時間:2022-04-25 22:10:41
序論:寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隱藏在內心深處的真相,好投稿為您帶來了七篇辦公室管理論文范文,愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑,助力您的創作。
很多人認為,高校行政管理人員是一份輕松地、沒有技術含量的工作,每天無非是做一些繁雜的事物,專業技能要求不高,隨便抓個人就可以勝任[1]。確實高校行政管理工作比較繁瑣,尤其是二級學院,每天都承擔各類的事務,這些工作不僅來源于學院領導,而且來源于學校的其他行政部門,學院辦公室更需要面對不同的部門,如人事處、計財處、對外交流處、宣傳部、保衛部等等,每一項工作都要求行政管理人員專業而且高效的完成,工作復雜程度可想而知[2]。因此這就要求行政管理人員具備縝密的邏輯思維、組織協調能力、靈活多變的辦事能力、良好的溝通和解決問題的能力及快速的學習能力,方可勝任工作崗位。
2行政管理人員的現狀
近年來,隨著社會的整體進步和國家對高等教育重視程度的提高,尤其對高校師資隊伍的建設投入了大量資源,而高校行政管理崗位就處在一個尷尬的位置,發展相對明顯滯后。2.1“邊緣化”高等教育的空前發展,使得教師的主體地位得到強化,隨之而來教師的工資、待遇、福利等方面得到了提高,而作為同樣處在高校的行政管理人員來說,增幅卻并不明顯,并不是教育受到重視的主要受惠者,與高校教師相比,收入差距逐漸拉大,自然產生了被“邊緣化”的危機感[3]。2.2壓力、職業地位行政管理人員的壓力主要來自于行政工作經常處于繁雜的超負荷運轉狀態,特別是在高學歷人才云集的高校,行政管理人員的學歷相對較低,這也成為一種無形的壓力。職業地位主要體現在職業認同度、自我成就感和福利待遇方面等方面。如今的高校普遍存在著“重教學、科研,輕行政”的傾向,學校的主要領導是“雙肩挑”的角色,這在一定程度上影響和支配著高校工作的決策。行政管理人員與教師相比,無法找到職業地位和自我成就感,長期以往,心理上產生一種不平衡,產生職業倦怠情緒。2.3管理隊伍青黃不接高校自擴招以來,為保證高校教育質量,將引進人才計劃的重點安排在教師崗,行政管理人員的少之又少,有的高校引進行政管理人員也是以編外或合同工的形式,與有編制的教師相比,薪酬、福利。待遇相差甚遠,使得管理人才望而卻步,逐漸導致行政管理隊伍結構失衡,處在青黃不接的狀態。
3如何實現學院辦公室行政管理隊伍建設
3.1按需設崗,按崗擇人
高校二級學院辦公室作為基層管理機構,承擔的工作復雜且涉及廣泛,因而在人員配備方面就需要按照“精簡、統一、高效”的原則按需設崗、按崗擇人,以面向社會,公開招聘的形式招到所需要的人才。同時還要不斷的優化辦公室行政管理隊伍的學歷結構、能力結構、年齡結構等等,確保建立一支人際關系和諧,能力互補、工作熱情飽滿的隊伍。
3.2樹立“以人為本”的觀念
樹立“以人為本”的觀念,重要是從思想上重視管理工作,要把管理和教學、科研放到同樣的層面上來抓,貫徹“人本管理”的思想,引導行政管理人員調整心態,明確工作目標,認識管理的重要性,樹立濃厚的服務意識,尤其是“超前服務”的觀念[4],只有這樣的管理隊伍才能充分發揮主動性和創造性。
3.3提高自身素質
1轉變管理方式,提高服務意識
隨著高職院校對自身管理體制的改革不斷深入,改革的目的就是不斷加強對教師與學生的服務,這種轉變充分體現在服務對象、服務內容以及要求上。這種轉變也使得高職院校管理與教學逐漸走上專家治校、雙師型教師等發展方向,而因學者、教授等人員成為了辦公室的領導崗位,這也充分體現了辦公室要為學校黨政領導提供服務的功能。除此之外,辦公室行政管理工作還必須全面考慮到教師與學生的要求,以滿足教師和學生的需求為原則,才能更高效地完成管理工作。辦公室行政管理工作本身就是一個涉及面多、長期、繁瑣的工作,要做好高職院校的辦公室行政管理工作,就必須有明確的工作思路,明確輕重緩急,合理地規劃與安排,做到緊張但有序。在實際工作中,要求要積極思考,要求工作人員必須有強烈的責任心與意識,以此來提高辦公室行政工作效率。
2提高管理者的自我修養
高職院校辦公室行政管理工作效率的提高,要求管理人員必須擁有精湛的業務能力與實際管理經驗。但就當前的形勢來看,我國各高職院校從事辦公室行政管理工作的人員情況大多都是來自機關干部、輔導員兼任或者教師兼任等,這些人員雖然擁有管理學生的經驗,但缺乏專業訓練與服務意識。因此,想要提高辦公室行政管理水平,就必須要求從事辦公室行政管理人員提高自身的修養。提高自我修養的方式有很多,通過加強理論學習,提高自身素質是最直接,也是最簡單的方法。一方面,加強管理人員對辦公室政策性文件內容的學習,熟悉辦公室上傳與下達文件、內外事務的處理以及各關系方面的細條等等工作內容,根據國家以及學校的相關方針與規定,把握精神實質,進一步提高自身的決策能力。另一方面,加強與教學相關的理論知識學習,系統地掌握管理知識。明確高職院校辦公室行政管理工作是為教師與學生服務的目標,不斷提高自我修養,以提高行政管理水平。
3進一步創新管理理念
所謂創新管理理念,不僅是要創新管理方式,更要針對管理理念與過程進行創新。創新管理理念就是將傳統的經驗式管理轉變為現代化科學管理,運用理論知識與寬闊的事業,以運營的方式來進行辦公室管理工作。知識管理其實就是說通過對新知識與新經驗的學習,并通過合理的手段表現出來,在實際管理工作中反映出來,培養和加強個人的知識與及辦公室行政管理工作的價值。還可以通過對知識的共享,運用智慧進一步提高組織管理的應變與創新能力。
4注重團隊合作觀念
論文關鍵詞:匯整智慧,在線腦力大激蕩,Jam,方法借鑒
在網絡2.0時代和全球化背景下,“自媒體”、“眾包”等情報信息以及內容知識生產的新模式出現,造成集思廣益、群策群力的技術和方法發生了很大的變化。國內外的政府機構、公益團體、企業組織都在思索和嘗試新型的溝通互動、協作創新、知識管理的模式和辦法。其中,IBM推行的在線腦力大激蕩(Jam)的技術和方法具有重要的創新意義和參考價值。IBM號稱世界綠色巨人,是知識經濟的典范,其在知識管理、合作創新方面的理念和技術具有前沿性,其所開展的名為“Jam”的在線頭腦大激蕩活動取得了巨大的成效,直接催生了包括“智慧地球”在內的眾多重大成果。國內對“智慧地球”給予極大的關注,卻鮮有研究和介紹其背后的“Jam”。深入摸查國內外的零碎信息材料,還原Jam的真面目,研究其內涵、深層特點以及技術方法,才能夠切實掌握其中的奧妙,剖解其中可吸收借鑒的經驗做法。
1 在線頭腦大激蕩研究的背景和意義
盡管IBM公司是當今世界上最為成功的知識型企業之一,但要對在線頭腦大激蕩活動進行研究,不是因為IBM在IT行業或世界產業當中的地位人力資源管理論文,而是主要有三個方面的背景和意義。
1.1 IBM公司Jam活動引領了集智創新潮流
IBM公司是世界級IT企業,有藍色巨人之稱。它從2001年開始,探索推行一個名為“Jam”(在線頭腦大激蕩)的創新活動,成功地革新了企業創新文化、創新模式和流程,取得了重大的經濟效益,產生了積極的社會影響。這種創意活動開創了在線收集創意點子的全新方式。相較于一般企業花同樣時間的思考效率,IBM采用的在線頭腦大激蕩方法是千倍、甚至萬倍的力量躍進。國內外專家學者及各行業實務人士對“Jam”表示了濃厚的興趣。其在中國大力推行的“智慧地球”概念及商業模式就是“Jam”的產物。可惜,至今為止,國內大陸的人們多關注“智慧地球”這一“后果”,鮮有人研究“Jam”這一在線頭腦大激蕩的“前因”。這一方面會造成知其然不知其所以然,對IBM的商業布局及重要舉措缺乏足夠的理解,另一方面則是撿了芝麻丟了西瓜,吃了“智慧地球”之“魚”,而沒有掌握到“Jam”這一“漁”具。
1.2 網絡2.0下眾包成為知識創意新模式
