時間:2022-06-06 19:46:53
序論:寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隱藏在內心深處的真相,好投稿為您帶來了七篇檔案管理員范文,愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑,助力您的創作。
我從大學畢業后非常幸運的來到了中化。剛進公司從事硫酸生產工作,面對新的工作環境、新的工作崗位,我沒有因為遇到困難和考驗而退縮,而是在陌生的領域里積極探索并迎難而上。我努力學習硫酸專業知識,在工作中我積極主動、認真負責、服從上級分配、聽從指揮,平時與同事們和睦相處,真正做到了工作中是同事生活中是朋友的和諧局面。我除完成自己的工作外,還積極參加公司和硫酸廠組織的各項活動,我在“共慶祖國華誕”演講比賽中榮獲三等獎。同時,我非常熱愛團隊工作,通過競選成為硫酸團支部宣傳委員,協助硫酸團支部書記做好團支部各項工作,為把硫酸團支部建成一個團結活潑、充滿朝氣的群體而努力。
1.從6月份,公司倡導創建“誠信自律”班組活動以來,我與班組人員一同認真學習公司創建“誠信自律”班組的有關內容。經過學習和內部試運行,我認真編寫了硫酸廠生產工段一班“誠信自律”班組申報材料以及班組詳盡的規章制度,通過一年來不斷的學習、改進,我們從最開始的“毫無頭緒”到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負著對硫酸廠稿件的審核工作,為提高自己的寫作水平,搞好新聞寫作,我對公司局域網上刊登的文章進行深入學習,時刻了解公司工作動態,保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。在廠領導的大力支持下,我堅持正確的宣傳原則,對在生產崗位中涌現出的典型事跡、安全生產、質量控制進行了宣傳報導,鼓舞了員工的士氣。多層次,全方位的展示了硫酸人的精神風貌和工作中取得的優秀成績,為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量,作為硫酸廠稿件負責人,我認真排版校對,在自己負責的范圍內避免稿件的失誤,因表現突出,我在宣傳報道中被評為“硫酸廠宣傳報道先進個人”。
2.7月1日,我通過應聘進入行政部檔案管理員工作崗位,主要負責公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作,入職以來,我一直希望呈現給大家一個真誠、理性、執著、堅毅的我。平時我認真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復印等每一項工作。檔案管理工作比較瑣碎,我一直努力希望能在較短的時間內熟悉各項檔案管理的工作,在以后的工作中我會明確工作的程序、方向,在具體的工作中形成了一個清晰的工作思路,盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我的缺點,發揚優點,再接再厲把工作做的更好。
總結一年的工作,盡管有了一定的進步,但在一些方面還存在著不足。比如有創造性的工作思路還不是很多,很多工作還不夠完善,這有待于在今后的工作中加以改進。在以后日子里,我將更加認真學習,努力使思想覺悟和工作效率全面進入一個新水平。
最后,誠摯的感謝部門領導和同事在工作中對我的幫助和關心,我將會在以后的工作中更加努力。發揮出自己的滿腔熱情,依靠自己的勤學苦練,在自己平凡的崗位上創造一個個不平凡的奇跡。為公司的再次騰飛貢獻自己的全部智慧和力量。
作為檔案管理員要切實增強檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識全面提高檔案管理人員的綜合素質,加強檔案管理工作力度,逐步完善檔案管理配套建設和信息網絡化建設,下面是小編收集推薦的檔案管理員個人工作計劃,僅供參考,歡迎閱讀。
檔案管理員個人工作計劃
一、指導思想
認真貫徹《檔案法》,嚴格按照檔案管理的要求,使鎮村檔案工作再上新臺階,為檔案工作鞏固省二級、爭創省一級打下堅實的基礎。以新的檔案團隊工作為出發點,繼續做好基礎工作,發揮優勢作用。
二、工作措施
(一)加強組織領導,完善工作制度。調整我鎮檔案工作領導組,進一步加強對檔案工作的領導,下設辦公室,確定專職和兼職檔案人員。全面負責檔案業務管理和建設工作。建立和健全檔案管理的各項工作制度。
(二)加強檔案業務學習,提高檔案人員的自身業務素質和管理水平。首先要組織全體干部職工認真學習貫徹《檔案法》使大家進一步提高對檔案工作重要性的認識;尤其是檔案管理人員要堅持經常學、自覺學、熟悉和掌握檔案知識,增強以法治檔意識,提高自身業務素質和管理水平。
(三)狠抓檔案業務建設,使之達到規范化、科學化和制度化。今年在檔案業務建設上,要著力抓好五個重點:
1、首先要制定出20__年檔案工作計劃,明確具體任務,目標和要求;同時,按照縣檔按局的要求,把我局檔案等級認定等級作為今年檔案工作重中之重來抓緊抓好,按時報送有關材料。
2、按照檔案等級認定的標準、認真做好檔案自查工作,寫出自查報告;自查工作要逐項進行,認真細致,對自查中存在的問題,要提出整改措施,限期整改,原則上缺什么補什么,完善補充,提高標準,保證質量。
3、加強檔案基層設置建設,配齊所需的相關設施。
4、建立健全檔案管理制度,即:立卷歸檔制度、工作職責制度、崗位責任制度、保密制度、考核制度以及學習制度、工作程序、查借閱檔登記簿、報送統計登記簿等,形成檔案管理制度化、經常化、規范化和科學化。
三、具體要求
一要加強領導。把檔案工作擺上重要位置,堅持領導主抓,專人負責,明確責任,落實獎懲.
