檔案工作也是會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的。單位領(lǐng)導(dǎo)要定期對(duì)檔案管理工作檢查驗(yàn)收，將檔案管理納入單位的績(jī)效考核，做到從思想到行動(dòng)，從上級(jí)到基層對(duì)檔案管理工作的高度重視。

（4）做好相應(yīng)的交接工作。當(dāng)檔案管理人員因?yàn)楦鞣N原因需要調(diào)離崗位或離職時(shí)，單位應(yīng)該根據(jù)實(shí)際工作出現(xiàn)的情況制定相應(yīng)工作交接制度，保障檔案管理工作的連續(xù)性。需要交接工作的人員嚴(yán)格按制度執(zhí)行，制作檔案交接工作清單，列出哪些工作已經(jīng)交接完畢并核對(duì)簽字，而哪些工作需要后續(xù)完善并保持聯(lián)系以便出現(xiàn)問題時(shí)能及時(shí)解決，減少不必要的麻煩。對(duì)出現(xiàn)問題的檔案及時(shí)修復(fù)，缺少資料的檔案盡量補(bǔ)全，避免因交接不清造成檔案管理的秩序的混亂，檔案的缺損或丟失。

篇(4)

近年來，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。

一、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的背景

當(dāng)前，國(guó)家電網(wǎng)公司加快實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)和公司發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，努力創(chuàng)建“一強(qiáng)三優(yōu)”(電網(wǎng)堅(jiān)強(qiáng)、資產(chǎn)優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、業(yè)績(jī)優(yōu)秀)現(xiàn)代公司。國(guó)家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業(yè)管理重要組成部分，大力推進(jìn)檔案管理信息化。2006年，國(guó)家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開展“國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目”;2009年，在國(guó)家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點(diǎn)成功。目前，國(guó)家電網(wǎng)檔案管理信息平臺(tái)已成功嵌入國(guó)家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，福建省電力公司隨即也全面推廣應(yīng)用，廈門電業(yè)局作為國(guó)家電網(wǎng)公司轄區(qū)內(nèi)唯一的特區(qū)供電企業(yè)，在福建省電力系統(tǒng)內(nèi)率先深化應(yīng)用該檔案管理信息平臺(tái)。

廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統(tǒng)率先晉升為“國(guó)家一級(jí)”，連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進(jìn)單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進(jìn)集體稱號(hào)。截至2010年底，共有綜合檔案室1個(gè)，二級(jí)綜合檔案室17個(gè)，共有文書、科技、會(huì)計(jì)檔案近?30萬(wàn)卷(件)，機(jī)讀目錄12萬(wàn)余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。

但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化;二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴(yán)重，無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫(kù);三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無法保證文件的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統(tǒng)的自動(dòng)化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)檔案管理的要求。因此，急需通過深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)來破解上述問題和難題。

二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的目標(biāo)

福建省電力公司根據(jù)自身工作實(shí)際，在國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進(jìn)技術(shù)對(duì)軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行深度開發(fā)，建成符合福建電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實(shí)現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時(shí)，福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務(wù)的變化而進(jìn)行自行定制，減少了因業(yè)務(wù)變動(dòng)而導(dǎo)致的二次開發(fā)費(fèi)用和時(shí)間，極大地方便了使用;創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。

檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會(huì)、企業(yè)知識(shí)、部門知識(shí)、個(gè)人知識(shí)、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識(shí)模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過程的記錄。

用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、落實(shí)政策、個(gè)人取證等不同目的進(jìn)行檔案檢索。檔案管理信息平臺(tái)內(nèi)嵌智能操作平臺(tái)(IDOL)，在檢索的同時(shí)對(duì)信息進(jìn)行智能理解，主要完成檔案內(nèi)容資源的各項(xiàng)分析服務(wù)，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等，從無序的海量數(shù)據(jù)中，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律，進(jìn)一步提高檔案資源的利用價(jià)值。此外，還有一些特殊應(yīng)用，例如，檔案分類并不完全采用業(yè)務(wù)職能分類方法，而是在按業(yè)務(wù)活動(dòng)劃分類別的基礎(chǔ)上，綜合運(yùn)用了機(jī)構(gòu)級(jí)別、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類標(biāo)準(zhǔn)。

檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。

三、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的實(shí)施步驟

第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體(Records?Continuum)模型注重文件運(yùn)動(dòng)過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對(duì)于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺(tái)的接口，使系統(tǒng)能自動(dòng)獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸;第三，對(duì)于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對(duì)于基建、設(shè)備檔案，在工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初就同步確定項(xiàng)目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進(jìn)行。