互聯網進入web2.0時代后,互動、透明、協作、共享成為關鍵詞。開源軟件、維基百科及臉譜等交往社區為代表的眾包模式取得了巨大的成功,造成廣泛的影響,逐漸被各種信息、知識、創意行業和組織所采用。眾包模式說明,眾人之力可以善加利用,完成以前只有少數專業人士能做的事。眾包解放所有人隱伏的潛力,也使得工作的組織方式、人才的運用方式、研究的執行方式,產品的生產和營銷方式急劇變動。以通過大量參與者協作創新、合作創意的辦法發現及確定新的知識、技術、機會、方案的做法已經成為知識經濟時代的一個成功經驗。
1.3產出“創新”的機制需要創新
中國經過了改革開放三十多年發展,基本完成了工業化原始積累并開始進入了以信息化、知識化為特征的知識經濟發展階段。一方面,傳統產業需要轉型升級,另一方面,戰略性新興產業急需培育發展。從中央到地方、從政府到企業、從組織到個人,都意識到創新在經濟社會科學發展中的重要性,并紛紛從各個層面和角度采取了一些創新舉措,希望能突破固有思維、掌握內在規律、站立發展前沿。“創新”比黃金還貴,產出產品不如產出知識,尤其是產出真正具有知識含量的“創新”中國知網論文數據庫。全社會要把注重點放在如何建立科學合理、先進有創意的創新產出機制上來。
2 在線頭腦大激蕩的內涵及特點
2.1 在線頭腦大激蕩及其內涵
Jam(在線頭腦大激蕩)是IBM公司受爵士論壇(Rock Jam)和布魯斯論壇(Blues Jam)(音樂專家的頂級聚會人力資源管理論文,強調即興創作)的啟發,自2001年起推行的一種由大批人并行參與的72小時在線會議(World Jam)。World Jam首次驗證了IBM通過內部網聯系員工并采集想法的能力,開創了新型在線討論方式。由于該次嘗試非常成功,IBM意識到這一計劃還應該有更廣泛的應用。自2001年在內部舉辦第一個在線頭腦大激蕩以來,截止至2010年2月5日,IBM已經舉辦了超過30個不同主題、類型的在線頭腦大激蕩,其中20個是為其他機構提供合作服務,既有來自聯合國、歐盟、法國、美國、瑞典等國際組織和國家的公共部門,也有諾基亞等私營機構。另外10幾個IBM自己的在線頭腦大激蕩活動則針對各種不同的主題,有Manager Jam、Consultant Jam、On Demand Jam等,還有非常有名的針對IBM新價值觀討論的Value Jam,以及由IBM員工、客戶和合作伙伴共同參與的以創新為主題的Innovation Jam。
Jam是全球第一個使用Internet進行大規模系列在線討論的方案,可以支持成百上千的甚至數百萬人同時進行溝通,一般稱為“創新頭腦風暴”或“創新即興大討論”。Jam具有豐富的內涵。首先是基于互聯網的協作創新活動。Jam透過網絡舉行集中式腦力大激蕩,利用現代信息技術等高新科技、通過大量參與者合作創意,在很短的時間內集合成千上萬人的智慧,并運用內容挖掘分析工具,搜集、識別、消化大量主張。其次是全新的群策群力的扁平化機制。Jam就像一個大規模并行的會議,通過多對多的對話創建多對一的信息收集。扁平化的放權機制達到了吸納和集中控制信息流動的效果。再次是全球化協作式管理工具。Jam具備清晰的業務用途、明確的目標和可預期的結果,是適應全球化時代特點和需求的協作式管理工具,可以成為跨區域組織的管理系統的一部分。第四是知識管理的新型模式。Jam的參與者尤其是思想、知識、點子貢獻者實際上參與建立了一個關于最佳實踐和點子的收集庫。
2.2 在線頭腦大激蕩的特點
在線頭腦大激蕩與傳統的在線社區、最佳實踐分享項目等有一些相似之處,但具有自身鮮明的特色。主要表現為以下五個方面:一是規模。Jam的價值在于其可以在大規模的溝通中識別出重要的知識。并非只是管理團隊里的少部分代表,而是任何人都可參與討論。二是橫向平等性。從結構上看,Jam是水平平等的。無指揮系統,無人管理,甚至權威專家在民主討論面前都要退居次席。人人有權發言。三是明確目的性。參與者圍繞一個共同的目標來進行Jam(腦力大激蕩)。Jam的發起旨在分享各自的經驗做法、思想火花,以解決與組織相關的特定緊迫問題。四是即時性。Jam是實時發起的并有時間限制的事件。由于時間緊迫,會在參與者中間發生真實的,且經常是偶然發現的“知識意外事件”。五是可追溯性。盡管Jam有即時性,但是任何記錄都不會丟失。因為一切討論都是在線進行,所有的相關記錄都是即時可查詢的和可分析的。
3 在線頭腦大激蕩的方法和技術
Jam方法在本質上類似于在上世紀50年代里被人歸納出來的那種集體想象或頭腦風暴方法,其核心任務是讓所有人的智能結合在一起。然而誕生于網絡2.0時代,具有開放創新觀念支撐的Jam在具體操作上已經面目全非人力資源管理論文,特別是它所覆蓋的“集體智慧”大大超越了一組必須處于同一地點的專家,而是全球各處數以萬計的人群。看似“無為而治”,實際上難度很大。既需要管理方法和技巧,還需要技術和工具。
3.1 程式:“流水線”創新
Jam的一個重要方法是“流水線”式創新,其摸索設置了一套成熟的流程。以2006年創新Jam(InnovationJam)為例,Jam的程式包括:
一是組織籌備。通過全球高端調查的方式,聽取世界相關領域的頂級專家學者的意見,提出了研討的主題和方向,事先張貼在Jam專門網站上,作為參與者討論的基礎。明確將議題限定在四方通達、金融與商業、醫療保健、為了一個更美好的地球這四個領域,并對每個領域的討論方向作了具體說明,并為每個版塊設置若干“聯合負責人”,隨時控制無關的研討,引導大量的參與者集中在研討的主題方向上。
二是開展第一階段研討。為了避免成千上萬人參與的頭腦風暴成為混亂的大塞車,Jam設計者分兩個階段安排了兩個時間窗口開放討論。第一階段開放的是第一個72小時時間窗口,參與者點入特設的網頁,輸入代號和密碼,看到四大討論區域,選擇自己有興趣的主題進入,就可針對議題發表意見。網站則隨時更新熱門討論的話題。
三是對研討內容作初步整合。第一階段的活動結束,IBM借助專門開發的文本挖掘分析系統,對第一階段收集到3.7萬個想法和評論進行自動化處理,交給專門的項目小組會挑選出討論數最多的創新方案,過濾掉已經被商業化或離現有技術太遠的想法中國知網論文數據庫。一個獨立的核心小組,對這些初選的點子分別提出技術、商業等方面的四到五個疑難問題。放到網上,討論如何進一步將好創意執行出來。
四是第二階段研討。第二階段(第二個時間窗口)主要是通過頭腦風暴將這些理念化為具體的產品、解決方案和合作伙伴。這一階段參與者和前一階段“大雜燴式”的參與者已經有了很明顯的不同,參與期間的主要分為兩大類:技術專家和行業專家。這個階段的研討,不再安排相關的負責人。另外,盡管這個階段Jam依然是只要有帳號,就可隨時隨地發帖研討人力資源管理論文,但是會談室才是最為有氣氛的地點,“網上創意”與“室內創意”共同促進。
五是消化利用研討成果。最后IBM50名高管和專家細化消化第二階段產生的設想,將其變為公司將投入資金的10個項目,它們是:3D互聯網、大型綠色創新、無分支銀行、數字個人、電子健康檔案系統、智慧醫療支付系統、集約化城市交通信息系統、智能電網、實時翻譯系統和簡化的商業引擎。這些被發現、提取和整合出來的“金點子”,會被投放到IBM的創意工場,進一步進行商業化開發和利用
3.2 主要支撐技術
Jam運用包括 Web2.0 及云端運算等強大“網絡社群”技術,透過動態資源共享、虛擬化和高可用性的新一代運算平臺,后端連接巨大的系統資源,以互動和服務的方式將運算、智能型的商業應用和管理資源提供給參與者,更快速、有系統地匯整討論,協同創造出更多價值與智能。其中,網絡社群及內容分析技術是主要技術手段。
一是網絡社群技術。IBM整合利用了當今世界上最為重要的網絡社群技術,服務于Jam研討活動,這些技術都屬于“協同技術”,對合作創意、集體創新起到重要的支撐作用。關鍵詞是如何被使用的;而主題云是展現Jam大討論中緊密相關的對話,其以很有邏輯的方式來突出顯示討論的重點,以使新參與者能盡快加入討論。這樣可使參與者即時快速了解討論的進展程度及出現的新討論主題,參與者就會愿意再次上論壇來進行對話。