二要加強指導.注重對檔案管理人員和相關人員法規、業務培訓,增強檔案管理意識,提高業務水平,管好屯用好檔案。
三要加強督導.采取檢查與督查相結合的方法,確保檔案管理按規范化要求抓到位,對檢查中發現的問題,督促整改到位。
總之,今年檔案工作任務重,要求嚴、標準高、只要大家齊心協力,共同努力,我們就一定能做好檔案工作,一定能達到重新認定的標準,實現我局檔案管理提檔晉級的新目標。
檔案管理員個人工作計劃
一、指導思想:
根據學校領導的安排,我擔任多項管理工作。雖然工作面廣,事情繁瑣,但是管理員應該樹立“以人為本“的管理理念,確立“主動服務”為宗旨,切實加強圖書室、閱覽室、資料室建設,不斷規范管理,積極引導學生課外閱讀、擴大閱讀量、增長知識、陶冶情操,提高人文素養,熱情服務教育教學,為教師提供快捷、周到的服務,真正發揮圖書館、閱覽室在實施“新基礎教育”的功能。
二、主要工作
1、積極配合學校各項活動,做好服務工作。
2、對圖書進行科學管理,提高圖書利用率。
3、開拓創新,讀書活動力求有特色,以豐富多彩的活動來激發學生們的讀書熱情。結合學校“營造書香校園”,為各班建設小圖書角做好參謀;定期向學生推薦適合他們閱讀的新到書籍、報刊雜志,讓他們及時借閱;開展諸如“我愛祖國”征文比賽、創新作文、課外閱讀知識競賽、講故事比賽、編手抄報比賽、讀書筆記展評等活動,激勵學生讀名著、背名詩。
4、優化圖書館管理。做好新書整理工作和新書借閱的準備工作,并對學生進行愛護新書的教育。要合理安排閱覽室的開放時間以及進閱覽室閱覽的年級,不斷充實圖書館的內容,切實加強圖書館的基礎管理,努力改革圖書借閱方式,調動學生讀書積極性,確保本學期內人均借書10冊以上,使圖書借閱及管理更方便、有效。
5、報紙雜志及時整理,當日上架,半年裝訂完畢,為教師查找資料提供一切便利,并做好借閱的記錄。
6、更進一步完善好學校特色項目的檔案,迎接區“特色項目年度評估考核”;認真收集上學期資料并整理歸檔,20__年上級文件檔案整理歸檔。
7、按時按質地統計上報學校“小學教育技術裝備綜合統計”表。
8、認真務實地做好學校固定資產的總賬和低值易耗品的總賬,定期檢查各功能室的'臺帳,做到帳物相符;認真做好迎市政府“兩項制度督導評估”考核。
9、做好財產保管工作,為學校的教育、教學工作提供強有力的后勤保障。
10、分7、12月及時向區信息中心提交學校師生獲獎情況。
檔案管理員個人工作計劃
一、職工檔案信息完善
企業職工檔案是企業職能部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據,是職工檔案的組成部分。在實際檔案整理工作中發現少數員工檔案材料存在不完善的情況,主要表現在以下五類材料:
一、學歷材料;
二、黨群材料;
三、獎勵材料;
四、職務變動材料;
五、薪酬變動材料。
針對以上不完善的員工檔案材料,做好查漏補缺工作。根據公司發文文件和人力資源系統信息梳理員工檔案信息,將梳理后的信息與員工紙質檔案材料進行核對整理,對缺少材料做好記錄,并與相關職能部門聯系溝通,明確所需歸檔材料名稱及歸檔材料移交時間段。做到全面清理,逐步完善。年底完成原長期員工缺少材料補充工作,逐步完成所有員工檔案信息的建立健全工作。
明年具體安排如下:
針對不完善材料,采取措施如下:
檔案管理是一項持續地不斷補充完善信息材料的工作,需要相關部門領導、同事的支持與配合,樹立檔案材料歸檔意識,將歸檔材料妥善保存并按規定時間段移交,讓公司所有員工檔案信息更加充實、完善。
二、檔案信息化建設
積極開發檔案信息資源,做好加工、整理、開發、利用工作,拓寬檔案的信息功能。具體措施:
1、購買計算機、掃描儀等硬件設施。
2、與計算機軟件系統開發人員溝通,為檔案信息化提供數據支持。
大家上午好!
