序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案安全管理措施范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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【摘　要】電力檔案屬于機密事務記錄，同時反映了電力企業的發展與項目的開展過程。基于此，本文對電力檔案安全管理的規范化措施進行討論，望能給相關部門提供有價值的參考。

關鍵詞 電力檔案；安全管理；規范措施

所謂的檔案安全管理所指的是檔案管理的相關企業、單位為了防止檔案受到外來因素或者自身因素導致檔案丟失或者損耗而做出的管理工作。通過安全管理的規范化措施可以有效地防止安全事故的發生，在最大程度上延長了檔案保存的周期，能更好地發揮檔案資源的作用。

一、電力檔案安全管理規范化的重要性

關于電力檔案就是電力部門內部工作以及事務的事實記錄，在整個檔案文件中反映了電力企業的文化、歷史、事跡等內容。伴隨著社會的進展以及市場經濟的發展，市場競爭呈現出越來越嚴重的趨勢。企業為了在這樣的激烈競爭中獲取主動權，就需要頂住供求關系的嚴重制約。在這樣的背景影響下，電力企業應當通過自身的優勢進行分析，及時發現企業缺點。電力檔案所記錄的就是電力企業中所發生的一切真實的大小事務。電力企業相關部門可以通過對這些檔案的分析，針對自身企業發展策略進行科學、合理的規劃與決策。檔案分析以及管理工作，能夠更全方位地為企業提供服務，促進電力企業經營管理模式的深化。電力檔案安全管理是象征一個企業邁進現代化管理的重要標志之一，同時，通過電力檔案管理工作還能反映出企業的管理水平。此外，通過電力檔案，可以協助企業找到錯誤的根源，及時進行錯誤的修正，為企業的發展提高具有一定的促進作用。當前的電力檔案管理工作已經突破了傳統的檔案管理方式，采用了電子檔案以及紙質檔案兩種方式進行存儲，更加方便了檔案的使用性和實效性，提高了企業的工作效率，提升了企業的管理水平。因此電力檔案安全管理的規范化具有非常重要的作用性與必要性。

二、電力檔案安全管理的現狀

對于當前的電力檔案管理工作而言，有一些管理工作人員缺乏一定的認識，從意識上覺得電力檔案管理可有可無，從而放松了自身對檔案管理的工作要求。由于缺乏一定的重視，導致檔案管理工作中出現了缺乏工作責任感、細節處理不到位以及缺少良好的職業道德。由于對電力檔案安全管理工作的不重視，也放松了自我的要求，沒有在工作學習中積累一定的檔案管理理論知識，沒有清楚地意識到電力檔案安全管理的必要性以及對企業發展的重要性。有的電力企業對檔案管理工作缺少一定的宣傳，企業管理人員對于檔案管理工作不重視，消弱了整個企業的檔案管理意識。在一定層面上影響到了企業管理工作與時代需求的接軌。在當前我國市場經濟得到高速發展的背景影響下，電力企業應該做好電力檔案安全管理工作，不斷地規范檔案管理方式，更新檔案管理觀念，通過借鑒與創新檔案管理手段，更加全方位地、真實地反映企業的發展狀況以及經營成果。充分地發揮電力檔案管理工作人員的義務與責任，為促進企業在市場經濟競爭中獲得一席之地而作出相應的貢獻。

三、電力檔案安全管理的規范化措施

（一）建立規范的檔案管理準則。電力企業的發展是一個時間較長、資料較多的過程。在這個企業發展過程中，要想把電力檔案進行全面、真實地記錄是一個非常困難的工作。當前電力企業的檔案記錄人員相對缺少，檔案管理歸檔工作缺少一定的標準化、規范化的管理準則。在這樣的一個工作環境中，容易出現記錄檔案混亂的問題。因此電力企業應該建立起相應的規范化檔案安全管理條例。讓檔案管理工作人員以規范的檔案管理準則來進行約束與限制，通過規范、統一的歸檔標準來指導歸檔工作，有效地提高檔案管理工作效率，提升檔案的真實性與具體性。

（二）加強檔案管理人員專業培訓。現在的市場經濟正在高速地發展，電力企業管理模式也在不斷地更新與發展。傳統的電力檔案管理工作，都是兼職人員或者是暫時調派的工作人員。進行檔案管理工作時，工作人員沒有熟練的檔案管理工作經驗，對于檔案管理的資料收集與整理、歸檔、記錄、組卷等工作流程完全不了解，從而導致檔案管理工作出現了許多的問題。比如：檔案查閱不方便、檔案資料不完整等問題。這些問題的出現嚴重影響了檔案的利用率。因此應該加強檔案管理人員的專業培訓，有效地避免類似問題的發生，更加規范化、科學化、安全化地對電力檔案進行管理。