二是內容分析技術。由于是大規模并行在線研討活動,如何對零散的、海量的觀點內容進行識別、篩選、分類、整合就成為一個關鍵性問題。IBM利用的是內容挖掘和文本分析工具來對數據進行整理、分類。其中,IBM日本實驗室開發的內容分析軟件發揮了重要的作用。
另外,為了適應全球范圍內員工、客戶等討論參與者中少數參與者的不同文化背景、不同語言、不同思維習慣,IBM還專門開發了同步斷點技術、不同轉接工具(如思維工具)。
3.3三層把關機制
為了保證質量,Jam要求發言者要避免空談,不要偏離目標,用事實說話。由于參與創新的人數是以前的百倍,甚至萬倍,需要引導,才能讓創新的過程不會各談各調,最后失了焦。在看似自由的創新網絡中有三層把關者,確認參與者的創新方向與深度人力資源管理論文,不會偏離。
Jam的最底層協助者是營銷部門與人力資源部門的職員,他們兢兢業業地在協助參與討論者,并隨時翻譯整理出最熱門的討論議題, 張貼在主要網頁上。另外,在全球的上千名技術專家也將輪班上線,充當各個方向的技術顧問,保障創新的討論時刻能夠精煉和聚焦。IBM在全球分公司邀集上千名專家72小時輪班掛在網上,每個人專長不同,有人懂技術,有人懂業務,一個新留言出來,他們可以立刻反應,表明此想法已經被實現了,或許可以另尋方向討論,或是這種應用可能牽涉到某些技術等。技術專家讓創新的討論不會失焦,最上層的主持人,則負責去整合,隨時丟出新的話題,引導大家談得更深。
此外,IBM規定,參與者事先要簽署聲明放棄知識產權(不是交給IBM,而是成為公共產權),成功的也沒有報酬。另外,還規定,只有當一家企業參與人數達到或超過40時才有權直接于網上觀看各個討論主題的資料,否則只能獲得由IBM公司按照主題,地區與產業等指標,歸結出的創新應用服務報告。
4 在線頭腦大激蕩的方法借鑒
在線頭腦大激蕩(Jam)產生的影響及可借鑒的內容是多方面的。從匯整智慧、協作創新的角度看,我們可以從中得到一些重要的啟示,并可提煉梳理出若干可吸收借鑒的寶貴經驗做法。
在認識論層面,首要任務是在思想觀念層面改進對創新的認識。目前大部分人對創新的認識還停留在老舊的觀念當中人力資源管理論文,完全受制于工業時代的標準和流程,把創新等同于發明。在研究階段,產學研需四個層面聯系不強,關起門來挑選研發突破口的做法比比皆是;在知識成果產出上,強調的是又快又多,往往在投入大量資源研發出來后,就束之高閣了。理念創新、方法創新、流程創新等方面更是處于全社會創新文化和創新活動的邊緣。其實,知識經濟的定義已經悄然被改寫了,新經濟必須由供方、需方甚至第三方一起來創造。IBM的經驗是,創新=發明 + 社會洞察力 + 商業思維。
在方法論和具體操作層面,關鍵是要借助現代信息技術科學開展“流水線”創新。通過以上的分析和判斷,Jam是新時期尤其是互聯網環境下頭腦風暴的有效工具,可以推動創新,促使區域、組織和企業對變化作出更快、更好的反應。借鑒IBM的做法,開展Jam需遵循以下步驟:
首先,明確目標和話題。召開Jam時首先要設定明確的目標。組織的領導及相關人員需要考慮召開Jam所帶來的預期變化。此外,還要研究和選擇合適的話題作為研討對象。最好是選擇一組特色各異的話題而非一些焦點話題。可以利用員工調查、經營管理策略、焦點團隊和其他溝通工具來幫助確定Jam的話題。話題說明要足夠吸引人,因此,要特別對話題說明做精心的制作。一旦確定了討論話題,需要對每一個話題進行調查研究,以便全面了解整個組織對該話題的認識程度。根據已選的話題數目,研究過程可以長達一個月,以便慢慢梳理中國知網論文數據庫。
其次,選擇協調員和主持人。協調員小組由有過Jam經驗的人組成,他們往往是主題事務專家或在某種程度上可以促成Jam達成預期目的的一群人。協調員可以作為參與者,享有引導對話的自由。進行全球性的Jam(global Jams)協調員應是遍布全球各地的。與協調員不同,主持人是較正式的討論引導者。主持人的選擇依據是其在話題領域的公認專業水平或權威程度。他們往往廢寢忘食地忙于日常工作,且很難抽出固定的時間參加Jam。為了解決這個問題,每位主持人可以配一名主協調員。這位主協調員有過Jam的參與經驗,可作為主持人的得力助手人力資源管理論文,在Jam進行期間協調整個協調員小組的工作和引導主持人抽時間進行有重點的溝通。
再次,組建和培訓協調員小組。Jam召開前大約提前一個月,協調員和主持人抽一天時間開會,簡要梳理Jam的目標,并要針對Jam最佳實踐進行培訓,這是一個技能交付的過程。在此會議中,他們需要闡明各自的角色,并正式組建協調員小組。協調員和主持人小組可以創建一個網絡協作空間,遠程在線持續進行Jam的準備工作。在Jam進行時,此協作空間也可用于協調員、主持人進行信息溝通。
第四,最后的籌備和正式啟動。Jam開始前的一個月內,協調員小組審閱其相關話題的調查研究材料,制定Jam的工作流程,討論其話題對話的可能走向及調整各協調員的可能行動。Jam研究小組開始對Jam結束時開展的研究進行規劃。溝通小組開展吸引參與者和確保參與者不中途退出的相關活動。時間的設定要參照參與Jam的主要管理層人員的行程表。Jam進行時,準備妥當的小組執行其計劃。話題協調小組通過短信息發送和時不時打電話來持續保持聯系。跨話題討論和地理傳遞在協作空間中進行。
第五,挖掘吸納知識。隨著Jam的全部討論內容被保存,所有想法或點子都應該被轉化為組織知識庫的一部分。Jam結束后的數月內,組織將適當地使用一些內容分析工作來輔助開展知識挖掘, 持續從該Jam的成果中汲取知識。
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[10]許.IBM:狂想與創新[J].T經理世界,2006年10月5日.
[11]IBM公司網站:ibm.com/.
[12]IBM公司Jam項目辦公室網站:collaborationjam.com.
【關鍵詞】“一流辦公室”創建;思想政治工作;協同
為了適應中央企業改革發展新形勢需要,進一步提高中央企業辦公室工作質量和水平,國資委于2010年提出在全系統深入開展“爭創一流中央企業辦公室”活動的要求,并下發了《關于新形勢下加強中央企業辦公室工作的指導意見》。西安飛行自動控制研究所(簡稱自控所),是隸屬于中國航空工業集團公司(簡稱中航工業)的成員單位。按照國資委要求,中航工業作出具體部署,相繼出臺了有關評價標準細則,開展試點工作,并逐步在中航工業全面推進。
創建“一流辦公室”是一項全新的體系性管理改進和創新工作,以考核達標的形式進行星級認證,達標考核項目涵蓋“督辦管理”“公文管理”“會議管理”“維穩”等5個基礎項以及“文化建設”“滿意度提升”“榮譽表彰”3個加分項和“密碼密鑰”“保密管理”一個扣分項,具體有100多條標準,覆蓋全面、考評標準高。
這就要求我們一方面要精準對標,在制度、流程等方面提升管理,為順利過關做足功課;另一方面,要克服一些“柔性”障礙,充分發揮思想政治工作的“導向和約束”“益智和激勵”“疏導和協調”的協同作用,為“一流辦公室”達標認證保駕護航。
二、推進思路及策略
在推進思路上,我們以弗里蒙特?卡斯特(Fremont E?Kast)的變革過程模型為理論基礎,從“提高認識,明確職責”“對標標準,完善體系”“信息協同,搭建平臺”“崗位練兵,提升技能”“挖潛增效,管理創新”5個方面著手開展這項工作。
(一)提高認識,明確職責。在組織全員認真學習“一流辦公室”達標有關文件、資料,明確達標具體要求的同時,安排核心團隊到兄弟單位考察學習行政和黨建工作方面的先進做法;邀請上級部門“一流辦公室”建設推進專家授課以深化對標準的理解;將“一流辦公室”創建具體要求結合每個秘書的崗位職責以及所承擔的改進項目,重新細化崗位KPI;運用平衡計分卡管理工具,制定部門戰略地圖和管理改進方案,實現部門戰略和企業戰略的對接,保證“一流辦公室”的輸出正是企業發展需要的、真正的“一流服務和管理”。