1.檔案為構建和諧津市奠基基本。
問題有點兒大,然則我羅列幾組數字,大家能夠會感覺照樣比較符合實踐的。
我要羅列的第一組數字是我們現有的館藏量。津市檔案館自1959年1月成立來,至今有50多年的歷史了,但我們所存的檔案最早的年份倒是1745年,現存有208個全宗95552卷(冊)檔案,6570多份材料,總量超越10萬多卷(冊)。首要是明、清檔案,革命歷史檔案,開國后各機關、鄉鎮街道在工作活動中構成的具有保管價值的檔案材料。那么,這些道理就是津市歷史發展、經濟建設的沉淀和悉數文明效果的載體,它們就是津市社會發展、經濟發展的珍貴資源。你想,一份城市建設規劃、一張新農村建設藍圖、一份脫貧致富的經歷總結、一本科技材料、一項新的創造發明、一項無價之寶的科研效果、一份動人的英雄事跡資料都是社會歷史的記錄,是文明效果的聚集。你說這些檔案材料是不是社會和諧發展的珍貴財富呢?因而,構建和諧津市離不開這些檔案材料。
我要羅列的第二組數字就是我們這么些館藏檔案材料終究起了哪些效果?也就是我們保管的這些道理是如何為廣大老百姓服務的。一些營業方面的數字我不羅列,首要羅列為公眾處理實踐問題的數字:從XX年起,我們先后為200多名企業下崗職工處理再就業優惠證供應原始憑證;為100多名鄉村下放知青落實政策、享用待遇供應原始根據;為300多名企業工人處理非凡工種提早退休供應證實資料;更為主要的是上一年,我們館藏的改制企業檔案為離退休工人爭奪上級津貼資金3800萬元,為全市XX年前退休的企業工人補發了拖欠的工資。
大家別看我們庫房里碼的、堆的都是些“故紙堆”、“死材料”,平常不有目共睹,但當你真正需求它的時分,它就會變得彌足寶貴,也就會發生宏大的效果和威力。
2.檔案工作觸及到津市經濟、社會發展的方方面面,但愿惹起各單位、各部分、各位女同胞的注重。
每一個組織都有相關的檔案,比方機關有本身的檔案、鄉鎮、社區、企業有各自的檔案,我就不說了,在這里,我最想講講觸及到在座各位的家庭檔案。在座的各位女同胞都是家里的半邊天,也是當家人,屋里大巨細小值錢的、有價值的道理都是我們保管的,那么做好各自的家庭檔案工作我們責任不輕。說淺顯一點,做好家庭檔案就是要求我們每位女同胞平常都要有收撿,你屋里一家巨細的相片啦、手札往來、工作日志、宣布的文章、出書的著作、家人取得的各類聲譽證書等,還有觸及財富方面的戶口本、房產證、土地證、國庫券、股票、護照等,觸及抵家用電器的仿單、及格證、電路圖、發票、保險單等,觸及抵家庭嚴重活動的灌音、錄像等,都是家庭檔案的內容,這就要求每位女同胞平常要分門別類地進行搜集、整治、編目、裝訂等。假如大家有需求,我們可認為在座的各位女同胞供應免費的營業指導。
3.給檔案館打兩個廣告。
一是我們檔案館常年開展檔案征集工作。但凡與津市有關的名人檔案,嚴重活動、嚴重事情、天然、文明遺產(維護區)、景色勝景區檔案及其他反映津市歷史,對國家和社會具有保管價值或許應保護秘密的文字、聲像、什物等檔案,我們檔案館隨時采取進館。大家假如有線索和發現可以和我們實時聯絡,我們將派專人上門免費服務。
二是我們檔案館常年開展檔案存放服務。對各個單位、對個人構成的檔案供應有償的存放服務。
關鍵詞:民族地區 高校 檔案管理
隨著高校規模的不斷擴大,高等教育日趨大眾化,特別是高校大規模的擴建校區、跨地區辦學、吞并或合并其他院校,形成了機構重組,再加上專升本等等,這給檔案工作人員提出了更高的要求。在當前形勢下,我們應認真分析改革重組后高校檔案工作所面對的一些新的問題,本著以人為本的思想,與時俱進、開拓創新,積極探索一條民族地區高校檔案工作的建設之路,我認為應做好以下幾個方面:
一、穩定高校檔案管理隊伍
在民族地區高校內,檔案管理工作人員與教師在身份、待遇上有著明顯的區別,屬于教輔人員,并且要按時上下班,沒有主觀能動性,難免在心理上造成失衡,不安心于本職工作,導致工作死板、專業技術人員匱乏。而當前高校合并、重組給檔案工作者提出了更高的要求,在這種新的形勢下,穩定檔案管理隊伍勢在必行。我認為應引進專業的技術人才,不要用過去的手工的老一套辦法,應跟上時代,不斷實行規范化、科學化管理,發揮綜合效率。[1]
二、突出檔案館的綜合性