（三）加強檔案前期管理，保障檔案管理規范化。電力企業每發展一個項目都是一個長期的過程，從項目工程的開始到結束都會產生許多繁雜的檔案資料，而且這些繁雜的檔案很難進行歸檔，如果在進行檔案管理過程中，要一直待項目結束才進行整理，這樣會造成檔案管理的困難度。因此要加強電力檔案前期管理，從而更好地保障檔案管理的規劃化、科學化更加具備檔案記錄的真實性。

（四）用法律手段來保障項目規范化。電力項目開展的每一個階段的大小事務都要進行檔案記錄，以便在項目完成之后對出現的問題提供檢查的憑證。因此，在進行項目合同合訂時，就需要把檔案管理歸入合同當中，通過法律的手段來保障項目的規范化以及完整性。這也是電力檔案安全管理的重要途徑之一。

參考文獻：

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企業檔案面臨多種安全威脅：地震、洪水、火災、盜竊等，這些天災人禍都是正在面臨或者將要面臨的顯性安全威脅或者隱性安全威脅。檔案是企業變遷的歷史記錄和寶貴財富，是企業賴以生存和發展的基礎。檔案具有唯一性的特點，一旦損毀，將給企業造成不可彌補的損失。因此，企業做好檔案安全管理是必要的。

那么什么是企業檔案安全管理呢？企業檔案安全管理就是企業管理者特別是企業檔案管理部門以及企業安全管理部門為避免或者減輕安全威脅給企業檔案帶來損害、損失甚至毀壞，而有計劃、有組織地學習、制定和實施一系列安全管理措施和策略，建立突發事件應急預案。

要做好企業檔案的安全管理工作，首先要懂得什么危及檔案安全的隱患。危及檔案安全的隱患主要為自然災害和社會安全事件。自然災害對檔案安全的影響自然災害的種類很多，對檔案安全造成的影響有：地震、火災、水災、雷電等。地震是人類面臨的最有破壞力的自然災害之一，對人們的生命財產嚴重的威脅，同樣，地震也會對檔案造成巨大的破壞。“5.12”汶川大地震，就使震區的檔案館舍和檔案受到嚴重損失。水災是我們日常生活中最常見的一種自然災害，水害對檔案的危害不言自明，不管災害大小，檔案特別是紙質類檔案只要被水淹，就會造成損失。突發性的雷、電、火災往往會造成檔案的大面積焚毀，損失無法估量。 社會安全事件危害對檔案的影響社會安全事件是相對于自然而言的人為因素，是通過暴力破壞直接或者間接危害檔案安全，產生的后果較為嚴重。

最后，談談企業檔案安全管理的應對措施。

樹立檔案安全管理意識檔案是國家的寶貴財富，是不可再生資源。一旦被損毀，其損失無法挽回。為保證企業利益和企業檔案安全，我們要從對歷史負責、子孫后代負責的高度，始終把檔案安全管理作為檔案工作的大事來抓。要樹立檔案利用服從檔案安全的意識，確保檔案的絕對安全，企業應加強檔案安全宣傳教育，采取多種形式開展教育活動，提高全員的法律意識、責任意識和檔案安全保護意識。各級領導要切實加強對檔案安全管理工作的領導，將檔案安全工作列入本企業安全生產工作的計劃中，及時關注、研究和解決存在的安全隱患問題，確保檔案安全管理工作責任的落實。

建立健全檔案安全管理體系。解決檔案安全管理問題，不能只靠企業檔案管理部門，應建立由企業安全生產管理部門到各職能部門，以及檔案部門的檔案安全管理體系，成立企業檔案安全管理機構，這是企業檔案安全管理工作有效開展的組織保證，是處理安全問題時必不可少的組織環節。企業檔案安全管理部門根據企業安全管理的實際情況制定周密細致、便于操作、切實可行的突發性災害、事故應急預案，并不斷完善應急措施，經常進行檔案安全檢查，發現不安全因素要立即整改，確保檔案的安全。

建立檔案安全管理責任制度。“不以規矩，無以成方圓”。安全管理制度的建立和完善，是企業檔案安全管理的制度保證。要在嚴格執行檔案法律、法規、規章制度的基礎上，完善檔案安全管理的崗位責任制，做到責任到人、措施到位。企業員工尤其是檔案工作人員應該熟知安全管理制度，并在制度的指導下有序開展檔案安全管理工作。