在這項工作啟動之初,黨支部開展了特色鮮明的主題活動,在部門上下統一思想,組織頭腦風暴會,號召黨員干部廣開思路,在創新思考和工作策劃方面積極獻言獻策。通過對標學習、宣傳引導,營造強大的思想氣場。
(二)對標標準,完善體系。在充分學習和吃透標準的基礎上,策劃完成了較為完善的創建工作方案,結合考核標準,把持續開展制度體系建設和流程優化作為管理改進工作重點之一。通過對業務工作的重新梳理,修訂和新增了55項制度流程,建立了包含9大類72個制度的流程制度體系,并形成了《辦公室管理制度匯編手冊》。
(三)信息協同,搭建平臺。通過搭建信息系統,實現管理業務和制度流程的信息化,形成包括公文管理、信息管理、流程審批、督辦管理、會議管理、客戶關系管理、計劃管理、支撐保障等10個子系統在內的行政管理信息系統,業務信息化覆蓋率達到85%,審批類業務以及涉及多個部門協同業務信息化的覆蓋率達到100%。
黨支部號召黨員在全程參與信息化相關系統開發、測試、修改等過程中充分發揚先鋒模范作用,主動學習,帶頭攻堅克難,迎難而上,趕時間節點,保證工作的高質量完成。
(四)崗位練兵,提升技能。要創建“一流辦公室”,提升員工的素質是核心。通過崗位練兵,加強培訓,搭建歷練平臺和拓展員工能力范圍、挖掘潛力等手段,促進團隊實現從事務性秘書向政務性秘書的轉變。鼓勵員工站在企業和部門發展的高度,系統分析和創新思考,組織員工參與企業專題調研活動和管理論文的撰寫,增強員工參與管理的積極性。辦公室先后有兩項提案分獲所級優秀提案和優秀改善成果獎。注重團隊能力提升和員工特長和潛能的激發。將大的改進項目分解到每個秘書,讓每個人都負責一至兩項獨立完成的課題。在業務上給他們壓擔子,給他們創造歷練的機會和條件。
實踐表明,通過在“公文管理系統”“動態信息墻項目”和“會議管理系統”等項目中的歷練,既讓秘書的系統思考能力、學習能力和綜合協調能力得以提升,在工作中能獨當一面,同時也讓“一流辦公室”推進計劃順利實施。黨支部發出“人人爭當奮斗者,在崗位歷練中成長成才”的倡議,及時跟進和了解項目推進中的困難,給予員工必要的思想動力和資源支持,消除他們的思想壓力和顧慮。
(五)挖潛增效,管理創新。在管理創新改進具體策劃中,辦公室結合“一流辦公室”考核的定位,以部門戰略對接所級戰略,明確辦公室的價值目標,探尋以下創新改進區間,制定改進目標。1.“督辦工作”力求更加深入透明。通過信息化手段擴大督辦工作范圍,加大督辦力度。對督辦過程中發現的矛盾和問題深入調研,協調推動工作進展,確保企業發展戰略落地和決策的有效執行。2.“公文簡報”力求更加簡要及時。針對公文、簡報數量大、信息質量不高等情況,將現有的信息進行合理分類,分別建立流轉更加高效的渠道,搭建“動態信息展示墻”,提高信息閱讀效率和對高層決策的參考價值。3.“會議統籌”力求更加合理有力。通過探索信息化手段搭建會議管理平臺,實現對所級會議計劃的、調整、會議室預定、會議材料的上傳和提前分閱、會議服務和會后會議紀要等全流程的管控。4.“客戶關系管理”力求更加細致新穎。對客戶關系管理(CRM)平臺進行全面優化升級。依據權限在相關部門開放查閱客戶信息的權限,提高客戶信息利用價值。
三、思想政治工作的協同
曾指出:“思想是主觀的東西,做或行動是主觀見之于客觀的東西,都是人類特殊的能動性。這種能動性,我們名之曰‘自覺的能動性’,是人之所以區別于物的特點。”我們的思想政治工作,就是用人類歷史上最先進、最科學的世界觀、方法論去教育人、啟發人,解決人的立場和思想問題,不斷提高認識和改造世界的能力。
我們如何通過思想政治工作這個“人類歷史上最先進、最科學”的工具,去“教育人、啟發人,解決人的立場和思想問題,不斷提高認識和改造世界的能力”,也就是如何解決在“一流辦公室”創建中面臨的一些“柔性”的障礙,是擺在黨支部面前亟待解決的問題。
在深入分析形勢和困難的基礎上,所辦黨支部經過縝密研究和細致部署,在推進方式上,通過“思想”“管理”“文化”三個方面的協同助推,充分發揮思想政治工作的“導向和約束”“益智和激勵”“疏導和協調”的作用,確保支部工作有核心、有重點、有目標,與中心工作無縫對接,為“一流辦公室”的創建保駕護航。
(一)思想協同。“一流辦公室”的創建對現有部分工作提出了變革和創新的要求,這意味著要打破原有的一些慣例、傳統和工作習慣產生的核心剛度。在這項工作啟動之初,面對員工的畏難情緒和參與熱情不均衡等現象,黨支部積極引導,以“交心談心”的方式了解員工的困難和困惑,消除他們的思想顧慮。結合工作項目進度緊,需要加班加點趕節點等情況,策劃“溫暖奮斗者的心”系列活動,增進家屬對員工奉獻敬業的支持和理解,解除員工的后顧之憂。
充分發揮黨員的示范和引領作用。黨支部加強“黨員示范崗”“明星員工”等典型事跡的樹立和宣傳,在網站《明星人》欄目展示部門優秀員工風采,對在工作中勇挑重擔、業績突出、甘于奉獻的同志及時宣傳和鼓勵,為管理變革順利推進助力蓄勢。
(二)管理協同。為了切實將黨支部工作融入中心工作,發揮黨支部戰斗堡壘作用和黨員先鋒模范作用,助推“一流辦公室”創建,黨支部提出三個原則:1.堅實的組織保障是思想政治工作管理協同作用充分發揮的前提和基礎。黨政領導班子要密切配合,團結協作,剛柔互補,分挑重擔,以促進支部工作與部門行政工作緊密融合、密切協同。2.以黨建、思想政治及文化建設同部門中心工作的同步實施作為發揮管理協同作用的出發點。思想政治、文化工作的核心重點要以促進中心工作的完成為前提,避免黨建文化工作開展與行政業務脫節,形成兩張皮。3.以計劃統籌管理來充分發揮黨建工作對中心工作的管理協同作用。將黨建工作計劃納入部門計劃管理體系統一管理和推進,提升黨建工作計劃執行的有效性。
在充分發揮思想政治工作的益智和激勵作用方面,黨支部一方面致力于打造學習型組織,實現員工成長和組織發展的統一,另一方面緊扣“一流辦公室”創建對人員素質提升的要求,從以下幾方面開展工作:
――倡導全員持續學習,提高自我更新、自覺學習能力。改變舊有的知識結構,摒棄慣性思維方式,不僅要加強政務管理理論知識和崗位技能知識的學習,更要善于站在企業和部門發展的高度思考問題和開展工作。形成系統思考、適應變化、勇于創新、充分溝通、知識共享的思維習慣,提升員工的主觀能動性和創新能力,使組織擁有不斷創新的動力和源泉。
――考慮到“一流辦公室”創建達標對提升政務服務能力的要求,黨支部策劃開展了“專業知識流程行”“科研現場參觀講解競賽”等活動,促進全員更加全面了解企業產品譜系和產業發展情況,促進業務技能提升,提升政務服務能力落到實處。
―― 面對企業發展轉型,國際合作日益增多的情況,辦公室需要進一步發揮好對外聯絡方面的作用。為此,辦公室開展了針對性較強的提升英語能力的活動,強化秘書在商務英語和專業英語的閱讀和交流能力。
通過黨政融合和發揮思想政治工作的管理協同效用,員工在知識儲備、系統思考、綜合管理等各方面的能力都得到了顯著提升,我們在“一流辦公室”創建工作中又邁進了堅實的一步。
(三)文化協同。文化是團隊凝聚的核心,是組織的靈魂。辦公室經過多年的積淀,有著較好的文化基因。如何讓這些優秀的基因更好地發揚和傳承,解決一些制度、流程無法解決的問題,這正是黨支部開展文化建設的意義和價值所在。黨支部在這方面的工作重點如下:1.將原有的一些無形而又有價值的文化內涵加以總結提煉,構建了包含愿景、目標、工作理念、行為準則、崗位職業規范等體系性的部門文化框架。通過在全員的宣講和推動,以及對其內涵的完善和深化,使其成為我們開展工作的行動準則和行為指南。2.開展 “文化理念征集”“難忘的假期”攝影大賽等活動,以豐富的文化活動凝聚人心;開展“致我們最可敬可愛的人――外場保障團隊慰問”“關愛?凝聚?幸福”等文化暖心活動,拉近組織與員工以及員工家屬的距離,傳遞組織關懷,進一步深化員工對部門文化的理解和認同。3.幫貧扶弱,承擔社會責任。策劃開展扶貧幫困及助學獻愛心活動。通過這些活動的開展,讓員工珍惜現有的工作、學習環境和生活條件,懂得感恩,讓員工在工作中多一份責任、多一份擔當。
