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本文以開放大學(xué)檔案管理為主要研究內(nèi)容，側(cè)重對提升開放大學(xué)檔案管理工作水平的具體路徑展開探索。開放大學(xué)的檔案能夠?qū)W(xué)校各個時期的面貌以及發(fā)生的重大事件真實的反映出來，為學(xué)校的編史修志工作、日常管理工作和科研工作的改革和發(fā)展提供了必要的參考依據(jù)，同時，也保證了學(xué)生和全體教職員工的利益不受侵害。做好檔案管理對于開放大學(xué)未來的發(fā)展具有非常重要的意義。本文對提升開放大學(xué)檔案管理工作水平的路徑展開探索。

一、開放大學(xué)檔案管理工作存在的問題簡述

伴隨著開放大學(xué)的快速發(fā)展，其自身的檔案管理體系逐步完善起來，但是其中存在的一些問題也日漸凸顯出來。這些問題主要集中體現(xiàn)在：一是，檔案管理工作隊伍層面。隨著檔案管理工作要求的不斷提升，對檔案人員自身具備的素質(zhì)提出了較高要求，即要求其具備較高的政治思想素質(zhì)、職業(yè)道德上以及過硬的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)。同時，也要求檔案人員具備較高的服務(wù)意識和信息素養(yǎng)，以便更好的提供開放大學(xué)檔案管理服務(wù)。因此，新時期開放大學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)實需求要求檔案管理工作隊伍從多個層面提升整體素質(zhì)。二是，檔案管理工作制度不完善，缺乏規(guī)范性和標準化。例如，存在文字材料填寫不規(guī)范、日期填寫不完整、個別信息不真實等問題。三是，檔案管理工作信息水平待提升。一般而言，完善的檔案管理系統(tǒng)不僅可以幫助檔案管理工作人員進行檔案的高效管理和利用，也可以為用戶查詢提供便利，更能夠避免一些來自物理層面的損害，而保持檔案的完整性。目前，檔案管理的信息化水平依然待提升。

二、提升開放大學(xué)檔案管理工作水平的路徑

本文以開放大學(xué)檔案管理為主要研究內(nèi)容，側(cè)重對提升開放大學(xué)檔案管理工作水平的具體路徑展開探索。

（一）制定規(guī)范、合理的學(xué)校檔案管理制度

開放大學(xué)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，為學(xué)校檔案工作創(chuàng)設(shè)一個正規(guī)化、科學(xué)化的氛圍，使檔案工作在學(xué)校各項工作的落實中發(fā)揮更大，更有效地作用。具體工作可以從以下幾個方面入手：第一，建立學(xué)生檔案主管部門，劃定其他部門材料歸檔的范圍，明確權(quán)責范圍。第二，規(guī)定各部門歸檔材料的內(nèi)容及期限，確保相關(guān)材料及時歸檔，確保檔案內(nèi)容的完整和連續(xù)。這種歸檔方式既可以更好地反映出學(xué)校發(fā)展的真實情況，又可以避免了突擊整理檔案工作量巨大的問題。第三，完善檔案管理流程，制定統(tǒng)一標準，確保檔案在接受、保管、轉(zhuǎn)遞過程中不發(fā)生意外，確保檔案材料真實有效。第四，對于遺留學(xué)生檔案，堅持以人為本的原則，根據(jù)學(xué)生的實際狀況，定期進行分類整理。第五，定期對接受、轉(zhuǎn)遞的學(xué)生檔案信息進行整理。依據(jù)法規(guī)制度的要求，做好檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)工作，實現(xiàn)檔案工作與開放教育共同發(fā)展，共同進步。總之，學(xué)生檔案屬于材料歸檔范疇，其重要性昭然若揭。高校教育工作者應(yīng)重視檔案建設(shè)工作，自覺做好學(xué)生檔案管理工作。各級開放大學(xué)也應(yīng)結(jié)合學(xué)生檔案的特點，制定規(guī)范、合理的學(xué)校檔案管理制度。

（二）加大投入改善學(xué)校檔案存儲的環(huán)境

在互聯(lián)網(wǎng)的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)逐漸不能適應(yīng)時代的要求。開放大學(xué)要搞好檔案工作就必須將檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融合在一起，充分發(fā)揮高科技手段的優(yōu)勢。因此，開放大學(xué)應(yīng)在傳統(tǒng)檔案管理方式的基礎(chǔ)之上，吸收新的科學(xué)技術(shù)，不斷完善檔案保存的環(huán)境，提高學(xué)生檔案管理的時效性。一是，改善檔案存儲的硬件條件和物理環(huán)境。開放大學(xué)應(yīng)加大投入改善學(xué)校檔案存儲的環(huán)境，使之符合國家標準，盡可能的延長檔案的保存時間。在檔案的存放空間中，影響檔案“壽命”的原因有很多，如，溫度、濕度、光照等。二是，引入現(xiàn)代數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，推動檔案管理的信息化建設(shè)。開放大學(xué)可以引進先進的數(shù)字化管理技術(shù)，自主開發(fā)或者購入檔案信息管理系統(tǒng)，根據(jù)時代的要求，建立數(shù)字化檔案室。一方面，將各類檔案信息全部輸入數(shù)字管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一管理；另一方面，將各類文書材料的收發(fā)、轉(zhuǎn)遞、借閱、歸還等進行整理歸納，做到銜接有序，使之成為一個整體，實現(xiàn)檔案信息管理的信息化和現(xiàn)代化。