確保數字檔案信息安全。隨著檔案信息化進程的加快，檔案信息的數字化和網絡化利用，需要高度重視檔案利用安全工作，認真執行國家有關檔案工作的保密制度，建立檔案信息、數據上網審批制度，加強上網檔案信息的管理。加強電子文件的安全管理，采取科學的管理方法和先進的技術手段，從制度入手，從技術要求和管理措施兩方面保證檔案數據庫和電子檔案的安全，確保檔案信息的安全。

確保檔案庫房的安全。檔案庫房是檔案存放基地，是檔案安全管理的重要環節。檔案庫房建設必須符合檔案安全保管的條件，安裝庫房防火、防盜報警監控系統，實現對檔案實體、庫房與設備的監控。要對檔案庫房進行定期檢查，對已配備的設施完好情況及時檢查，出現隱患及時解決，確保檔案庫房安全。有針對性地加強高溫、汛期等季節性時期的檔案安全保護，應對可能出現的突發事件，確保檔案的絕對安全。

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根據上文針對當前檔案信息安全管理的基本現狀和實踐之中存在的主要問題等進行綜合性的研究，可以明確今后工作的難點和重點。下文將針對檔案信息安全管理和相關加密處理技術措施等進行綜合性的分析，旨在更好的實現技術的改革，更好的促進工作向前發展。

1.1加強電子檔案的同步管理

首先應當加強針對電子檔案的專項的同步式管理，加強管理手段和相關政策制定的健全程度。在實踐的檔案和相關技術文件收集過程之中還應當加強對檔案的存儲和管理，對于一些原件，也應當進行妥善的保管，雖然電子檔案的相關技術當前發展相當先進,但是需要注意的是網絡環境并不是非常的安全，所以如果出現有電子檔案受到破壞的情況，則會帶來巨大的損失。所以，還應當加強檔案信息安全管理的同步管理控制，同步的建設相關措施，嚴格的進行項目的審核與研究，同時還應當在技術的發展過程之中增強資金的投入力度，依靠技術的支持，依靠規范化的管理和運行，這樣可以在最大程度之上降低網絡環境不安全性所帶來的不良影響，使得檔案信息安全管理和保密技術的發展真正意義上發揮出應有的效應。所以，還應當加強對檔案信息安全管理工作的分析。需要注意的是當前檔案信息安全管理是相關項目建設的重點和難點，在實踐的工作之中應當結合傳統工作的經驗，認真的進行歸納和總結，并且樹立起良好的工作意識和思想觀念，最鯰使得檔案信息安全管理的發展進入到一個嶄新的階段之中。不斷的加強對原始數據信息的積累，實現檔案信息安全管理工作的改進和相關項目的完善。對于相關技術文件，還應當進行一定程度上的修改和補充，常見的諸如工作檔案以及人事檔案等等，在存儲的過程之中應當嚴格的遵循方便后期修改的基本原則，而對于一些合同性的文件，則應當保證其存儲格式的科學性，保證后期查閱資料的方便與快捷，這一點是當前檔案信息安全管理的基本原則。

1.2健全檔案信息安全管理相關制度和規定

除了上述分析到的電子檔案的同步管理之外，在實踐之中還應當充分的結合現有的資源情況制定出健全并且完善的檔案信息安全管理控制制度，以保證工作的開展可以真正意義上達到有章可循的標準。需要注意的是網絡環境的完善需要實現制度和法規的健全，所以還應當建立起一個完善的信息控制系統，對其中的各個子系統以及資源等進行全面的完善，同時還應當保證相關政策和制度的制定可以充分的符合當前網絡環境的基本狀況，保證工作幵展的健全程度和制度制定的完善程度，構建出一個和諧的網絡技術環境。最后還需要注意的是針對檔案信息安全管理相關制度和政策的完善還應當加強信息技術、信息人才以及相關投資方面的建設，在當前的環境之下，網絡是一個相對開放的平臺，所以應當加強其中相關條例的制定。在實踐的工作幵展過程之中不僅應當結合當前工作的基本趨勢，提出計算機信息系統保密技術的防范措施，同時還應當對今后的管理方案和管理的政策等進行研究，旨在更好的促進實踐工作的改革。而在信息技術的安全層面之中也應當保證政策制度的制定者可以結合安全管理的現狀，制定出可行的措施方案，只有這樣才能夠真正意義上建設出安全的、和諧的、可靠的、穩定的網絡技術環境。