以有針對性的、豐富多彩的文化活動為依托,以黨建、文化深度融合促中心工作,不僅增強職工的認同感、榮譽感,而且激發他們的工作熱情和主觀能動性,使“一流辦公室”創建工作不斷深入推進。
四、結語
2014年年底,自控所辦公室順利通過了中航工業“一流辦公室”三星級達標認證(初次申請最高只能認證三星級),成為中航工業首家申報和通過驗收的單位。在完成“一流辦公室”達標改進工作目標的同時,部門提升了管理,歷練了隊伍,打造了一支能順應發展和善于變革的、勵志奮進的辦公室工作團隊。
與此同時,思想政治工作在推進“一流辦公室”創建中充分發揮了“導向和約束”“益智和激勵”“疏導和協同”的作用,充分體現出其思想、管理和文化方面的協同效應。
回想“一流辦公室”創建歷程,它所歷經的創新和實踐僅僅是我們在推進和提升辦公室工作邁出的一步。自控所辦公室作為政務服務職能部門之一,如何使其成為順應企業未來戰略發展的“司令部”,以及黨支部在其協同效能如何更好地發揮,如何體現出更多的管理特質等方面,我們還需要更多深入的思考和實踐。
【參考文獻】
關鍵詞:收發文,電子化,管理
中圖分類號: F407.6 文獻標識碼: A
引言:隨著電子計算機的廣泛應用,推動收發文電子化管理的迅速發展,使得辦公自動化這種新型的工作模式逐步取代了原來的紙質辦公,新型的電子文件替代了堆積如山的紙質文件。這種改變已經滲透進我們日常辦公工作的方方面面,同時也對整個公文管理工作體系產生了巨大的影響。
收發文電子化管理的內涵
隨著計算機的發展和網絡的普及,辦公自動化的進一步發展和深化,過去用紙信息技術特別是網絡技術的發展,正在改變著人們幾千年來形成的信息傳遞方式和人際間的溝通方式,并且逐步滲透到社會生活和政府運作方式。公文的電子化管理系統就是利用電腦網絡功能,實現從公文的起草、審核、批示、分發及來文登記、歸檔、承辦、傳閱等一系列綜合性的公文流轉全程管理。收發文是各行政、事業單位處理公務和進行管理的重要工具,特別是在各級機關中,辦公的一個重要內容就是辦理和制發文件,即“辦文”。依靠網絡信息技術對公文進行科學的電子化處理,是電子政府建設的重要組成部分,是關系到電子政府建設全局戰略性和基礎性的手段。近幾年來,隨著辦公自動化的進一步深化,使用電腦進行文字處理已非常普遍。
2、收發文電子化管理
2.1收文的電子化管理
收文的電子化管理的重點是解決信息輸入和信息查詢問題。收文是指本單位收到的公文,包括紅頭文件與非紅頭材料。具體說來,主要是黨政公文、會議材料、領導講話稿等。通過文字輸入或二維條形碼信息掃描讀入對來文進行登記,登記后,自動套打文件傳閱單、注辦單、請示件辦理單、領導批示件辦理單等;設計有多種收文信息查詢方式,非相關信息模糊查詢可與黨委內網連接。現階段處在過渡時期,文書檔案工作采取紙質檔案與電子檔案并行的做法。一是建立紙質檔案。按照文書檔案歸檔要求對紙質文件進行歸檔。如果收到的是電子文件,應該打印成紙質文件進行歸檔。二是建立電子檔案。將收到的紙質文件通過掃描、拍照等手段變成電子文件,并與紙質文件對應歸檔。收文的電子化管理主要有流程如下:(1)無論是紙質收文還是電子收文,都要做好登記工作。文書人員簽收文件后,按照紅頭文件與非紅頭材料進行分類并做好電子登記。紅頭文件登記內容應包括序號、發文字號、來文單位、文件標題、成文日期、收文日期、頁數、備注等內容。非紅頭材料登記內容應包括序號、來文單位、材料標題、形成日期、頁數、材料情況說明。(1)根據《黨政機關公文處理工作條例》的規定對收文進行審核,確定是否由本單位辦理,是否已蓋章具有法律效力。然后將紙質公文提請辦公室主任或專職人員擬辦,即由哪位領導審批。可以直接在文件第一頁文的空白處簽審批意見,也可以另制收文閱辦單附在文件首頁。前者的益處是直接體現出文件的辦理情況,但難免使文面顯得雜亂;后者能夠保持文件的干凈整潔,但增加了文書人員的工作量,使用了更多的紙張。由于受到技術條件的限制,電子收文的審核擬辦暫時還不能全面開展,但對于通過 OA 系統收到的有紅頭和紅印的公文應該及時下載,并在 OA 上及時轉發。(3)即按照領導的批示,將文件落實到相關承辦部門及責任人。要求閱知、復印和執行文件的承辦部門及責任人均在紙質文件或收文辦理單上簽名。
2.2發文的電子化管理
當前公文電子化管理系統中,發文的電子化管理的重點是解決發文通知單、清退表、核對表制單問題。發文是指本單位發出的文件,包括黨政公文等紅頭文件與會議材料、領導講話稿等非紅頭材料。發文辦理是指單位內部為制發文件所進行的擬制、處置與管理活動。制發文件可分為文稿的形成、文件的制作、文件的對外傳遞等三個階段。目前,對于非紅頭材料,一般將最終成稿電子化。對于紅頭文件即公文而言,制發文件分為紙質版與電子版。紙質版較為完整和全面,即所有公文均有紙質版,并且能夠較為清晰地看到制發、修改等過程,比較規范。至于電子版,呈現出來的最終成稿部分無紅頭也無印章,而且無法顯示制發、修改的過程。下面重點論述過渡時期紅頭文件的電子化工作:(1)包括擬稿、會商、審核、簽發環節。一方面,現階段電子文稿的制作及過程的體現要通過 OA 系統,擬稿人要將會商確定的初稿通過 OA 系統發送到收發文擬辦人,由收發文擬辦人在 OA 上進行審核與簽發。另一方面,要開展紙質文稿電子化的制作。簽發前,對初稿的所有修改均要求體現在初稿上;簽發后,通過掃描或拍照將留有修改痕跡的稿件及公文擬稿紙轉化為電子檔案。由于技術條件的限制,目前 OA 系統較難清晰地展現文稿簽發前的修改過程,建議以制作紙質文稿并轉化為電子版的方式為主,以 OA系統制作文稿為輔。(1)制發公文包括核發、登記、繕印、用印環節。一是在 OA 系統上開展制發公文工作。二是重點做好紙質文稿的電子登記工作。結合文書檔案歸檔制度的規定,將已簽發、用印的公文按照“長期”“30 年”“10 年”的保管期限分類進行電子登記。紅頭文件的登記內容應包括:件號、發文單位、發文字號、文件標題、發文日期、頁數、備注等內容。非紅頭材料的登記內容應包括:件號、發文單位、文件標題、形成日期、頁數、材料情況說明或備注等。(3)傳遞公文包括分裝和發出環節。按照主送、抄送要求進行發送。可以制定發文閱辦單來完成該步驟。發文閱辦單由件號、發文日期、發文字號、打印份數、發文單位、登記人、文件題目及文件辦理情況構成。件號、發文日期、發文字號、發文單位、文件標題與發文目錄中的一致。“登記人”為實際發送文件的人員。“打印份數”的數量要與“文件辦理情況”中使用文件的數量一致。“文件辦理情況”要用黑色碳素墨水筆書寫公文發送情況,并請收到公文的部門及負責人簽字。對送到外單位的公文,要登記清楚何時以何種方式送達、由何人簽收。發文閱辦單應附在公文首頁與公文一同電子化處理并歸檔。(4)公文歸檔。目前 OA 系統的電子歸檔數據庫還未建立,因此暫時無法開展 OA 公文歸檔工作。紙質公文的歸檔分為紙質版的歸檔和電子版的歸檔。紙質版要按照文書檔案工作的有關規定開展歸檔工作。紙質公文通過掃描等轉化為電子版的歸檔工作較為復雜,需要將紙質公文中留有痕跡的初稿、有相關人員簽字的公文辦理單、有紅頭及蓋章的正式公文以及發文閱辦單通過掃描轉化為電子版,并標記清楚。最好一份文件建立一個文件夾,以發文字號和文件標題命名,使電子版與紙質公文相對應,便于查找。
3、結語
收發文的電子化管理的現狀還不盡如人意,存在著許多未曾解決的問題。隨著辦公自動化、政務信息化和電子政府、電子商務的發展,公文的電子化管理已顯現出勢不可擋的必然趨勢,公文電子化在社會生活和政府運作方式中所占的比重將越來越大,這就要求我們要努力學習新技術,提高駕馭現代化技術的能力,加強電子文件方面的研究,接受電子公文的新挑戰。
參考文獻
