序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇高校檔案論文范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

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論文摘要:高校科研檔案反映了一所大學(xué)的學(xué)術(shù)水平和實(shí)力。科學(xué)有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價(jià)值，有助于高校的持續(xù)發(fā)展和促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。

科研檔案是人們?cè)趶氖驴茖W(xué)活動(dòng)中形成的，并經(jīng)過一定整理的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄?？蒲袡n案管理工作是高校科研活動(dòng)的基礎(chǔ)和真實(shí)記載，直接反映著一個(gè)高校的學(xué)術(shù)水平，是一所高校實(shí)力的憑證，對(duì)學(xué)校的教學(xué)和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個(gè)高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學(xué)?？茖W(xué)管理中所處的地位也越來越重要。但是對(duì)于高校的科研檔案,能夠完整認(rèn)識(shí)到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統(tǒng)觀點(diǎn)的影響,一般檔案工作者認(rèn)為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,而對(duì)教師,尤其是個(gè)人自由獨(dú)立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時(shí)代對(duì)信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國家檔案局1987年頒發(fā)了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》,對(duì)科研檔案的歸檔與管理進(jìn)行了有效的規(guī)范。如何加強(qiáng)科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高?？蒲芯C合交稿日期：檔案的管理進(jìn)行思考和探討。

一、高?？蒲袡n案歸檔范圍需要重新界定

界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學(xué)術(shù)檔案歸檔范圍的原則。筆者認(rèn)為應(yīng)堅(jiān)持成果性和記錄性并舉?？蒲袡n案工作主要利用科學(xué)技術(shù)研究檔案的成果,“有利用價(jià)值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅(jiān)持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強(qiáng)調(diào)其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價(jià)值,但是它反映了學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當(dāng)妥善保存。因此,在確定學(xué)術(shù)檔案的歸檔范圍時(shí),一定要兩者兼顧,堅(jiān)持雙重性質(zhì)并舉?？蒲袡n案的具體歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容:

（一）科研項(xiàng)目檔案

科研項(xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動(dòng)的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級(jí)管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策、計(jì)劃、組織、控制等基本管理職能和有計(jì)劃、有目的、有條不紊進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果評(píng)獎(jiǎng)及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對(duì)科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。

（三）科研成果檔案

主要包括科研年度統(tǒng)計(jì)表、教師公開發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎(jiǎng)成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等。科研成果的多少是高校科研實(shí)力大小的依據(jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高?？蒲袡n案管理工作存在的問題及原因

（一）高?？蒲袡n案收集不齊全。原因是：多數(shù)科研人員在科研過程中，重視科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)，重視科研成果的與獲獎(jiǎng)，輕視科研檔案資料的平時(shí)累積工作，認(rèn)為這是檔案部門的事，與己無關(guān)。

（二）高校科研人員檔案意識(shí)缺乏。他們認(rèn)為自己的科研成果為什么一定要?dú)w檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎(jiǎng)勵(lì)后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動(dòng)上交。

（三）高?？蒲袡n案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實(shí)行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高?？蒲袣w檔管理工作處于失控狀態(tài)。

（四）高校科研檔案重心偏離。在高?？蒲袡n案中，紙質(zhì)材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡易設(shè)備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高?？蒲袡n案材料。

鑒于此，高校科研檔案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術(shù)材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術(shù)性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復(fù)印件多，原件少。這些問題嚴(yán)重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高?？蒲袡n案自身價(jià)值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。

三、對(duì)加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理工作的幾點(diǎn)見解

（一）建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高?？蒲袡n案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，最終使高?？蒲袡n案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達(dá)到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。（二）加強(qiáng)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大、重點(diǎn)項(xiàng)目及高級(jí)別獲獎(jiǎng)成果最能反映一所高校的科研能力。重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的研究時(shí)間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術(shù)進(jìn)步和新的成果，這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔，然后每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項(xiàng)的子課題份年度補(bǔ)倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對(duì)項(xiàng)目研究人員、學(xué)校和國家都有重大意義。

（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識(shí)?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使高?？蒲袡n案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會(huì)使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國檔案學(xué)家謝倫伯格認(rèn)為:“檔案部門進(jìn)行各種努力的目的,就是把有價(jià)值的文件保存下來,并使它可供利用?！币虼?科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題。“檔案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子?！蹦壳暗臋n案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時(shí)間,又浪費(fèi)人力。盡管目前多數(shù)高?？蒲袡n案已開始使用計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴(yán)重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關(guān)網(wǎng)站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。

同時(shí),高校的科研檔案保管的是一批學(xué)者和科研人員的學(xué)術(shù)成果,它是體力和腦力勞動(dòng)的結(jié)晶,包含著一定的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。這就決定了高?？蒲袡n案開發(fā)利用的特殊性,在對(duì)高?？蒲袡n案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動(dòng)與知識(shí)產(chǎn)權(quán),學(xué)會(huì)正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權(quán)的后果。

為在實(shí)際利用中避免侵犯作者的知識(shí)產(chǎn)權(quán),可進(jìn)行這樣幾項(xiàng)工作:

(1)對(duì)科研檔案中享有著作權(quán)的作品,在卷內(nèi)目錄上打上明顯的著作權(quán)目錄標(biāo)記,以提醒利用者注意。

(2)對(duì)科研檔案中有著作權(quán)的作品應(yīng)限制在合理的范圍之內(nèi)利用。

(3)在利用有著作權(quán)保護(hù)的學(xué)術(shù)檔案時(shí),使用者如不是在合理的范圍之內(nèi)利用,應(yīng)與著作權(quán)所有者簽訂著作權(quán)許可使用證,或征得本人的同意。

總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)高?？萍既藛T的檔案意識(shí)，做好高校科研檔案的平時(shí)收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作，提高高?？蒲袡n案的現(xiàn)代化管理水平，讓高?？蒲袡n案為高校科研工作再出成果發(fā)揮應(yīng)用的積極作用。

參考文獻(xiàn)：

1、關(guān)月英.高?？蒲袡n案管理工作初探[J].新疆醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)，2007.10.30（10）

篇(2)