1.3加強檔案信息安全管理中的保密工作

加強保密工作是真正意義上促進檔案信息安全管理水準持續改進的關鍵點。在實踐的網絡工作過程之中不少檔案是可以進行瀏覽的，常見的諸如個人簡歷以及人事檔案等等，但針對公司項目檔案或保密檔案等應當充分的結合我國保密法之中的相關規定，進行有效的加密，因此應對檔案進行分門別類，進行專項的技術管理，同時還應當設置工作的標準化方案，以保證檔案信息安全管理的基本的保密性。此外針對檔案的保密程度也應當進行嚴格的而劃分，一些較為貴重的檔案資料應當避免進入到網絡之內，最后，結合檔案信息安全管理的保密程度不同，還可以釆取不同的安全標準化協議，以達到最佳的控制和管理的效果。

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1.1缺乏科學的安全管理理論與方法指導

信息安全風險管理是解決如何確切掌握信息及其依賴信息系統的安全程度、分析安全威脅來自何方、安全風險有多大,加強信息安全保障工作應采取哪些措施,要投入多少人力、財力和物力,確定已采取的信息安全措施是否有效以及提出按照相應信息安全等級進行安全建設和管理的依據等一系列具體問題的重要指導理論和方法。從這個視角來看文檔工作我們會發現,一直以來,文件、檔案安全管理工作都是沿襲傳統檔案載體保護工作來開展,以此形成的相關理論也是以傳統檔案載體研究為基礎的,隨著電子文件的出現,傳統以檔案載體保護為核心的檔案安全管理理論就很難適用于電子文件的安全管理。雖然檔案部門也對電子文件安全管理做過很多理論探討,提出“前端控制思想”、“全程管理思想”、“文件連續體理論”、“后保管時代”、“文件運動理論模型”等理論來強化電子文件的安全管理,但不可否認的是,這些理論并不是專門的安全管理理論,很難在電子文件安全管理上取得實質性效果。

1.2對安全管理的認識存在偏差

1.2.1追求絕對的安全

長期以來，我國檔案事業對安全風險的重視度不足，只是一味的采取各種絕對安全的防護措施來保證電子檔案的安全性。可是，站在風險管理視角來看，風險是絕對存在的，而安全卻是無法保障的，安全風險是隨時都可能發生的，而安全只是暫時的。其實，電子檔案管理工作就是風險管理工作，每一個電子檔案都有著專屬于自身的保護級別，想要在實際應用過程中起到絕對安全的作用，是根本無法實現的。此外，安全風險是一種隨機發生的風險，很難做到絕對安全的控制，在這一過程中，不僅浪費了大量不必要的人力、物力和資金，還使得電子檔案的安全性受到了極大的威脅，嚴重影響了電子檔案安全管理工作的順利開展。

1.2.2風險意識薄弱

一些安全管理人員風險意識淡薄,信息安全知識不足,卻津津樂道“太平盛世”,雙耳不聞“盛世危言”,甚至認為,談風險是“杞人憂天”,說安全是“天下本無事,庸人自擾之”,根本沒有從風險管理的角度來度量電子文件的安全性。這些都嚴重影響了正確認識安全形勢和樹立科學的電子文件安全風險觀。

1.2.3忽視了對“資產”評估鑒定

從目前情況看,文件、檔案管理部門雖都認識到電子文件的重要性,但絕大多數部門只是將電子文件作為日常辦公的一種輔助幫助,并沒有將電子文件提升到“資產”高度來管理,就更談不上對“資產”進行評估鑒定。然而,從安全管理角度講,一個組織系統內的資產在沒有被評估鑒定前,是不可能成功實施安全管理并進行維護的。

1.3管理環節不完善

首先,安全管理計劃缺乏依據。現有的電子文件安全管理計劃的制訂,絕大多數是憑借個人經驗或者參照其他管理部門計劃來制定的,而不是依據風險應對、風險監控實際情況來制訂的,具有很大的盲目性。其次,缺乏關鍵的風險評估環節。風險評估是電子文件安全管理的基礎和關鍵環節。沒有風險評估,電子文件的安全管理就會成為無源之水、無本之木,缺乏決策行動的依據與方向,由此而引發的安全管理措施就具有很大的盲目性。