民族地區高校的檔案部門,多數是高校的行政部門的附屬機構,不予重視。隨著高校的改革、合并、重組,辦學的觀念、模式發生了轉變,檔案管理也應隨之發生轉變,不應局限于傳統的收集存儲,而應該突出其綜合性,發揮檔案的作用,為高校科研、學生學習、資料的查找提供服務平臺。我們應建立綜合性的檔案館,形成專門的機構,并由專人負責,進行系統的分類,便于各個層次的人員方便快捷地查找資料。高校規模擴大后,檔案材料明顯增多,沒有一個統一的規劃,檔案管理有可能造成混亂,只有建立綜合性的檔案館,將全校各部門的或個人手中零散的檔案材料進行整體的動態的全宗管理,才能確保文件資料的及時歸檔,維護檔案材料的完整性及安全性。[2]
三、搞好基層檔案工作人員的素質建設
民族地區高校檔案工作人員多數是本校教師的配偶和子弟,文化水平不高,對檔案管理工作認識不夠,因此必須加強基層檔案工作人員的素質建設,才能滿足高校發展的需要。首先,我們要從思想上對檔案工作引起重視,定期學習國家頒布的《檔案法》,了解最新最前沿的檔案動態,掌握檔案制作的規范、程序,同別的高校保持一致,與國際接軌。第二,對現有的工作人員要采取送出去的辦法,通過學習其他高校先進的檔案管理經驗,從中找出自己的不足,不斷提高工作人員的自身業務素質水平;另外還要引進一批檔案管理專業的優秀人才,充實民族地區高校的檔案管理隊伍,提高其整體素質。第三,素質建設不僅包括業務素質,還包括政治素質。在當今社會,外界誘惑力太大,難免會造成檔案工作人員的心理不平衡,整天面對枯燥繁瑣的文件資料,檔案工作人員沒有過硬的政治素質難以守住職業操守。還要強調心理素質,要耐得住寂寞,堅持對黨和人民高度負責的態度,加強自身的修養,培養檔案工作興趣愛好,以極大的熱情投入到檔案事業中去,安心工作。[3]
四、堅持同高校各項工作同步
檔案資料是記錄一所高校教學、科研及各項活動的史料,是今后總結交流、改進工作的主要依據。而檔案資料一般來源于一線部門,一線部門如果不及時交上來,那將會影響到二線部門,如此下去將會造成惡性循環,檔案館就相對被動,短期內看不到什么效益。有時候領導或其他同志需要一個材料的時候,工作人員就有可能臨時加班加點,忙得不亦樂乎,因此,我們必須要堅持材料及時歸檔同學校的各項工作同步進行,把檔案管理的視線融入到學校的整體管理中,一些重要的文件精神、會議記錄必要時通過行政干預強制執行。學校領導也應高度重視,明確各個部門及教務秘書等的職責范圍,要劃分責任人,配合檔案館的工作,并擴大檔案資料收集的來源和渠道。檔案館的工作人員還要配合高校的教學科研,通過對檔案資料的整理,從中提煉出有價值的東西,為領導的決策提出有力的幫助,不斷向綜合利用的高層次發展,替學校排憂解難,發揮它應有的作用。[4]檔案館的工作人員不應老是呆在辦公室,應經常下到各個院系機關催收一線資料,并嚴格把關,嚴防臨時抱佛腳,確保資料的真實可靠,各個部門也要緊密配合,共同完成檔案館的工作任務。
五、與時俱進,搞好民族地區高校檔案管理的信息化、網絡化等現代化建設
在當今以計算機網絡為主要平臺的信息社會中,高校檔案資料實現信息化、網絡化是提高檔案管理效率的主要手段,它是時展的必然要求,使檔案工作變得更加方便、快捷、正規,實現資源共享。目前民族地區的高校相繼建立了校園網,同中國教育網互聯,網上開通學校教學、管理、科研等等,為廣大師生提供了更加有利于學習和工作的良好環境,高校檔案館也相繼完成了由傳統的紙質為載體形式的檔案信息向機讀檔案信息的轉變,并以磁盤、光盤作為儲存信息的載體,向數字格式過渡。民族地區高校的檔案工作人員應加強計算機方面的學習,大膽走出去,學習他人比較成熟的計算機管理系統,實現收集、整理、編目、檢索、利用的自動化,提高服務和工作效率,促進各項規章制度的完善。但民族地區的高校普遍辦學經費比較緊張,加上個別領導對檔案館的重視程度不夠,導致用于檔案館網絡化建設的經費更加有限,無法配置先進的計算機硬軟件,檔案館內也缺乏既懂計算機技術又懂業務的復合型人才,這些都是制約高校檔案館網絡化發展的障礙因素。[5]因此,我建議高校領導應引起重視,及時下撥經費,加強檔案館網絡的軟硬件建設,同時高薪引進優秀的檔案管理人才,為檔案館的建設提供人力和物力保障。
結束語
民族地區的高校相對辦學困難,但高校不跟上時代步伐更加難以求生存求發展,檔案信息網絡化是知識經濟時展的必然,作為一個民族地區高校檔案工作者,我倍感責任重大,我們應努力提高自身綜合素質,做好檔案工作,為學校的改革和發展做出自己應有的貢獻。
參考文獻:
[1] 謝開明,葉方蓮.淺談高校的檔案管理[J].安康師專學報,2005,(2).