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企業的存在就是為了贏利,這是誰都熟識的道理。然而,在日常經營中,太多問題和事物使人們迷失了真正的方向。更不用說,還有那么多最"新"的管理理論和思想帶來的干擾。其實,正如文中泡菜公司的管理者所看到的:"每個企業只有幾件事真正重要。"這幾件事最核心的核心就是贏利,要毫不顧忌、孜孜以求地贏利,而且是到手現金的贏利。
在任何一家疲于掙扎的公司,你都能聽到這樣的說法:"我們在竭力爭取某一合約。只要接下這個單,就一定能為公司增加不少底線收益。"
“自從老頭退休以后,他的孩子真為公司增添了不少現代氣息。”
"我們的商譽很好,增加這些其它服務會大大刺激銷售。"
"我們開拓了這個新的行業。"
急功近利企圖增加財務報表上的收益是商界悲劇的最大致因。到頭來,底線收益一無所獲,因為在計算最后的底線盈虧之前還有一長串可惡、煩人、讓人痛苦的成本線。一路看下來,它們一點一點地吞噬每一組數字,等到最后計算利潤時實際上已所剩無幾。
當你竭力去爭取新業務或巨大的銷量時,這一事實尤為顯著。竭力爭取很難做到提高價格,這就意味著分散資源。因此,所謂竭力爭取從一開始就是在增加開支、減少毛利。
試圖變大而不是變好是不明智的。致力于變好,毫無疑問你自然會長大。但是,如果單純追求規模只會使你更臃腫,而不是更大。你會變得更普通,也更容易被消滅,因為在此過程中你通常會失去原來讓你生存立足的東西。切記,企業的最主要功能是賺錢,而不是花錢。如果你越是推遲賺錢,問題就越難解決。不要對你的企業太寬容,以下方法可幫你取得業績。
孜孜以求削減成本
有一家公司之所以得以成立,是因為它要孜孜不倦地降低成本。這家公司叫Price-Club(減價會員店,現在叫Costco)。公司是由兩個背景迥然不同卻有著相同理念的人創立的。他們的理念就是不斷削減成本。
減價會員店削減了中間商、售貨員和多余的包裝處理。實際上,它就是一個大貨倉。顧客自助購買大批量貨物,從而得到巨大的折扣。例如,家居樂(HomeDepot)碰都不愿碰的的在減價會員店10雙一包只賣25美元,條件是(而且只能是)減價會員店有這批貨。這種方法很有效,也是雙贏的。
減價會員店減少包裝使供應商少了許多麻煩,因而可以大大削低價格。如果供應商拒絕,就不進此類貨物。因此,顧客在購買過程中始終有一種發現的喜悅。可能你要的并不總是有貨,不過一旦有貨,就非常劃算。這種方式運作良好,使減價會員店根本沒有存貨費用。商品如果沒有接著訂貨,一般幾個星期就銷售一空。售貨商通常在30天內來取貨款,而大多數貨物15天便賣完了。
減價會員店在進駐一個城鎮的同時開始銷售會員卡,因而這筆資金可以先用來支付會員店的建設費用。更有甚者,直到公司將早期投資2,500美元的人們都變成億萬富翁之后的今天,公司的年報依然是用一般復印機做出來的。總經理辦公室也還保留著他學生時期用的書架:用磚頭架著兩塊木板。
這個案例告訴我們:任何節省都不能說是微不足道,它為我們樹立了一個對照范本。拿到一個最好的價格總是最令人振奮的事。因此,削減成本應該是當今最偉大的開發市場的方式。
一種有效的削減成本方法是,每月建立一個新的委員會來思考不同的方法降低成本。委員會由不同部門的員工組成。給他們專門安排時間,讓他們30天內盡可能提出5個最重要的成本削減之處,并公布他們的建議。將實際采用的所有建議連同提出該建議的委員名字張榜公布。到年末,從第一年節約下來的錢中拿出20%分給委員會成員。
避免陷入電腦陷阱
電腦應用得當確實不錯,例如飛機訂票、財務報表、電子表格、銀行業務和文字處理。然而,當20年前Lotus-1-2-3售出其第2,000萬套電子表格工具時,這便是生產力已經下降的標志。任何社會如果有2,000萬人在做電子表格,它注定要完蛋,因為總得有人來造汽車、做蛋糕或發電。用不著每個人來作測量或預測。換一個角度,電子郵件能夠促使快速決策、減少會議,因而使這一趨勢得到了很好的反向平衡。
有些自動化作業使人們疏于思考。回到落后的20世紀70年代,霍尼韋爾幾位經理人在就一種即將面世的投影儀進行成本收益方面的討論。大家熱情迸發。雙方各執己見、互不相讓。面對兩種產品模型,他們針尖對麥忙地各陳利弊。一些人支持生產零售價為99美元、每年可銷售50,000臺的機器;另一群人則堅持要生產售價為149美元、每年只賣25,000臺的機器。
為什么要爭論?因為他們必須先做好決定,財務部門才能接手處理。要作詳細的推測性分析又沒有時間。一旦決定下來,財務部門得花上漫長的兩周時間將每一種價格最有可能的單機銷量和最有可能的生產成本,痛苦地用手工編制出一個報表來。如果可能,試想一下這個手工報表該怎么做。
現在情況大不相同了。每一位經理都有自己的電腦。大多數機器上都有電子表格軟件,可以即刻為你做出一個報表來。如果回報不理想,只需對假設條件稍加修改:用鍵盤魔法提高銷售量或降低成本,直至得到令人滿意的回報。
如果真正想將你和你的組織從肆虐的電腦中解放出來,你應該停止購買更多的電腦玩意兒,使用你已用了一年的系統。讓員工在為你購買個人電腦時不要增加那些看似可以加強業務的軟硬件。等著瞧,明年的價格會更低。也許,你足夠幸運。你的某個對手正不得不忙著糾正他的錯誤呢。
留心你的現金流
Accucorp公司成立于1989年,第二年便開始盈利。到1992年,銷售額已超過400萬美元。"我們每月都盈利",公司創始人兼行政總裁PamelaCoker博士曾經說道:"最有趣的是,如果你每月都盈利,結果每年都能盈利。"
在公司主辦公樓,有個大圖表是公司人氣最旺的地方。該表每天都更新當天的現金回收狀況。它備受關注,員工經常來查對、議論。這樣,每個人都可以獲得重要信息。在這里,應收款在得到支付前只不過被看成是一項市場測試費用而已。如果還沒有收到貨款,就不能算銷售已經完成,也沒有客戶滿意度可言,當然也就不會支付傭金。
在Accucorp,快速回收銷售貨款有兩大作用:一是回籠現金放在銀行;二是能很快發現問題。這種強勢的貨款回收非常奏效。每個員工,尤其是銷售人員的積極性都被調動起來了。
關注現金狀況對公司來講作用很大。一種方法就是時刻留心著回收情況。應收款和存貨高企是出現問題的信號。不錯,盡管資產負債表把應收款和存貨都看作資產,這是不對的。我們應該把它們看作負債。如果應收款和存貨在增加,問題就更顯然了。
另外,也不要將借入現金看作現金流入。正統的財務會計是這樣定義的,但這是一種短期思維。只有回收了的銷售收入才是唯一真正的現金流入。其它所有的都是暫時的,或者更糟。
憑一張紙管理
RobertVlasic擁有并管理著一家汽車租賃公司、一家護理院、一家房地產公司,還有一家泡菜公司。"我有一個規矩,就是要求每個公司每周各給我一頁紙(只能一頁紙)的報告。"他說,"這樣的溝通非常重要。"在他看來,每個企業只有幾件事真正重要。如果這幾件事順利,其它事水到渠成。
泡菜公司的報告按泡菜類別匯報了該周發運的泡菜數量。報告反映了銷售金額總數、毛利以及各工廠的人工費。其中還包含了每個工廠所支付的管理、勞工以及加班的工時費,同時還按周和季度進行比較。
泡菜業務發展很快,其它業務則比較穩定。一般來說,快速發展通常會引起失控。不過,Vlasic盡力讓它簡明一些。他的產品線很寬,一共73種產品,包括開胃小菜、泡白菜和胡椒粉。
Vlasic管理的訣竅是通過一張紙的報告來管理。這就很好地抓住了重點,避免分散精力。大家都關注最重要的幾件事:泡菜發貨量、加班工時和價格。
當然,你可以根據財務報表來管理公司。不過,這就象站在船尾告訴船長你避過了多少礁石。如果你需要前瞻性的報告,盡量讓你的經理人用一張紙來作管理報告,這樣可以祛除所有不重要的細節。一般來說,這張紙的報告包括這樣一些內容:發貨數、延期交貨數、取消訂單數以及工資支出。
很多財務數據是回顧性的。因此,你應增加一些前瞻性的數據,如客戶信用、回報率、客戶反饋,或可以幫你了解市場的客戶來電數。當然,還應該加上產品開況,留一只眼盯住遠景。
關注危機訊號
在你通過財務報表看到危機之前,有很多途徑可以讓你發現危機。比如,一到下午7點你的停車場就空了,說明你有問題了。如果你跟售貨商和媒體的關系比跟客戶的關系還好,肯定有問題。