關(guān)鍵詞高校檔案館專題館員素質(zhì)工作職責(zé)

班主任對(duì)畢業(yè)生的評(píng)語、學(xué)校結(jié)論。在作四個(gè)結(jié)論時(shí)，要求求真防假，不溢美，不隱惡，實(shí)事求是；要求概括具體，不講大話，優(yōu)缺點(diǎn)分明，特長突出，結(jié)論明確不含糊，為用人單位提供對(duì)畢業(yè)生使用、培養(yǎng)發(fā)展的可靠依據(jù)。筆者曾發(fā)現(xiàn)，有的班主任喜歡搞一點(diǎn)論，對(duì)喜愛的學(xué)生溢美隱惡，對(duì)不喜歡的學(xué)生在評(píng)語中出現(xiàn)這也不好那也不行的語句，甚至無優(yōu)點(diǎn)可尋論文。有的班主任在評(píng)語中喜歡講大話、空話，什么“高舉”、“堅(jiān)定”、“最最”等詞語。對(duì)于這樣的評(píng)價(jià)，學(xué)校在審核把關(guān)時(shí)，應(yīng)推倒重來，對(duì)個(gè)別評(píng)價(jià)不妥當(dāng)?shù)模瑧?yīng)由主管學(xué)生管理工作的校領(lǐng)導(dǎo)親自把關(guān)修改、簽章。對(duì)學(xué)校結(jié)論，要慎之又慎，對(duì)于三好學(xué)生、學(xué)習(xí)標(biāo)兵，個(gè)別有專長、技能方面突出的學(xué)生，要在一般結(jié)論基礎(chǔ)上，做出實(shí)事求是的評(píng)價(jià)。對(duì)于犯錯(cuò)誤和不能畢業(yè)的學(xué)生，都做出慎重的簽署。在作結(jié)論時(shí)，可遵循下列原則：自己認(rèn)識(shí)了的錯(cuò)誤從寬，固執(zhí)己見、拒絕承認(rèn)的從嚴(yán)；歷史的從寬，現(xiàn)實(shí)的從嚴(yán)；結(jié)論從寬，批評(píng)和自我批評(píng)從嚴(yán)；已經(jīng)改正了的從寬，重犯的從嚴(yán)；堅(jiān)持不改的必須作結(jié)論。.嚴(yán)肅認(rèn)真地做好畢業(yè)生資料的歸檔工作。畢業(yè)生資料歸檔是建檔工作最后一個(gè)環(huán)節(jié)，關(guān)系到建檔工作成敗，也關(guān)系到用人單位對(duì)資料的使用和掌握。歸檔工作的具體程序是：第一，組建好建檔工作隊(duì)伍。成立建檔工作機(jī)構(gòu)，選拔辦事認(rèn)真、細(xì)心，有統(tǒng)計(jì)、書寫專長，有教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)的人組成，派專人負(fù)責(zé)，人數(shù)一般三至五人，不宜過多。因?yàn)榻n是一項(xiàng)細(xì)致的工作，來不得半點(diǎn)馬虎和疏忽，不能出現(xiàn)錯(cuò)統(tǒng)、錯(cuò)登、錯(cuò)裝、漏裝現(xiàn)象。第二，做好成績、獎(jiǎng)懲的核實(shí)謄寫工作。這項(xiàng)工作任務(wù)大，因?yàn)槊總€(gè)學(xué)生每學(xué)期的期評(píng)成績要謄寫到每個(gè)畢業(yè)生登記表的成績欄里，每個(gè)學(xué)期的獎(jiǎng)懲情況要謄寫到獎(jiǎng)懲欄里，這就要求建檔工作人員要對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)，作風(fēng)正派，避免差錯(cuò)和失誤。第三，對(duì)畢業(yè)生登記表里的四個(gè)結(jié)論逐個(gè)檢查，檢查的內(nèi)容是：領(lǐng)是否審查，是否簽字蓋章，年月日是否按規(guī)定的要求書寫。第四，整理、裝訂成冊(cè)，填寫卷內(nèi)目錄。把學(xué)生每學(xué)期的總結(jié)鑒定表、實(shí)習(xí)鑒定表、畢業(yè)生登記表、技術(shù)等級(jí)審批表、入學(xué)時(shí)的新生登記表、體檢表、團(tuán)員材料以及其他材料等等，按時(shí)間順序一一整理，裝訂成冊(cè)，填寫卷內(nèi)目錄。第五，裝袋，封口。裝訂成冊(cè)的畢業(yè)生材料，裝進(jìn)每個(gè)學(xué)生的檔案袋里，檔案袋的名字一定和畢業(yè)生材料的名字相符，然后封口，蓋封口章。綜上，可見做好技校畢業(yè)生的建檔工作是極其重要的，步驟也是十分復(fù)雜的。作為技校的檔案工作者，在技校已經(jīng)面向市場的情況下，要使勞動(dòng)力更好地在社會(huì)讓渡，就要重視技校畢業(yè)生的建檔工作，不斷提高建檔工作的要求，要以適應(yīng)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的客觀需要，為技工人才的培養(yǎng)和輸送作出新的貢獻(xiàn)。