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[3] 萬雪峰.淺議基層檔案工作人員的素質建設[J]. 沈陽干部學刊,2007(4).
關鍵詞:房屋;管理員;電子檔案;檔案管理
中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:
引言:隨著城鎮化進程的加速發展,城市建設規模的不斷擴大,道路、市政配套、房屋建設較之前有了巨大變化。住宅及商業用地不斷推出,商品房及商業辦公用房的建設工作已經成為城鎮化發展的主要表現。在此建設過程中,房地產企業作為投資建設的業主方,有著重要的地位。房地產企業作為業主方,在工程竣工后交付使用前,有兩大驗收需要通過,一是工程實體驗收,二是工程檔案驗收。由此可見,工程檔案與工程實體同等重要,兩者密不可分。房地產企業作為一個企業來說,不單單只有工程檔案,在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務檔案等。本文以項目公司為例,就如何做好這些專業檔案的管理工作來進行探討。
1、房地產企業項目公司檔案管理現狀
1.1制度執行力度不夠,領導重視不夠,各部門檔案未能集中統一管理。集團檔案管理制度下發已經較長時間,制度培訓也已開展幾次,但僅憑檔案管理員個人能力,無法完成集中統一管理,公司領導對檔案管理工作沒有切實的重視,對集中統一管理沒有要求,對一些財務檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮,致使各部門檔案沒有集中統一管理。其實說白了,就是專職檔案管理員,只有責任,沒有權利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關單位一切檢查及制度執行的責任,但對下,卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權利,致使制度執行不下去。
1.2由于辦公條件的限制,要實現檔案的集中統一管理難度較大。檔案室過小,辦公地點不固定。往往很多項目公司,辦公地點根據項目地點來定,無法長期固定在一個辦公場所,經常搬遷,導致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環境限制,公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室,檔案室面積較小,無法容納公司所有專業檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室,各部門自行保管部門檔案。
1.3兼職檔案管理員專業知識不夠,人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責本部門檔案業務工作,都還有一份主要的本職工作,檔案收集整理僅作為副業,招聘時也未注明需有檔案管理業務知識。因僅是兼職的檔案管理員,主管工作并不在此,故工作變動機率較大,移交工作較頻繁,導致移交不細致,有檔案遺漏現象。
1.4資料繁多,歸檔不及時,尤其工程施工過程資料。房地產企業檔案,包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務檔案、成本檔案、營銷檔案等,這些檔案分別由責任部門負責收集整理歸檔,經辦部門由于考慮到資料的后續利用問題,往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料,往往是現場施工完成后補,等工程竣工后才能完整移交。
1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講,大家對電子檔案的歸檔意識不強,電子檔案都放在經辦人電腦里,兼職檔案管理員對電子檔案的內容及數量并不清楚,造成收集不及時,不完善,從而導致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作,不把電子文件作為檔案來源對待,因而是原始的電子稿件面目全非,影響電子檔案的保存價值。
2、就目前檔案管理的現狀,解決辦法
2.1加強制度學習,嚴格貫徹落實制度要求集中統一管理。確定檔案收集整理歸檔的統一標準,建立公司檔案管理制度,組織全體員工,認真學習檔案管理制度,加大各部門負責人對部門檔案歸檔的重視程度,從上而下的引導大家嚴格按制度執行。建立獎懲措施,對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵,對未按照規定整理移交的予以處罰。
2.2克服辦公地點不固定的弊端,搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作;搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查,督促及時整改,對各部門檔案室進行定期檢查,對檔案整理不規范情況進行整改復查,對檔案庫房里設備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統計,切實掌握各部門檔案狀況。
2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓,加強業務知識學習。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓學習,相互溝通,對資料收集過程中產生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩定性,兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可,所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。
2.4針對各專業檔案內容繁多,歸檔不及時現象,制定統一的標準,明確歸檔的時間節點和歸檔范圍。公司專門設置兼職檔案管理員,負責各部門歸檔資料的收集整理工作,對經辦人員進行催收,及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料,需由施工單位資料員進行收集整理,過程中督促施工單位資料員,不定期對施工過程資料進行現場檢查,發現問題及時整改落實,對資料不及時現象進行嚴肅處理,杜絕事后補資料。
2.5電子檔案的收集主要靠經辦人自覺移交,為此,制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求,經常組織全員培訓,讓大家養成電子檔案自覺移交檔案管理員的習慣。電子檔案的保存方面,刻錄只讀光盤,使用可保存50年以上無障礙使用的優質只讀光盤,索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒,并對每份光盤檔案進行說明。
3、總結
針對目前大多數房地產項目公司來說,要徹底解決檔案管理方面的問題,歸根結底是制度的制定和貫徹落實。房地產企業根據自身情況及條件,制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施,根據企業發展的程度不斷完善各項檔案管理制度,堅持走依法治檔的道路。引導企業領導重視檔案管理工作,明確領導的職責要求,形成企業領導主管,各部門協同,檔案部門檔案管理員具體負責的管理模式,才能確保檔案管理制度的最終落到實處,才能保證房地產企業檔案的完整性、準確性。企業保存檔案的最終目的是為了檔案的利用,只有檔案保管做到的完整性、準確性,才可能對最終的利用起到作用,否則,檔案管理工作就是虛的,無意義的。
參考文獻:
[1]郭美孝:建設項目檔案收集歸檔存在的問題與對策[J].機電兵船檔案,2008(1).