（三）提升檔案管理工作隊伍的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作的現(xiàn)代化管理方式以及遠程教育檔案管理難度的增大都要求開放大學(xué)檔案管理人員不斷提升自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。具體從以下三個方面去做：一是，提高檔案管理人員的法律意識。檔案信息涉及公民的個人隱私，在管理過程中，其安全性和保密性不容忽視，這關(guān)系到個人的隱私，甚至會影響社會的穩(wěn)定。因此，提高檔案管理人員的法律意識，明確其職權(quán)范圍即法律地位，讓他們意識到檔案管理是一項謹慎嚴肅的工作，不容任何人懈怠。二是，完善開放大學(xué)檔案管理工作隊伍培訓(xùn)機制。開放大學(xué)應(yīng)提供培訓(xùn)機會，加大力度提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，增強他們的大局意識和責任意識。三是，完善檔案管理工作人員配套管理機制。對于檔案兼職管理隊伍也應(yīng)采取相應(yīng)的措施規(guī)定他們工作的內(nèi)容和范圍，并在獎罰、考核、晉升等方面提出明確的規(guī)定，調(diào)動兼職人員的管理積極性。完善檔案管理機制，通過培訓(xùn)、學(xué)習、引進等方式從整體提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，為開放大學(xué)培養(yǎng)一支管理能力強、綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍。四是，樹立檔案管理工作人員的服務(wù)意識。樹立良好的服務(wù)意識，明確職責，不斷開拓服務(wù)渠道，提高服務(wù)質(zhì)量。遠程檔案管理工作的一個重要目的就是提高檔案資料的利用率，方便他人查閱和使用。因此，樹立檔案管理工作人員的服務(wù)意識，積極提供多種檔案高效利用的服務(wù)，提高檔案的利用率。

（四）推進開放大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)

開放教育學(xué)生檔案管理水平的高低在某種程度上也反映了開放大學(xué)整體管理能力的高低，能夠有效地引導(dǎo)社會和用人單位認識到開放教育的重要性。因此，有必要推進開放大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)。數(shù)字化檔案的信息化管理具有明顯的優(yōu)勢。例如，學(xué)生通過招生管理體系錄入入學(xué)信息，再通過教務(wù)管理系統(tǒng)完成畢業(yè)審核信息的錄入，學(xué)生檔案中的學(xué)籍檔案就自然生成了，這也奠定了學(xué)生檔案的基礎(chǔ)，減少了很多體力勞動。為此，檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案管理工作的流程、步驟，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，遵循客觀規(guī)律，有序的開展學(xué)生檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化工作，實現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理。學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)可以使檔案得到永久的保存。通過該系統(tǒng)學(xué)生可以及時向用人單位提供就業(yè)信息，同時用人單位也可以在此查閱到畢業(yè)生的綜合信息，提高了檔案管理工作的時效性。例如，通過檔案管理軟件可以檢索學(xué)生的檔案信息，實現(xiàn)檢索數(shù)字化；實現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案的共建共享，建立完整系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫，方便教師、學(xué)生以及用人單位查詢和使用，提高檔案資源的利用率，為學(xué)生畢業(yè)以后的工作和生活提供更多便利。因此，依照法律制度的規(guī)定做好開放大學(xué)的學(xué)生檔案管理工作，實現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化管理，滿足不同主體的個性化需求，切實發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的服務(wù)作用，從而推動開放教育的發(fā)展，提高開放教育的可持續(xù)發(fā)展能力。總之，現(xiàn)代社會，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展十分迅速，只有加大資金投入，推動檔案管理的數(shù)字化，檔案管理人員的整體素質(zhì)，才能更好的推動遠程教育的發(fā)展。

三、結(jié)語

總之，檔案管理工作為開放大學(xué)各項教育教學(xué)、科研、日常管理活動的重要參考依據(jù)。做好檔案管理對于開放大學(xué)未來的發(fā)展具有非常重要的意義。因此，開放大學(xué)必須高度重視提升檔案管理工作水平。具體而言，應(yīng)當完善開放大學(xué)檔案管理制度，增加檔案管理工作的投入，加強檔案管理隊伍建設(shè)，推動檔案管理信息化建設(shè)等方面努力，切實促進開放大學(xué)檔案管理水平的有效提升，使檔案工作在學(xué)校各項工作的落實中發(fā)揮更大、更有效地作用。

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作者:徐龍 單位:內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)