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【關鍵詞】信息時代；企業檔案；安全管理

《企業檔案管理規定》第十條強調：“ 企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。”隨著信息化的迅猛發展和電子檔案的廣泛應用，檔案信息安全問題日益突出。特別是在電子檔案誕生，檔案信息載體的多樣化和電子文件、檔案數量迅速增長的情況下，如何做好企業檔案的安全管理工作？筆者認為必須把檔案信息安全問題提高到企業管理的重要位置，采取有效措施，加強檔案的安全管理。檔案的安全管理應當包括檔案安全管理職責、檔案實體安全管理、電子檔案安全管理和檔案庫房安全管理等方面。

筆者所在的淮北華星工貿有限責任公司，是集煤炭洗選、礦山設備制造、配件加工及安裝；選煤用重介質、高效復合浮選劑生產；礦用玻璃鋼管道、管材、玻璃鋼柵欄生產及研發為一體的綜合性企業。由于企業產品科技含量較高、知識產權檔案和涉及商業秘密的檔案較多，因此企業非常重視檔案安全管理工作，制訂了《華星公司檔案管理制度》、《華星公司安全工作制度》、《華星公司檔案管理工作規范》、《華星公司檔案查閱制度》、《華星公司技術檔案管理辦法》等規章制度。為確保檔案安全，公司強化檔案實體的管理，做到責任到人，確保檔案庫房防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水“八防”工作落實到位。另一方面加強計算機和網絡安全管理，保證電子檔案的信息安全。筆者在實際工作中體會到，做好企業檔案安全管理工作，必須從以下幾方面入手：

1 加強檔案實體與電子檔案的管理

檔案的存在形式包括了紙質檔案和電子檔案。企業在工作中形成的文件材料不管以何種形式保存，首先要保證檔案的信息安全。

1.1 加強檔案實體安全管理

企業應確保在生產經營等活動過程中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全、完整、真實、準確，并及時歸檔。還應依法定期將具有長遠保存價值的檔案向上級檔案館移交。要建立健全檔案調歸卷制度，規范檔案提供利用過程中借閱登記、利用效果登記和及時歸卷的程序；建立檔案、人員出入庫登記制度，確保檔案安全萬無一失。檔案室工作人員每年應對室藏檔案進行一次清點核對，做到登記臺賬與檔案實體相符。對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，按檔案保護技術要求進行修復或復制。不同載體材質的檔案應分類存放、規范保存。對特殊載體檔案的存放，按其特性和要求，使用規范、合理的裝載器具加以保管和保存。檔案室對珍貴、重要的檔案應進行復制，并用復制件代替原件提供利用，其別珍貴重要、有特殊意義的檔案和特殊載體、對保管條件有特殊要求的檔案，可建特藏室專門管理。

1.2 強化電子檔案的安全管理

電子檔案指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。電子檔案整理、歸檔過程的安全管理包括：要建立和執行科學的歸檔制度，保證電子檔案內容邏輯上的準確，歸檔時要盡可能地以主流技術統一電子檔案的保存格式。

電子檔案保管和利用過程中的信息安全要做到以下幾個方面：要保證電子檔案載體物理上的安全；要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護；要密切關注計算機技術的發展方向，不斷對歷年來電子檔案使用的軟件升級、更新情況進行記錄、保存，適時對電子檔案的格式進行轉換；要加強對電子文件利用活動的管理，保證電子檔案的信息安全。

由于企業信息化建設步伐加快，有許多重要的電子檔案都存儲于辦公自動化管理系統里，必須采取各種措施加以控制確保安全。對于涉及檔案信息管理的辦公系統，設定權限，規定哪些人可以登錄系統，并設置登陸密碼；登錄后只能查閱到規定權限范圍內的文件，有的內容應由檔案管理人員審批后才能看；并設置好借閱期限，及時跟蹤催還；查閱的文件內容格式保存為PDF格式，不能被隨便復制；檔案管理人員還應設置好檔案的密級程度（絕密、秘密、公開等）。為登錄系統的計算機裝上防毒軟件，并注重及時更新。電子檔案保存在軟盤、磁盤里的，要使軟盤保持干凈并不受損害，要讓磁盤遠離磁場，并做到防塵、防油漬。

2 保證計算機網絡安全

電子檔案運行環境主要是計算機網絡系統，計算機網絡安全是保障檔案信息資源安全的主要問題，保證電子檔案運行環境的安全管理就是要加強對計算機網絡系統的安全管理。計算機網絡安全隱患主要表現為：存在著各種物理安全問題，如因自然災害或人為原因對計算機硬件設施造成損害；來自內部或外部的非法訪問，尤其是黑客的入侵不僅能盜取、修改信息，而且可以導致網絡部分或全部癱瘓；防不勝防的計算機病毒侵害；普遍缺乏基本的備份系統，一旦發生問題難以及時恢復等。要確保檔案信息資源的安全，就必須消除這些不安全因素。