要留心工資高獎金低、存貨增加、出差都坐頭等艙、經理人員的辦公室總關著門、辦公樓粉飾一新而機器設備陳舊不堪、行政人員中午老是開小灶、跟行業協會交往甚密等等這些現象。如果你看到奢華的公關宣傳、大筆的慈善開支、大手大腳的研發投入、海夸規模而輕談利潤,肯定有問題了。
以下是如何避免問題的一些方法:
面對不景氣,不要靠改變公司司標形象、在其他領域進行收購或者調整會計方法等手段來應對。首先應該解決真正的問題,然后再做這種粉飾工作。
在會計上,庫存、商譽和應收款被看作資產,但實際上它們不是。如果你隔壁的雜貨鋪把這些東西當現金接受的話,才算是資產。在變成現金前,這些東西不產生貢獻收益。只有當商譽、應收款和庫存降下來,收益才會增加。世上沒有完美的會計年度,沒有最佳的辦公地點,也沒有完美無瑕的辦公家具。在這些東西上變來變去肯定要花錢。如果你沒有三年真正的收益增長,就不要去碰這些虛華的東西。
目的對三級綜合煤炭企業醫院學科建設進行有益探索,為醫院今后學科發展及其他煤炭企業醫院學科建設提”供借鑒依據。方法回顧性分析2016年以前醫院開展學科建設工作中的探索及取得的成績。結果通過重點學科建設,醫院醫療質量逐年上升,科研水平逐年提高。結論醫院實施的學科建設戰略能夠促進醫院學科建設水平逐步提高,并對其他三級綜合煤炭企業醫院起到示范和借鑒作用。
關鍵詞
煤炭企業醫院,重點學科,學科建設,醫院管理
與其他行業相比,煤炭生產是一種高危行業,近年來,煤炭市場陷入低谷,形勢嚴峻,而煤炭企業醫院因為受到其企業經營效益的影響,加之國家醫藥衛生體制改革不斷深入,醫療衛生行業的競爭日趨激烈,煤炭企業醫院的生存和發展面臨著巨大的挑戰,管理者們越來越多的認識到,醫院要生存就必須保持創新與發展優勢,樹立醫院品牌,而學科建設在醫院品牌建設中發揮龍頭和帶動作用[1]。本文總結我院2016年以前在重點學科建設中的有益探索和思考,為醫院今后學科發展和其他煤炭企業醫院提供借鑒的理論依據。
1煤炭企業醫院學科建設現狀
1)人才總量不足、梯隊結構不合理情況普遍存在,沒有形成自主創新、持續改進的良性工作機制。人才的質量與結構是制約學科發展的關鍵因素,煤炭企業醫院的人才與衛生系統內醫院相比明顯匱乏,加上近幾年老年專家和年輕醫務人員的流失,成為困擾煤炭企業醫院管理者的大事。
2)醫院是一個兼具醫療服務、學術研究和教學等特征為一體的機構,醫務人員既屬于某一行政組織,又屬于某一學科和研究領域。這種獨特的機構組織決定了醫院的管理體制和運行機制必然錯綜復雜,也就導致部分醫院重點學科建設孤立于醫院整體發展,出現醫院對重點學科建設缺乏科學規劃和統籌協調,承擔重點學科建設項目的科室與其他科室溝通渠道不暢,缺乏合作精神,重點學科建設過程中阻力較多。
3)由于煤炭行業的高風險性,決定了煤炭企業醫院一直都是以骨科為醫院特色,而部分醫院盲目的要求多學科發展齊頭并進,資源分配也實行平均分配,面面俱到,造成了醫院資源配置的分散與浪費。
4)大多數煤炭企業醫院,在經費使用上缺乏自,資金來源主要是企業主體撥款和少量的對外服務收入[2],由于近幾年煤炭市場持續走低,加之部分醫院資金管理粗放,成本核算不嚴,出現學科建設經費短缺并浪費同時存在的現象,導致配套措施跟不上,缺乏必要的學科建設支撐條件。
5)醫學是不斷發展的,這就決定了醫院的學科建設不能一勞永逸,尤其作為煤炭企業醫院,與衛生系統內醫院相比,知名度和社會影響力明顯不足,加上近年來民營、外資醫院越來越多的進入醫療市場,醫療服務行業的競爭形勢也越來越嚴峻,企業醫院的品牌塑造和正面宣傳變得越來越重要,也更需要不斷開辟新的研究領域和研究方向,才能適應社會變化和醫學發展的需求。
2煤炭企業三級綜合醫院學科建設探索
2.1提升綜合服務水平
隨著現代化醫學模式的轉變,醫院越來越趨向于市場化,各醫院都在努力提升自己的核心競爭力,尋求在激烈市場競爭中的生存和發展,而核心競爭力一方面是醫療技術,另一方面則是醫院的綜合服務水平。近年來,我院充分認識到,作為煤炭企業醫院,要發展首先要把提升綜合服務水平放在首位,為此,提出了“患者的滿意是我們最大的追求”這一醫院核心價值觀,開展定期醫務人員素質培訓,拿出專項資金改善醫院服務環境,建立患者服務中心和回訪中心,定期召開專題會議討論解決醫療服務過程中存在的問題,此外,為了承擔社會公益職能,充分發揮我院骨科的優勢,積極與基層醫療機構合作,成立醫療聯合體,并定期開展免費義診活動,受到了廣大群眾的熱烈歡迎,取得了良好的社會效益。
2.2重視專業人才的引進和培養
人才是支撐醫院可持續發展的主力軍,是醫院核心競爭力的重要載體[3],人才隊伍建設是醫院學科建設的核心問題。煤炭企業醫院只有重視人才的引進和培養,才能形成梯隊優勢,從而有利于學科的長遠發展。自開展學科建設工作以來,我院明確提出了將學科帶頭人和學科人才梯隊納入人力資源管理范疇,從學科建設整體目標出發,根據重點學科的周期性階段要求,每年招收一批優秀的專業碩士畢業生,不斷充實學科梯隊。同時每年都會有針對性的選派青年技術骨干到國內、外培訓進修,參加國內、外各種學術交流和專題學術講座,鼓勵并支持學成人員回院開展臨床新項目,及時了解、掌握學科前沿知識,大力推進原始創新、集成創新和引進消化吸收再創新。同時,在傳統培訓方法的基礎上,在骨科專業率先開展了“金字塔”式人才培養工程和精英式導師制人才培養工程,進而在全院推行,取得了良好的效果,對優秀人才的選拔和學科隊伍的整體建設具有重要意義。
2.3加強學科建設管理和規劃
學科建設發展戰略是醫院可持續發展的基礎和核心競爭力,直接影響醫療質量、技術水平、人才培養能力和綜合實力[4]。由于醫院機構的特殊性,為了協調學科建設中的各種關系,我院專門成立了以各級院領導、相關行政職能部門負責人為成員的學科建設領導小組,并專門設立學科建設辦公室,對醫院學科建設進行整體規劃和統籌協調。領導小組每年定期召開學科建設專題會議,各學科組每年召開至少兩次學科建設工作會議,解決學科建設過程中遇到的各種問題。同時定期開展學科評估,重點評估學科在全國、省市地位,學科規劃實施情況,學科科研情況,新技術開展狀況,學科人才、梯隊建設、教學和培訓情況,找準定位,研究制訂學科整體發展規劃,及近、中遠期發展規劃,確定各階段目標及實施措施,不斷彌補短板,逐步創建市級、省級重點學科。
2.4著力打造優勢學科
自建國以來,煤炭企業醫院為廣大煤礦職工提供了重要的健康保障,與此同時,由于煤炭行業的高風險性,也積累了非常豐富的工傷搶救經驗,醫院骨科也因為行業的特殊性得到了長足的發展。在這種情況下,我院充分利用自身優點,在成立礦山醫療救援中心的同時,提出了“做大骨科、綜合發展、科技興院、人才強院”的發展戰略,以品牌學科骨科為突破口,在加強人才引進與培養、優化學科梯隊結構、創新醫療技術、投入設施設備等的同時,輔以資金激勵等政策支持,不斷提高骨科學科水平和科研能力,使其成為在全省范圍內具有一定影響力的重點學科,并發揮其示范帶頭作用,提高醫院整體醫療技術水平和綜合服務水平,形成了以骨科為特色,多學科綜合發展的良好局面。
2.5科研激勵機制的制定
科研實力是提升醫院核心競爭力、實現醫院學科不斷發展的源泉[5],完善科研激勵機制是在制度層面上為學科建設提供重要的保障。經濟活動中的投入和產出矛盾,也是企業醫院學科建設中的基本矛盾,醫院在加大重點學科投入的同時也要根據產出進行適當的獎勵,我院在相關制度、辦法中規定,除對核心期刊論文進行版面費報銷外,對省及以上基金項目、SCI文章、中華系列雜志、高級別的成果獎加大獎勵力度,最大限度地激發了科研人員的學科建設熱情,進而激活學科整體的學術氛圍、帶動整個學科的科研發展、提高了學科的學術影響力和社會美譽度。
2.6不斷提高教學水平