第二步：引入知識(shí)管理理論。知識(shí)管理(Knowledge?Management)是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識(shí)資源，將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)涵的知識(shí)，應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：

第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對(duì)于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識(shí)價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識(shí)資源的整合與共享。

第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動(dòng)提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時(shí)候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺(tái)中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動(dòng)發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務(wù)即將平臺(tái)的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺(tái)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺(tái)，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。

第三步：實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對(duì)掃描的文件進(jìn)行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

四、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后的效果和問題

檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個(gè)人電腦上輕點(diǎn)鼠標(biāo)，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實(shí)現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡(luò)一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲(chǔ)、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡(luò)上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、檢索方便快捷、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財(cái)力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強(qiáng)了檔案服務(wù)的實(shí)時(shí)性、實(shí)用性、安全性和保密性，實(shí)現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務(wù)人性化，滿足用戶對(duì)檔案信息快速傳遞和高度共享的實(shí)際需求。檔案管理信息平臺(tái)是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段，它將傳統(tǒng)管理手段和先進(jìn)技術(shù)手段有機(jī)結(jié)合，注重電子文件管理、檔案管理的先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化。通過建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)，樹立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念，充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務(wù)功能，推進(jìn)了檔案管理高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革，真正實(shí)現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新。

因檔案管理信息平臺(tái)在廈門電業(yè)局上線運(yùn)行時(shí)間不長(zhǎng)，普及性不強(qiáng)，應(yīng)用用戶人數(shù)不多，有待進(jìn)一步宣傳推廣;檢索功能過于簡(jiǎn)單，有待廣泛征求用戶意見后，進(jìn)一步完善;其他應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)接口尚未建立，有待進(jìn)一步建設(shè)實(shí)施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務(wù)等應(yīng)用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設(shè)。

五、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的前景

篇(5)

    論文關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;文件  

    近年來,隨著信息技術(shù)高速發(fā)展,傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。 

    一、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的背景 

    當(dāng)前,國(guó)家電網(wǎng)公司加快實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)和公司發(fā)展方式轉(zhuǎn)變,努力創(chuàng)建“一強(qiáng)三優(yōu)”(電網(wǎng)堅(jiān)強(qiáng)、資產(chǎn)優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、業(yè)績(jī)優(yōu)秀)現(xiàn)代公司。國(guó)家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作,并將其作為企業(yè)管理重要組成部分,大力推進(jìn)檔案管理信息化。2006年,國(guó)家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開展“國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目”;2009年,在國(guó)家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點(diǎn)成功。目前,國(guó)家電網(wǎng)檔案管理信息平臺(tái)已成功嵌入國(guó)家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng),福建省電力公司隨即也全面推廣應(yīng)用,廈門電業(yè)局作為國(guó)家電網(wǎng)公司轄區(qū)內(nèi)唯一的特區(qū)供電企業(yè),在福建省電力系統(tǒng)內(nèi)率先深化應(yīng)用該檔案管理信息平臺(tái)。 

    廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年,在全省系統(tǒng)率先晉升為“國(guó)家一級(jí)”,連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進(jìn)單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進(jìn)集體稱號(hào)。截至2010年底,共有綜合檔案室1個(gè),二級(jí)綜合檔案室17個(gè),共有文書、科技、會(huì)計(jì)檔案近 30萬(wàn)卷(件),機(jī)讀目錄12萬(wàn)余條,照片檔案4000余張,及音頻、視頻檔案200多份。 

    但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問題:一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化;二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴(yán)重,無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫(kù);三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊,低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴(yán)重,軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷,無法保證文件的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統(tǒng)的自動(dòng)化、智能化程度不高,用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足,不能適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)檔案管理的要求。因此,急需通過深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)來破解上述問題和難題。 

    二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的目標(biāo) 

    福建省電力公司根據(jù)自身工作實(shí)際,在國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上,采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu),應(yīng)用SOA、J2EE等先進(jìn)技術(shù)對(duì)軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行深度開發(fā),建成符合福建電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理,實(shí)現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時(shí),福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能,使系統(tǒng)可隨著業(yè)務(wù)的變化而進(jìn)行自行定制,減少了因業(yè)務(wù)變動(dòng)而導(dǎo)致的二次開發(fā)費(fèi)用和時(shí)間,極大地方便了使用;創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式,建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。 

    檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會(huì)、企業(yè)知識(shí)、部門知識(shí)、個(gè)人知識(shí)、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識(shí)模塊中,按照檔案屬性分類為:文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含:題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo),確定了十大功能:確定需要捕獲的檔案,確定檔案的保存時(shí)間,檔案捕獲,登記,分類,存儲(chǔ)和保管,利用,跟蹤,處置計(jì)劃的實(shí)施,對(duì)檔案管理過程的記錄。 