首先，要堅持防管并舉，建設檔案信息網絡安全保密系統，確保網絡安全連接和信息安全傳輸，保證檔案信息、數據庫安全；其次，為應付突發事件，要建立檔案信息資源災害恢復備份系統，提供可靠的系統備份、應用備份、數據備份和系統恢復能力，保證檔案網絡工作不間斷地運行；再次，要加強檔案信息系統的安全技術防范管理，檔案室應安裝入侵報警、電視監控、防盜屏障、周界報警等設備設施。此外，要及時做好網站的維護和更新工作，定期對計算機以及網絡進行檢查維護，適時更新防病毒軟件。

3 建立健全檔案安全管理的制度

檔案安全管理的條款分布在《保密法》、《國家安全法》、《檔案法》等中間，并沒有專門的檔案安全管理制度，企業需要建立一套檔案安全管理制度，明確規定安全管理職責、管理要求、管理目標、管理內容等。

筆者所在的企業就制定了一系列管理制度：文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施；利用制度明確了提供利用的方式、方法，規定查（借）閱檔案的權限和審批手續，提出接待查（借）閱檔案的要求；保密制度明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔保密的責任；檔案保管制度包括了保管工作原則、各門類檔案保管條件，特殊載體檔案保管方式，檔案進、出庫房要求，對受損檔案的處置原則和要求；電子檔案管理操做制度明確了檔案管理系統操作人員的職責、檔案管理系統軟件、硬件的操作要求；庫房管理制度明確了庫房管理員職責、庫房管理要求，進出庫房要求等。構建一套系統、透明的檔案安全管理制度，能為企業檔案安全管理的實施提供保障作用。

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檔案管理對于一個企業和社會組織機構都是非常重要的，檔案可以記錄在生產和各項活動中重要的有價值的信息，同時對于一些可貴的經驗也是一種保存方式，所以檔案管理工作是占據著非常重要的地位的，必須要給予重視。如果檔案沒有進行很好的管理，就會對工作造成嚴重的耽誤。為了促進工作和活動的高效率的進行和加強結果的真實可靠性，做好檔案的安全管理工作是非常必要的。

1.檔案安全管理中存在的問題

1.1檔案本身的保管不當

在檔案安全管理工作中，有諸多的情況會造成檔案本身的保管不到位，以致于檔案發生損毀。在實際的管理中，在檔案的管理柜中，經常會放一些雜物，這會導致檔案放置過于混亂。一些檔案柜的日常維護管理工作不當，比如在防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵、防污染方面做得不好。有時檔案的管理人員在下班后將門窗開著，如果遇到雷雨天氣對檔案的損害是一大隱患。對檔案柜里的溫度也沒有進行定期檢測。這些都是檔案本身的保管不當給檔案保管安全性帶來的威脅。

1.2檔案信息管理的保管不當

在進行檔案的安全保管工作時，管理檔案信息的人員由于工作的疏忽，會對一些檔案的信息的分類、排列和編號等工作遺忘，這不便于日常的檔案管理和信息查詢。在檔案中不乏有一些照片、底片等資料，這些資料有時沒有進行定期的檢查和管理，就會造成這些資料的發黃和發霉后都沒有進行及時的處理。對于聲音和錄像這一類的檔案要及時準確的復制刻錄，否則一旦遺失或損壞，便無法挽救。

1.3檔案安全保管的硬件條件不夠

檔案在進行安全保管時，是必要具備一定的硬件條件的。但是由于經濟的發展存在不均衡的現象，那么就會導致檔案保管的條件差距也有一定的差別。對于一些經濟比較富裕的地區，一般是有專門的檔案庫房，在檔案保護的設施方面做得也比較好。但是在經濟條件比較差的地方，其檔案安全保管的硬性條件就比較低，這就會使得檔案的安全管理得不到保證。

2.加強檔案安全管理的措施

2.1完善檔案安全管理制度體系

在加強檔案安全管理方面，必須要完善檔案安全管理制度體系。首先要對安全管理給予重視，必須要把檔案安全管理工作作為具體的考察制度納入工作績效的考核中。在進行檔案安全時，要制定具體的制度并且不斷進行完善，將檔案的安全管理和個人的責任制聯系在一起，這樣有助于管理人員明確自己的工作內容和責任，具體有針對性的做好相應的制度管理。對具體的檔案管理人員，要有具體的制度進行定期的安全性的檢查，這樣確保可以及時發現問題解決問題，促進檔案安全管理工作可以更高效的進行。