重點學科評估體系中教學水平占有很大比重,我院多年來一直承擔著多專業學生的實習工作,重視教學經驗的總結與推廣,經過多年的建設,目前擁有碩士生導師一名,建成了華北理工大學冀唐學院的教學醫院,每年承擔數十名本科生的教學任務和實習任務,同時還承擔著其他高校各專業的實習任務。多年的教學經驗使我們認識到,只有把全面提高教學質量作為教學工作的目標,才能使醫學畢業生更好地勝任本職工作,更好地服務社會,醫學發展才能更有后勁。
2.7加強硬件支持和軟件投入
隨著科學技術日新月異的發展,醫療設備也不斷推陳出新,大型儀器、設備在科研、教學及臨床實踐中占據的地位越來越重,要實現技術創新,適應醫療市場發展需要,就必須不斷添置新的大型醫療設備。在煤炭市場持續低迷、資金短缺的情況下,我院依然斥巨資購進了大批如河北省首臺世界頂尖西門子3.0TskyraFREEDOM磁共振、飛利浦256層極速CT等先進配套設備,為醫院學科發展保駕護航。在打造堅實硬件基礎的同時,我院還不斷加大軟件投入,積極與知名高等醫學院校建立合作關系;定期邀請國內知名專家來院查房、講學、示教;開辦多個不同層次的培訓班進行講座;邀請知名重點學科專家到院進行學科建設專題講座,為學科發展出謀劃策。通過一系列的活動,找準了學科發展的方向,進一步提升了學科發展的內涵。
2.8成立專業研究所和實驗室
綜合醫院具有繁重的醫療任務,同時肩負著推動醫學科學進步和醫學生臨床成長的重任,而實驗室是完成后兩個任務的重要基地[6]。近年來,隨著醫療水平的飛速發展,科技創新給傳統醫療方式帶來了巨大的驚喜,同時,臨床科學實驗研究也廣為興起,一些新的醫療技術和新的治療方法不斷在臨床應用。在這種情況下市骨科研究依托我院應運而生,這是全市范圍內首個專業的骨科全科研究機構。研究所還與中國工程院院士合作共建省級院士工作站,與國內、外知名醫院及專家進行科研課題合作。同時,骨科實驗室、生物力學實驗室、動物實驗室、標本解剖室等購置的各種儀器設備也為醫院重點學科的發展提供了強有力的保障。
2.9實行亞專業劃分,規范化收治
近幾年,隨著學科專業發展的不斷深化,臨床醫學越來越趨向于專業化,學科亞專業的劃分,已經成為學科建設的關鍵點之一,也是把學科做細、做精、做強,提升疑難病、危重病、罕見病診治水平,實現專業技術走向深入高層次發展的必經之路。自2007年開始,我院先后三次出臺《骨科系統專業劃分規定》,率先將骨科劃分為脊柱、關節、創傷、手顯微外科、小兒骨科等亞專業,明確各專業可收治、禁收治范圍,使疾病診斷、分型、治療方案更加規范化、標準化,進而推廣到醫院其他學科,這一舉措對進一步提高醫療質量、降低醫療風險具有重要意義。
2.10擴大對外交流合作
多年來,醫院學科建設小組一直致力于推進、鼓勵學術交流,并積極通過多種途徑、形式的對外交流和宣傳,拓展對外交流合作渠道,積極開展高層次、國際性的交流與合作,先后邀請國內、外知名教授到我院會診、手術、講學,并舉辦了多場高水平學術會議,對外展現醫院風采,吸納國外高水平醫院的先進醫療技術和先進管理方式。另一方面,在多年重點學科管理的實踐中,我們看到,對外交流合作已經不僅僅停留在請進來的階段,走出去在對外展示醫院形象、擴大醫院影響力方面同樣不可或缺。我院鼓勵支持各學科骨干力量取得學會任職,并多次組織專業技術人員在國際、國內學術會議上進行學術交流、擔任各級學術會議主持等,同時派多位科室主任到美國、意大利、法國等國參加學術交流,其中骨科學科帶頭人還專門到美國華盛頓大學作為訪問學者進行學術交流。醫院的學術影響力正在逐漸變大,知名度也得以不斷提升。
2.11臨床路徑的開展
臨床路徑是近年來興起的診療標準化方法,以循證醫學為依據,將診療內容按工業流水化方式標準化、規范化,以達到最佳治療結果和風險效益比[7],是流程管理方法在單病種診療中的體現,是醫療質量持續改進的新的管理模式。早在1999年,我院骨科最早在國內開展了腰間盤突出癥臨床路徑,使腰椎間盤突出癥在我院的診治更加規范化、有序化,隨后,在此基礎上又開展了數十項臨床路徑,逐步深入到骨科單病種管理,近幾年,醫院總結骨科臨床路徑開展過程中的經驗,已經推廣到全院各個學科,并取得了良好的效果,對醫院進一步提質降耗、實現精細化管理起到了積極的促進作用。
2.12疑難病例討論會的舉辦
優秀的醫生不僅需要多年的培養和臨床實踐的磨練,還要不斷補充新知識,適應學科的發展[8]。由于我院是三級綜合醫院,來就診的患者往往病情復雜,合并多種疾病,為更好地推動醫院學科綜合治療理念的形成與發展,避免專業劃分過細帶來的弊端,打開廣大醫生的臨床診療思路,各學科每周固定時間開展常態化模式的疑難病例討論會,該討論會由各學科帶頭人主持,學科組全體專業人員參加,病例由各亞專業提供。自開展以來,有效地提高了各級醫生的學術水平和疑難病例診治能力。
2.13加強重點學科宣傳
學科的發展離不開宣傳[9]。為了將醫院學科品牌特色更好地推向市場,我院在醒目位置設立電視墻、專家墻和特色技術簡介,對學科和專家進行宣傳,讓患者方便選擇就診醫生,并第一時間了解到醫學科普知識、最新醫療信息。同時,積極配合報刊、雜志、網絡、廣播電視等媒體進行大力宣傳,不僅有力促進了醫院重點學科建設,提升了服務質量,增強了學科的社會影響力[10],為學科吸納病源,而且有效地增加了客觀經濟效益,為醫院創造無形資產、增加社會效益、打造學科品牌起到了積極地促進作用。
3學科建設實施效果
醫院重點學科的建設是推動醫院醫療、教學、科研全面發展的基礎[11],重點學科的數量和水平直接反映了醫院的綜合實力、競爭力及學術地位,加強醫院重點學科建設對提高醫院的科技創新能力有重大的推動作用[12-14]。
3.1亞專業發展
自實施重點學科建設工作以來,我院亞專業劃分更為細致,實現了各病區及門診的規范化收治,更加有利于全面,規范、標準、熟練地掌握各種疾病的診治,對各亞專業縱向深入發展有重要意義。
3.2醫療質量
我院自開展重點學科建設以來,醫療質量和服務水平穩步上升,住院患者數和手術量呈現逐年遞增趨勢;病歷質量也逐年提高,達到甲級病歷率96%以上,無丙級病歷;“2015骨科微創年”活動效果顯著,實現了骨科年手術9600余例,微創手術2200余例,在手術種類、復雜程度、成功率及科研實力方面均走在河北省前列。說明通過學科建設發展戰略,醫院獲得了穩定的病源,在整體規模不變的情況下,學科建設對形成科室專業的區域競爭力、吸引力和美譽度具有重要意義。
3.3科研成就
自實施重點學科建設以來,我院醫療質量、科研立項、科技成果獎、發表SCI論文、核心期刊論文等數量和質量均較以前有所提升。例如骨科近三年每年引進開展新技術、新項目40余項,獲得省、部級科技進步二、三等獎3項、邢臺市科技進步一等獎3項、獲國家專利15項、發表SCI論文、中華骨科雜志多篇、其他各級獎勵若干項、獲得省、市各級部門100余萬元科研資金支持。技術創新對保持學科的科學性、前瞻性、創新性和特色性具有重要意義,通過重點學科建設,培養了技術骨干獨當一面的能力,有效提升了醫院的整體學科實力。
4煤炭企業醫院學科建設的思考
學科建設是體現一個醫院發展水平的重要標志,是醫院管理的基礎和抓手,更是品牌、聲譽和地位的基石[15]。我院通過不斷優化學科發展思路和管理模式,有效地激發了廣大醫務人員的熱情和積極性,形成了依靠人才、管理、創新推動醫院學科建設發展的良性機制,為今后醫院學科進一步發展和其他煤炭企業三級綜合醫院學科建設工作提供了可借鑒的經驗和理論依據。但是,在取得成績的同時,我們也清醒地看到,與其他大型綜合醫院相比,我院作為煤炭企業醫院,擁有的優勢學科數目偏少,目前只有骨科是河北省重點發展學科,整體學科建設水平仍有較大的差距,還有很長的路要走。醫療技術的快速發展和醫療體制的不斷改革,給煤炭企業醫院帶來了重大的機遇和嚴峻的挑戰,只有不斷的加強學科建設,才能保證在激烈的醫療市場競爭中贏得主動,實現醫院在新形勢下健康、快速、可持續發展。
作者:張亞麗 吳占勇 吳春富 張成軍 李成田 鄭威 王祺 呂杭州 郭志剛 李文英 單位:冀中能源邢臺礦業集團有限責任公司總醫院科教科
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