一、在高校檔案館建立專題館員制度的必要性1.建立專題館員制度是高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著高等教育大眾化的實(shí)施，招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，很多高校對(duì)學(xué)科專業(yè)作了相應(yīng)調(diào)整，一些專業(yè)得到加強(qiáng)，一些新興學(xué)科、邊緣學(xué)科應(yīng)運(yùn)而生，這就對(duì)高校檔案館信息服務(wù)提出了全新的要求和挑戰(zhàn)。建立檔案館專題館員制度恰好可以滿足檔案文獻(xiàn)信息服務(wù)的針對(duì)性、科學(xué)性要求。檔案館可以遴選具有豐富專業(yè)知識(shí)、較高信息專業(yè)水平，熟悉對(duì)口服務(wù)單位檔案資源建設(shè)，能夠有效提供信息服務(wù)的專題館員，與用戶建立直接聯(lián)系，深入了解對(duì)口服務(wù)單位的檔案利用需求，有的放矢，提供有針對(duì)性的對(duì)口服務(wù)。為了應(yīng)對(duì)專題館員制度的建立，檔案館的服務(wù)重心也要由一般服務(wù)向信息咨詢服務(wù)轉(zhuǎn)移，同時(shí)，專題檔案館員要深入教學(xué)科研、管理一線，緊密追蹤教學(xué)、科研動(dòng)向，多層次、全方位運(yùn)用多種手段開發(fā)館藏，在檔案館和各對(duì)口服務(wù)單位之間建立一個(gè)動(dòng)態(tài)的、交互的信息服務(wù)模式，真正為教學(xué)、科研起到信息導(dǎo)航作用。2.建立專題館員制度有利于提供個(gè)性化的檔案利用服務(wù)。當(dāng)今社會(huì)是充滿了個(gè)性化特色的社會(huì)，高校檔案館也是一樣，要想辦出特色，必須想方設(shè)法提供個(gè)性化的檔案信息利用服務(wù)，而建立專題館員制度恰好可以滿足這方面的需求。檔案館以“專題館員”為紐帶，在檔案館和各對(duì)口服務(wù)單位之間架起一座個(gè)性化的服務(wù)橋梁。專題館員在掌握對(duì)口服務(wù)單位的教學(xué)、科研、管理工作動(dòng)態(tài)的同時(shí)，針對(duì)服務(wù)單位的工作重點(diǎn)、難點(diǎn)和中心工作提供二次、三次文獻(xiàn)編研資料，最大限度地為用戶提供深層次的文獻(xiàn)信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大化利用。3.建立專題館員制度有利于檔案館人才隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高。高校檔案館的自身發(fā)展需要高素質(zhì)的館員隊(duì)伍做支撐，近年來，高校檔案館的人才隊(duì)伍已逐步出現(xiàn)了一批年輕化、專業(yè)化和高學(xué)歷化的人才。這類人才恰好為專題館員制度在高校檔案館的實(shí)施奠定了扎實(shí)的人才儲(chǔ)備基礎(chǔ)。專題館員的工作并不是人人都能夠勝任的，這種制度對(duì)館員的學(xué)歷、能力要求較高，要求必須具備扎實(shí)的學(xué)科知識(shí)和相應(yīng)的信息檢索能力、良好的人際溝通能力、善于學(xué)習(xí)的能力和積極主動(dòng)服務(wù)的能力。這種人才實(shí)際上是一種知識(shí)型館員，他們有一種強(qiáng)烈的追求職業(yè)發(fā)展前景的欲望，注重強(qiáng)調(diào)工作的自我引導(dǎo)和自我管理，注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作、信息溝通和知識(shí)交換，注重自身價(jià)值的體現(xiàn)，喜歡不斷學(xué)習(xí)，喜歡富有挑戰(zhàn)性的工作，因此，只有這種知識(shí)型人才，才能夠適應(yīng)專題館員的發(fā)展要求。專題館員在提高自身綜合素質(zhì)，做好對(duì)口服務(wù)單位檔案信息資源服務(wù)利用工作的同時(shí)，也可以帶動(dòng)館內(nèi)其他同事參與到個(gè)性化檔案信息服務(wù)之中，從而有效提升檔案館員工的整體素質(zhì)。

二、高校檔案館專題館員應(yīng)具備的素質(zhì)專題館員一般都是碩士以上學(xué)歷、具備檔案專業(yè)或信息管理專業(yè)學(xué)科背景，擁有廣博的專業(yè)知識(shí)、駕輕就熟的檔案信息資源開發(fā)能力和敏銳的分析判斷能力，較好的計(jì)算機(jī)、外語運(yùn)用能力，能夠有針對(duì)性地為教學(xué)、科研和行政管理提供個(gè)性化檔案信息服務(wù)。高校檔案館專題館員在具備這些基本素質(zhì)的基礎(chǔ)上,還應(yīng)具備檔案信息導(dǎo)航素質(zhì)、檔案信息挖掘素質(zhì)和公共關(guān)系拓展素質(zhì)等，只有具備了這些綜合素質(zhì)，才能為檔案用戶提供個(gè)性化的檔案信息服務(wù)，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理的和諧統(tǒng)一發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)、可靠的基礎(chǔ)。1.檔案信息導(dǎo)航素質(zhì)。面對(duì)龐雜、浩瀚的檔案信息資源，高校檔案用戶總是感覺僅僅憑借自己的經(jīng)驗(yàn)和素養(yǎng)獲取檔案信息，一般都難以獲得令自己滿意的、全面的、有效的檔案信息資源。而檔案館專題館員恰恰具有檔案用戶所不具備的優(yōu)勢(shì)，能夠利用自身對(duì)檔案庫藏資源了如指掌的優(yōu)勢(shì)，幫助用戶有選擇地采集、存貯、組織、控制和提供檔案信息資源，幫助用戶在多樣化的檔案信息資源中快捷、準(zhǔn)確、全面地獲取檔案信息資源。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息意識(shí)反映了人們對(duì)信息工作的性質(zhì)、作用的認(rèn)識(shí)程度，是關(guān)系到能否發(fā)揮信息能力的先決條件。隨著高校教學(xué)、科研的迅猛發(fā)展，檔案信息資源的日益膨脹，要在各種堆積如山的檔案信息資源中有效地獲取、評(píng)估、開發(fā)、篩選出有價(jià)值的信息，從有價(jià)值的信息中分辨出核心信息，必須具有強(qiáng)烈的信息意識(shí)。而檔案信息導(dǎo)航素質(zhì)就是明確要求專題檔案館員要具備強(qiáng)烈的信息意識(shí)和敏銳的信息洞察力，要善于捕捉、發(fā)現(xiàn)、挖掘和利用檔案文獻(xiàn)信息。只有具備檔案信息導(dǎo)航素質(zhì)，才能有針對(duì)性地做好對(duì)口服務(wù)單位的檔案信息資源建設(shè)工作。2.檔案信息挖掘素質(zhì)。隨著高校用戶需求的日益?zhèn)€性化、多層次化，用戶對(duì)檔案需求在綜合性、適用性、有序性方面提出了更高的要求。高校的教師和管理人員已不滿足于對(duì)檔案信息線索和數(shù)據(jù)的單純獲取，而是要求檔案館提供有深度的，對(duì)館藏檔案信息進(jìn)行分析、篩選、編研之后的利用價(jià)值較大的檔案信息資源。檔案信息資源的開發(fā)利用不僅僅只是提供簡單的一次文獻(xiàn)查詢，更重要的是要提供從各種檔案信息資源中檢索、挖掘出來的專題匯編、調(diào)研分析或者預(yù)測報(bào)告、決策參考等。這就要求檔案專題館員在熟悉對(duì)口服務(wù)單位檔資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，從教學(xué)院系、職能管理部門的角度出發(fā)，組織、分析、提煉相關(guān)的檔案信息資源，并將加工編研后的檔案信息提供給對(duì)口服務(wù)單位，有效實(shí)現(xiàn)專題館員的職責(zé)。同時(shí)，隨時(shí)掌握對(duì)口服務(wù)單位的工作進(jìn)展動(dòng)態(tài)和學(xué)術(shù)研究動(dòng)態(tài)，組建相關(guān)的教學(xué)、科研專題數(shù)據(jù)庫，對(duì)對(duì)口服務(wù)單位的主要信息資源進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析、對(duì)比、歸納和提煉，形成檔案文獻(xiàn)綜述和文獻(xiàn)評(píng)介，使龐雜的檔案信息資源由分散變?yōu)榧?，最大限度地方便高校檔案用戶，滿足其不斷增長的檔案信息需求。3.公共關(guān)系拓展素質(zhì)。隨著高等教育教學(xué)改革的不斷深入，高校檔案館的工作也要緊隨形勢(shì)的發(fā)展而不斷深入，主動(dòng)開發(fā)、拓展新的信息服務(wù)項(xiàng)目為教學(xué)、科研、管理服務(wù)，拓寬檔案工作的影響力，爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各院系、職能部門對(duì)檔案工作的更多支持。要做到這一點(diǎn)，專題館員就要發(fā)揮比較大的作用，因?yàn)椋麄儾煌谄胀ǖ酿^員。專題館員的身份給予了他們和各院系、職能部門交往的機(jī)會(huì)。作為檔案館與對(duì)口服務(wù)單位之間的橋梁，專題館員必須建立與對(duì)口單位的緊密聯(lián)系，和用戶進(jìn)行經(jīng)常性的對(duì)話、交流，真誠地聽取用戶的意見和批評(píng)，利用各種不同的方法和手段，分析用戶的需求，了解用戶的心理，及時(shí)改進(jìn)服務(wù)工作。