2.2提高檔案管理人員的素質和能力

對于檔案管理人員，其主要的工作任務就是要保護的檔案的安全性和完整性。在進行檔案安全管理時，其目的要保證的檔案的不壞、不丟、不散、不亂。不壞，使得檔案可以沒有被損壞。如果有發現檔案的損害，要及時采取措施進行補救。檔案管理人員需要能夠保證檔案的不遺失不被偷竊，對檔案進行安全備份，集中對檔案進行管理，防止出現檔案雜亂的現象，所以對于檔案管理人員而言，這是一項重要且需要有責任心和認真的態度的工作。因此，對于檔案管理人員的要求也比較高，這就需要檔案管理人員有較高的素質和工作能力。首先要求檔案管理人員需要有高度的責任心，秉承著對人們認真負責的態度全心全意的為人民進行服務，對于這份工作也要有強烈的激情。然后就是要求檔案管理人員具有很好的工作能力，對保管的檔案需要熟悉其內容和知道檔案管理的相關法律，這樣都是能力的體現。檔案管理工作人員也需要一定的文化知識，這樣可以對于工作中遇到的問題進行主動地分析得出解決的方案，這對于靈活的進行檔案管理工作是非常重要的。只有檔案管理人員具有很好的工作能力，才能具有觀察的能力，能很好的處理觀察工作中遇到的問題，管理人員具有較高的素質，才能工作中可能出現的不合規定的行為反映給上級，這樣以保證檔案的安全性。

2.3加強檔案管理工作的保密性

隨著信息時代的發展，各種高新技術不斷的出現，但是對于檔案保管的安全性也構成了威脅。在信息化的社會，檔案在社會的發展中占據著非常重要的地位，所以對于涉及保密工作的檔案的保管也是需要進行加強的。做好檔案管理工作的保密性，就可以保證各方的利益。對于檔案安全管理，不僅要做到檔案實體的安全保管，同時對于保密性的管理也非常重要。為了做好檔案安全管理工作的保密性要求，就要對出入庫內的檔案進行嚴格的清點檢查，這樣可以保證做到不泄密。現在網絡信息的發展逐漸深入人們的日常生活中，檔案所依附的載體也變得更加網絡化，但是這也給檔案安全管理埋下了安全隱患。對于數字化的檔案庫要進行設立系統的防火墻，只有擁有對的密碼才可以進行訪問，安裝保密隔離卡和建立備份的數據恢復系統都是必不可少的安全管理工作。

2.4提高檔案庫房的安全性

有些地方的檔案管理所用的檔案庫房是臨時的庫房或者是廢棄的廠房，但是這些地方沒有很好的防火防盜的設備，所以對于檔案的安全管理是非常不安全的。為了提高檔案庫房的安全性，在庫房中必須具有防火防盜的設備、測量溫度的裝置和防蟲的一些藥物。同時對于檔案庫房要經常的進行維護，平時要定期進行庫房內部的溫度和濕度的檢查，對防火防盜措施也要定期檢查是否可以正常使用。要檢查檔案庫房內的線路是否安全、滅火器的安全性，這樣可以防止火災的發生。

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一、加深意識強化領導，切實把檔案安全管理工作擺上重要議事日程

始終把檔案安全管理工作當作一項重要的工作抓實抓好，一是不斷增強干部職工的檔案安全意識，緊繃一根弦。局務會議、全局干部職工會議經常部署和強調檔案安全管理工作，增強檔案管理人員的安全意識和責任意識，確保檔案設施建設、檔案安全利用及檔案信息系統的安全管理，定期研究檔案安全管理工作，及時解決檔案安全管理中的存在問題。二是加強領導，確保責任落實到位。成立檔案安全管理工作領導小組。由局長任組長，分管副局長任副組長，保管利用股全體人員為小組成員，嚴格檔案查閱、調檔審批權限和檔案庫房安全責任，做到明確分工，責任到人，層層落實。三是把檔案安全管理工作和社會治安綜合治理，創建文明單位等工作有機結合起來，把檔案安全管理工作列入綜治目標責任制和文明單位創建內容。四是把檔案安全管理工作作為檔案執法檢查活動的一項重要內容，結合鄉鎮檔案室達標創建活動，縣直單位檔案登記工作，重點建設項目檔案登記等工作有機結合起來，把檔案安全管理工作貫徹到各項業務工作當中。