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一、檔案管理工作存在的問題
(一)檔案管理意識還不夠強
具體表現在一是檔案管理機構不健全。部分單位檔案管理組織機構不健全或認為檔案管理不重要,至今沒有爭取到機構編制,也沒有設置檔案管理機構,甚至有些基層單位還沒有專人管理檔案。二是檔案管理責任意識淡薄。一些基層單位對檔案管理在思想認識上有誤區,主要領導不重視,檔案管理人員兼職管理,時間精力擺布不到位,導致檔案管理混亂,音像資料和原始文件保存不完整等。三是檔案管理力量薄弱。一些單位缺乏人手,沒有專職人員管理檔案,由辦公室或者離退休老同志兼職幫助管理,責任意識淡薄,對檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂、保存等不到位,導致一些重要檔案資料整理歸檔不及時,檔案管理工作明顯滯后。
(二)檔案管理工作還不夠科學規范
一是檔案管理秩序混亂。一些基層單位由于長期缺乏科學有效的管理方法和手段,一些規章制度不夠規范,檔案資料收集歸檔等缺乏有效制約考核,造成了管理秩序混亂。二是檔案整理不規范。部分基層單位對檔案管理工作不夠重視,對新進工作人員、調入人員或者退休人員的檔案沒有及時歸檔,同時缺乏統一標準,檔案目錄與實際內容很多不符,給查找利用帶來不便,也造成了檔案資料的遺失遺漏等問題發生。三是檔案管理手段落后。由于體制的問題,檔案管理員一直沒有專職的,大部分都是兼職,一些年齡較大的同志被單位領導安排擔任檔案管理員或者檔案管理人員變動頻繁或者青黃不接,同時一些老同志計算機水平較低,不知道如何運作計算機操作檔案管理系統軟件,往往造成工作被動,檔案管理系統形同虛設,無法推廣使用,導致檔案管理工作不能保持系統性和完整性。四是檔案管理基礎性工作還有待加強。檔案室硬件設施不齊全,部分單位檔案基礎設施落后陳舊,辦公室和檔案室混用,甚至還沒有專用檔案室;有些檔案室達不到“八防”要求,引起檔案資料霉變、蟲蛀,影響檔案美觀整潔完整;有些單位設備配置、檔案裝具都達不到標準要求,甚至有些單位的檔案室還沒有最基本的檔案裝具。
(三)檔案管理人員的整體素質還有待提高
一是檔案管理思想更新不及時。許多檔案人員對新時期新形勢下,對檔案工作崗位的價值缺乏認知,思想上沒有與時俱進,對干好檔案工作缺乏使命感、責任感。二是檔案管理員業務技能較差。一些檔案管理員對檔案工作的法律法規、政策和規章制度等知識知之甚少,缺乏檔案專業知識和工作經驗,檔案管理工作基礎不扎實,還不能適應檔案管理的需要,檔案管理整體質量不高。三是檔案管理員不夠專業。不少基層單位缺乏專業的方面檔案管理人員,檔案管理還處于邊干邊摸索的階段,對一些檔案管理的專業術語和概念相互混淆,迷糊不清,制約了檔案管理工作水平提升。
(四)檔案管理保障服務能力有待提升
一是檔案管理信息化建設落后。一些基層單位、部門包括兼職檔案管理員對檔案信息化建設工作的重視程度不夠,認為做好紙質文件材料的歸檔工作就可以了,導致本單位、本部門形成的電子檔案建立不及時、疏于管理,電子檔案流失嚴重,直接影響檔案信息化建設進程。二是檔案管理數字化建設滯后。電子文件檔案形成后沒有及時輸入檔案管理系統,數字檔案信息資源開發利用率低,無法做到資源共享,不能滿足社會對檔案信息資源的需要。三是檔案管理員不適應工作。隨著計算機的普及,辦公自動化設備的應用,視聽型檔案資源不斷涌現,一些檔案管理人員素質不能適應這種變化需要。
二、檔案管理的有關對策
(一)切實加強領導,提高思想認識
搞好檔案管理工作,領導重視是關鍵。一是充實機構,落實責任。明確管理檔案工作,指定專人負責全部檔案日常工作及年度目標考核,研究解決檔案工作中存在的問題。二是配齊配強檔案管理隊伍。通過公開招聘、內部交流、提拔任用等形式,選拔文化程度高、思想素質強、文字能力水平高、計算機操作熟練、業務能力精通的工作人員充實檔案管理隊伍。三是加強檔案管理宣傳工作。通過組織學習檔案管理的相關規定,提高檔案法制意識、責任意識、大局意識,在全社會形成良好的檔案管理工作環境。