三、高校檔案館專題館員的工作職責(zé)高校檔案館專題館員的工作職責(zé)主要有以下幾種:(1)建立檔案館主動(dòng)了解用戶需求的交流機(jī)制,專題館員負(fù)責(zé)定期與對(duì)口服務(wù)單位進(jìn)行固定的工作聯(lián)系，采取多種方式加強(qiáng)與服務(wù)單位的溝通，諸如參加院系的相關(guān)會(huì)議和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)、跟蹤工作進(jìn)展等。(2)負(fù)責(zé)搜集、鑒別和整理對(duì)口單位的檔案信息資源，并在檔案館網(wǎng)站上建立對(duì)口服務(wù)單位的檔案信息資源專題信息。(3)協(xié)助對(duì)口服務(wù)單位進(jìn)行教學(xué)、科研、行政事務(wù)等專題檔案文獻(xiàn)檢索，逐步做到有針對(duì)性地為教學(xué)、科研、行政單位提供定期服務(wù)和決策參考服務(wù)。(4)為對(duì)口服務(wù)單位提供檔案信息咨詢服務(wù)，通過電話、電子郵件、面對(duì)面咨詢等方式及時(shí)滿足用戶查詢檔案信息的需求。在檔案館網(wǎng)頁上設(shè)立“專題館員咨詢園地”，公布專題館員的個(gè)人聯(lián)系信息，并借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提供多種在線咨詢服務(wù)。(5)提供用戶利用檔案的指導(dǎo)與培訓(xùn),定期或不定期地開展各層次用戶的培訓(xùn)活動(dòng),指導(dǎo)用戶充分利用檔案信息資源；經(jīng)常向用戶宣傳推廣檔案館的信息資源。專題館員制度的建立需要制定明確的工作目標(biāo)、詳盡的崗位職責(zé)、科學(xué)的考核方法和切實(shí)可行的激勵(lì)機(jī)制。高校檔案館可以根據(jù)自身的實(shí)際情況，確定是否實(shí)施該項(xiàng)制度。專題館員制度的實(shí)施不可能一蹴而就，需要不斷學(xué)習(xí)，一步一個(gè)腳印地扎實(shí)工作和毫不氣餒地努力爭取。筆者深信，高校檔案館只要以嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的態(tài)度推行該項(xiàng)制度，就一定能夠收到較好的效果，促進(jìn)高校檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新和檔案信息資源開發(fā)利用水平的提高。

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篇(3)

1．1領(lǐng)導(dǎo)重視不足

重視程度不足是目前影響我國高校房產(chǎn)檔案管理信息化進(jìn)一步發(fā)展的最大問題。許多高校管理人員對(duì)高校檔案管理信息化的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識(shí)不足，許多檔案資料其實(shí)只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。一些領(lǐng)導(dǎo)往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習(xí)慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò)辦公的方法，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。

1．2技術(shù)手段落后

目前很多高校房產(chǎn)檔案管理部門的電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上，無論信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知度、參與度等都遠(yuǎn)低于其它行業(yè)。大多數(shù)高校的房產(chǎn)管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲(chǔ)入庫、查閱調(diào)卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機(jī)讀方式雖然已經(jīng)有運(yùn)用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)的要求相差甚遠(yuǎn)，檔案部分應(yīng)發(fā)揮的作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能有效挖掘出來。