二、健全制度完善細節，不斷提高檔案安全管理應急水平

一是建立健全檔案安全管理的各項規章制度。出臺了《縣檔案館檔案安全管理實施辦法》、《縣檔案館預防災害和突發事件應急預案》。二是建立并實行檔案館安全值班制度，每天安排一名工作人員值班負責全館“八防”措施落實情況的巡查，及時消除不安全隱患。三是加強對縣直機關和鄉鎮檔案的安全管理工作，在每年的汛期都將省、市有關加強檔案安全管理的明傳電報轉發各單位，對存在重大檔案安全隱患的單位及時下發整改通知書。四是建立健全檔案利用的各項規章制度，保障檔案利用環節的安全。明確規定提供利用檔案必須在檔案查閱室且檔案管理人員始終在場的情況下進行，確保檔案利用的絕對安全，對無法保證利用安全的檔案，一律不予提供利用。嚴格檔案查閱利用的手續和登記制度，查檔人員必須持有效身份證、工作證或單位介紹信查檔，并進行查檔登記；接待查檔的工作人員要遵守保密制度，按照規定進出入庫房，并做好登記；出入庫的案卷專人清點，查閱場所專人管理，查閱過程全程監控，避免利用者對檔案隨意涂劃、折疊、篡改或損毀；未經檔案部門允許，利用者不得攝制、翻印、復制和公布檔案；借閱檔案者，須經局（館）長批準，并辦理借閱手續，限期歸還，未經局（館）長批準，檔案原件不準外借離館。五加強檔案數據信息管理和利用安全，完善數據庫安全管理制度。對計算機及系統管理實行專人負責，對檔案數據的保存、公開、操作、利用等嚴格按照國家安全保密規定執行，確保數據庫安全。

三、加大投入完善設施，不斷改進檔案安全管理條件

一是將原來蟲蛀、破損又不規范的木質檔案箱全部更換成鐵質檔案箱和密集柜，既改善了檔案的保管條件又方便了檔案的調閱；二是為全部庫房安裝空調，實現對庫房溫濕度的人工控制；三是加強對檔案實體的安全管理，對新進館檔案全部進行消毒殺蟲處理，對館藏破損較嚴重的檔案也正在進行分批消毒殺蟲，確保檔案實體的安全；四是在二樓庫房走廊及查閱利用室安裝了3個監控攝像頭，實現了對出入庫人員和查閱利用檔案情況的實時監控；五是為每個庫房配備了溫濕度計，改變了過去每層庫房配備1個溫濕度計計量不準的問題；六是堅持定期檢查館藏檔案的保管情況，并做好安全檢查記錄，及時發現危害檔案安全的因素，做好防蟲藥劑的補充等工作。七是做好對破損檔案的搶救工作，組織專人對地籍檔案，民國檔案進行檢查清點，發現破損檔案逐卷逐頁做好登記，并根據破損程度分別輕重緩急做好搶救工作，到目前止，已累計搶救破損檔案200多卷，3000多頁。

四、建立崗位責任制，消除不安全的隱患，確保館藏檔案安全。

建立了崗位責任制，加大對檔案安全管理各項規章制度的貫徹落實力度，凡屬涉及檔案安全保管的人員都有明確的管理職責，每一項涉及檔案保管利用的環節都有人進行嚴格把關，檔案庫房有專人負責。一是對接收進館的檔案堅持先消毒后入庫，庫房內嚴禁煙火；定期打掃衛生，保持庫房整潔；定期放置殺蟲藥劑；二是明確分工，由檔案利用股固定專人每天對庫房的溫濕度進行記錄，若庫房發現溫濕度異常，及時采取措施對其進行調控；定期檢查檔案的保管狀況，對破損、擴散的檔案指定專人及時進行修補、復制，并做好登記。三是明確職責，做好館藏檔案的管理保護和提供利用工作，對館藏檔案定期或不定期的進行鑒定，對照檢索工具進行核對，發現有案卷下落不明時及時查找，對因工作需要外借的檔案及時收回，對破損檔案一經發現及時搶救、修裱或復制。四是認真抓好隊伍建設，始終把檔案安全放在工作的第一位，認真貫徹執行《檔案法》以及國家有關檔案工作的方針政策，定期做好檔案法規、制度、規定的宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識和安全意識，檔案管理更趨合理化、規范化、科學化。