(二)完善基礎設施,優化軟硬件環境
一是加強基礎設施建設。加大檔案管理建設經費的投入,配齊各種檔案設施設備。二是注重提升素質能力。要加強業務知識學習。堅持以個人自學為主,向書本學、向領導學,立足崗位,在學中干,在干中學,不斷提升檔案管理員的業務素質與管理水平。要強化業務培訓。采取“走出去”的方式,組織檔案管理員到檔案管理先進單位、先進地區以及本地本部門檔案館跟班學習,實現理論與實踐的有機結合;采取“請進來”的方式,邀請檔案管理專家、學者到單位舉辦檔案管理知識講座,對全體同志進行檔案業務知識授課,提升檔案管理知識普及率。要強化信息化培訓。適應檔案管理信息化的要求,加大對檔案管理員信息化方面培訓,最大限度減少檔案信息的泄密,確保檔案管理的安全系數。
(三)建立健全管理體系,提高科學管理水平
要建立檔案綜合管理工作體系,對檔案實現集中管理,規范檔案管理操作流程,對各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面,確保手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整。要完善檔案管理人員工作制度、材料收集制度、鑒別整理與核對歸檔制度、查(借)閱制度、保管與保護制度、保密制度、定期銷毀制度、交接制度等,通過建立健全各項規章制度,約束不規范行為,進一步提升了檔案管理工作水平。
管理主體不明確高校資產使用檔案管理主體問題在許多高校也沒有得到很好地解決。學校的檔案管理部門雖對全校的所有檔案具有管理和指導義務,但由于學校檔案內容較龐雜,資產使用檔案只是其中的一個分支,不太可能承擔直接的管理責任;國有資產管理部門往往將主要職責放在規范采購、合理配置資產,加強資產監控與安全管理上,認為自已不是資產使用檔案的直接產生者,不太愿意全面承擔起資產使用檔案的管理任務;教務部門雖有對各種教學儀器的使用加強管理的便利,但無法對其它資產的使用檔案進行管理,也不太可能獨立承擔資產使用檔案管理任務;各個實驗(訓)室管理人員,一般只負責本室設備的使用登記工作,更無法全面負責資產使用檔案的建設工作。主體的不明確,直接造成資產使用檔案管理的無序化和管理水平的低下。管理對象不清晰作為一種類型的檔案管理,應首先解決管理什么的問題。
目前,高校資產使用檔案還存在著管理對象不清晰的問題。一是內涵不清晰。對某件資產而言,涉及保管者、操作者、操作量、操作效果、故障維修、生產效益等諸多因素,到底應將哪些納入記錄范圍,缺乏明確規定。二是外延不清。高校資產有實驗實訓設備、行政辦公設備等多種類型,哪些應建資產使用檔案,沒有明確規定,目前重點建設的實驗(訓)室資產使用檔案不應是其全部外延。三是建檔單元不清晰。是以設備為單位還是以實驗(訓)室為單位建立資產使用檔案的問題一直困擾著人們。顯然,以前者為單位能清晰地看到某一設備的使用效益,但在操作中可能過于煩瑣,難以執行,以后者為單位,又過于龐雜,不利于深入分析資產的使用效能,如何處理二者的矛盾需要進一步研究。檔案信息利用不充分現有的資產使用檔案主要是以實驗(訓)室為單位的資產使用登記檔案。除在一年一度的國家實驗(訓)數據統計和學校職能部門組織的教學相關檢查中有所運用外,還缺少一個檔案信息的系統收集、整理和分析利用機制。實際上,除上述作用外,借助資產使用檔案,我們可以清晰地看到某一資產的使用狀態。通過分析某一類資產、某一單位資產的使用效能,可為學校制訂資產調配計劃,挖掘資產使用價值,調整資產管理制度提供依據,在提升資產使用效能方面發揮更大的作用。