1．3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

目前高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡(luò)化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達(dá)到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個(gè)部門不及時(shí)更新信息，沒有專人維護(hù)，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個(gè)辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質(zhì)差異大，很難達(dá)到信息共享。這就使部門間網(wǎng)絡(luò)化辦公的力度大大降低。

2．如何建立高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)

2．1提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認(rèn)識(shí)加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容的多樣化、檔案載體發(fā)生了很大的變化，計(jì)算機(jī)、多媒體、光盤以及縮微技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，使傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應(yīng)時(shí)代的變革，我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到，以計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件等管理應(yīng)用為主，利用計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對(duì)檔案進(jìn)行檢索、存儲(chǔ)和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢(shì)。房產(chǎn)檔案信息化是現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的客觀要求，房產(chǎn)檔案作為社會(huì)信息業(yè)的組成部分也必須朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，否則就不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。

2．2推進(jìn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化進(jìn)程

實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點(diǎn)有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統(tǒng)服務(wù)還是遠(yuǎn)程服務(wù)均可無償義務(wù)提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)，對(duì)于科技成果還應(yīng)收取成果轉(zhuǎn)讓費(fèi)。另外，關(guān)于檔案開放范圍和權(quán)限問題，要設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對(duì)于那些可以對(duì)公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對(duì)內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會(huì)進(jìn)一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務(wù)和經(jīng)營功能。

2．3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)

為了全面、準(zhǔn)確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動(dòng)的特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護(hù)上要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動(dòng)，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司

法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)不同，對(duì)房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個(gè)多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時(shí)間、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點(diǎn)，編制各種檢索工具，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，實(shí)現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。

2．4建立準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且也應(yīng)該為高校職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對(duì)房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)做出準(zhǔn)確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時(shí)運(yùn)用相關(guān)調(diào)控手段，使學(xué)校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達(dá)到科學(xué)決策，回避風(fēng)險(xiǎn)的目的。

2．5提高管理人員的綜合素質(zhì)

檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來實(shí)現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動(dòng)、及時(shí)地提升自己的政治理論知識(shí)、相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)和檔案學(xué)知識(shí)，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件和各級(jí)檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時(shí)貫徹落實(shí)有關(guān)檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進(jìn)檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責(zé)任。管理人員要充分利用計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，對(duì)檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計(jì)等等實(shí)現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲(chǔ)和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。

3．小結(jié)

房產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，是新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入．降低了聯(lián)系渠道的費(fèi)用支出，縮短了大量事務(wù)的處理時(shí)限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時(shí)間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

參考資料：

[1]玄藝蘭．論房產(chǎn)檔案室的數(shù)字化建設(shè)[J]．中華教育周刊，2003，(6)．

[2]周長華，吳小軍．高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[J]．揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(bào)(高教研究版)，2004，8(6)．

[3]郭曉光．房產(chǎn)處分和權(quán)屬登記[J]．理論與實(shí)踐，2004，(3)．

[4]劉敏．檔案管理新談[J]．山東檔案，2002，(2)．<DIV>

篇(4)

高校的檔案信息化是指利用信息技術(shù)，將不同載體的資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，并通過互聯(lián)網(wǎng)連接，最終實(shí)現(xiàn)檔案查詢與利用的快捷化，實(shí)現(xiàn)資源的共享。雖然高校檔案信息化模式建設(shè)成為一種必然趨勢(shì)，但仍存在著諸多問題。首先，發(fā)展不平衡。由于各高校對(duì)檔案信息化模式的重視程度不同，所以高校的檔案館發(fā)展程度存在較大差別。與其他學(xué)校相比，教育部直屬高校無論是在基礎(chǔ)設(shè)施還是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)方面，都已經(jīng)遙遙領(lǐng)先，早已經(jīng)利用專業(yè)軟件和平臺(tái)管理檔案，檔案信息化建設(shè)不斷加快。而多數(shù)高校的信息化建設(shè)還在起步階段，甚至停滯不前，和發(fā)展較快的高校相比存在著較大差距。由此看出，高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展極不平衡。其次，信息化水平整體較低。雖然有些高校檔案信息化模式在不斷完善和發(fā)展，但與其他大型企業(yè)對(duì)比，高校檔案信息化建設(shè)水平整體較低。筆者認(rèn)為，大型企業(yè)檔案信息化并不囿于檔案館本身，而是通過系統(tǒng)化。集成化的檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的規(guī)范化管理，以檔案館為中心，輻射其他各業(yè)務(wù)部門。很顯然，高校檔案信息化模式只是限制在圖書館本身。再次，信息資源利用率較低。高校檔案查詢多數(shù)需要本人或者委托別人到檔案館辦理，沒有較為方便快捷的檔案查詢平臺(tái)，檔案信息化建設(shè)的滯后給用戶帶來了極大的不便。最后，高校對(duì)檔案信息化模式的重視程度不夠，缺乏人力和財(cái)力的支持。構(gòu)建高校檔案信息化模式對(duì)資金需求較大，財(cái)政較差的高校很難拿出檔案信息化的建設(shè)經(jīng)費(fèi)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費(fèi)更是少之又少。有些高校認(rèn)為，檔案本身利用率較低，服務(wù)對(duì)象僅限于本校師生，因此構(gòu)建檔案信息化模式意義不大，仍采用傳統(tǒng)的手工操作和手工業(yè)務(wù)。高校檔案館的工作人員年齡老化，缺乏相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理和利用技術(shù)不熟，缺乏創(chuàng)新觀念，無法對(duì)檔案信息化模式產(chǎn)生較高的認(rèn)識(shí)，制約著高校檔案信息化模式的發(fā)展。

二、構(gòu)建低碳理念的高校檔案信息化模式的對(duì)策

高校檔案管理工作是一項(xiàng)重要且復(fù)雜的工作，它需要各個(gè)部門的積極配合與協(xié)作。

1.加大經(jīng)費(fèi)投入。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的重要性，加大信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入。檔案信息資源作為衡量高校管理水平的重要標(biāo)志，對(duì)構(gòu)建低碳校園、推動(dòng)校園的持續(xù)健康發(fā)展有重要作用。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)支持檔案信息化模式的建設(shè)，提供充足的資金保障，支持檔案部門的工作。