    用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、落實(shí)政策、個(gè)人取證等不同目的進(jìn)行檔案檢索。檔案管理信息平臺(tái)內(nèi)嵌智能操作平臺(tái)(IDOL),在檢索的同時(shí)對(duì)信息進(jìn)行智能理解,主要完成檔案內(nèi)容資源的各項(xiàng)分析服務(wù),以及智能化的文本處理,包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等,從無序的海量數(shù)據(jù)中,找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律,進(jìn)一步提高檔案資源的利用價(jià)值。此外,還有一些特殊應(yīng)用,例如,檔案分類并不完全采用業(yè)務(wù)職能分類方法,而是在按業(yè)務(wù)活動(dòng)劃分類別的基礎(chǔ)上,綜合運(yùn)用了機(jī)構(gòu)級(jí)別、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類標(biāo)準(zhǔn)。 

    檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺(tái),使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后,將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化,充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能,注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施,融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新,最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用,為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù),真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。 

    三、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的實(shí)施步驟 

    第一步:引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體(Records Continuum)模型注重文件運(yùn)動(dòng)過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性,提倡檔案人員提前參與文件管理,直到文件被銷毀或永久保存,要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此,必須做到以下幾點(diǎn):第一,新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二,對(duì)于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng),建立其與檔案管理信息平臺(tái)的接口,使系統(tǒng)能自動(dòng)獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù),盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸;第三,對(duì)于文件檔案,明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任,提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口,實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的前端控制和全程管理;第四,對(duì)于基建、設(shè)備檔案,在工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初就同步確定項(xiàng)目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任,最小化人為因素,使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進(jìn)行。

    第二步:引入知識(shí)管理理論。知識(shí)管理(Knowledge Management)是企業(yè)管理的新范式,也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念,即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識(shí)資源,將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)涵的知識(shí),應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)方法,創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能: 

    第一,數(shù)據(jù)資源全覆蓋,對(duì)于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍,但具有知識(shí)價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識(shí)資源的整合與共享。 

    第二,服務(wù)手段多元化,如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動(dòng)提供需要的檔案信息,使用戶在需要的時(shí)候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題,以便檔案管理信息平臺(tái)中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動(dòng)發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題,即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務(wù)即將平臺(tái)的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中,用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。 

    第三,服務(wù)技術(shù)智能化,在基本的數(shù)據(jù)采集后,檔案管理信息平臺(tái)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析,構(gòu)建資源內(nèi)容平臺(tái),為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。 

    第三步:實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息,通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè),對(duì)掃描的文件進(jìn)行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作,把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。 

    四、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后的效果和問題 

    檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)應(yīng)用后,用戶只需在個(gè)人電腦上輕點(diǎn)鼠標(biāo),輸入檢索字段,各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù),或打印復(fù)印,或資料收集,均可自行快捷完成。檔案管理實(shí)現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡(luò)一體化管理,檔案從收集、整理、編目到存儲(chǔ)、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡(luò)上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、檢索方便快捷、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快,大大提高了辦公效率,降低了檔案管理的人力、物力、財(cái)力成本,減少了人工檢索失誤率,提高了辦公效率,增強(qiáng)了檔案服務(wù)的實(shí)時(shí)性、實(shí)用性、安全性和保密性,實(shí)現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務(wù)人性化,滿足用戶對(duì)檔案信息快速傳遞和高度共享的實(shí)際需求。檔案管理信息平臺(tái)是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段,它將傳統(tǒng)管理手段和先進(jìn)技術(shù)手段有機(jī)結(jié)合,注重電子文件管理、檔案管理的先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施,實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化。通過建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái),樹立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念,充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務(wù)功能,推進(jìn)了檔案管理高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè),真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革,真正實(shí)現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新。 

    因檔案管理信息平臺(tái)在廈門電業(yè)局上線運(yùn)行時(shí)間不長(zhǎng),普及性不強(qiáng),應(yīng)用用戶人數(shù)不多,有待進(jìn)一步宣傳推廣;檢索功能過于簡(jiǎn)單,有待廣泛征求用戶意見后,進(jìn)一步完善;其他應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)接口尚未建立,有待進(jìn)一步建設(shè)實(shí)施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務(wù)等應(yīng)用模塊尚未正式啟用,還需要抓緊建設(shè)。 

篇(6)