管理隊伍、管理制度和工作機制是影響檔案建設與管理水平的主要因素。高校資產使用檔案作為檔案管理工作的一個分支,同樣要遵循檔案管理的一般規律。我們要提高其建設和管理水平就應牢牢抓住這三個關節點,結合高校的教學、科研和管理實踐規律以及現有的資產使用檔案管理現狀采取有力的對策與措施。打造專兼結合、分級負責的資產使用檔案管理隊伍高校資產層級管理、分散領用的特點決定資產使用檔案的產生、管理同樣具有層級性和分散性。一是該類檔案產生于不同層級、不同職能的使用部門,甚至于不同的設備單元;二是該類檔案的管理工作也由不同部門的管理人員在各自的權限范圍內完成。因此,高校資產使用檔案的管理主體應是一支以國有資產檔案管理員為主、各部門相關兼職人員為輔的專兼結合、分級負責的管理隊伍。1.發揮學校資產檔案管理員在資產使用檔案管理中的主導作用。目前,高校一般都配有專職的資產檔案管理人員。從職責來說,資產使用檔案是資產檔案不可分割的一部分,他們有責任、有義務承擔其管理任務。從工作性質來看,學校資產檔案管理員具備檔案管理和資產管理兩方面的知識,又了解全校資產管理的情況,有能力、有條件做好資產使用檔案管理工作。學校應明確其主導作用,創造工作條件、調動其積極性,履行好職責。2.明確各級資產管理員、實驗(訓)室管理員和大型設備操作員相應的資產使用檔案管理職責。這類人員直接接觸本部門資產,了解相關資產的屬性、功能和使用狀態,其中大多數人同時還是資產使用情況的記錄者,有條件做好這一工作。同時,做好本部門資產使用檔案管理工作也有利于提高他們的工作水平和工作質量。因此,各部門應明確本部門資產管理、實驗(訓)室管理等人員的資產使用檔案管理職責。3.合理分工,構建資產使用檔案分級管理體系。盡管學校資產檔案管理員、各部門的資產管理員、實驗(訓)室管理員都有義務做好資產使用檔案管理工作,但由于他們所處的位置和履行的職責各不相同,應根據實際情況合理分工,明確各自的職責,才能做到任務不推諉,工作對接無縫隙,制定內容全面、權責分明的資產使用檔案管理制度制度建設是做好工作的前提之一。
高校資產使用檔案管理是一項常規性、持續性工作,涉及到的單位、人員、內容多,如果沒有相應的管理制度來明確管理標準,規范管理行為,很容易造成管理的無序性,導致管理水平低下。因此,各校應根據國家的檔案法規和學校實際情況,制訂適合于本校的資產使用檔案管理制度。這一制度,不同學校的形式和體例可能不盡相同,但資產使用檔案管理工作本身具有的規律性決定其最少要明確以下內容。一要明確管理主體,指定不同層級的管理人員及其職責;二要明確管理范圍,即要根據本校實際情況,明晰資產使用檔案的收集和管理對象;三要明確管理規范,對不同性質資產使用檔案的收集與整理時限、技術要求等作出明確規定;四要明確檔案利用要求,對資產使用檔案相關信息的分析、運用方法作出明確規定。當然,為促進這項工作,還應就資產使用檔案的檢查、評比等事事項作出必要說明。根據職責履行情況對相關人員進行獎懲也是本制度的內容之一。創新分級管理、集中報送的資產使用檔案管理工作機制高校的人才培養、科學研究、社會服務,甚至師生生活都離不開一定配置的資產,都會產生相應的資產使用檔案。從這個意義上講,資產使用檔案管理工作實際上是一項涉及全局、人人有責的工作,應建立與之相適應的工作機制。一是建立自上而下的分級領導機制。資產使用檔案雖然只是學校檔案管理工作的一部分,但不應等同于一般性質的檔案管理工作。學校層面應由分管檔案工作的領導親自主抓,學校檔案館(室)從業務上給予指導和支持,資產檔案管理員直接負責全校的資產檔案管理工作。各二級單位負責資產管理的領導應是第一責任人,負責對本單位的資產使用檔案建設工作進行管理和指導。各實驗(訓)中心主任要對本中心各實驗(訓)室的資產管理工作進行指導、督促和管理。二是建立自下而上的資產使用信息報送機制。高校資產使用檔案的主要價值在于客觀地描述資產使用狀態和使用效益,為學校及時調整資產管理政策提供依據,這就要求建立分級統計、集中報送的資產使用信息報送機制。即實驗(訓)室管理員等基層管理人員負責將職責范圍內的檔案信息整理上報至各二級單位的資產管理員,經主管領導審核后報學校專職資產檔案員進行匯總、分析和運用。
作者:劉春霞 單位:黃岡職業技術學院