2.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。有些高校認(rèn)為檔案利用率較低，檔案信息化建設(shè)意義不大，使得檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的手工操作模式。轉(zhuǎn)變觀念作為檔案信息化建設(shè)的重要前提，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新管理觀念，提高自身認(rèn)識(shí)水平，樹立低碳理念的檔案信息化管理意識(shí)，積極探索低碳理念的檔案信息化模式新思路，進(jìn)而適應(yīng)信息化發(fā)展的要求。

3.加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。檔案信息化是檔案管理的新方向，高校應(yīng)加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化。筆者認(rèn)為，檔案信息只有在利用時(shí)才能體現(xiàn)自身價(jià)值，發(fā)展新型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快捷傳遞、交流，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。但是，數(shù)字化的檔案信息要確保數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性，將其存放在高質(zhì)量的新型數(shù)據(jù)庫中。

4.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化技術(shù)的利用離不開檔案管理人員的配合，因此，高校在選用檔案管理人員時(shí)，要重視綜合素質(zhì)較高的復(fù)合型人才的選用。構(gòu)建低碳理念的檔案信息化模式需要不斷提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加大專業(yè)培訓(xùn)力度，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。此外，引進(jìn)高素質(zhì)的信息管理人才有利于檔案管理的科學(xué)化，進(jìn)而推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程。

5.加快檔案網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。高?？梢詫n案信息網(wǎng)絡(luò)化，盡量減少紙質(zhì)檔案數(shù)量，通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。用戶可以利用網(wǎng)站上的數(shù)據(jù)庫，方便快捷地查到所需檔案信息，進(jìn)而提高檔案利用率，極大地?cái)U(kuò)大了檔案利用范圍，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化。

三、結(jié)語

篇(5)

如今，伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為各行各業(yè)工作的信息化與現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)奠定的堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)的，然而，不容忽視的是，我們?cè)诔姓J(rèn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)帶來的便利的同時(shí)，還需看到由其帶來的重大困擾，即網(wǎng)絡(luò)安全問題。首先，由系統(tǒng)漏洞帶來的安全隱患。部分高校的檔案管理操作系統(tǒng)在設(shè)計(jì)方面，多因設(shè)計(jì)的不合理而出現(xiàn)一些漏洞，從而為黑客的入侵提供了便利，使得整個(gè)管理系統(tǒng)遭到破壞，最終導(dǎo)致高校的整個(gè)檔案管理陷入混亂，甚至癱瘓；其次，由網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊帶來的安全隱患。同其它領(lǐng)域相比較，高校的檔案管理系統(tǒng)雖然不是黑客們的主要攻擊對(duì)象，但是有些黑客獲取會(huì)出于好奇而直接竊取高校的檔案，從而導(dǎo)致高校檔案信息的不合法泄漏情況發(fā)生；最后，由病毒泛濫帶來的安全隱患。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在給信息管理帶來便捷的同時(shí)，也帶來了網(wǎng)絡(luò)病毒。一些黑客就借助網(wǎng)絡(luò)將一些病毒植入到軟件中，只有其同用戶發(fā)生了郵件往來，就可實(shí)現(xiàn)病毒的傳輸。如蠕蟲就是網(wǎng)絡(luò)黑客們用于騷擾與攻擊的一種病毒，這種病毒不僅可自行傳播，而且還能會(huì)消耗大量流量，從而使得用戶計(jì)算機(jī)網(wǎng)速變慢，最終死機(jī)，甚至是部分特定蠕蟲病毒，會(huì)自動(dòng)刪除系統(tǒng)文件，從而給高校的檔案管理帶來極大的影響[2]。

二、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用分析

1、革新觀念，強(qiáng)化檔案管理信息化意識(shí)

目前，關(guān)于檔案管理的信息化建設(shè)，主要是以依靠新時(shí)期現(xiàn)代化的眾多信息技術(shù)理念、辦法與設(shè)備、技術(shù)的優(yōu)化整合配置來實(shí)現(xiàn)的，基于此，要想在高校的檔案管理工作中有效應(yīng)用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，首先就需從其觀念革新入手，積極引進(jìn)競爭機(jī)制，逐步完善各項(xiàng)規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案管理員的信息化意識(shí)，從而在認(rèn)識(shí)與實(shí)踐基礎(chǔ)上形成完善的系統(tǒng)化理論[3]。所謂檔案管理工作的競爭機(jī)制，指的就是把員工的工作業(yè)績同其經(jīng)濟(jì)利益相掛鉤，構(gòu)建一套完善的檔案管理規(guī)章制度與與之配套的考核機(jī)制，而且考核機(jī)制應(yīng)做到權(quán)責(zé)分明，分工明確，嚴(yán)格落實(shí)，以此來提升管理員的工作積極性，強(qiáng)化其工作責(zé)任心；具體結(jié)合本校的具體情況，以便利、高效為工作宗旨，強(qiáng)化科學(xué)配置，制定出符合實(shí)際的檔案管理辦法，以進(jìn)一步提升高效的檔案管理水平；其次，有意識(shí)、有目的地強(qiáng)化檔案管理科學(xué)研究成果在管理實(shí)踐中的落實(shí)。即在檔案管理實(shí)踐中，充分應(yīng)用各種現(xiàn)代化管理技術(shù)，創(chuàng)新工作方法，形成信息化檔案管理意識(shí)，尋找出適合本校檔案管理的辦法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)際管理工作存在著各種問題，比如使用條形碼取代原有檔案號(hào)，從而便于學(xué)生的信息查詢，方便檔案管理工作的開展，節(jié)省人力資源，從整體上提升高校檔案管理的水平與質(zhì)量。