摘要：檔案學(xué)作為一門新興學(xué)科，還處于尚未成熟的階段。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案和檔案工作也在不斷的發(fā)展，檔案學(xué)理論始終處于不斷的建設(shè)之中，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)就有一個(gè)不斷豐富、完善的發(fā)展過程。檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。

關(guān)鍵詞：檔案管理，科學(xué)化，發(fā)展

Abstract: as a new subject of archival science, is still at the stage is not yet. Along with the progress of the society and the development of science and technology, archives and archives work is also in constant development, the theory of archival science is continually in the construction of the understanding of the archives have a constantly enrich and perfect development process. The object of the archives management of the archives, service object is archive users, which should be solved basic contradictions that is dispersed, messy, the archives of impurity, quantity, only existing copy and so on the condition and social use file request centralized, system, high quality, and the contradiction between the shows, widely.

Keywords: file management, scientific, and development

0引言

中國(guó)檔案學(xué)界從20世紀(jì)50年代起，就一直在不斷的探討檔案的定義，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》誕生，才對(duì)檔案的定義有了一個(gè)比較一致的認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)。該法稱：檔案“是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。”中國(guó)檔案法所稱檔案是指凡是具有保存價(jià)值的歷史記錄，而不少檔案學(xué)者則認(rèn)為檔案是由檔案機(jī)關(guān)保存?zhèn)洳榈臍v史紀(jì)錄。檔案學(xué)作為一門新興學(xué)科，還處于尚未成熟的階段。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案和檔案工作也在不斷的發(fā)展，檔案學(xué)理論始終處于不斷的建設(shè)之中，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)就有一個(gè)不斷豐富、完善的發(fā)展過程。

1. 檔案管理

檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡(jiǎn)單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。

2.檔案管理實(shí)施

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。

3.檔案管理科學(xué)化

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。在階級(jí)社會(huì)中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益，為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌握，為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國(guó)家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對(duì)外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國(guó)家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國(guó)家全部檔案要由國(guó)家設(shè)立的各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。維護(hù)完整有兩方面的含義：一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護(hù)安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命；一是保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，也是檢驗(yàn)檔案管理工作的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

4.結(jié)語(yǔ)

檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的、歷史的意義。

參考文獻(xiàn)：

篇(7)

1 現(xiàn)階段檔案相關(guān)工作分析

1.1 檔案管理工作存在不足

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作，時(shí)代的發(fā)展使得現(xiàn)階段檔案管理工作所涵蓋的行業(yè)、檔案內(nèi)容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導(dǎo)致了檔案管理工作的復(fù)雜程度有所上升，為了能夠更好的應(yīng)對(duì)這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，通過不斷學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的檔案管理理念。另一方面，經(jīng)過大量的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)目前檔案管理行業(yè)的從業(yè)人員，有很大一部分的管理人員不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)學(xué)歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內(nèi)部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調(diào)動(dòng)的方式組成了當(dāng)前的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這種情況下也就直接導(dǎo)致目前的檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏專業(yè)的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現(xiàn)階段很多單位對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團(tuán)隊(duì)的成員頻繁調(diào)動(dòng)，這也就導(dǎo)致了雖然單位經(jīng)常展開擔(dān)綱管理工作的培訓(xùn)，但是檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。

1.2 檔案歸納整理工作存在的不足

在現(xiàn)階段的檔案歸納管理工作中，經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應(yīng)的檔案歸納整理技巧，在調(diào)查過程中最為直接的表現(xiàn)就是檔案管理工作人員對(duì)檔案沒有清晰的認(rèn)知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現(xiàn)了大量不必要的檔案文件，不僅占據(jù)了有限的檔案儲(chǔ)存空間，還消耗的檔案管理人員的經(jīng)歷。

1.3 檔案分類工作存在的不足

在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實(shí)際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對(duì)文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類中，采用級(jí)次分類法、收文發(fā)文分類法、文號(hào)分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國(guó)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

2 檔案管理工作的相關(guān)技巧

2.1 檔案管理的相關(guān)技巧

檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時(shí)代的發(fā)展自身也在發(fā)生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學(xué)習(xí)檔案管理技巧之前要充分的了解新時(shí)代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進(jìn)的管理理念應(yīng)用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達(dá)到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會(huì)導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國(guó)家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全指的是作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級(jí)、政治思想、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國(guó)家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國(guó)家在政治上就會(huì)處于不安全的情況，不利于國(guó)家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長(zhǎng)檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L(zhǎng)檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對(duì)檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會(huì)有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國(guó)家針對(duì)檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對(duì)這種情況國(guó)家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對(duì)檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對(duì)分類文件要有明確的標(biāo)識(shí)，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。