2、詳細(xì)制定檔案著錄與數(shù)字掃描的標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于高校檔案管理，在制定出相應(yīng)著錄標(biāo)準(zhǔn)之前，若檔案存在著同原有檔案資料檔案號(hào)不統(tǒng)一的情況，則需對(duì)所有的老檔案進(jìn)行重新編制檔案號(hào)處理，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分門別類的制定著錄方法與標(biāo)準(zhǔn)[4]。同時(shí)，因高校檔案有著眾多的種類，如基建檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、照片檔案等，而且同一類檔案也可能因年代的不同而選用不同的載體材質(zhì)，特別是一些年代比較久遠(yuǎn)的檔案，多半存在紙質(zhì)發(fā)黃等問題，為此，數(shù)字化環(huán)境下，各高校需具體結(jié)合其實(shí)際情況制定出相應(yīng)的掃描標(biāo)準(zhǔn)和辦法。比如，對(duì)于照片檔案，掃描參數(shù)就可設(shè)為彩色600DPI，而基建圖紙其掃描參數(shù)就為彩色200DPI；文件格式主要包括PDF與JPG兩類，圖像傾斜角應(yīng)控制在±3%以內(nèi)，且圖像的周邊不可有黑邊等。如鄭州輕工業(yè)學(xué)院在數(shù)字化檔案建設(shè)中，對(duì)于那些字跡已經(jīng)模糊的檔案，則先復(fù)印加黑，后掃面復(fù)印件的形式進(jìn)行的，以此來確保其數(shù)字掃面的質(zhì)量。

3、漢子識(shí)別與電子簽名技術(shù)的有效應(yīng)用

首先，漢子識(shí)別技術(shù)，指的就是讓計(jì)算機(jī)自主識(shí)字的一種技術(shù)，可借助光電信號(hào)的轉(zhuǎn)換而生成文本數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的掃描、識(shí)別與校對(duì)、修正，并使之成為電子文檔，從而將紙質(zhì)檔案中的固定信息有機(jī)轉(zhuǎn)化成可被檢索與利用的“活信息”[5]。為此，在高校的檔案管理員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，就可將那些需要利用的紙質(zhì)檔案內(nèi)容借助掃描與漢字識(shí)別的方式錄入到電腦中，或是將其打印成統(tǒng)一格式后再掃描到電腦上，以此來減輕工作的負(fù)擔(dān)。而對(duì)于“電子簽名技術(shù)”，因當(dāng)前各高?；疽呀?jīng)形成了局域網(wǎng)，但是在檔案內(nèi)容被錄入到電腦，形成數(shù)據(jù)庫之后，在信息資源的利用與安全方面仍存在著一定問題，而該技術(shù)的應(yīng)用，就可在整理、上傳與歸檔等工作中實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的加密處理，通過相關(guān)權(quán)限的設(shè)置來確保檔案資源的安全有效。首先，電子簽名可借助加密技術(shù)于網(wǎng)絡(luò)通信中在每一個(gè)終端上設(shè)置一個(gè)可公開的加密密鑰與一個(gè)不可公開的加密密鑰，從而確保電子檔案于實(shí)際傳輸中的真實(shí)性、完整性與原始性；其次，在管理高校電子檔案權(quán)限的時(shí)候，還可給每一位合法用戶發(fā)放一個(gè)用戶名與口令，從而在信息查詢的時(shí)候，只需要輸入用戶名與口令即可，從而最大限度避免檔案信息被隨意編輯、更改的可能性[6]；最后，可在相關(guān)軟件中將檔案設(shè)置成是只讀狀態(tài)，從而有效避免檔案信息的真實(shí)性。

三、結(jié)束語

篇(6)

1．1獨(dú)立成套

學(xué)校發(fā)展過程中的基建檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)整理立卷，而且各個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料也應(yīng)該是獨(dú)立的?；n案的整理對(duì)象是單位工程，應(yīng)當(dāng)包含工程各個(gè)階段的依據(jù)性文件，具體包括準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。

1．2來源廣泛

高效基建檔案的來源廣泛主要是因?yàn)榛üこ添?xiàng)目規(guī)模較大，且設(shè)計(jì)專業(yè)因素較多。工程項(xiàng)目的整個(gè)過程包括從工程項(xiàng)目籌劃到竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段，檔案材料來源涉及到各項(xiàng)工作的參與，包括設(shè)計(jì)部門論證、政府部門審批、材料設(shè)備單位供貨、施工單位施工以及監(jiān)理單位質(zhì)檢等。

1．3實(shí)用性

作為高效基礎(chǔ)工程設(shè)施建設(shè)中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關(guān)于各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實(shí)性信息，因此具有很強(qiáng)的實(shí)用性，在學(xué)校的擴(kuò)建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。

2高校基建檔案管理工作的問題

2．1缺乏檔案管理意識(shí)和規(guī)范的歸檔方法

由于高?；ú块T以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)高?；ü芾砉ぷ鞯恼J(rèn)識(shí)和重視，因此在很多高?；n案部門往往存在著“重建設(shè)、輕歸檔”的問題。高?；n案管理部門往往缺少專業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負(fù)責(zé)任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導(dǎo)致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常開展。

2．2檔案管理缺乏準(zhǔn)確性和完整性

高?；?xiàng)目從最初到竣工涉及到的領(lǐng)域較廣泛、資料來源也比較復(fù)雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內(nèi)部獲得基建檔案的內(nèi)容，往往與政府部門也有較深的聯(lián)系。高?；ú块T不主動(dòng)對(duì)基本建設(shè)資料信息進(jìn)行收集和歸檔，會(huì)丟失許多工程建設(shè)過程中形成的重要信息資料。在工程建設(shè)期間，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識(shí)、較強(qiáng)的責(zé)任心以及專業(yè)的知識(shí)，往往會(huì)分不清一般資料和重要資料，造成對(duì)資料的盲目管理，使得資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性有所缺失。

2．3缺乏科學(xué)的檔案管理技術(shù)

高?；n案管理的日常工作普遍存在被動(dòng)、單一的特點(diǎn)，管理人員往往對(duì)基建檔案進(jìn)行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點(diǎn)投放在教學(xué)設(shè)備和師資力量，而忽略了對(duì)高校基建檔案管理工作的投入，因此，當(dāng)前高校基建檔案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對(duì)現(xiàn)代化信息搜索、查詢工具的應(yīng)用還不夠充分，直接導(dǎo)致耗時(shí)耗力、效率低的后果。

3強(qiáng)化新形勢(shì)下高?；n案管理工作的有效措施

3．1完善基建檔案管理制度

確保高校基建檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵就是完善各種規(guī)章制度。實(shí)際操作過程中，由于基建檔案形成周期較長、專業(yè)性較強(qiáng)、涉及單位較多，因此應(yīng)當(dāng)及時(shí)指導(dǎo)和約束檔案管理工作的質(zhì)量。承包單位在完成工程項(xiàng)目后，必須嚴(yán)格按照規(guī)范要求，同步進(jìn)行基建檔案管理、工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收等工作。檔案部門應(yīng)當(dāng)注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責(zé)，確保重要技術(shù)資料歸位，如項(xiàng)目施工、安裝以及竣工等技術(shù)。

3．2實(shí)施規(guī)范化、同步化

對(duì)基建檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真實(shí)施同步化和規(guī)范化，保證歸檔文件材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性滿足歸檔質(zhì)量要求。具體需要注意的情況如下:需要長期保存的文件應(yīng)當(dāng)用耐久性較強(qiáng)的材料進(jìn)行書寫;保證竣工圖紙編制的規(guī)范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴(yán)重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規(guī)律，根據(jù)文件之間的聯(lián)系合理排列卷內(nèi)文件。為確保基建檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，應(yīng)及時(shí)掌握管理工作開展過程中的各準(zhǔn)確文件資料。

3．3提升現(xiàn)代化、科學(xué)化管理水平

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件就是建設(shè)好基礎(chǔ)設(shè)施，具體包括:操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備、信息安全系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等。硬件設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，信息化平臺(tái)必須憑借網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、計(jì)算機(jī)等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設(shè)施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲(chǔ)的新途徑，做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保衛(wèi)工作。選擇硬件和軟件時(shí)，要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)，而要預(yù)留一定的升級(jí)空間即具備前瞻性。

3．4提升管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)

篇(7)

（一）各大高校各自為政。我國高校電子檔案目前沒有統(tǒng)籌管理，電子檔案由各個(gè)學(xué)校自發(fā)、分散管理，正所謂，誰有錢誰建，誰有技術(shù)誰能建。對(duì)于那些直屬于教育部的高校，其電子檔案起步較早，數(shù)字化、信息化程度也相對(duì)較高。如南京大學(xué)檔案館研發(fā)的南大之星軟件就有口皆碑，其開發(fā)軟件的能力也堪稱全國高校之最。而對(duì)于那些非直屬院校，其電子檔案的管理和利用能力就相對(duì)薄弱些。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范欠缺。由于目前各個(gè)高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設(shè)計(jì)的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致將來網(wǎng)絡(luò)化對(duì)接時(shí)存在困難。

（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲(chǔ)安全和利用安全。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案的安全受到威脅，其內(nèi)容可能被遠(yuǎn)程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無法抵御眾多黑客高手的攻擊。

（四）缺少必要的簽名及確認(rèn)信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨(dú)立的不同個(gè)體，所以在制定、借閱和歸還過程中都需要相關(guān)的簽名及認(rèn)證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實(shí)性，也能在出現(xiàn)問題的時(shí)候，第一時(shí)間內(nèi)找出責(zé)任人。

（五）缺少風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系。我國部分高校即使有安全保障體系，也沒有明確檔案信息的安全目標(biāo)。即明確告知電子信息是否到達(dá)安全標(biāo)準(zhǔn)，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。

二、加強(qiáng)高校電子檔案管理工作的策略

（一）建立全國高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現(xiàn)狀。以國家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動(dòng)的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來，形成全國高校電子檔案集中管理和服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案；服務(wù)用戶還可以通過電子郵件、在線問答等服務(wù)方式對(duì)所需內(nèi)容進(jìn)行生動(dòng)、快捷地咨詢。

（二）出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，統(tǒng)一高校電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，建議從以下兩個(gè)方面著手：一是成立專門負(fù)責(zé)建立檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的課題組，使我國的檔案著錄規(guī)則系統(tǒng)化；二是加強(qiáng)對(duì)檔案信息化發(fā)展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)。

（三）加大資金投入，加強(qiáng)電子檔案軟、硬件設(shè)施建設(shè)。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)，并積極探索電子檔案存儲(chǔ)的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經(jīng)費(fèi)投入，將電子檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算中；配置高性能的電子計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、多角高倍數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，以進(jìn)一步完善電子檔案的硬件設(shè)施建設(shè)。

（四）強(qiáng)化電子檔案的安全管理和保護(hù)，確保電子檔案的安全。一是建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制；二是采用檔案內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接，以保證電子檔案的安全；三是對(duì)單位檔案資源的訪問，采用身份驗(yàn)證技術(shù)。身份驗(yàn)證技術(shù)又稱身份識(shí)別技術(shù)，是指用戶通過使用通行證、指紋、影像、聲音等生理特征來驗(yàn)證自己身份的過程；四是采用雙密鑰傳輸重要文件。這主要是指在與單位以外的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳送時(shí)，發(fā)方和收方使用成對(duì)的密鑰，這樣就能有效地保護(hù)好重要文件和數(shù)據(jù)，避免被黑客等截獲；五是采用訪問控制層技術(shù)。這主要是指在單位的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間，設(shè)置訪問控制層，這樣既可以防止外部對(duì)單位局域網(wǎng)的非法訪問，也可以防止單位局域網(wǎng)對(duì)外網(wǎng)的不安全操作。訪問控制層技術(shù)包括防火墻、網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換、服務(wù)器、入侵檢測等，其中，防火墻是通過數(shù)據(jù)流的監(jiān)控、過濾等功能來來實(shí)現(xiàn)控制作用的，網(wǎng)絡(luò)地址轉(zhuǎn)換是通過隱藏、偽裝內(nèi)網(wǎng)的IP地址而實(shí)現(xiàn)控制功能的，服務(wù)器是通過自身起中介作用而保護(hù)內(nèi)網(wǎng)安全的，入侵檢測技術(shù)有進(jìn)攻識(shí)別等功能。